Guides

Wie man E-Mail-Vorlagen in Outlook, Gmail und Tuta Mail erstellt.

E-Mail-Vorlagen können im Marketing und im Geschäftsleben eine wichtige Rolle spielen, da sie eine schnelle und angenehme Möglichkeit bieten, Ihnen viel Zeit für das Verfassen jeder einzelnen E-Mail zu sparen. Sie bieten einen Ausweg aus der Misere, da es sich um eine vorgefertigte E-Mail handelt, die Sie verwenden und bearbeiten können, um Ihre eigene E-Mail zu schreiben.

How to create an email template in Outlook, Gmail and Tuta Mail.

Im Jahr 2026 ist die E-Mail-Kommunikation immer noch das vorherrschende Kommunikationsmittel. Daher kann das manuelle Schreiben einer Antwort auf jede einzelne E-Mail, die Sie erhalten, zu einer ziemlich ermüdenden Aufgabe werden. Zum Glück gibt es einen Ausweg aus dieser Situation: E-Mail-Vorlagen. In diesem Leitfaden wird erklärt, was eine E-Mail-Vorlage ist und wie Sie eine für sich selbst in Outlook, Gmail und Tuta Mail auf Web, Desktop sowie Android und iPhone erstellen können.

Kurze Zusammenfassung:

Erstellen einer E-Mail-Vorlage in Outlook

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an und verfassen Sie eine neue E-Mail
  2. Geben Sie den Text Ihrer Vorlage in das erscheinende Textfeld ein → klicken Sie auf Apps im Abschnitt Add-ins und wählen Sie Meine Vorlagen
  3. Auf der rechten Seite erscheint ein Feld, in dem Sie eine neue Vorlage erstellen können, indem Sie auf +Vorlage klicken → geben Sie den Titel und die Nachricht der Vorlage ein und klicken Sie auf Speichern

Erstellen einer E-Mail-Vorlage in Google Mail

  1. Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Konto an und klicken Sie auf Einstellungen → Alle Einstellungen anzeigen → Erweitert
  2. Aktivieren Sie E-Mail-Vorlagen und klicken Sie auf Änderungen speichern
  3. Verfassen Sie eine neue E-Mail, klicken Sie auf Weitere Optionen und wählen Sie Ihre Vorlage

Erstellen einer E-Mail-Vorlage in Tuta Mail

  1. Loggen Sie sich in Ihr Tuta Mail Konto ein und gehen Sie zu Einstellungen → Meine Vorlagen
  2. Klicken Sie auf + , um eine neue Vorlage zu erstellen, geben Sie einen Titel und eine Abkürzung ein, wählen Sie eine Sprache und schreiben Sie Ihren Inhalt → klicken Sie auf Speichern
  3. Ihre E-Mail-Vorlagen werden automatisch in den E-Mail-Editor eingefügt, wenn Sie das von Ihnen gewählte Kürzel eingeben.

Was ist eine E-Mail-Vorlage?

Im Jahr 2026 ist die E-Mail immer noch das vorherrschende Kommunikationstool für die Geschäftskommunikation. Daher kann die schiere Menge an E-Mails, die Sie täglich erhalten, ziemlich überwältigend sein. Laut Microsoft erhielt ein durchschnittlicher Mitarbeiter im Jahr 2023 an jedem Arbeitstag über 74 geschäftliche E-Mails. Da Sie jeden Tag mehrere E-Mails schreiben und empfangen, sind Sie mit der E-Mail-Kommunikation vertraut. Und vielleicht haben Sie auch schon einmal den Begriff E-Mail-Vorlage gehört. Aber Sie fragen sich vielleicht trotzdem: “Was genau ist eine E-Mail-Vorlage noch mal?” und “Wie erstelle ich eine professionelle E-Mail-Vorlage?” Keine Sorge, dieser Leitfaden hilft Ihnen weiter!

Fangen wir ganz von vorne an: Was ist eine E-Mail-Vorlage? Eine E-Mail-Vorlage ist eine vorgefertigte E-Mail, die Sie verwenden können, um eine E-Mail zu verfassen, indem Sie Ihren Inhalt darin bearbeiten oder schreiben. Oder - für alle Technik-Nerds unter uns - eine E-Mail-Vorlage ist eine HTML-Datei, die aus wiederverwendbaren Code-Modulen besteht.

Vorteile der Verwendung einer E-Mail-Vorlage

Die Verwendung einer E-Mail-Vorlage bietet mehrere Vorteile. Es kann also ratsam sein, E-Mail-Vorlagen in Ihrem Arbeitsalltag zu verwenden. Der Hauptvorteil von E-Mail-Vorlagen besteht darin, dass sie Ihnen Zeit sparen. Da Ihre E-Mail im Grunde bereits vorformuliert ist, müssen Sie sie nicht von Grund auf neu verfassen. Dies kann auch praktisch sein, wenn Sie nicht im Büro sind und Ihre Kollegen Ihre E-Mail-Vorlage verwenden können, um beispielsweise wichtige Kundenanfragen zeitnah zu beantworten. Ihre Produktivität kann steigen, da E-Mail-Vorlagen das Schreiben von E-Mails schneller und effizienter machen.

Ein weiterer Vorteil von E-Mail-Vorlagen ist, dass sie die Fehlerquote senken können. Wenn Sie sich hinsetzen und sich die Zeit nehmen, eine E-Mail-Vorlage sorgfältig zu erstellen, können Sie Fehler, insbesondere Tippfehler, reduzieren.

Der wichtigste Vorteil bei der Verwendung von E-Mail-Vorlagen ist natürlich, dass sie wiederverwendet werden können. Dadurch kann die Produktivität weiter gesteigert werden. Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Vorlagen im Grunde um vorformulierte E-Mails, die bei Bedarf wiederverwendet werden können.

Ein weiterer wichtiger Vorteil von E-Mail-Vorlagen besteht darin, dass sie für eine einheitliche Sprache in Ihrem Unternehmen sorgen können. Indem Sie Ihre E-Mail-Vorlage an Ihre Kollegen weitergeben, die sie als Referenz verwenden können, sorgen Sie für eine einheitliche Kommunikation in Ihrem Unternehmen oder Betrieb. Aus diesem Grund ist es ratsam, das Logo Ihres Unternehmens in Ihre E-Mail-Vorlage zu integrieren.

Tipp: Versenden Sie Ihre E-Mail-Vorlagen zunächst testweise, bevor Sie sie verwenden.

Was sollte eine E-Mail-Vorlage enthalten?

Es gibt einige Elemente, die Sie in Ihre E-Mail-Vorlage aufnehmen sollten, nämlich

Firmenlogo - eine nette Begrüßungsformel - Ihr Haupttext - eine nette Endung oder eine Signatur - einschließlich Kontaktinformationen

Was man in einer E-Mail-Vorlage vermeiden sollte

Insgesamt gibt es einige Regeln, die man beim Schreiben einer E-Mail beachten sollte, und das gilt natürlich auch für E-Mail-Vorlagen. Es gibt einige Dinge, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Vorlage erstellen. Hier sind einige Beispiele:

  • Länge - Ihre Empfänger haben wahrscheinlich nicht genug Zeit, um sich lange Textpassagen durchzulesen. Achten Sie daher darauf, Ihre E-Mail-Vorlage nicht zu lang zu gestalten. Vermeiden Sie die Aufnahme unnötiger Informationen. Seien Sie präzise und prägnant in dem, was Sie sagen wollen! - Einfach - Halten Sie Ihre E-Mail-Vorlage einfach und vermeiden Sie komplizierte Marketingsprache. - Bilder - Fügen Sie nicht zu viele Bilder oder Logos in Ihre E-Mail-Vorlage ein. Zu viele Bilder können von Ihrer Hauptbotschaft ablenken, außerdem können die Bilder den Umfang Ihrer E-Mails erhöhen. Und das kann das Risiko erhöhen, dass Ihre E-Mail im Spam landet.

Schalte die Privatsphäre ein.

Wie man eine E-Mail-Vorlage in Outlook erstellt

Screenshot from Outlook how to create an email template, Step one and two: Create a new email and compose your text. Screenshot from Outlook how to create an email template, Step one and two: Create a new email and compose your text.

Screenshot from Outlook how to create an email template, Step three: Go to apps and click on my templates. Screenshot from Outlook how to create an email template, Step three: Go to apps and click on my templates.

Screenshot from Outlook how to create an email template, Step four: Click on + templates. Screenshot from Outlook how to create an email template, Step four: Click on + templates.

Screenshot from Outlook how to create an email template, Step five: Type in the title of your email template and its message. Screenshot from Outlook how to create an email template, Step five: Type in the title of your email template and its message.

So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage in Ihrem Outlook-Konto: Screenshot Outlook-Konto.

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage für Outlook im Web hinzufügen möchten, müssen Sie zunächst auf Neu klicken und eine neue E-Mail verfassen. Im erscheinenden Nachrichtentext können Sie nun den gewünschten Inhalt - den Text - eingeben. Als nächstes müssen Sie in der Add-Ins-Sektion unter Message auf Apps klicken und My Templates auswählen. Auf der rechten Seite erscheint ein Feld, in dem Sie entweder aus Vorlagen auswählen oder eine neue Vorlage erstellen können, indem Sie auf +Vorlage klicken. Sie können eine neue E-Mail-Vorlage erstellen, indem Sie den Titel für Ihre Vorlage und die Nachricht der Vorlage eingeben. Vergessen Sie nicht, abschließend auf Speichern zu klicken. Ihre gespeicherte Vorlage wird nun im Fenster Meine Vorlagen angezeigt.

Verwandte Themen: Erfahren Sie mehr über sichere Alternativen zu Outlook.

Wie man eine E-Mail-Vorlage in Google Mail erstellt

Screenshot from Gmail how to create and insert an email template, Step one: Go to Settings and then to See all settings. Screenshot from Gmail how to create and insert an email template, Step one: Go to Settings and then to See all settings.

Screenshot from Gmail how to create and insert an email template, Step two: Go to advanced section, step three and four: enable email templates and save changes. Screenshot from Gmail how to create and insert an email template, Step two: Go to advanced section, step three and four: enable email templates and save changes.

Screenshot from Gmail how to create an email template, Step five and six: compose a new email and choose more options, either select a template or save as new template. Screenshot from Gmail how to create an email template, Step five and six: compose a new email and choose more options, either select a template or save as new template.

So erstellen und fügen Sie eine E-Mail-Vorlage in Ihr Google Mail-Konto ein: Screenshot Gmail-Konto.

So aktivieren Sie E-Mail-Vorlagen in Google Mail

Wenn Sie Gmail verwenden, können Sie auch eine E-Mail-Vorlage erstellen. Dazu müssen Sie sich zunächst bei Ihrem Konto anmelden und oben rechts auf Einstellungen und dann auf Alle Einstellungen anzeigen klicken. Oben sehen Sie dann verschiedene Abschnitte in Ihren Einstellungen, und Sie müssen auf Erweitert klicken. Wenn Sie auf Erweitert geklickt haben, sehen Sie, dass Sie Vorlagen aktivieren oder deaktivieren können. Klicken Sie auf Aktivieren und dann auf Änderungen speichern, um Ihre E-Mail-Vorlagen zu speichern.

Hinweis: Sie können E-Mail-Vorlagen in Google Mail nur von Ihrem Desktop-Computer aus erstellen und verwenden, nicht von Ihrem Telefon aus.

So erstellen oder bearbeiten Sie eine E-Mail-Vorlage in Google Mail

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage in Google Mail erstellen oder bearbeiten möchten, müssen Sie zunächst auf Verfassen klicken und mit dem Verfassen einer neuen E-Mail beginnen, indem Sie Ihren Vorlagentext in das Verfassen-Fenster eingeben. Dann können Sie unten im Erstellungsfenster auf Weitere Optionen - die drei Punkte - klicken und dann Vorlagen wählen. Jetzt haben Sie verschiedene Optionen: Sie können eine neue E-Mail-Vorlage erstellen, indem Sie auf Entwurf als Vorlage speichern und dann auf Als neue Vorlage speichern klicken.

Wenn Sie eine zuvor gespeicherte Vorlage ändern möchten, können Sie auf Entwurf als Vorlage speichern klicken und dann unter Vorlage überschreiben eine Vorlage auswählen und schließlich auf Speichern klicken, um Ihre Änderungen zu überschreiben.

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage in Google Mail löschen möchten, klicken Sie auf Vorlage löschen, wählen Sie die Vorlage aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen.

Wichtig: Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage in Google Mail löschen, gibt es keine Möglichkeit, sie wiederherzustellen.

So fügen Sie eine E-Mail-Vorlage in Google Mail ein

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage in Ihr Google Mail einfügen möchten, müssen Sie zunächst oben links auf Verfassen klicken. Dann können Sie unten im Erstellungsfenster auf Weitere Optionen - die drei Punkte - klicken und Vorlagen auswählen. Wählen Sie dann Vorlage einfügen und wählen Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten. Nun können Sie den Rest Ihrer Nachricht verfassen und auf Senden klicken.

Genervt von Google Mail-Werbung? Wählen Sie eine private E-Mail-Alternative - ganz ohne Werbung!

Wie man eine E-Mail-Vorlage in Tuta Mail erstellt

Screenshot from Tuta Mail how to create an email template, Step one and two: Go to Settings and then to the My Templates section, step two: click on the + icon to create a new email template. Screenshot from Tuta Mail how to create an email template, Step one and two: Go to Settings and then to the My Templates section, step two: click on the + icon to create a new email template.

Screenshot from Tuta Mail how to create an email template, Step four: type in your template, select a shortcut, title and a language, step five: save your email template. Screenshot from Tuta Mail how to create an email template, Step four: type in your template, select a shortcut, title and a language, step five: save your email template.

So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage in Ihrem Tuta-Mail-Konto: Screenshot Tuta Mail Konto.

Wie man eine E-Mail-Vorlage in Tuta Mail erstellt

In Tuta, Ihrem verschlüsselten E-Mail-Anbieter, können Sie ganz einfach E-Mail-Vorlagen erstellen. Zuerst müssen Sie sich in Ihr Tuta-Konto einloggen, im Browser, in der App oder im Desktop-Client, oder wenn Sie noch kein Konto haben, können Sie sich einfach hier anmelden. Dann können Sie unten auf Einstellungen und Meine Vorlagen gehen und auf + klicken, um eine neue Vorlage zu erstellen. Für Ihre neue E-Mail-Vorlage müssen Sie einen Titel und eine Abkürzung eingeben, die Sprache auswählen und Ihren Inhalt eingeben. Vergessen Sie nicht, oben rechts auf Speichern zu klicken, um Ihre neu erstellte E-Mail-Vorlage zu speichern.

Ihre neue E-Mail-Vorlage wird nun in Ihren Einstellungen unter Meine Vorlagen angezeigt. Außerdem bietet die von Ihnen gewählte Verknüpfung eine schöne und einfache Möglichkeit, die richtige E-Mail-Vorlage zu finden. Der Inhalt wird dann automatisch in den E-Mail-Editor eingefügt.

Schauen Sie sich auch unser Youtube-Video an, um zu lernen, wie man E-Mail-Vorlagen in Tuta erstellt!

Verwandt: Es ist nicht nur einfach, eine E-Mail-Vorlage in Tuta Mail zu erstellen, sondern Sie können auch eine verschlüsselte E-Mail versenden - die nur Sie und Ihr Empfänger lesen können!

Schalte die Privatsphäre ein.

Wie man eine E-Mail-Vorlage in Tuta Mail einfügt

Screenshot from Tuta Mail how to insert an email template, step 6: type in # and your selected shorcut and hit tab. Screenshot from Tuta Mail how to insert an email template, step 6: type in # and your selected shorcut and hit tab.

Screenshot from Tuta Mail how to insert an email template, Step seven: edit your email template or send it. Screenshot from Tuta Mail how to insert an email template, Step seven: edit your email template or send it.

So fügen Sie eine E-Mail-Vorlage in Ihr Tuta-Mail-Konto ein: Screenshot Tuta-Mail-Konto.

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage einfügen möchten, loggen Sie sich bitte in Tuta ein - entweder im Browser oder in einem der Tuta-Desktop-Clients. Geben Sie zunächst # und die Abkürzung ein, die Sie bei der Erstellung der Vorlage definiert haben. Dann drücken Sie die Tabulatortaste und die Vorlage wird automatisch in den E-Mail-Editor eingefügt.

_Hinweis: Wenn Sie mehrere Sprachversionen für diese Vorlage erstellt haben, können Sie die richtige auswählen, nachdem Sie auf Tab gedrückt haben. Alternativ können Sie Ihre E-Mail-Vorlagen auch über die Symbolleiste des Editors oder durch Eingabe von Strg + Leertaste aufrufen. Dort können Sie nach der richtigen Vorlage suchen und sie einfügen.

So löschen oder bearbeiten Sie eine E-Mail-Vorlage in Tuta Mail

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage in Ihrem Tuta-Mail-Konto löschen oder bearbeiten möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf Einstellungen und dann auf Meine Vorlagen gehen. Wenn du auf deine Vorlage klickst, erscheinen in der rechten Ecke ein Bearbeitungsstift und ein Mülleimersymbol. Mit einem Klick auf eines der beiden Symbole können Sie Ihre E-Mail-Vorlage in Tuta Mail entweder löschen oder bearbeiten.

Fertigstellen

Insgesamt kann das Erstellen von E-Mail-Vorlagen im Arbeitsalltag viel Zeit sparen und damit die Produktivität steigern. Gerade bei geschäftlichen E-Mails können Vorlagen eine gute Möglichkeit sein, Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren.

Außerdem kann die Verwendung von E-Mail-Vorlagen eine einheitliche Stimme innerhalb Ihres Unternehmens zeigen, was Ihrem Ruf zugute kommen kann. Wenn Sie E-Mail-Vorlagen verwenden, müssen Sie jedoch darauf achten, dass diese regelmäßig aktualisiert werden. Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Vorlagen mindestens einmal im Jahr, um zu sehen, ob die darin enthaltenen Informationen noch korrekt und aktuell sind.

Illustration eines Telefons mit Tuta-Logo auf dem Bildschirm, daneben ein vergrößertes Schild mit einem Häkchen, das die hohe Sicherheit der Tuta-Verschlüsselung symbolisiert.