Wie man eine E-Mail beginnt (mit Beispielen)
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie eine E-Mail einleiten, welche Begrüßungs- und Einleitungszeilen in verschiedenen Situationen am besten geeignet sind und was Sie bei E-Mail-Begrüßungen beachten sollten.
Inhaltsverzeichnis:
- Bevor Sie die E-Mail beginnen
- Was man beim Starten einer E-Mail vermeiden sollte
Da das Schreiben von E-Mails immer mehr zu einem festen Bestandteil unseres Alltags und zu einer der häufigsten Formen der schriftlichen Kommunikation wird, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Nachricht mit einer angemessenen E-Mail-Begrüßung und Eröffnungszeile beginnen. Der Beginn der E-Mail gibt den Ton an, zeigt Professionalität und ermutigt den Empfänger, weiterzulesen. Vielleicht fragen Sie sich, wie man eine E-Mail an einen Lehrer beginnt, wie man eine E-Mail an einen Professor beginnt, oder vielleicht suchen Sie nach den gängigsten professionellen E-Mail-Grüßen. In diesem Leitfaden sehen wir uns an, wie man eine E-Mail beginnt, Beispiele für Grußformeln und Eröffnungszeilen und was man beim Schreiben einer E-Mail vermeiden sollte.
Bevor Sie die E-Mail beginnen
1. Auf die Zielgruppe kommt es an
Ihre E-Mail-Begrüßung sollte entsprechend Ihrer Zielgruppe gewählt werden. Wenn Sie eine E-Mail an einen Kollegen schicken, den Sie schon lange kennen, können Sie eine entspanntere Begrüßung verwenden. Dies ist anders bei einer E-Mail für eine Bewerbung, bei der die Begrüßung professionell und formell sein sollte. Denken Sie daran, dass sich die Begrüßung ändert, je nachdem, ob Sie eine einzelne Person, mehrere Personen oder eine Gruppe von Personen grüßen.
2. Überprüfen Sie Namen und Pronomen
Wenn Sie den Empfänger ansprechen, ist es wichtig, seinen Namen richtig zu schreiben. Neben der korrekten Schreibweise des Namens ist es ebenso wichtig, die richtigen Geschlechterpronomen zu verwenden. In formellen E-Mails verwenden wir in der Regel “Herr” und “Frau” zusammen mit dem Nachnamen - allerdings nur, wenn Sie die bevorzugten Pronomen kennen. Wenn Sie die Geschlechterpronomen des Empfängers nicht kennen, ist es am besten, ihn mit seinem vollen Namen anzusprechen. Zum Beispiel: Guten Tag Lora Huges. So vermeiden Sie unnötige Fehler, zeigen Respekt und Aufmerksamkeit zum Detail.
Sehen Sie sich auch Tutas Leitfaden zum Schreiben professioneller E-Mails an.
Wie man eine E-Mail einleitet
Der Anfang jeder E-Mail sollte immer enthalten:
Begrüßung / Anrede
Die Begrüßung oder Anrede sollte die allererste Zeile der E-Mail sein. Die E-Mail-Begrüßung hängt davon ab, an wen Sie schreiben, in welcher Beziehung Sie zueinander stehen und aus welchem Grund Sie die E-Mail schreiben. Lesen Sie weiter, um unsere Liste von Beispielen für E-Mail-Begrüßungen zu sehen - wir haben eine Liste der häufigsten und sichersten E-Mail-Begrüßungen für verschiedene Szenarien zusammengestellt.
Beispiele für E-Mail-Grüße
E-Mail-Grüße, wenn Sie an einen oder zwei Empfänger schreiben:
1. Lieber Name,
Die Verwendung von “Sehr geehrte/r” als E-Mail-Begrüßung ist eine sichere Methode, vor allem, wenn Sie professionell und formell klingen wollen. “Sehr geehrte/r” ist eine förmliche E-Mail-Begrüßung, die Respekt und Förmlichkeit ausdrückt. Es ist eine sichere E-Mail-Begrüßung für ein Bewerbungsschreiben, einen Geschäftsbrief oder jede Situation, die Professionalität erfordert.
- Sehr geehrter Herr Hutter,
- Sehr geehrte Ashley Whyte,
2. Hallo Name, oder Hi Name,
“Hallo” und “Hi” sind zwei gängige E-Mail-Grüße, die sich in ihrer Förmlichkeit unterscheiden. Eine Begrüßung mit “Hallo” ist informell und wird häufig unter Kollegen oder Personen, die sich kennen, verwendet. “Hallo” hingegen ist etwas förmlicher. Auch wenn “Hallo” nicht sehr formell ist, gilt es doch als eine weithin akzeptierte E-Mail-Begrüßung, die freundlich und unkompliziert ist. Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine E-Mail an einen Lehrer oder Professor beginnen sollen, wäre ein freundliches und unkompliziertes “Hallo ____” zusammen mit dem Namen des Lehrers angemessen.
- Hallo Herr Müller,
- Hallo Frau Schmidt,
Zum Weiterlesen empfohlen: Unser Leitfaden für das Beenden einer E-Mail.
E-Mail-Grüße für ein Team oder eine Gruppe von mehr als zwei Empfängern:
3. Hallo Team, Hallo zusammen, Liebe Kollegen,
Zu Beginn einer E-Mail, die für mehr als zwei Personen, ein Team oder eine Gruppe bestimmt ist, gibt es einige informelle, aber weit verbreitete und akzeptierte E-Mail-Grüße für E-Mails mit mehreren Empfängern. Ein freundliches “Hi” oder “Hallo”, gefolgt von “Team”, “zusammen” oder dem Namen der Abteilung, reicht aus. Wenn Sie Ihre Arbeitskollegen förmlicher ansprechen wollen, ist ein einfaches “Liebe Kollegen,” angemessen.
- Sehr geehrte Kollegen / Team,
- Hallo Team / zusammen,
- Hallo Team / zusammen,
Tipp: Wenn Sie sich an eine Gruppe von Personen wenden, die Sie nicht gut kennen, vermeiden Sie geschlechtsspezifische Anreden wie “Damen” oder “Herren”.
Die Eröffnungszeile
Nachdem Sie die passende Begrüßung gewählt haben, müssen Sie Ihren Eröffnungssatz schreiben. Der Eröffnungssatz gibt den Ton an und sollte auch die Aufmerksamkeit des Empfängers erregen. Wie bei der Begrüßung müssen Sie auch bei der Wahl der besten Eröffnungszeile berücksichtigen, wer der Empfänger ist, welche Beziehung Sie zu ihm haben und was die Absicht der E-Mail ist.
Nachdem Sie nun die perfekte E-Mail-Begrüßung gefunden haben, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Beispiele für E-Mail-Eröffnungssätze.
Beispiele für E-Mail-Eröffnungssätze
1. Ich hoffe, es geht Ihnen gut
Dies ist wahrscheinlich die am häufigsten verwendete Eröffnungszeile beim Versenden formeller E-Mails. Dies ist eine altmodische, formelle Eröffnungszeile, die weit verbreitet ist - Sie können auf Nummer sicher gehen und diese verwenden, wenn Sie formell und professionell sein wollen.
Andere professionelle und höfliche Eröffnungszeilen sind:
- Ich hoffe, Ihre Woche verläuft gut / ist gut gestartet.
- Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
2. Ich wende mich an Sie, weil…
Die Eröffnungszeile kann auch direkt sein und auf den Punkt kommen. Eine E-Mail mit “Ich wende mich an Sie, weil” zu beginnen, ist direkt und verdeutlicht den Zweck Ihrer E-Mail. Wenn Sie Ihre Absicht in der Eröffnungszeile angeben, vermeiden Sie Verwirrung, indem Sie dem Empfänger die Absicht der E-Mail mitteilen.
Andere direkte Eröffnungszeilen sind:
- Ich wende mich an Sie wegen / um Ihnen mitzuteilen…
- Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen / Sie zu informieren, dass…
- Ich schicke Ihnen eine E-Mail, um…
3. Ich danke Ihnen für…
Eine weitere gute Eröffnungszeile ist, Dankbarkeit auszudrücken. Wenn Sie eine E-Mail als Antwort auf die Handlungen oder Taten des Empfängers schreiben, ist es immer gut, die E-Mail mit einem höflichen “Danke” zu beginnen.
Andere gängige Möglichkeiten, Dankbarkeit in Eröffnungszeilen auszudrücken, sind:
- Danke für…
- Ich weiß Ihre Hilfe / das Update zu schätzen.
- Vielen Dank für die schnelle Antwort.
Was Sie bei der Einleitung einer E-Mail vermeiden sollten:
Nachdem Sie nun erfahren haben, wie man eine E-Mail beginnt und welche Grußformeln und Eröffnungszeilen geeignet sind, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie beim Schreiben einer E-Mail vermeiden sollten.
Zu vermeidende Begrüßungen:
- To Whom it May Concern
- Sehr geehrte Damen und Herren
- Überhaupt keine Begrüßung
Wir empfehlen, die Verwendung von “To Whom It May Concern” und “Sehr geehrte Damen und Herren” zu vermeiden. Dies sind zwei Beispiele für allzu unpersönliche Grußformeln, die dem Empfänger zeigen, dass Sie sich nicht sicher sind, an wen Sie sich wenden. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht herausfinden können, recherchieren Sie immer und versuchen Sie zumindest, seine Berufsbezeichnung zu erfahren. Zum Beispiel wäre “Sehr geehrter Herr Marketingleiter” besser als “Sehr geehrter Herr”.
Wenn Sie nicht gerade ein Gespräch mit einem Kollegen führen, sollte Ihre E-Mail immer eine Begrüßung enthalten.
Denken Sie daran: Das Ende der E-Mail ist genauso wichtig wie die Begrüßung.
Eröffnungszeilen, die Sie vermeiden sollten:
Die Eröffnungszeile sollte wirkungsvoll sein, die Aufmerksamkeit des Empfängers wecken und ihn zum Weiterlesen anregen. Die Eröffnungszeile gibt auch den Ton für den Rest der E-Mail vor. Daher ist es sehr wichtig, eine angemessene Eröffnungszeile zu verwenden, die für den Zweck der E-Mail relevant ist.
Hier ist eine Liste von Eröffnungszeilen, die Sie vermeiden sollten:
- Ich weiß, Sie sind beschäftigt, aber…
- Darf ich mich vorstellen…
- Könnten Sie mir bitte einen Gefallen tun?
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