Kurzanleitung für den Start einer E-Mail

Kurzanleitung zum Verfassen einer E-Mail: Gehen Sie die folgenden Punkte durch, bevor Sie eine E-Mail schreiben.

Bevor Sie beginnen, denken Sie immer nach:

• An wen richte ich die E-Mail?

• Welches ist das bevorzugte Pronomen?

• Warum sende ich diese E-Mail?

Die richtige Struktur finden

1. Begrüßung: Wenn Sie eine E-Mail beginnen, ist der erste Schritt die Wahl einer Begrüßung. Die E-Mail-Begrüßung kann formell oder leger sein, je nachdem, wer der Empfänger ist und was der Zweck der E-Mail ist.

2. Eröffnungszeile: Direkt nach der Begrüßung folgt die Eröffnungszeile der E-Mail, die wie die Begrüßung vom Grund der E-Mail abhängig ist.

Die Begrüßung

• Förmliche E-Mail-Begrüßung für jede Situation: Sehr geehrte

• Lässige & freundliche E-Mail-Begrüßung: Hallo / Hi

Die Eröffnungszeile

• Professionell: Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie in einem guten Moment erreicht

• Lässig und freundlich: Ich hoffe, bei Ihnen ist alles in Ordnung

• Auf den Punkt gebracht: Ich wende mich an Sie, weil …

• Um Dankbarkeit auszudrücken: Danke für …

Was zu vermeiden ist

• Keine E-Mail-Begrüßung oder Namensnennung
• Kein lockerer Umgang in einem formellen oder beruflichen Kontext
• Falsche Pronomen und Rechtschreibfehler

Da das Schreiben von E-Mails immer mehr zu einem festen Bestandteil unseres Alltags und zu einer der häufigsten Formen der schriftlichen Kommunikation wird, ist es wichtig, dass Sie Ihre Nachricht mit einer angemessenen E-Mail-Begrüßung und Eröffnungszeile beginnen. Der Beginn der E-Mail gibt den Ton an, zeigt Professionalität und ermutigt den Empfänger zum Weiterlesen. Vielleicht fragen Sie sich, wie man eine E-Mail an einen Lehrer oder an einen Professor beginnt, oder vielleicht suchen Sie nach den gängigsten professionellen E-Mail-Grüßen. In diesem kurzen, detaillierten Leitfaden sehen wir uns an, wie man eine E-Mail beginnt, Beispiele für Grußformeln und Eröffnungszeilen und was man beim Beginn einer E-Mail vermeiden sollte.

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Was Sie beachten sollten, bevor Sie eine E-Mail schreiben

Stellen Sie sich diese drei Fragen, bevor Sie mit dem Schreiben einer E-Mail beginnen, um den Schreibprozess zu erleichtern.

Bevor Sie mit dem Schreiben der E-Mail beginnen, sollten Sie diese drei Dinge beachten, um sicherzustellen, dass das Schreiben der E-Mail reibungslos und ohne vermeidbare Fehler verläuft.

1. An wen schreibe ich die E-Mail / wer ist meine Zielgruppe?

Die Grußformel für Ihre E-Mail sollte sich nach der Zielgruppe richten. Wenn Sie eine E-Mail an einen Kollegen schicken, den Sie schon lange kennen, können Sie eine lockere Begrüßung verwenden. Bei einer E-Mail für eine Bewerbung oder einer E-Mail an einen Professor sollte die Begrüßung dagegen professionell und formell sein.

Denken Sie daran, dass sich die Begrüßung ändert, je nachdem, ob Sie eine einzelne Person, mehrere Personen oder eine Gruppe von Personen grüßen.

Sie wissen nicht, wie Sie eine professionelle E-Mail schreiben sollen? Wir haben eine Anleitung für Sie!

2. Welches ist ihr bevorzugtes Pronomen?

Bei der Anrede des Empfängers ist es wichtig, seinen Namen richtig zu schreiben und das richtige Geschlechtspronomen zu verwenden. Bei formellen E-Mails verwenden wir in der Regel “Herr” oder “Frau” zusammen mit dem Nachnamen - aber nur, wenn Sie die bevorzugten Pronomen kennen.

Wenn Sie die Geschlechtspronomen des Empfängers nicht kennen, ist es am besten, die Person mit ihrem vollen Namen anzusprechen. Zum Beispiel: “Hallo Lora Huges” - das vermeidet unnötige Fehler, zeigt Respekt und Aufmerksamkeit fürs Detail.

3. Warum schreibe ich eine E-Mail / Was ist der Grund dafür?

Die letzte Überlegung, die das Verfassen einer E-Mail erleichtert, ist die Frage, warum Sie die E-Mail senden, mit anderen Worten, was der Grund für diese E-Mail ist. Wenn Sie sich diese Frage vor dem Verfassen der E-Mail stellen, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, was Sie sagen möchten und ob Sie einen professionellen oder lockeren Ton anschlagen sollten.

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Wie man eine E-Mail professionell beginnt

Wenn Sie eine professionelle E-Mail senden, können Sie “Sehr geehrte/r”, gefolgt vom bevorzugten Namen des Empfängers, verwenden.

Wenn Sie Ihre E-Mail professionell beginnen möchten, ist die Anrede “Sehr geehrte/r” eine sichere Option. Es ist eine anerkannte E-Mail-Anrede, die im gesamten deutschsprachigen Raum verwendet wird, wenn Sie professionell und formell klingen wollen. “Sehr geehrte Damen und Herren” ist eine sichere E-Mail-Begrüßung für ein Anschreiben, einen Geschäftsbrief oder jede Situation, die Professionalität erfordert.

- Sehr geehrter Herr Hutter,

- Sehr geehrte Ashley Whyte,

Lässige und freundliche E-Mail-Grüße

Wenn Ihre E-Mail nicht zu förmlich sein muss, ist ein zwangloses und freundliches “Hi” oder “Hallo” gut.

”Hallo” und “Hi” sind zwei gängige E-Mail-Begrüßungsformeln, die sich in ihrer Förmlichkeit unterscheiden. Die Begrüßung eines Empfängers mit “Hi” ist informell und wird häufig zwischen Kollegen oder Personen, die sich kennen, verwendet. “Hallo” hingegen ist etwas förmlicher. Auch wenn “Hallo” nicht sehr formell ist, gilt es doch als eine weithin akzeptierte E-Mail-Begrüßung, die freundlich und unkompliziert ist. Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine E-Mail an einen Lehrer oder Professor beginnen sollen, wäre ein freundliches und unkompliziertes “Hallo” zusammen mit dem Namen des Betreffenden angemessen.

- Hallo Frau Brown,

- Hallo Prof. Huges,

Zur weiteren Lektüre empfohlen: Unser Leitfaden für das Ende einer E-Mail.

E-Mail-Grüße für ein Team oder eine Gruppe von mehr als zwei Empfängern

Wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppe oder ein Team senden möchten, können Sie auch “Dear”, “Hi” oder “Hallo” verwenden, gefolgt von “Alle”, “Kollegen” oder dem Namen des Teams.

Wenn Sie eine E-Mail an mehr als zwei Personen, ein Team oder eine Gruppe schreiben, können Sie eine professionelle oder eine zwanglosere E-Mail-Begrüßung wählen. Es gibt einige informelle E-Mail-Begrüßungen, die jedoch für E-Mails mit mehreren Empfängern weit verbreitet und akzeptiert sind. Ein freundliches “Hi” oder “Hallo”, gefolgt von “Team”, “alle” oder die Verwendung des Abteilungsnamens in einem beruflichen Kontext ist beispielsweise weithin akzeptiert. Wenn Sie hingegen mehr als zwei Personen oder eine große Gruppe in einer E-Mail ansprechen möchten, ist ein einfaches “Liebes Team/Abteilungsname” angemessen.

- Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

- Hallo Team / Alle,

- Hallo Team / Alle,

Extra-Tipp: Wenn Sie eine Gruppe von Personen ansprechen, die Sie nicht gut kennen, vermeiden Sie geschlechtsspezifische Ansprachen.

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Wie man eine E-Mail beginnt Beispiele

Wie man eine E-Mail an einen Professor beginnt

Wenn Sie sich per E-Mail an einen Professor wenden, sollte Ihre E-Mail-Begrüßung förmlicher sein, was nicht nur von Professionalität, sondern auch von Respekt zeugt. Eine angemessene Art, eine E-Mail an einen Professor zu beginnen, ist die Anrede “Sehr geehrte/r”, gefolgt von seinem/ihrem Vornamen. Wenn Ihr Professor Ihnen gesagt hat, dass Sie ihn mit seinem Vornamen ansprechen sollen, müssen Sie diesen auch in Ihrer E-Mail verwenden. Wenn Sie Ihren Professor oder Ihre Professorin normalerweise mit “Herr” oder “Frau” zusammen mit dem Nachnamen ansprechen, sollten Sie dies auch in der E-Mail-Begrüßung verwenden.

Wie man eine E-Mail an ein Unternehmen beginnt

Wenn Sie eine E-Mail an ein Unternehmen schreiben, ist es am sichersten, wenn Sie einen professionellen und förmlichen Ton anschlagen. Es gibt viele Situationen, in denen Sie sich per E-Mail an ein Unternehmen wenden - sei es, um sich für eine Stelle zu bewerben, sich nach einer offenen Stelle zu erkundigen oder in einer anderen Angelegenheit. Wenn Sie die Person, an die Sie eine E-Mail schreiben, kennen, können Sie “Sehr geehrte(r) Frau/Herr”, gefolgt von ihrem Namen, verwenden. Wenn Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen, können Sie den Namen der Abteilung verwenden.

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Die Eröffnungszeile

Es gibt viele Arten von Einleitungszeilen, die Sie verwenden können: “Ich hoffe, es geht Ihnen gut” ist weit verbreitet und professionell, wenn Sie eine zwanglosere und freundlichere Einleitungszeile wünschen, können Sie “Ich hoffe, Ihre Woche verläuft gut” verwenden.

Nachdem Sie die passende Begrüßung gewählt haben, müssen Sie Ihren Eröffnungssatz schreiben. Der Eröffnungssatz gibt den Ton an und sollte auch die Aufmerksamkeit des Empfängers erregen. Wie bei der Begrüßung müssen Sie auch bei der Wahl der besten Eröffnungszeile berücksichtigen, wer der Empfänger ist, in welcher Beziehung Sie zu ihm stehen und was die Absicht der E-Mail ist.

Nachdem Sie nun die perfekte E-Mail-Begrüßung gefunden haben, werfen Sie einen Blick auf die folgenden Beispiele für E-Mail-Eröffnungssätze.

Professionelle Eröffnungssätze

- Ich hoffe, es geht Ihnen gut

Dies ist wahrscheinlich die am häufigsten verwendete Eröffnungszeile beim Versenden formeller E-Mails. Es handelt sich um eine altmodische, förmliche Eröffnungszeile, die in der Vergangenheit übermäßig oft verwendet wurde und heute nicht mehr sehr verbreitet ist. Es ist nichts falsch daran, diese Eröffnungszeile zu verwenden, aber viele ziehen es vor, andere Formulierungen zu verwenden.

Andere professionelle und höfliche Eröffnungssätze sind:

- Ich hoffe, Ihre Woche verläuft gut / reibungslos.

- Ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Direkte Eröffnungszeilen

- Ich wende mich an Sie, weil …

Diese Eröffnungszeile ist direkt und kommt auf den Punkt. Wenn Sie die E-Mail mit “Ich wende mich an Sie, weil” beginnen, wird der Zweck Ihrer E-Mail schnell klar, ohne Zeit zu verschwenden. Wenn Sie Ihre Absicht in der Eröffnungszeile angeben, vermeiden Sie Verwirrung, indem Sie dem Empfänger den Zweck der E-Mail mitteilen.

Andere direkte Eröffnungszeilen, die Sie verwenden können, sind:

- Ich melde mich wegen / um Ihnen mitzuteilen, dass …

- Ich schreibe Ihnen, um Sie darüber zu informieren, dass …

- Ich schicke Ihnen eine E-Mail, um …

Eröffnungszeilen zum Ausdruck von Dankbarkeit

- Ich wollte Ihnen danken …

Eine weitere gute Eröffnungszeile ist der Ausdruck von Dankbarkeit. Wenn Sie eine E-Mail als Antwort auf die Handlungen oder Taten des Empfängers schreiben, kommt ein höfliches “Danke” zu Beginn der E-Mail immer sehr gut an.

Andere gängige Möglichkeiten, um Dankbarkeit zu Beginn einer E-Mail auszudrücken, sind:

- Danke für …

- Ich schätze Ihre Hilfe / das Update.

- Vielen Dank für die schnelle Antwort.

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Was man am Anfang einer E-Mail vermeiden sollte

Wenn Sie eine E-Mail beginnen, sollten Sie bestimmte Begrüßungs- und Einleitungssätze vermeiden. Zum Beispiel die Begrüßung: Ich weiß, dass Sie viel zu tun haben, aber könnten Sie mir bitte einen Gefallen tun?

Nachdem Sie nun erfahren haben, wie man eine E-Mail beginnt und welche Begrüßungs- und Einleitungsformeln geeignet sind, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie beim Verfassen einer E-Mail vermeiden sollten.

Zu vermeidende Begrüßungen

Wir empfehlen, die Verwendung von “To Whom It May Concern” und “Dear Sir or Madam” zu vermeiden. Dies sind zwei Beispiele für allzu unpersönliche Begrüßungen, die dem Empfänger zeigen, dass Sie sich nicht sicher sind, an wen Sie sich wenden. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht herausfinden können, recherchieren Sie immer und versuchen Sie zumindest, seine Berufsbezeichnung zu erfahren. Zum Beispiel wäre “Sehr geehrter Herr Marketingleiter” besser als “Sehr geehrter Herr”.

- An alle, die es betrifft

- Sehr geehrter Herr oder sehr geehrte Frau

- Keinerlei Gruß

Einleitungssätze, die Sie vermeiden sollten

Die Eröffnungszeile sollte wirkungsvoll sein, die Aufmerksamkeit des Empfängers wecken und ihn zum Weiterlesen anregen. Der Eröffnungssatz gibt auch den Ton für den Rest der E-Mail vor. Daher ist es wichtig, einen Satz zu wählen, der angemessen und für den Zweck der E-Mail relevant ist.

Eröffnungssätze, die Sie vermeiden sollten:

- Ich weiß, Sie sind beschäftigt, aber …

- Lassen Sie mich vorstellen …

- Könnten Sie mir bitte einen Gefallen tun?

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