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Wie man eine E-Mail-Signatur in Outlook, Gmail und Tuta Mail erstellt

Wenn Sie eine wichtige E-Mail schreiben, ist es sinnvoll und professionell, eine personalisierte E-Mail-Signatur am Ende Ihrer E-Mail hinzuzufügen, um Ihren Empfängern schnell Ihre wichtigsten (Kontakt-)Informationen zu übermitteln. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook, Gmail und Tuta Mail im Web, auf dem Desktop und auf iPhone und Android erstellen können.

Wie man eine E-Mail-Signatur in Outlook, gmail und Tuta Mail erstellt

Betrachten Sie eine E-Mail-Signatur als eine digitalisierte Visitenkarte. Mit einem kurzen Blick können Sie jedem Ihre Kontaktdaten zeigen, ohne Zeit damit zu verschwenden, erst alle wichtigen Kontaktdaten zusammenzusuchen. Kurz gesagt, E-Mail-Signaturen sorgen dafür, dass Ihre professionellen Geschäfts-E-Mails auch tatsächlich wie professionelle Geschäfts-E-Mails aussehen. Daher kann es ratsam sein, dass auch Sie eine E-Mail-Signatur einrichten. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, wie Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook, Gmail und Tuta Mail erstellen können.

Kurze Übersicht: Wie man eine E-Mail-Signatur erstellt

So richten Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook ein:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Konten → Signaturen wählen
  2. Erstellen Sie Ihre Signatur
  3. Vergessen Sie nicht, Ihre neu erstellte E-Mail-Signatur zu speichern

So richten Sie eine E-Mail-Signatur in Gmail ein:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Alle Einstellungen anzeigen
  2. Unter dem Abschnitt Signatur können Sie eine Signatur erstellen, indem Sie auf Neu erstellen klicken.
  3. Sie können dann einen Namen für Ihre Signatur wählen und diese anpassen

So richten Sie eine E-Mail-Signatur in Tuta Mail ein:

  1. Gehen Sie auf Einstellungen und dann auf den Abschnitt E-Mail
  2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben E-Mail-Signatur
  3. Passen Sie Ihre E-Mail-Signatur an, indem Sie Ihre Signatur in das Pop-up-Fenster eingeben

Was ist eine E-Mail-Signatur?

Bevor wir Ihnen erklären, wie Sie eine E-Mail-Signatur erstellen können, sollten wir zunächst einmal erklären, was eine E-Mail-Signatur überhaupt ist. Eine E-Mail-Signatur lässt sich am besten als eine digitale Visitenkarte am Ende Ihrer Email oder Ihres E-Mail-Schlusses beschreiben. Das bedeutet, dass eine E-Mail-Signatur ein Element ist, z. B. ein Textblock mit zusätzlichen Informationen oder ein Bild, das automatisch am Ende der von Ihnen gesendeten E-Mails eingefügt wird. Auf diese Weise kann eine E-Mail-Signatur wie ein Spiegelbild Ihrer Person und/oder Ihres Geschäfts oder Unternehmens wirken.

Schlüsselelemente in einer E-Mail-Signatur

Es gibt einige Schlüsselelemente, die beim Verfassen Ihrer E-Mail-Signatur enthalten sein sollten, nämlich

• Vollständiger Name - um Ihre Identität zu verdeutlichen • Grundlegende Kontaktinformationen, wie geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse - um Glaubwürdigkeit zu schaffen • Berufsbezeichnung in Ihrem Unternehmen/ Geschäft - um die Empfänger wissen zu lassen, was Sie in Ihrem Unternehmen tun • Firmenname und -details, einschließlich Firmenlogo zum Beispiel

Folgendes kann ebenfalls hinzugefügt werden:

• Link zur Website • Link zu Konten in sozialen Medien • Call-to-Actions → Marketing-Tools, die zur Steigerung Ihres Geschäfts beitragen können

Warum sollte ich eine E-Mail-Signatur verwenden?

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie eine E-Mail-Signatur in Ihrem E-Mail-Konto einrichten sollten. Einer davon ist, wie bereits erwähnt, dass eine E-Mail-Signatur Ihnen hilft, Ihre wichtigsten (Kontakt-)Informationen auf einen Blick zu zeigen. Indem Sie alle Ihre relevanten Kontaktinformationen angeben, können Sie die Kontaktaufnahme mit Ihnen und Ihrem Unternehmen vereinfachen.

Ein weiterer Vorteil einer E-Mail-Signatur in Ihrem E-Mail-Konto ist, dass sie, wie bereits erwähnt, Ihre E-Mails professionell aussehen lässt, da sie zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihr E-Mail-Konto so einzurichten, dass es gut aussieht. Wenn Sie Ihre E-Mail-Professionalität steigern möchten, empfehlen wir Ihnen auch die Verwendung von Alias-E-Mail-Adressen und einer benutzerdefinierten Domäne.

Was sollte man in E-Mail-Signaturen tun und was nicht?

Das Hinzufügen einer E-Mail-Signatur zu Ihrer E-Mail dient mehreren Zwecken und hat auch einige Vorteile, aber wie beim Schreiben von E-Mails gibt es auch beim Erstellen einer E-Mail-Signatur eine Art Etikette, die man beachten sollte. Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie überprüfen, ob die Informationen, die Sie in Ihrer E-Mail-Signatur angeben, aktuell und korrekt sind. Überprüfen Sie also Ihre E-Mail-Signatur besser zweimal. Das Gleiche gilt natürlich auch für alle Links, die Sie in Ihrer E-Mail-Signatur angeben. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Links funktionieren! Denn falsche oder nicht funktionierende Links in Ihrer E-Mail-Signatur machen keinen guten Eindruck.

Eine E-Mail-Signatur, die nur aus Text besteht, kann für Ihre Empfänger ziemlich langweilig wirken und erregt möglicherweise nicht die Aufmerksamkeit der Empfänger. Daher kann es ratsam sein, einige visuelle Elemente in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen, wie z. B. das Logo Ihres Unternehmens.

Bei der Erstellung Ihrer E-Mail-Signatur sollten Sie vermeiden, zu viele und unwichtige Informationen in Ihre Signatur aufzunehmen. Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur zu sehr ausfüllen, sieht das unprofessionell aus und könnte Ihre Empfänger verwirren. Stellen Sie daher sicher, dass Sie nur notwendige und wichtige Informationen in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen. Dazu gehören auch unnötige Meldungen wie z. B. “von meinem iPhone gesendet”.

Schalte die Privatsphäre ein.

Wie kann ich eine E-Mail-Signatur in Outlook einrichten?

Screenshot from Tuta Mail how to set up an email signature, Step one: Go to Settings and then to Accounts step two: in the section of Signatures you can then personalize your signature. Screenshot from Tuta Mail how to set up an email signature, Step one: Go to Settings and then to Accounts step two: in the section of Signatures you can then personalize your signature.

Screenshot from outlook how to set up an email signature, Step three and four and five: personalize your email signature and save your changes. Screenshot from outlook how to set up an email signature, Step three and four and five: personalize your email signature and save your changes.

So richten Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook ein. Bildschirmfoto: Outlook-Konto.

Wenn Sie Ihrem Outlook-Konto eine E-Mail-Signatur hinzufügen möchten, um alle Ihre wichtigen Informationen mitzuteilen, können Sie dies mit den folgenden Schritten tun: Zunächst müssen Sie zu Einstellungen gehen, dann Konten auswählen und auf Signaturen klicken. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Signatur zu personalisieren.

**Wichtig! Vergessen Sie nicht, nach der Personalisierung Ihrer E-Mail-Signatur auf Speichern zu klicken, damit Ihre neu erstellte E-Mail-Signatur nicht verloren geht.

Ebenfalls wichtig: Sicherere Alternative zu Outlook.

Wie kann ich eine E-Mail-Signatur in Gmail hinzufügen?

Screenshot from Gmail how to set up email signature, Step one: Go to See all settings, step two: go to the section called signature, step three: personalize your email signature and save your changes. Screenshot from Gmail how to set up email signature, Step one: Go to See all settings, step two: go to the section called signature, step three: personalize your email signature and save your changes.

So richten Sie eine automatische Antwort in Google Mail ein. Screenshot: Gmail-Konto.

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Wenn Sie eine E-Mail-Signatur in Google Mail erstellen möchten, können Sie dies mit diesen einfachen Schritten tun: Melden Sie sich zunächst in Ihrem Gmail-Konto an und gehen Sie zu den Einstellungen, die Sie in der oberen rechten Ecke finden, und klicken Sie dann auf Alle Einstellungen anzeigen. Wenn Sie darauf geklickt haben, erscheint ein neues Pop-up mit einer Übersicht über alle Einstellungen. Unter dem Abschnitt Signatur können Sie Ihre eigene E-Mail-Signatur erstellen, indem Sie auf Neu erstellen klicken. Nun können Sie einen Signaturnamen für die zu erstellende E-Mail-Signatur wählen und den Text für Ihre E-Mail-Signatur anpassen.

Wie kann ich eine E-Mail-Signatur in Tuta Mail einrichten?

Screenshot from Tuta Mail how to set up an email signature, Step one: Go to Settings and then to Email segment, step two: under the heading sending emails you can then click on the edit pencil. Screenshot from Tuta Mail how to set up an email signature, Step one: Go to Settings and then to Email segment, step two: under the heading sending emails you can then click on the edit pencil.

Screenshot from outlook how to set up an email signature, Step four and five: personalize your email signature and save your changes. Screenshot from outlook how to set up an email signature, Step four and five: personalize your email signature and save your changes.

So richten Sie eine E-Mail-Signatur in Tuta Mail ein. Screenshot. Tuta Mail.

Mit Tuta Mail ist das Hinzufügen einer E-Mail-Signatur so einfach wie das Senden einer verschlüsselten E-Mail!

Fügen Sie Ihrer Tuta Mail eine E-Mail-Signatur hinzu, indem Sie die folgenden Schritte befolgen: Loggen Sie sich zunächst in Ihr Tuta-Mail-Konto ein und gehen Sie dann auf Einstellungen und dann auf das Segment E-Mail. In diesem Bereich finden Sie alle Informationen zu Ihren E-Mail-Einstellungen. Unter der Überschrift E-Mails versenden finden Sie dann die Einstellungen für Ihre E-Mail-Signatur. Klicken Sie nun auf das Bearbeiten-Symbol, das sich rechts neben der Überschrift befindet, und schon können Sie Ihre E-Mail-Signatur bearbeiten. Wenn Sie auf das Symbol klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster mit der Möglichkeit, Ihre persönlichen Informationen für Ihre E-Mail-Signatur hinzuzufügen. Sie können zwischen Standard-, benutzerdefinierte und keiner E-Mail-Signaturen wählen.

Fazit

Es bietet sich an, eine E-Mail-Signatur für Ihre E-Mails zu erstellen, da sie Ihre geschäftlichen E-Mails professionell aussehen lässt. Einfach ausgedrückt, kann man E-Mail-Signaturen am besten mit einer digitalen Visitenkarte am Ende Ihrer E-Mail vergleichen. Daher ist es auch wichtig, eine Art “Etikette” in Ihrer E-Mail-Signatur zu befolgen, da es einige Dinge gibt, die man tun oder lassen sollte. Am Ende des Tages kann eine gut geschriebene E-Mail-Signatur Ihnen helfen, Ihr Geschäft zu verbessern.

Illustration eines Telefons mit Tuta-Logo auf dem Bildschirm, daneben ein vergrößertes Schild mit einem Häkchen, das die hohe Sicherheit der Tuta-Verschlüsselung symbolisiert.