Beste E-Mail-Anbieter für Unternehmen im Jahr 2025 (auf iPhone, Android und Desktop)
Die Wahl des richtigen E-Mail-Anbieters für Unternehmen ist wichtig, denn E-Mails enthalten eine Menge sensibler Geschäftsdaten! Deshalb vergleichen wir vier Optionen, die viele von der Arbeit kennen: Tuta Mail, Zoho Mail, Gmail und Outlook. Unser Review erleichtert Ihnen die Entscheidung, welcher E-Mail-Dienst für Ihr Unternehmen auf Android, iPhone und Desktop am besten geeignet ist.
Zusammenfassung: Beste E-Mail-Anbieter für Unternehmen
Bei der Wahl eines E-Mail-Anbieters geht es nicht nur um Bequemlichkeit oder Markenbekanntheit. Es geht um Vertrauen, Kontrolle und die langfristige Sicherheit Ihrer Geschäftskommunikation. Während Google und Microsoft nach wie vor beliebte Optionen für die Zusammenarbeit in großem Maßstab sind, setzen datenschutzfreundliche Alternativen wie Tuta Mail einen neuen Standard für die sichere Geschäftskommunikation.
Wenn Sie und Ihr Unternehmen Wert auf Datenschutz und vollständige Kontrolle über Ihre Daten legen, ist Tuta Mail die erste Wahl. Es bietet das perfekte Gleichgewicht zwischen Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Compliance für moderne Unternehmen, die es sich nicht leisten können, beim Datenschutz Kompromisse einzugehen.
Finden Sie heraus, warum alle Unternehmen eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung brauchen.
Der Vergleich im Detail
Um einen genaueren Blick auf die verschiedenen E-Mail-Dienste für Unternehmen zu werfen und Ihnen bei der Auswahl des richtigen Dienstes zu helfen, vergleichen wir Preise, Vor- und Nachteile sowie die Verfügbarkeit von Google Workspace, Microsoft Outlook, Zoho Mail und Tuta Mail.
Tuta Mail
Vorteile
- Open Source
- Keine (teure) KI-Integration
- Unterstützung für benutzerdefinierte Domains
- Erschwinglich und flexibel
- Standardmäßig Ende-zu-Ende-verschlüsselt
- Gute Funktionen für die Zusammenarbeit, z. B. geteilte Postfächer & Kalender
- Nachhaltig, mit erneuerbarer Energie betrieben
- Sitz in Deutschland mit strengen Datenschutzgesetzen
- Kostenlose Desktop-Clients für Linux, Windows, MacOS
Nachteile
- Keine IMAP-Unterstützung
- Keine Integration mit externen Tools
- Einige Funktionen fehlen noch (in Entwicklung)
Verfügbarkeit
Die Tuta-Mail-App ist auf jedem Gerät verfügbar, einschließlich kostenloser Desktop-Clients für macOS, Linux und Windows in allen Tarifen.
- Native Tuta Mail & Tuta Calendar Apps verfügbar auf Android & iPhone.
- Desktop-Clients für Windows, Linux und macOS.
- Tuta ist auch über einen Webbrowser verfügbar.
Tuta Mail (früher bekannt als Tutanota) ist ein in Deutschland ansässiger E-Mail-Dienst, der vor allem dafür bekannt ist, dass er standardmäßig eine quantensichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet - ohne komplexe Einrichtung für den geschäftlichen Einsatz. Tuta Mail zeichnet sich durch seinen starken Fokus auf Datenschutz und Sicherheit aus, bietet aber auch benutzerfreundliche Tools wie den Kalender und ein verschlüsselter Cloud-Speicher (der bald veröffnetlicht wird!). Beriets heute ermöglicht es Tuta Mail Tausenden von Unternehmen in aller Welt, vertraulich zu kommunizieren, zu planen und zu organisieren, wie die IAGO GmbH berichtet, die von Exchange zu Tuta gewechselt ist. Neben der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist Tuta vollständig DSGVO-konform und alle Daten werden sicher in eigenen Rechenzentren in Deutschland gespeichert - einem Land, das für seinen strengen Datenschutz bekannt ist.
Preise für Businesspläne
Tuta Mail verfügt über drei Business-Pläne, die je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können. Im Business-Tarif Essential von Tuta Mail, der sich perfekt für Freiberufler oder diejenigen eignet, die eine E-Mail-Adresse für kleine Unternehmen suchen, erhalten die Nutzer beispielsweise 50 GB Speicherplatz, unbegrenzte Kalender und Labels, 15 zusätzliche E-Mail-Adressen und drei benutzerdefinierte Domains. Wenn ein Unternehmen mehr benutzerdefinierte Domains oder Speicherplatz benötigt, bietet Tuta auch einen Advanced und einen Unlimited Plan an.
Für Unternehmen bietet Tuta Mail ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis in Bezug auf Speicherplatz und Funktionen wie Aliasnamen und benutzerdefinierte Domains, insbesondere im Vergleich zu Big-Tech-E-Mail-Anbietern wie Gmail und Outlook, die teurer sind, weniger Datenschutz bieten und ständig neue und unerwünschte Funktionen wie KI-E-Mail-Writer einführen.
Gmail in Google Workspace
Vorteile
- Keine Werbung
- Gutes Design
- Unterstützt benutzerdefinierte Domains
- Erfüllt die DSGVO-Anforderungen
- Leichte Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen jeder Größe
- Umfangreiche Integrationen von Drittanbietern und externer Software
- Nahtlose Integration mit der Google Suite (Drive, Docs & Sheets, etc.)
Nachteile
- Sitz in den USA ((Daten sind aufgrund des Cloud Acts gefährdet)
- Unübersichtliches Interface
- Geschlossener Quellcode
- Gemini AI-Integration
- Standardmäßig keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Nicht geeignet für Branchen mit strengen Datenschutzanforderungen (Ärzte, Anwälte, etc.)
Verfügbarkeit
Gmail hat nur native Apps für Android und iPhone, aber keine Apps für die Desktop-Nutzung.
- Gmail ist über einen Webbrowser zugänglich.
- Native Gmail-Apps für Android und iPhone verfügbar.
- Keine Desktop-Clients für Windows, Linux und macOS, aber IMAP-Unterstützung.
Für Unternehmen, die auf der Suche nach einem E-Mail-Anbieter sind, der eine breite Palette an integrierten Produktivitäts-Tools bietet, kann Gmail in Google Workspace in Betracht gezogen werden. Einer der Vorteile von Google Workspace ist, dass es gut für die Zusammenarbeit geeignet ist und für die geschäftliche Nutzung entwickelt wurde. Zum Beispiel können Teams innerhalb von Google Workspace Dateien gemeinsam nutzen, Videoanrufe tätigen, E-Mails versenden und zusammenarbeiten. Google Workspace ist zwar fortschrittlich und verfügt über eine Reihe von Tools, hat aber auch einige Nachteile, die es zu beachten gilt.
Für geschäftliche E-Mails besteht der größte Nachteil von Gmail darin, dass es standardmäßig keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet, und auch wenn Google sagt, dass es privat und sicher ist, sind alle Daten für Google zugänglich und daher nicht wirklich vertraulich. Echte Vertraulichkeit kann nur mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wie bei Tuta Mail erreicht werden. Abgesehen von der fehlenden Verschlüsselung ist Gmail nicht quelloffen, und die Muttergesellschaft, Alphabet, ist ein amerikanischer Tech-Gigant. Unternehmen, die Gmail nutzen, aber nicht in den USA ansässig sind, müssen bedenken, dass Google unter die US-Gerichtsbarkeit fällt, die anfälliger für Überwachung ist als beispielsweise Unternehmen mit Sitz in Europa.
Eine neuere, wachsende Sorge ist, dass Google ein großer Akteur bei der Entwicklung von KI geworden ist. Das Unternehmen entwickelt einen KI-Modus für die Google-Suche und führt die KI Gemini in alle seine Produkte ein - einschließlich Gmail, was Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Einhaltung von Vorschriften in Unternehmen aufwirft.
Preise für Business-Pläne
Der günstigste Plan von Google Workspace, Business Starter, beginnt bei 6,80 Euro pro Nutzer und Monat und beinhaltet 30 GB Speicherplatz, benutzerdefinierte Domains, Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern und mehr. Es ist erwähnenswert, dass dieser kostenpflichtige Business-Tarif auch den KI-Assistenten Gemini in Gmail enthält, was für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und den Datenschutz ein Problem darstellen könnte. Für größere Unternehmen bietet Google mittlere und höhere Tarife an, die viele Tools und Funktionen bieten, aber teuer sein können.
Outlook in Microsoft 365
Vorteile
- Unterstützung für benutzerdefinierte Domänen
- Erfüllt die DSGVO-Anforderungen
- Skalierbar für kleine bis große Unternehmen
- Integrierbar mit einer Vielzahl von externen Tools
- Beinhaltet die komplette Microsoft Office Suite (Word, Excel, Teams, etc.)
Nachteile
- Teuer
- Geschlossener Quellcode
- Sitz in den USA ((Daten sind aufgrund des Cloud Acts gefährdet)
- Im Besitz von Microsoft
- Copilot AI-Integrationen
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfordert komplexe Einrichtung
- Benutzeroberfläche kann kompliziert zu navigieren sein
Verfügbarkeit
Die Outlook Mail-App ist auf Android und iPhone verfügbar. Outlook ist über den Webbrowser zugänglich und in einigen Plänen können Nutzer die Desktop-App für Windows und macOS erhalten.
- Native Outlook Mail-Apps sind für Android und iPhone verfügbar.
- Desktop-Clients für Windows und macOS (nicht im günstigeren Business-Tarif verfügbar)
- Outlook ist auch über den Webbrowser zugänglich.
Outlook ist ein E-Mail- und Kalenderprogramm, das 1997 auf den Markt kam und unter E-Mail-Nutzern sehr beliebt ist. Für die geschäftliche Nutzung ist Outlook in Microsoft 365 enthalten, einer Allround-Suite, die u. a. Tools für die Zusammenarbeit wie Word, Excel und Teams enthält. Outlook verfügt über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Spam- und Malware-Filter und Link-Sicherheitsfunktionen, aber selbst für die geschäftliche Nutzung bietet Outlook standardmäßig keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Wenn Sie eine E2E-Verschlüsselung für Unternehmensmails wünschen, kann diese zwar eingerichtet werden, aber das kann zeitaufwändig und ziemlich technisch sein.
Microsoft 365 bietet zwar gute Funktionen für die Zusammenarbeit in Teams und für den professionellen Einsatz, ist aber sehr kostspielig. Wenn Sie nur ein einfaches E-Mail-Hosting für Ihr Unternehmen benötigen, kann Outlook übermäßig komplex und schwierig zu bedienen sein. Wenn Sie in einem kleinen Team arbeiten, können sich die Benutzeroberfläche und die Einrichtung zudem manchmal kompliziert anfühlen.
Ähnlich wie bei Google Workspace ist die Verwendung von Microsofts KI-Assistenten Copilot für eine tiefgreifende app-übergreifende Integration und die Einführung von Funktionen wie Recall im Hinblick auf die Datensicherheit und den Datenschutz umstritten.
Preise für Business-Pläne
Der günstigste Plan von Microsoft 365 Business, Business Basic, beginnt bei 5,60 € pro Nutzer und Monat und beinhaltet ITB-Cloud-Speicher, benutzerdefinierte Domains, Videomeetings in Microsoft Teams und mehr. Es ist erwähnenswert, dass dieses kostenpflichtige Business-Abo den Nutzern nicht erlaubt, die native Outlook-Desktop-App zu verwenden, und es beinhaltet einen “Secure AI Chat”, der ein Problem für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und den Datenschutz darstellen könnte. Für größere Unternehmen gibt es höherwertige Microsoft 365-Pläne. Es muss auch erwähnt werden, dass Microsoft die Unterstützung von benutzerdefinierten Domains für persönliche Pläne eingestellt hat und das kostenlose Angebot für gemeinnützige Organisationen beendet hat.
Zoho Mail
Vorteile
- Erschwingliche Tarife
- DSGVO-konform
- Unterstützt benutzerdefinierte Domains
- Integriert sich in Zoho Workplace
- Bietet Tools für die Zusammenarbeit (Writer, Sheets, WorkDrive, etc.)
- Gute Funktionen für die Zusammenarbeit bei E-Mails, z. B. geteilte Postfächer
Nachteile
- Sitz in Indien
- Geschlossener Quellcode
- Entwickelt einen KI-Assistenten, Zia
- Standardmäßig keine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Mangelnde Benutzerfreundlichkeit, benötigt eine steile Lernkurve für die Benutzung
- Begrenzte Integration von Drittanbietern (im Vergleich zu Gmail und Outlook)
Verfügbarkeit:
Zoho Mail hat nur native Apps für Android und iPhone, es ist über den Webbrowser zugänglich und in einigen Plänen können Nutzer die Desktop-App für Linux, Windows und macOS erhalten.
- Native Zoho Mail-App für Android und iPhone verfügbar.
- Zoho Mail ist über einen Webbrowser zugänglich.
- Desktop-Clients für Windows, Linux und macOS (nicht im günstigsten Business-Tarif verfügbar).
Zoho Mail ist ein E-Mail-Hosting-Dienst für Unternehmen aus Indien, der für seine günstigen Preise und die zahlreichen Integrationsmöglichkeiten für die Zusammenarbeit bekannt ist. Damit ist er eine gute Wahl für Teams und Unternehmen, die eine erschwingliche E-Mail-Lösung mit zusätzlichen Tools und einer Produktivitätssuite wie Google Workspace und Microsoft 365 suchen, aber zu einem niedrigeren Preis.
Die potenziellen Nachteile, die vor der Entscheidung für Zoho Mail bedacht werden müssen, sind, dass die Benutzeroberfläche für Geschäftsanwender nicht intuitiv ist und es einige Zeit dauern kann, sich daran zu gewöhnen. ZohoMail bietet zwar eine relativ gute Sicherheit für E-Mail-Benutzer, aber wie Gmail und Outlook bietet es standardmäßig keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die für eine vertrauliche und sichere Kommunikation erforderlich ist.
Preise für Business-Pläne
Für Unternehmen, die Zoho Mail nutzen möchten, bietet Zoho es als Paket mit anderen Funktionen an. Je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens stehen verschiedene Zoho-Tarife zur Auswahl: Workplace Standard, Mail Lite, Mail Premium, Workplace Professional und Workplace Enterprise. Die Preise für die Pläne werden für einen Benutzer in Euro pro Monat angezeigt, die Zahlung erfolgt jährlich. Screenshot: Zoho.
Zoho Mail bietet die günstigste E-Mail-Lösung für Unternehmen. Der einfachste Plan von Zoho, Workplace Standard, beginnt bei 2,70 € pro Benutzer und Monat und umfasst 30 GB E-Mail-Speicher, benutzerdefinierte E-Mail-Domänen, Office-Suite und mehr. Es muss erwähnt werden, dass dieser kostenpflichtige Business-Tarif den Nutzern nicht erlaubt, die native Zoho Mail-Desktop-App zu verwenden, und er beinhaltet den KI-Assistenten Zia. Für größere Unternehmen bietet Zoho auch mittlere und höhere Stufen mit mehr Speicherplatz und Funktionen an, die im Vergleich zu Microsoft 365 und Google Workspace günstiger sind.
Was Sie wissen sollten
Google Workspace, Microsoft Outlook und Zoho Mail erscheinen attraktiv, wenn es um benutzerfreundliches Design und Funktionen für die Zusammenarbeit geht. Allerdings reichen diese Anbieter in Bezug auf Datenschutz, Datenkontrolle und Kosteneffizienz nicht an Tuta heran. Ein weiterer Nachteil ist, dass diese Business-Mail-Anbieter sehr stark an ihr eigenes Ökosystem gebunden sind, was dazu führen kann, dass Ihr Unternehmen weniger flexibel und unabhängig ist und nur die Produkte eines Unternehmens nutzen kann.
Tuta Mail hebt sich davon ab und ist die beste Lösung für Unternehmen, die echte Privatsphäre und Sicherheit für ihre Daten und Kommunikation wünschen. Insgesamt bietet Tuta Mail den Unternehmen dank der automatischen, quantensicheren Verschlüsselung einen unübertroffenen Datenschutz. Daher wird es auch gern von Anwälten für die vertrauliche Kommunikation genutzt. Tuta bietet starke Geschäftsfunktionen, transparente Datenpolitik und faire Preise. Tuta Mail wurde für Nutzer und Unternehmen entwickelt, die volle Kontrolle über ihre Kommunikation haben wollen, ohne dabei Kompromisse bei der Benutzerfreundlichkeit einzugehen. Im Gegensatz zu Gmail, Outlook und Zoho Mail bietet Tuta Mail selbst in den kostenlosen Privat- und niedrigsten Business-Tarifen native mobile Apps für Android und iPhone, ist über den Webbrowser zugänglich und verfügt über kostenlos nutzbare native Desktop-Apps für macOS, Linux und Windows.
