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E-Mail-Etikette - die 6 wichtigsten Regeln

Wenn Sie eine E-Mail nach den Regeln der E-Mail-Etikette schreiben, wirken Sie höflich und professionell und können peinliche Missverständnisse vermeiden. In diesem Leitfaden lernen Sie sechs wichtige Regeln kennen, mit denen Sie Ihre Fähigkeiten beim Schreiben von E-Mails schnell verbessern können.

Sechs wichtige Regeln der E-Mail-Etikette, mit denen Sie Ihre Fähigkeiten im Verfassen von E-Mails schnell verbessern können.

Die E-Mail hat sich zum bevorzugten Mittel für formelle Kommunikation entwickelt. Ganz gleich, ob Sie einem Arbeitskollegen, einem Universitätsprofessor oder Ihrem Arzt eine E-Mail schreiben müssen, Sie sollten stets die E-Mail-Etikette beachten. Da von Ihnen erwartet wird, dass Sie höflich und respektvoll sind, wenn Sie anderen eine E-Mail schreiben, ist dies eine wertvolle Fähigkeit, die Sie lernen sollten. Wenn Sie die sechs wichtigsten Regeln der E-Mail-Etikette befolgen, werden Ihre E-Mails respektvoll und professionell klingen und - höchstwahrscheinlich - auch effektiver sein.

Zusammenfassung

  1. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse: Ihre E-Mail-Adresse sollte Ihren vollständigen Namen enthalten, und wenn Sie noch einen draufsetzen wollen, können Sie sogar Ihre eigene Domain verwenden.

  2. Klare Betreffzeile: Ihre Betreffzeile sollte den Zweck Ihrer E-Mail zusammenfassen.

  3. Angemessene Begrüßung und Schluss: Achten Sie darauf, dass Sie eine angemessene Begrüßung und ein angemessenes Ende der E-Mail wählen.

  4. Wählen Sie den richtigen Stil für Ihre Zielgruppe: Überlegen Sie, an wen Sie Ihre E-Mail richten, um sicherzustellen, dass der Ton Ihrer E-Mail korrekt ist. Im Zweifelsfall ist es sicherer, einen förmlicheren Ton anzuschlagen, als zu informell zu sein.

  5. Lesen Sie vor dem Versenden Korrektur: Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung und Grammatik und stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail verständlich ist.

  6. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers: Vergewissern Sie sich vor dem Versenden der E-Mail immer, dass Sie den richtigen Empfänger anschreiben, und vergessen Sie nicht, alle CC- oder BCC-Empfänger hinzuzufügen.

Befolgen Sie diese sechs Regeln der E-Mail-Etikette, damit Ihre E-Mails klar und höflich klingen und um häufige E-Mail-Fehler zu vermeiden. Befolgen Sie diese sechs Regeln der E-Mail-Etikette, damit Ihre E-Mails klar und höflich klingen und um häufige E-Mail-Fehler zu vermeiden.

Befolgen Sie diese sechs Regeln der E-Mail-Etikette, damit Ihre E-Mails klar und höflich klingen und um häufige E-Mail-Fehler zu vermeiden.

Was ist die E-Mail-Etikette?

Die E-Mail-Etikette ist eine Reihe allgemein bekannter Regeln für das Verfassen einer angemessenen E-Mail. Die E-Mail-Etikette kann je nach Branche, in der Sie tätig sind, je nachdem, an wen Sie eine E-Mail schreiben, und je nach Zweck der E-Mail variieren, aber es gibt sechs allgemeine Etikette-Regeln, die Sie immer berücksichtigen sollten, wenn Sie eine E-Mail schreiben. Ein Beispiel für eine gute E-Mail-Etikette ist die Wahl einer angemessenen E-Mail-Begrüßung. Wenn Sie z. B. eine E-Mail an Ihren Chef schreiben, sollten Sie eine förmliche und höfliche Begrüßung wie “Hallo xx” anstelle des informellen “Hey!” wählen.

Wie beim Schreiben eines Lebenslaufs gibt es auch beim Verfassen von E-Mails eine gewisse Kunst. Wenn Sie die sechs Regeln der richtigen E-Mail-Etikette befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails angemessen und professionell sind, und Sie vermeiden Missverständnisse.

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6 Regeln für die E-Mail-Etikette

1. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse

Ihre E-Mail-Adresse und die Betreffzeile prägen den ersten Eindruck Ihrer E-Mail, da sie in der Regel das sind, was der Empfänger zuerst sieht. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine professionelle E-Mail-Adresse zu verwenden. Wenn Sie jemandem eine E-Mail mit der Adresse Lol@gmail.com oder HeyJoe@Yahoo.com schicken, könnte der Empfänger die E-Mail für Spam halten und sie nicht lesen.

Wenn Sie immer noch eine unprofessionelle E-Mail-Adresse verwenden, empfehlen wir Ihnen, eine neue E-Mail-Adresse mit Ihrem vollständigen Vor- und Nachnamen zu erstellen. Wenn Sie noch professioneller auftreten wollen, können Sie Ihren eigenen Domainnamen oder eine der exklusiven Domains von Tuta Mail verwenden.

2. Klare Betreffzeile

In der Betreffzeile einer E-Mail sollten Sie einen kurzen, prägnanten Satz schreiben, der das Thema oder den Zweck der E-Mail zusammenfasst. Wir empfehlen, die Betreffzeile zwischen sechs und zehn Wörtern zu halten. Sobald ein Empfänger die E-Mail-Benachrichtigung erhält, sollte er wissen, von wem die E-Mail stammt, da er seinen vollständigen Namen in seiner Adresse hat, und er sollte anhand der Betreffzeile eine Vorstellung vom Thema der E-Mail haben.

Wenn die Betreffzeile der E-Mail zu vage ist oder die E-Mail keine Betreffzeile hat, ist es auch wahrscheinlich, dass die E-Mail nicht geöffnet wird.

3. Angemessene Begrüßung und Beendigung

Wenn Ihre E-Mail mit der falschen Art der Begrüßung beginnt, z. B. zu leger in einer förmlichen Umgebung, wirkt dies unprofessionell und könnte den falschen Ton für die Interpretation des restlichen Teils Ihrer E-Mail vorgeben. Beginnen Sie daher Ihre E-Mail immer mit einer angemessenen Begrüßung.

Ähnlich wie bei der E-Mail-Begrüßung kann auch das Ende Ihrer E-Mail negativ interpretiert werden, wenn es zu formell oder informell ist. Generell sollten Sie vor dem Verfassen der E-Mail überlegen, wer der Empfänger ist, in welcher Beziehung Sie zu ihm stehen und welchen Zweck die E-Mail hat. Anhand dieser einfachen Überlegungen können Sie entscheiden, ob Sie die E-Mail mit einem förmlichen “Sehr geehrte/r XX” und “Mit freundlichen Grüßen, voller Name” beginnen und beenden sollten, oder mit einem zwangloseren “Hallo XX” und “Mit freundlichen Grüßen, Name”.

4. Wählen Sie den richtigen Stil für Ihr Publikum

Achten Sie beim Verfassen des E-Mail-Textes auf den Tonfall Ihrer E-Mail. Wenn Sie eine E-Mail an Ihren Chef schreiben oder sich um eine Stelle bewerben, empfehlen wir Ihnen, immer eine professionelle E-Mail zu verfassen, während Sie bei einer E-Mail an einen Freund oder einen Kollegen, den Sie gut kennen, einen legereren Stil wählen können.

In jedem Fall sollten Sie beim Verfassen von E-Mails eine zu lokale oder umgangssprachliche Ausdrucksweise vermeiden, und im Zweifelsfall empfiehlt es sich, die E-Mail eher formell als informell zu verfassen.

5. Vor dem Versenden immer Korrektur lesen

Bevor Sie auf die Schaltfläche “Senden” klicken, sollten Sie die E-Mail immer Korrektur lesen. Beim Korrekturlesen sollten Sie alle Rechtschreib- und Grammatikfehler ausmerzen und sicherstellen, dass der Text Ihrer E-Mail gut geschrieben und verständlich ist. Auch wenn Sie vielleicht versucht sind, einen KI-E-Mail-Schreib-Assistenten zu benutzen, um die E-Mail für Sie zu schreiben, würden wir empfehlen, dies zu vermeiden, da es leicht zu erkennen ist, wenn etwas mit KI geschrieben wurde, und dies vom E-Mail-Empfänger als faul und unprofessionell angesehen werden könnte.

6. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers

Viele Menschen machen den Fehler, eine E-Mail an den falschen Empfänger zu senden, oder sie vergessen, die CC- und BCC-Empfänger hinzuzufügen. Eine schnelle und einfache Methode, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Empfänger anschreiben, ist die Überprüfung der Absenderadresse. Wenn Ihre E-Mail CC- oder BCC-Empfänger hat, überprüfen Sie auch, ob Sie diese in die richtigen Felder eingetragen haben.

Das Schreiben von E-Mails muss keine schwierige Aufgabe sein, und wenn Sie diese sechs Regeln der E-Mail-Etikette befolgen, können Sie den Ton und die Professionalität Ihrer E-Mails erheblich verbessern und häufige E-Mail-Fehler wie schlechte Rechtschreibung oder das Versenden von E-Mails an den falschen Empfänger vermeiden.

Viel Spaß beim E-Mailen und Verschlüsseln!

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