Come iniziare un'e-mail (con esempi)
In questa guida vi mostriamo come iniziare un'e-mail, i migliori saluti e frasi di apertura da utilizzare in diversi scenari e vi illustriamo le regole e le regole da non seguire per i saluti via e-mail.
Indice dei contenuti:
- Cosa evitare quando si inizia un’e-mail
- La migliore soluzione per le e-mail
Poiché la scrittura di e-mail continua a diventare parte integrante della nostra vita quotidiana e una delle forme più comuni di comunicazione scritta, iniziare il messaggio con un saluto e una frase di apertura appropriati è fondamentale. L’inizio dell’e-mail stabilisce il tono, mostra professionalità e incoraggia il destinatario a continuare a leggere. Forse vi state chiedendo come iniziare un’e-mail a un insegnante, come iniziare un’e-mail a un professore o forse state cercando i più comuni saluti professionali via e-mail. In questa guida vedremo come iniziare l’e-mail, esempi di saluti e frasi di apertura e cosa evitare quando si inizia un’e-mail.
Prima di iniziare l’e-mail
1. Il pubblico è importante
Il saluto dell’e-mail deve essere scelto in base al pubblico. Se state inviando un’e-mail a un collega che conoscete da tempo, potreste usare un saluto più rilassato. Diverso è il caso di un’e-mail per una domanda di lavoro, dove il saluto deve essere professionale e formale. Ricordate che il saluto cambia a seconda che stiate salutando una singola persona, alcune o un gruppo di persone.
2. Controllare i nomi e i pronomi
Quando ci si rivolge al destinatario è importante scrivere correttamente il suo nome. Oltre ad azzeccare il nome, è altrettanto importante usare i pronomi di genere appropriati. Quando si scrive un’e-mail formale, di solito si usa “signor”, “signora” o “signorina” insieme al loro cognome, ma solo se si conoscono i loro pronomi preferiti. Se non si conoscono i pronomi di genere del destinatario, è meglio rivolgersi a lui usando il suo nome completo. Ad esempio: Cara Lora Huges. In questo modo si evitano errori inutili, si dimostra rispetto e attenzione ai dettagli.
Consultate anche la guida di Tuta per scrivere email professionali.
Come iniziare un’e-mail
L’inizio di ogni e-mail dovrebbe sempre contenere:
Il saluto
Il saluto dovrebbe essere la prima riga dell’e-mail. Il saluto dipende dalla persona a cui si sta scrivendo, dal vostro rapporto e dal motivo per cui gli si sta scrivendo. Continuate a leggere per vedere il nostro elenco di esempi di saluti via e-mail: abbiamo messo insieme un elenco dei saluti via e-mail più comuni e sicuri per diversi scenari.
Esempi di saluti via e-mail
Saluti via e-mail quando si scrive a uno o due destinatari:
1. Caro nome,
L’uso di “Caro” come saluto via e-mail è una scelta sicura, soprattutto quando si vuole sembrare professionali e formali. “Caro” è un saluto formale che dimostra rispetto e formalità. È un saluto sicuro per una lettera di presentazione, per una lettera d’affari o per qualsiasi situazione che richieda professionalità.
- Caro signor Hutter,
- Cara Ashley Whyte,
2. Ciao nome o Ciao nome,
“Ciao” e “Ciao” sono due saluti comuni nelle e-mail che variano per formalità. Salutare un destinatario con “Ciao” è informale e molto usato tra colleghi o persone che si conoscono. “Ciao”, invece, è un po’ più formale. Anche se “Hello” non è estremamente formale, è considerato un saluto via e-mail ampiamente accettato, amichevole e diretto. Se vi state chiedendo come iniziare un’e-mail a un insegnante o a un professore, sarebbe appropriato un amichevole e diretto “Ciao ____”, insieme al loro nome.
- Salve signora Brown,
- Ciao Leigh,
Consigliata una lettura più approfondita: La nostra guida su come concludere un’e-mail.
Saluti via e-mail per rivolgersi a un team o a un gruppo di più di due destinatari:
3. Ciao team, Ciao a tutti, Cari colleghi,
Quando si inizia un’e-mail destinata a più di due persone, a un team o a un gruppo, esistono alcuni saluti e-mail informali, ma ampiamente utilizzati e accettati per le e-mail con più destinatari. Un amichevole “Ciao” o “Ciao” seguito da “team”, “tutti” o dal nome del dipartimento è sufficiente. Se volete essere più formali quando vi rivolgete ai vostri colleghi di lavoro, un semplice “Cari colleghi” è appropriato.
- Cari colleghi / team,
- Ciao team / tutti,
- Ciao team / tutti,
Suggerimento: quando vi rivolgete a un gruppo di persone che non conoscete bene, evitate di rivolgervi a persone di genere specifico - Signore, Ragazzi o Signori.
L’incipit
Dopo aver scelto il saluto appropriato, è necessario scrivere la frase di apertura. Si tratta anche della frase d’apertura o dell’incipit. L’incipit stabilisce il tono e deve anche catturare l’attenzione del destinatario. Come per il saluto, quando si sceglie la frase di apertura migliore bisogna considerare chi è il destinatario, il rapporto che si ha con lui e l’intento dell’e-mail.
Ora che avete il saluto perfetto, date un’occhiata agli esempi di frasi di apertura per e-mail che trovate qui sotto.
Esempi di frasi di apertura di e-mail
1. Spero che questa e-mail ti trovi bene
Questa è forse la frase di apertura più utilizzata quando si inviano e-mail formali. Si tratta di una frase d’apertura formale e antiquata, molto utilizzata: se volete essere formali e professionali, potete andare sul sicuro e usare questa frase.
Altre frasi di apertura professionali ed educate sono:
- Spero che la tua settimana stia andando bene / senza intoppi.
- Spero che tu stia bene.
2. Mi rivolgo a lei perché…
L’incipit può anche essere diretto e puntuale. Iniziare l’e-mail con “Ti sto contattando perché” è diretto e chiarisce lo scopo dell’e-mail. Quando si dichiara il proprio intento nella riga d’apertura, si evita la confusione dicendo al destinatario l’intento della mail.
Altre frasi di apertura dirette sono:
- Ti sto contattando per / per farti sapere che…
- Le scrivo per farle sapere / informarla che…
- Ti sto inviando un’e-mail per…
3. Grazie per…
Un altro ottimo incipit è quello di esprimere gratitudine. Se state scrivendo un’e-mail in risposta alle azioni o agli atti del destinatario, iniziare l’e-mail con un cortese “grazie” è sempre molto utile.
Altri modi comuni di esprimere gratitudine nelle righe di apertura sono:
- Grazie per…
- Apprezzo il suo aiuto / l’aggiornamento.
- Grazie per la risposta rapida.
Cosa evitare quando si inizia un’e-mail:
Dopo aver spiegato come iniziare un’e-mail e aver esaminato i saluti e le frasi di apertura più appropriate, è importante sapere cosa evitare quando si inizia un’e-mail.
Saluti da evitare:
- A chi di dovere
- Egregio signore o signora
- Nessun saluto
Si consiglia di evitare l’uso di “A chi di dovere” e “Egregio signore o signora”. Sono due esempi di saluti troppo impersonali, che mostrano al destinatario che non siete sicuri di chi state contattando. Se non riuscite a trovare il nome del destinatario, fate sempre qualche ricerca e cercate almeno di ottenere il suo titolo di lavoro. Ad esempio, “Caro responsabile marketing” sarebbe meglio di “Caro signore”.
A meno che non si tratti di una conversazione con un collega, l’e-mail deve sempre contenere un saluto.
Ricordate: Il finale dell’e-mail è importante quanto il saluto.
Linee di apertura da evitare:
L’incipit deve essere efficace, catturare l’attenzione del destinatario e incoraggiarlo a continuare a leggere. L’incipit definisce anche il tono del resto dell’email, quindi è importantissimo usare un incipit appropriato, pertinente all’intento dell’email.
Ecco un elenco di frasi di apertura da evitare:
- So che siete impegnati, ma…
- Lascia che mi presenti…
- Potresti farmi un favore?
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