Guida rapida all’avvio di un’e-mail

Guida rapida su come iniziare un’e-mail: Rivedete questi punti chiave prima di iniziare l’e-mail.

Prima di iniziare, pensa sempre:

• A chi sto inviando l’e-mail?

• Qual è il suo pronome preferito?

• Perché sto inviando questa e-mail?

Struttura corretta

1. Saluto: Quando si inizia un’e-mail, il primo passo è scegliere un saluto. Il saluto può essere formale o informale, a seconda del destinatario e dello scopo dell’e-mail.

2. Riga d’apertura: Subito dopo il saluto viene la frase di apertura dell’e-mail che, come il saluto, dipende dal motivo dell’e-mail.

Il saluto

• Un salutoformale per qualsiasi situazione: Caro

• Saluto emailinformale e amichevole: Ciao / Hi

La frase di apertura

• Professionale: Spero che questa e-mail ti trovi bene

• Informale e amichevole: spero che tutto vada bene da parte tua

• Al punto: ti sto contattando perché…

• Per esprimere gratitudine: Grazie per…

Cosa evitare

• Nessun saluto via e-mail o nome
• Non essere disinvolti in un contesto formale o professionale
• Pronomi non corretti ed errori di ortografia

Poiché la scrittura di e-mail continua a diventare parte integrante della nostra vita quotidiana e una delle forme più comuni di comunicazione scritta, è fondamentale iniziare il messaggio con un saluto e una frase di apertura appropriati. L’inizio dell’e-mail stabilisce il tono, mostra professionalità e incoraggia il destinatario a continuare a leggere. Forse vi state chiedendo come iniziare un’e-mail a un insegnante, come iniziare un’e-mail a un professore o forse state cercando i più comuni saluti professionali via e-mail. In questa rapida guida dettagliata, esaminiamo come iniziare l’e-mail, esempi di saluti e frasi di apertura e cosa evitare quando si inizia un’e-mail.

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Cosa considerare prima di iniziare a scrivere un’e-mail

Prima di iniziare a scrivere un’e-mail, ponetevi queste tre domande per facilitare il processo di scrittura.

Prima di iniziare a scrivere un’e-mail, considerate queste tre cose per assicurarvi che la scrittura dell’e-mail sia fluida e senza errori evitabili.

1. A chi sto inviando l’e-mail / chi è il mio pubblico?

Il saluto dell’e-mail deve essere scelto in base al pubblico. Se state inviando un’e-mail a un collega che conoscete da molto tempo, potreste usare un saluto più rilassato. Questo è diverso da un’e-mail per una domanda di lavoro o un’e-mail a un professore, dove il saluto deve essere professionale e formale.

Ricordate che il saluto cambia a seconda che stiate salutando una singola persona, alcune o un gruppo di persone.

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2. Qual è il loro pronome preferito?

Quando ci si rivolge al destinatario, è importante scrivere correttamente il suo nome e usare il pronome di genere corretto. Quando si scrive un’e-mail formale, di solito si usa “signor”, “signora” o “signorina” insieme al cognome del destinatario, ma solo se si conosce il suo pronome preferito.

Se non si conoscono i pronomi di genere del destinatario, è meglio rivolgersi a lui usando il suo nome completo. Ad esempio, “Cara Lora Huges”: in questo modo si evitano errori inutili, si dimostra rispetto e attenzione ai dettagli.

3. Perché gli sto scrivendo un’e-mail / Qual è il motivo?

L’ultima considerazione che facilita l’intero processo di scrittura delle e-mail è chiedersi perché si sta inviando l’e-mail, in altre parole, qual è il motivo dell’e-mail. Se lo capite prima di iniziare il processo di scrittura, avrete un’idea più precisa di ciò che volete dire e se dovete usare un tono più professionale o più informale.

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Come iniziare un’e-mail in modo professionale

Quando si invia un’e-mail professionale si può usare “Caro” seguito dal nome preferito del destinatario.

Se volete iniziare la vostra e-mail in modo professionale, un’opzione sicura è quella di usare “Caro” come saluto. Si tratta di un saluto ben riconosciuto, usato in tutto il mondo quando si vuole sembrare professionali e formali. “Caro” è un saluto sicuro per una lettera di presentazione, per una lettera di lavoro o per qualsiasi situazione che richieda professionalità.

- Caro signor Hutter,

- Cara Ashley Whyte,

Saluti informali e amichevoli via e-mail

Quando non è necessario che l’e-mail sia troppo formale, un “Ciao” o un “Ciao” informale e amichevole può andare bene.

”Ciao” e “Ciao” sono due comuni saluti via e-mail che variano per formalità. Salutare un destinatario con “Ciao” è informale e molto usato tra colleghi o persone che si conoscono. “Ciao”, invece, è un po’ più formale. Anche se “Hello” non è estremamente formale, è considerato un saluto via e-mail ampiamente accettato, amichevole e diretto. Se vi state chiedendo come iniziare un’e-mail a un insegnante o a un professore, un “Ciao” amichevole e diretto, insieme al suo nome, sarebbe appropriato.

- Salve signora Brown,

- Salve Prof. Huges,

Si consiglia di leggere ulteriormente: La nostra guida su come terminare un’e-mail.

Saluti via e-mail per rivolgersi a un team o a un gruppo di più di due destinatari

Quando si deve inviare un’e-mail a un gruppo o a un team, si può anche usare “Dear”, “Hi” o “Hello” seguiti da tutti, colleghi o dal nome del team.

Quando si inizia un’e-mail destinata a più di due persone, a un team o a un gruppo, si può scegliere un saluto professionale o più informale. Esistono alcuni saluti informali, ma ampiamente utilizzati e accettati per le e-mail con più destinatari. Ad esempio, un amichevole “Ciao” o “Ciao” seguito da “team”, “tutti” o dall’uso del nome del dipartimento in un contesto lavorativo è ampiamente accettato. Se invece si vuole essere più formali quando ci si rivolge a più di due persone o a un gruppo numeroso in un’e-mail, è appropriato un semplice “Caro team/nome del dipartimento”.

- Cari colleghi/team,

- Ciao Team / Tutti,

- Ciao Team / Tutti,

Un consiglio in più: Quando vi rivolgete a un gruppo di persone che non conoscete bene, evitate di rivolgervi a persone di genere specifico come Signore, Ragazzi o Signori.

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Come iniziare un’email esempi

Come iniziare un’e-mail a un professore

Quando si invia un’e-mail a un professore, il saluto dovrebbe essere più formale, per dimostrare non solo professionalità ma anche rispetto. Un modo appropriato per iniziare un’e-mail a un professore è quello di usare Caro seguito dal suo nome preferito. Se il professore vi ha detto di chiamarlo per nome, dovete usare anche questo quando gli mandate un’e-mail. Se di solito vi rivolgete al vostro professore con “Mr” o “Mrs”, insieme al loro cognome, allora dovrete usare questo nome anche nell’e-mail di saluto.

Come iniziare un’e-mail a un’azienda

Quando si invia un’e-mail a un’azienda, l’opzione più sicura è quella di mantenere un tono professionale e formale. Sono molte le situazioni in cui si può inviare un’e-mail a un’azienda, ad esempio per candidarsi a un posto di lavoro, per chiedere informazioni su una posizione aperta o per un’altra questione. Se conoscete la persona a cui state inviando l’e-mail, potete usare il termine Dear seguito dal suo nome. Se non conoscete il nome della persona a cui state scrivendo, potete usare il nome del dipartimento.

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L’incipit

Ci sono molti tipi di incipit che si possono usare: “Spero che tu stia bene” è molto usato e professionale, ma se volete un incipit più informale e amichevole potete usare “Spero che la tua settimana stia andando bene”.

Dopo aver scelto il saluto appropriato, è necessario scrivere la frase di apertura. Questa viene anche chiamata frase di apertura o frase iniziale. L’incipit stabilisce il tono e deve anche catturare l’attenzione del destinatario. Come per il saluto, quando si sceglie la frase di apertura migliore, bisogna considerare chi è il destinatario, il rapporto che si ha con lui e l’intento dell’e-mail.

Ora che avete il saluto perfetto per le e-mail, date un’occhiata agli esempi di frasi di apertura delle e-mail che seguono.

Incipit professionale

- Spero che questa e-mail ti trovi bene

Questa è forse la frase d’apertura più usata per l’invio di e-mail formali. Si tratta di una frase d’apertura formale e antiquata, molto usata in passato, che oggi non è più molto comune. Non c’è nulla di sbagliato nell’usare questa frase d’apertura, ma molti preferiscono usare altre parole come “Spero che tu stia bene”.

Altre frasi di apertura professionali ed educate sono:

- Spero che la tua settimana stia andando bene/senza intoppi.

- Spero che tu stia bene.

Battute iniziali dirette

- Mi rivolgo a voi perché…

Questa frase di apertura è diretta e va al punto. Iniziare l’e-mail con “Ti sto contattando perché” chiarisce rapidamente lo scopo dell’e-mail senza far perdere tempo. Quando si dichiara il proprio intento nella riga d’apertura, si evita la confusione dicendo al destinatario lo scopo dell’e-mail.

Altre frasi di apertura dirette che potreste usare sono:

- Ti sto contattando per / per farti sapere che…

- Le scrivo per farle sapere / informarla che…

- Le scrivo per…

Linee di apertura per esprimere gratitudine

- Volevo ringraziarti per…

Un’altra ottima frase di apertura è quella che esprime gratitudine. Se state scrivendo un’e-mail in risposta alle azioni o agli atti del destinatario, iniziare l’e-mail con un cortese “grazie” è sempre molto utile.

Altri modi comuni per esprimere gratitudine all’inizio di un’e-mail sono:

- Grazie per…

- Apprezzo il tuo aiuto / l’aggiornamento.

- Grazie per la rapida risposta.

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Cosa evitare quando si inizia un’e-mail

Quando si inizia un’e-mail ci sono saluti e frasi di apertura che si dovrebbero evitare. Ad esempio, il saluto “A chi di dovere” e l’incipit “So che sei occupato ma…” o “Potresti farmi un favore?“.

Dopo aver spiegato come iniziare un’e-mail e aver esaminato i saluti e gli incipit appropriati, è importante sapere cosa evitare quando si inizia un’e-mail.

Saluti da evitare

Si consiglia di evitare l’uso di “A chi di dovere” e “Gentile signore o signora”. Si tratta di due esempi di saluti troppo impersonali, che mostrano al destinatario che non si è sicuri di chi si sta contattando. Se non riuscite a trovare il nome del destinatario, fate sempre qualche ricerca e cercate almeno di ottenere il suo titolo di lavoro. Ad esempio, “Caro responsabile marketing” sarebbe meglio di “Caro signore”.

- A chi di dovere

- Gentile signore o signora

- Nessun saluto

Battute di apertura da evitare

La frase di apertura deve essere efficace, catturare l’attenzione del destinatario e incoraggiarlo a continuare a leggere. La frase di apertura stabilisce anche il tono del resto dell’e-mail, quindi è importante sceglierne una appropriata e pertinente all’intento dell’e-mail.

Le frasi di apertura da evitare:

- So che siete impegnati, ma…

- Lascia che mi presenti…

- Potresti farmi un favore?

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