Come scrivere un'email: riuscire a scrivere un'email professionale
Scrivere e-mail non deve essere necessariamente difficile. In questa guida passo passo, imparate a scrivere e-mail professionali.
Guida rapida alla scrittura di e-mail
Guida rapida alla scrittura di un’e-mail: Esaminate questi punti chiave prima di scrivere la vostra e-mail professionale.
1. Indirizzo: L’indirizzo e-mail deve essere professionale.
2. Oggetto: L’oggetto deve riassumere lo scopo dell’e-mail.
3. Saluto: Il saluto dell’e-mail deve essere amichevole e appropriato.
4. Corpo: Mantenete il corpo dell’e-mail breve, conciso e diretto al punto.
5. Riga di chiusura: La riga di chiusura segnala la fine di un’e-mail e deve contenere una CTA.
6. Sign-off: firmate l’email con un finale appropriato.
7. Firma: La firma viene per ultima e deve contenere il vostro nome e i dati di contatto necessari.
Esempi rapidi di e-mail: Come scrivere un’e-mail di ringraziamento, un’e-mail di follow-up e come inviare un’e-mail a un professore o a un insegnante.
1. Inviare un’e-mail a un professore o a un insegnante
Quando si invia un’e-mail a un professore o a un insegnante, non è necessario essere eccessivamente professionali, ma piuttosto educati e formali. Un semplice “Salve, nome” è appropriato per il saluto, che deve essere seguito da un messaggio chiaro e conciso nel corpo dell’e-mail, in cui si può specificare il motivo dell’e-mail. Infine, la frase conclusiva dovrebbe indicare al professore o all’insegnante quale azione è necessaria. Ad esempio, se state chiedendo a un professore una lettera di raccomandazione per la candidatura a un posto di lavoro, la frase di chiusura potrebbe essere: “Grazie per avermi aiutato con la raccomandazione, se avete bisogno di ulteriori dettagli su ciò che includete fatemelo sapere”. Questa frase dovrebbe essere seguita da una firma educata e formale come “Auguri, nome”.
3. Come scrivere un’e-mail di ringraziamento dopo un colloquio di lavoro
Quando si inviano e-mail legate al mondo del lavoro, è sempre bene rimanere professionali ed educati. Ad esempio, se volete inviare un’e-mail di follow-up dopo un colloquio di lavoro per ringraziare, potete iniziare l’e-mail con “Caro, nome” o, se volete essere un po’ meno formali, “Ciao, nome”. La seconda riga dell’e-mail dovrebbe esprimere gratitudine: “Grazie per avermi dedicato del tempo”. A questo potrebbe seguire una frase di chiusura: “Se ha altre domande, non esiti a chiederle. Mi auguro di sentirla presto” e, infine, una firma formale “Cordiali saluti, nome”.
1. Iniziare con un indirizzo e-mail professionale
L’indirizzo e-mail e l’oggetto sono la prima cosa che il destinatario dell’e-mail vede nelle sue notifiche e nella sua casella di posta elettronica; per questo il vostro indirizzo deve essere professionale.
Quando qualcuno apre la propria casella di posta elettronica, vede immediatamente l’indirizzo e-mail del mittente: questo significa che il vostro indirizzo e-mail è importante. Se inviate un’e-mail a un potenziale datore di lavoro, a un insegnante o a un professore e il vostro indirizzo e-mail è sugarplum(@)gmail(.)com o Hollyb64523(@)yahoo(.)com, è molto probabile che non aprirà l’e-mail pensando che si tratti di spam e, se lo fa, il vostro indirizzo e-mail non farà una buona prima impressione. Suggeriamo di utilizzare un dominio personalizzato e, fortunatamente, con Tuta Mail è possibile utilizzare facilmente il proprio dominio esclusivo!
Se non è possibile ottenere un dominio personalizzato, dovreste almeno utilizzare il vostro vero nome come indirizzo in un contesto professionale. Il miglior indirizzo e-mail è nome.cognome@… seguito dal dominio.
Se non riuscite a registrare il vostro vero nome presso uno dei principali provider (perché tutti i nomi sono già utilizzati), utilizzate Tuta Mail per iscrivervi a un account e-mail gratuito con il vostro nome.
2. L’oggetto
L’oggetto dell’e-mail deve essere diretto e dare al destinatario un’idea del contenuto dell’e-mail.
Il nome del mittente e l’oggetto dell’e-mail sono la prima cosa che il destinatario vede nella notifica dell’e-mail e quando apre la casella di posta. Per questo motivo, l’oggetto è un fattore decisivo che spinge le persone a ignorare la vostra e-mail o ad aprirla.
Infatti, i destinatari delle e-mail giudicano le e-mail dalla loro prima impressione con l’oggetto, indipendentemente da ciò che è contenuto nel corpo dell’e-mail.
Ora che sapete che l’oggetto è importantissimo per stabilire il tono e far leggere la vostra e-mail, vi starete chiedendo cosa va scritto nell’oggetto dell’e-mail. È facile: l’oggetto deve essere un breve e semplice riassunto dell’e-mail. Dopo aver letto l’oggetto dell’e-mail, il destinatario dovrebbe avere un’idea di base dell’argomento dell’e-mail e dovrebbe creare abbastanza attenzione da indurlo ad aprirla.
Oggetti professionali per diversi scenari
- Richiesta di riunione: Richiesta di riunione [compito o progetto]
- Promemoria scadenza: Promemoria: Scadenza di presentazione per [Attività o progetto]
- Aggiornamento del progetto: [Nome del progetto] Aggiornamento: Finanziamento approvato
- Invito all’evento: Invito a [Nome dell’evento]
- Annuncio: Annuncio importante: Modifiche apportate a [Attività / progetto / riunione].
3. Usare un saluto appropriato
Il saluto da usare dipende da chi è il destinatario dell’e-mail, dal rapporto che avete con lui e dallo scopo dell’e-mail. In generale, quando si tratta di scrivere email professionali, il saluto deve essere sempre educato.
Una volta scritto l’oggetto, il passo successivo è iniziare l’e-mail con un saluto. I saluti delle e-mail devono essere positivi ed educati - la scelta del saluto dipende da chi è il destinatario, dal rapporto che avete con lui e dallo scopo dell’e-mail.
Se state scrivendo a qualcuno che non avete mai incontrato o all’amministratore delegato dell’azienda, è sempre meglio mantenere un tono professionale e rispettoso, ad esempio usando “Caro nome”, un saluto formale e ampiamente riconosciuto. Rispetto a un semplice “Ciao nome” o “Ciao nome”, che è appropriato usare se si conosce la persona e si ha una comunicazione regolare con essa.
E che dire dell’uso di “A chi di dovere”? Sebbene questo saluto all’antica possa sembrare professionale, spesso viene visto come freddo e impersonale: consigliamo di usare invece “Caro nome”.
Ricordate che quando inviate la prima e-mail è importante usare un saluto amichevole e appropriato, dopodiché se si trasforma in una conversazione via e-mail nella maggior parte dei casi potete abbandonare il saluto formale.
Saluti professionali e informali
- Formale: Caro signor Hutter,
- Formale: Cara Ashley Whyte,
- Formale: Cari colleghi/team,
- Casual: Salve signora Brown,
- Casual: Ciao Leigh,
- Casual: Ciao Team / Tutti
Suggerimenti sui pronomi di genere: Quando si invia un’e-mail, è meglio usare “signor”, “signora” o “signora” insieme al cognome del destinatario, ma solo se si conoscono i suoi pronomi di genere preferiti. Se non si conosce il pronome di genere del destinatario, si consiglia di utilizzare il suo nome completo, ad esempio: “Dear Jess Smith”.
4. Scrivere il corpo dell’e-mail
Ogni e-mail inviata deve essere incentrata su un solo argomento. Quando scrivete il corpo, mantenete il messaggio al punto e conciso: a nessuno piace perdere tempo.
Il corpo dell’e-mail è il punto in cui si trasmette il messaggio e si indica lo scopo dell’e-mail. Il corpo dell’email deve essere conciso, diretto e trattare un solo argomento. Questo è particolarmente necessario nella scrittura di email professionali. Una volta scritto il corpo dell’email, è necessario aggiungere una frase di chiusura direttamente dopo di esso. Qui di seguito spieghiamo come scegliere la frase di chiusura e come concludere correttamente un’e-mail professionale.
5. Conclusione dell’e-mail: riga di chiusura, firma, firma
Il finale dell’e-mail è composto dalla riga di chiusura, dalla firma e infine dalla firma.
Il finale di un’e-mail deve sempre seguire la stessa struttura: si inizia con la riga di chiusura, poi si firma e infine si firma.
La frase di chiusura
L’aggiunta di una riga di chiusura collega l’e-mail e segnala la fine del messaggio. La riga di chiusura deve mostrare un ringraziamento e contenere una call-to-action (CTA). La CTA deve indicare al destinatario che il mittente si aspetta una risposta con dettagli o un’azione.
Esempi di frasi di chiusura di e-mail professionali
- Non vedo l’ora di sentirti.
- Fatemi sapere se avete bisogno di altro.
- Mi faccia sapere se ha altre domande.
- Grazie per il vostro tempo e la vostra considerazione.
La firma dell’e-mail
Dopo aver scritto il corpo dell’e-mail e aver incluso un invito all’azione nella riga di chiusura, potete scegliere una firma appropriata per l’e-mail.
Aggiungere la firma
L’ultimo passo per concludere l’e-mail è aggiungere la vostra firma dopo il sign-off dell’e-mail. La firma dell’e-mail deve sempre contenere il vostro nome e, se necessario, tutte le informazioni di cui il destinatario potrebbe aver bisogno per contattarvi. In un’email professionale, queste informazioni potrebbero includere il vostro titolo, il nome dell’azienda, il sito web dell’azienda e/o il numero di telefono. La firma dell’e-mail deve cambiare a seconda dell’interlocutore e dello scopo dell’e-mail.
Ricordate che se l’e-mail si trasforma in una conversazione più lunga, potete iniziare a usare una firma breve come “Cordiali saluti, nome”. È importante utilizzare una firma lunga con i dati di contatto e il nome dell’azienda solo per l’e-mail iniziale.
Esempi di firme e firme comuni
La firma e la sigla dell’e-mail dipendono dall’interlocutore e dallo scopo dell’e-mail. Ad esempio, se vi state candidando per un lavoro e volete mostrare il vostro portfolio online, dovreste includere un link al vostro sito web e un numero di contatto nella firma dell’e-mail.
Suggerimenti per la scrittura di e-mail
Evitare il gergo indesiderato
Solo perché dovete scrivere un’e-mail professionale, non significa che dovete cercare di sembrare intelligenti usando un gergo fastidioso. Un’e-mail professionale deve avere una struttura corretta ed essere scritta con un linguaggio quotidiano.
Mantenete la brevità e l’attinenza al punto
È sempre meglio scrivere e-mail più brevi e veloci da leggere. Se il destinatario vede lunghi paragrafi, potrebbe saltarli immediatamente: non fategli perdere tempo.
Correggete l’e-mail
Inviare un’e-mail ben scritta e professionale senza controllare l’ortografia e la grammatica significherebbe sprecare tutti gli sforzi fatti per scriverla. Ricordate che, come l’indirizzo e-mail e l’oggetto, l’ortografia e la grammatica di un’e-mail contribuiscono alla professionalità e all’autorevolezza della stessa.
Ricontrollate i campi del destinatario
Prima di cliccare su invia, tornate indietro e controllate i campi del destinatario. Assicuratevi di aver inviato l’e-mail alla persona giusta e di aver inserito l’indirizzo e-mail corretto. Quando si invia un’e-mail ci sono diversi campi destinatario. Il più comune è il primo, di solito etichettato come A:____. Qui si inserisce l’indirizzo e-mail del destinatario principale o primario, delle persone o del gruppo a cui verrà inviata l’e-mail.
Formattare l’e-mail
Per quanto riguarda la formattazione dell’email, assicuratevi di aver usato lo stesso carattere in tutta l’email. Inoltre, non giocate troppo con le dimensioni dei caratteri. Si consiglia di utilizzare un carattere tra i 10 e i 12 punti. Se volete evidenziare qualcosa di importante, potete metterlo in grassetto o sottolinearlo.