Il galateo delle e-mail: Come scrivere un'email professionale

C’è un’arte nella scrittura delle e-mail e per fortuna chiunque può acquisirla! Ci vuole solo un po’ di pratica. Non lasciate che la scrittura di e-mail richieda troppo tempo o provochi mal di testa: lasciate che vi aiutiamo noi! Abbiamo messo insieme una guida completa alla scrittura di e-mail che vi mostrerà come comporre un’e-mail professionale. In questa guida alle email trattiamo la scrittura di ogni parte dell’email, l’uso del linguaggio e il galateo delle email. E se avete domande senza risposta come: perché il galateo delle e-mail è importante e come scrivere un’e-mail professionale? Continuate a leggere! Abbiamo pensato a tutti i vostri dubbi sulla scrittura di un’e-mail!

Indice dei contenuti:

- Passi per scrivere un’e-mail

- Prima di dare l’invio

- Come ottenere un dominio e-mail personalizzato

Come scrivere un’e-mail

1. Il vostro indirizzo e-mail è importante: Quando qualcuno apre la propria casella di posta elettronica, vede immediatamente l’indirizzo e-mail del mittente - e sì, il vostro indirizzo e-mail è importante. Se inviate un’e-mail a un potenziale datore di lavoro o a un insegnante o a un professore e il vostro indirizzo e-mail è sugarplum(@)gmail(.)com o Hollyb64523(@)yahoo(.)com, è molto probabile che non apriranno la vostra e-mail e, se lo faranno, il vostro indirizzo e-mail non avrà fatto una buona prima impressione! Suggeriamo di utilizzare un dominio personalizzato e, fortunatamente, con Tuta Mail è possibile utilizzare facilmente il proprio dominio esclusivo!

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2. L’oggetto: Il nome del mittente e l’oggetto dell’e-mail sono la prima cosa che il destinatario legge all’arrivo dell’e-mail. Come l’indirizzo e-mail, anche l’oggetto è molto importante. L’oggetto è un fattore decisivo che spinge le persone a ignorare l’e-mail o ad aprirla. In ogni caso, la maggior parte delle volte il lettore ha già giudicato la vostra e-mail dalla sua prima impressione con l’oggetto, indipendentemente da ciò che è contenuto nel corpo dell’e-mail. Ora che sapete che l’oggetto è importantissimo per stabilire il tono e far leggere la vostra email, vi starete chiedendo cosa va scritto nell’oggetto dell’email. È facile: l’oggetto deve essere un breve e semplice riassunto dell’e-mail. Dopo aver letto l’oggetto dell’e-mail, il lettore dovrebbe avere un’idea di base dell’argomento dell’e-mail e dovrebbe attirare l’attenzione del destinatario tanto da spingerlo a cliccare e ad aprire l’e-mail.

Oggetti sicuri e professionali per diversi scenari:

- Richiesta di riunione: Richiesta di riunione [compito o progetto]

- Promemoria scadenza: Promemoria: Si avvicina la scadenza per l’invio di [compito o progetto].

- Domanda di lavoro: Candidatura per (posizione) - (Il tuo nome)

- Aggiornamento del progetto: (Nome del progetto) Aggiornamento: Finanziamento approvato

- Invito a un evento: Invito a [Nome dell’evento]

- Annuncio: Annuncio importante: Modifiche apportate a [Attività / progetto / riunione].

3. Usare un saluto appropriato: Sapere come iniziare un’e-mail inizia con il saluto. Suggeriamo di iniziare l’e-mail con un saluto positivo, che dipende da chi è il destinatario, dal rapporto che avete con lui e dall’intento dell’e-mail. Se state scrivendo a qualcuno che non avete mai incontrato o magari all’amministratore delegato dell’azienda, è sempre meglio mantenere un tono professionale e sicuro: vi consigliamo di iniziare con “Caro” Se conoscete la persona e avete comunicazioni regolari con lei, potreste iniziare l’e-mail con un semplice “Ciao” o “Ciao”. Il vecchio stile “A chi di dovere” può sembrare professionale, ma spesso viene visto come più freddo e impersonale. Quando si invia la prima e-mail è importante usare un saluto amichevole e appropriato; in seguito, se la conversazione si trasforma in un filo di e-mail o se si inviano molte e-mail avanti e indietro, di solito si può abbandonare il saluto.

Esempi di saluti appropriati:

- Caro signor Hutter,

- Cara Ashley Whyte,

- Salve signora Brown,

- Ciao Leigh,

- Cari colleghi / team,

Suggerimenti sui pronomi di genere: Quando si invia un’e-mail formale, è meglio usare “signor”, “signora” o “signorina” insieme al cognome del destinatario, ma solo se si conosce il suo pronome di genere preferito. Se non conoscete il pronome di genere del destinatario, vi consigliamo di usare il suo nome completo, ad esempio: Cara Jess Smith.

4. Scrivere il corpo dell’e-mail: Il corpo dell’e-mail è il punto in cui si condivide il messaggio completo e si menziona lo scopo dell’e-mail. Il corpo dell’e-mail deve essere breve, conciso e diretto. Una volta scritto il corpo dell’email, è necessario aggiungere una riga di chiusura direttamente dopo di esso. L’aggiunta di una riga di chiusura lega l’e-mail e segnala la fine del messaggio. La riga di chiusura deve contenere i ringraziamenti e una call-to-action (CTA). La CTA deve indicare al destinatario che il mittente si aspetta una risposta con dettagli o un’azione.

Ulteriori suggerimenti per la stesura del corpo:

- Evitare il gergo indesiderato: Solo perché dovete scrivere un’e-mail professionale, non significa che dovete cercare di sembrare intelligenti e usare un gergo indesiderato.

- È sempre meglio scrivere e-mail più brevi e veloci da leggere. Se il destinatario vede lunghi paragrafi, potrebbe saltarli immediatamente: non fategli perdere tempo.

Esempi di frasi di chiusura di e-mail professionali:

- Non vedo l’ora di sentirla.

- Mi faccia sapere se ha bisogno di qualcos’altro.

- Mi faccia sapere se ha altre domande.

- Grazie per il suo tempo e la sua considerazione.

Ora che avete scritto il corpo dell’e-mail e avete incluso un invito all’azione nella riga di chiusura, potete concludere ufficialmente l’e-mail con una firma professionale.

5. Come concludere un’e-mail: Per molte persone la chiusura di un’e-mail è un momento difficile: non si vuole sembrare troppo primitivi e corretti o troppo freddi. Cliccate qui per una guida approfondita su come concludere le vostre e-mail. Dopo la firma dell’e-mail è necessario includere il proprio nome e cognome e i dati di contatto.

I modi professionali più comuni per concludere un’e-mail:

- Cordiali saluti

- Cordiali saluti

- Con rispetto

- Cordiali saluti

- I migliori auguri

- Grazie

Prima di premere invio:

Ora che l’e-mail è stata scritta, ci sono altre cose da rivedere prima di cliccare sul pulsante di invio!

1. L’invio di un’e-mail ben scritta e professionale senza controllare l’ortografia e la grammatica sarebbe un completo spreco di tutti gli sforzi fatti per scriverla. Ricordate che, come l’indirizzo e-mail e l’oggetto, l’ortografia e la grammatica di un’e-mail contribuiscono alla professionalità e all’autorevolezza della stessa. Potete spuntare tutte le caselle di cui sopra, ma se la vostra e-mail è piena di errori di ortografia, sarà letta e vista male. Per quanto riguarda la formattazione dell’e-mail, assicuratevi di aver usato lo stesso carattere in tutta l’e-mail. Inoltre, non giocate troppo con le dimensioni dei caratteri. Si consiglia di utilizzare un carattere tra i 10 e i 12 punti. Se volete evidenziare qualcosa di importante, potete metterlo in grassetto o sottolinearlo. Se utilizzate Tuta Mail non dovrete preoccuparvi di modificare il carattere o la sua dimensione, perché le impostazioni predefinite vi consentiranno di ottenere un’e-mail ordinata e professionale fin dall’inizio.

2. Prima di cliccare su invia, tornate indietro e controllate icampi del destinatario. Assicuratevi di inviare l’e-mail alla persona giusta e di avere il suo indirizzo e-mail corretto. Quando si invia un’e-mail ci sono diversi campi destinatario. Il più comune è il primo, di solito etichettato come A:____. Qui si inserisce l’indirizzo e-mail del destinatario principale o primario, delle persone o del gruppo a cui verrà inviata l’e-mail. Esistono altri due campi aggiuntivi per i destinatari: CC e BCC.

Per evitare confusione, abbiamo riassunto i campi CC e BCC: Cosa significa CC nelle e-mail: CC sta per copia carbone. Se includete un indirizzo nel campo CC, questo riceverà la stessa e-mail che avete inviato al destinatario principale. L’uso del CC è un modo per tenere informati gli altri destinatari del messaggio inviato al destinatario principale senza rivolgersi direttamente a loro. In breve, si può mandare in CC un altro contatto per tenerlo informato e aggiornato sulle comunicazioni con il destinatario principale.

Cosa significa BCC nelle e-mail: come per il CC, anche il BCC è un destinatario. BCC è l’acronimo di blind carbon copy (copia carbone cieca) e la sua principale differenza rispetto a CC è che qualsiasi destinatario in BCC è nascosto. Pertanto, il destinatario principale dell’e-mail e le persone incluse nel CC non possono vedere l’indirizzo e-mail dei destinatari nel campo BCC. È sempre meglio assicurarsi che il destinatario principale sia consapevole di aver incluso altri destinatari nel BCC.

Come ottenere un dominio e-mail personalizzato:

Ora che sapete come comporre un’e-mail professionale, saprete che il primo passo per essere professionali è avere un buon indirizzo e-mail! E se utilizzate un provider di posta elettronica come Gmail, Yahoo o Outlook, è molto probabile che l’indirizzo e-mail scelto sia già occupato. Non stressatevi! Abbiamo una soluzione: Tuta Mail. Con Tuta Mail potete ottenere un indirizzo e-mail gratuito - e molto probabilmente il vostro nome completo è ancora disponibile con uno dei nostri domini gratuiti. Iscrivetevi qui.

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