Riepilogo rapido

1. Utilizzate un indirizzo e-mail professionale: Il vostro indirizzo e-mail dovrebbe essere il vostro nome completo e, se volete salire di livello, potete anche utilizzare un dominio personalizzato.

2. Oggetto chiaro: L’oggetto deve riassumere lo scopo dell’e-mail.

3. Saluto e finale appropriati: Assicuratevi di scegliere un saluto e un finale appropriati.

4. Scegliete lo stile corretto per il pubblico: Considerate chi state inviando per assicurarvi che il tono della vostra e-mail sia corretto. In caso di dubbio, è più sicuro un tono più formale rispetto a uno troppo informale.

5. Correggete le bozze prima di inviare: Controllate due volte l’ortografia e la grammatica e assicuratevi che l’e-mail sia comprensibile.

6. Controllate l’indirizzo e-mail del destinatario: Prima di inviare l’e-mail, accertatevi sempre di aver inviato il messaggio al destinatario corretto e non dimenticate di aggiungere i destinatari CC o BCC.

Seguite queste sei regole del galateo delle e-mail per far sì che le vostre e-mail risultino chiare ed educate e per evitare di commettere gli errori più comuni.

Cos’è il galateo delle e-mail?

Il galateo delle e-mail è un insieme di regole comunemente conosciute su come scrivere un’e-mail in modo appropriato. Il galateo delle e-mail può variare a seconda del settore in cui si lavora, dell’interlocutore e dello scopo dell’e-mail, ma ci sono sei regole generali di galateo da tenere sempre in considerazione ogni volta che si scrive un’e-mail. Un esempio di buon galateo delle e-mail è quello di scegliere un saluto appropriato. Quando si invia un’e-mail al proprio capo, ad esempio, si dovrebbe scegliere un saluto formale ed educato come “Ciao xx” invece dell’informale “Ehi!“.

Come per la stesura di un CV, anche per la scrittura delle e-mail c’è una certa abilità. Seguendo le sei regole del corretto galateo delle e-mail, vi assicurerete che le vostre e-mail siano appropriate e professionali e che eviterete malintesi.

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6 regole del galateo delle e-mail

1. Utilizzare un indirizzo e-mail professionale

L’indirizzo e-mail e l’oggetto costituiscono la prima impressione della vostra e-mail, poiché di solito sono le prime cose che il destinatario vede. Per questo motivo è importante utilizzare un indirizzo di posta elettronica professionale; se inviate un’e-mail a qualcuno dall’indirizzo Lol@gmail.com o HeyJoe@Yahoo.com, il destinatario potrebbe pensare che l’e-mail sia spam e potrebbe non leggerla.

Se state ancora utilizzando un indirizzo e-mail non professionale, vi consigliamo di creare un nuovo indirizzo e-mail utilizzando il vostro nome e cognome completo. Se volete apparire ancora più professionali, potete utilizzare il vostro nome di dominio o uno dei domini esclusivi di Tuta Mail.

2. Oggetto chiaro

Nell’oggetto di un’e-mail è necessario scrivere una frase breve e concisa che riassuma l’oggetto dell’e-mail o il suo scopo. Si consiglia di mantenere l’oggetto tra le sei e le dieci parole. Una volta che il destinatario dell’e-mail riceve la notifica, dovrebbe sapere da chi proviene l’e-mail, perché ha il suo nome e cognome nell’indirizzo, e dovrebbe avere un’idea dell’argomento dell’e-mail dall’oggetto.

Se l’oggetto dell’e-mail è troppo vago o non ha un oggetto, è probabile che l’e-mail non venga aperta.

3. Saluto e finale appropriati

Se l’e-mail inizia con un tipo di saluto sbagliato, ad esempio se è troppo informale in un ambiente formale, sembrerà poco professionale e potrebbe dare un tono sbagliato all’interpretazione del resto dell’e-mail. Per questo motivo, cercate sempre di iniziare la vostra e-mail con un saluto appropriato.

Analogamente al saluto, se il finale dell’e-mail è troppo formale o informale per l’ambiente, può essere interpretato in modo negativo. Come regola generale, prima di scrivere l’e-mail, dovreste considerare chi è il destinatario, il vostro rapporto con lui e lo scopo dell’e-mail. Queste semplici considerazioni vi aiuteranno a decidere se iniziare e terminare l’e-mail con un formale “Caro XX” e “Cordiali saluti, nome e cognome”, oppure con un più informale “Ciao XX” e “Cordiali saluti, nome”.

4. Scegliere lo stile corretto per il pubblico

Quando scrivete il corpo dell’e-mail, tenete presente il tono della vostra e-mail. Se state inviando un’e-mail al vostro capo o state facendo domanda di lavoro, vi consigliamo di scrivere sempre un’e-mail professionale, mentre se state inviando un’e-mail a un amico o a un collega che conoscete bene, potete essere più disinvolti.

In ogni caso, quando scrivete un’e-mail, evitate di usare un linguaggio troppo locale o gergale e, in caso di dubbi sul tono e sullo stile dell’e-mail, vi consigliamo di renderla formale piuttosto che informale.

5. Correggete sempre le bozze prima di inviare

Prima di premere il pulsante di invio, assicuratevi sempre di aver corretto l’e-mail. Quando correggete le bozze, dovete correggere eventuali errori di ortografia e grammatica e assicurarvi che il corpo dell’e-mail sia ben scritto e comprensibile. Sebbene possiate essere tentati di usare un AI per scrivere le email al posto vostro, vi suggeriamo di evitarlo perché è facile vedere quando qualcosa è stato scritto con l’AI e questo potrebbe essere visto come pigro e non professionale dal destinatario dell’email.

6. Controllare l’indirizzo e-mail del destinatario

Molte persone hanno commesso l’errore di inviare un’e-mail al destinatario sbagliato o hanno dimenticato di aggiungere i destinatari CC e BCC. Un modo semplice e veloce per assicurarsi di aver inviato un’e-mail al destinatario corretto è ricontrollare l’indirizzo del mittente e, se l’e-mail ha dei destinatari CC o BCC, controllare di averli aggiunti nei campi corretti.

Scrivere un’e-mail non deve essere necessariamente un compito difficile e, seguendo queste sei regole di galateo, è possibile migliorare notevolmente il tono e la professionalità dell’e-mail ed evitare errori comuni come l’ortografia o l’invio di un’e-mail al destinatario sbagliato.

Buon invio di e-mail e buon criptaggio!

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