Erfolgreich im professionellen E-Mail-Schreiben | gewusst wie!
Das Schreiben von E-Mails muss nicht schwierig sein. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie professionelle E-Mails schreiben.
Kurzanleitung zum Schreiben von E-Mails
Kurzanleitung zum Schreiben von E-Mails: Gehen Sie diese wichtigen Punkte durch, bevor Sie Ihre professionelle E-Mail schreiben.
1. Die Adresse: Ihre E-Mail Adresse muss professionell sein.
2. Betreffzeile: Die Betreffzeile muss den Zweck der E-Mail zusammenfassen.
3. Begrüßung: Die E-Mail-Begrüßung muss freundlich und angemessen sein.
4. Text: Halten Sie den Text kurz, prägnant und auf den Punkt gebracht.
5. Schlusszeile: Die Schlusszeile signalisiert das Ende einer E-Mail und muss einen Call-to-action enthalten.
6. Gruß: Beenden Sie die E-Mail mit einem angemessenen Gruß.
7. Unterschrift: Die Unterschrift kommt zuletzt und muss Ihren Namen und alle notwendigen Kontaktinformationen enthalten.
E-Mail-Beispiele: Wie schreibt man eine Dankes-E-Mail, eine Nachfass-E-Mail und wie schreibt man eine E-Mail an einen Professor oder Lehrer.
1. E-Mail an einen Professor oder Lehrer
Wenn Sie eine E-Mail an einen Professor oder Lehrer schreiben, müssen Sie nicht übermäßig professionell, sondern eher höflich und formell sein. Ein einfaches “Hallo, Name” ist für die Begrüßung angemessen, gefolgt von einer klaren und prägnanten Nachricht im Hauptteil der E-Mail, in der Sie den Grund für Ihre E-Mail angeben können. In Ihrem Schlusswort sollten Sie Ihrem Professor oder Lehrer mitteilen, welche Maßnahmen erforderlich sind. Wenn Sie beispielsweise einen Professor um ein Empfehlungsschreiben für eine Bewerbung bitten, könnte die Schlusszeile lauten: “Vielen Dank, dass Sie mir bei der Empfehlung geholfen haben. Darauf sollte eine höfliche und formelle E-Mail-Abschlussformel wie “Beste Wünsche, Name” folgen.
3. Wie man eine Dankes-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch schreibt
Wenn Sie E-Mails im Zusammenhang mit einer Bewerbung versenden, ist es immer gut, professionell und höflich zu bleiben. Wenn Sie sich zum Beispiel nach einem Vorstellungsgespräch per E-Mail bedanken möchten, können Sie die E-Mail mit “Sehr geehrter Herr Name” oder, wenn Sie es etwas weniger förmlich mögen, mit “Hallo, Herr Name” beginnen. Die zweite Zeile Ihrer E-Mail sollte Dankbarkeit ausdrücken: “Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit mir ein Vorstellungsgespräch zu führen”. Darauf könnte eine abschließende Zeile folgen: “Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, sie zu stellen. Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören” und schließlich eine förmliche Unterschrift “Mit freundlichen Grüßen, Name”.
1. Nutzen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Die E-Mail-Adresse und die Betreffzeile sind das Erste, was der E-Mail-Empfänger in seinen Benachrichtigungen und in seiner Mailbox sieht.
Wenn jemand seine Mailbox öffnet, sieht er sofort die E-Mail-Adresse des Absenders. Wenn Sie eine E-Mail an einen potenziellen Arbeitgeber, einen Lehrer oder Professor senden und dieser sieht, dass Ihre E-Mail-Adresse sugarplum(@)gmail(.)com oder Hollyb64523(@)yahoo(.)com lautet, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er Ihre E-Mail nicht öffnet, weil er sie für Spam hält, und wenn er sie doch öffnet, macht Ihre E-Mail-Adresse keinen guten ersten Eindruck. Wir raten Ihnen, eine eigene Domain zu verwenden, und mit Tuta Mail können Sie ganz einfach Ihre eigene exklusive Domain verwenden!
Wenn eine eigene Domain nicht in Frage kommt, sollten Sie zumindest Ihren echten Namen als Adresse in einem professionellen Kontext verwenden. Die beste E-Mail-Adresse ist vorname.nachname@… gefolgt von der Domain.
Wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihren echten Namen bei einem der großen Anbieter zu registrieren (weil alle Namen bereits verwendet werden), können Sie sich bei Tuta Mail für ein kostenloses E-Mail-Konto mit Ihrem Namen anmelden.
2. Die Betreffzeile
Die Betreffzeile der E-Mail muss auf den Punkt kommen und dem Empfänger eine Vorstellung davon vermitteln, worum es in der E-Mail geht.
Der Name des Absenders und die Betreffzeile der E-Mail sind das Erste, was der Empfänger in der E-Mail-Benachrichtigung und beim Öffnen seines Postfachs sieht. Aus diesem Grund ist die Betreffzeile ein wichtiger Faktor, der darüber entscheidet, ob der Empfänger Ihre E-Mail ignoriert oder öffnet.
Tatsächlich beurteilen E-Mail-Empfänger E-Mails anhand des ersten Eindrucks, den die Betreffzeile hinterlässt - unabhängig davon, was im Text der E-Mail steht.
Da Sie nun wissen, dass die Betreffzeile sehr wichtig ist, um den Ton anzugeben und dafür zu sorgen, dass Ihre E-Mail gelesen wird, fragen Sie sich vielleicht, was in die Betreffzeile der E-Mail gehört. Nun, das ist ganz einfach: Die Betreffzeile sollte eine einfache, kurze Zusammenfassung der E-Mail sein. Nachdem der Empfänger die Betreffzeile der E-Mail gelesen hat, sollte er eine Vorstellung vom Thema der E-Mail haben, und die Betreffzeile sollte genug Aufmerksamkeit erregen, damit er sie öffnet.
Professionelle Betreffzeilen für verschiedene Szenarien
- Besprechungsanfrage: Besprechung für [Aufgabe oder Projekt]
- Terminerinnerung: Erinnerung: Einreichungsfrist für [Aufgabe oder Projekt]
- Projekt-Update: [Name des Projekts] Update: Finanzierung bewilligt
- Einladung zur Veranstaltung: Einladung zu [Name der Veranstaltung]
- Ankündigung: Wichtige Ankündigung: Änderungen bei [Aufgabe / Projekt / Sitzung]
3. Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung
Die E-Mail-Begrüßung sollte davon abhängen, wer der Empfänger der E-Mail ist, in welcher Beziehung Sie zu ihm stehen und welchen Zweck die E-Mail hat. Wenn es um das Verfassen professioneller E-Mails geht, muss die Begrüßung im Allgemeinen immer höflich sein.
Sobald Sie den Betreff geschrieben haben, sollten Sie die E-Mail mit einer Begrüßung beginnen. E-Mail-Begrüßungen sollten positiv und höflich sein - die Wahl der Begrüßung hängt davon ab, wer der Empfänger ist, in welcher Beziehung Sie zu ihm stehen und was der Zweck der E-Mail ist.
Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie noch nie getroffen haben, oder an den Geschäftsführer des Unternehmens, ist es immer besser, professionell und respektvoll zu sein. Im Gegensatz dazu ist ein einfaches “Hallo Name” oder “Hallo Name” angemessen, wenn Sie die Person kennen und regelmäßig mit ihr kommunizieren.
Wie wäre es mit “To whom it may concern”? Diese altmodische Begrüßung mag zwar professionell wirken, wird aber oft als kalt und unpersönlich empfunden - wir empfehlen stattdessen “Sehr geehrter Name”.
Denken Sie daran, dass es bei der ersten E-Mail wichtig ist, eine freundliche und angemessene Begrüßung zu verwenden, und dass Sie danach, wenn sich die E-Mail in einen E-Mail-Thread verwandelt, in den meisten Fällen die formelle Begrüßung weglassen können.
Professionelle und zwanglose E-Mail-Grüße
- Förmlich: Sehr geehrter Herr Hutter,
- Förmlich: Liebe Ashley Whyte,
- Formell: Liebe Kolleginnen und Kollegen / Liebes Team,
- Zwanglos: Hallo Ms. Brown,
- Lässig: Hallo Leigh,
- Zwanglos: Hallo Team / Zusammen
Tipps zu Geschlechterpronomen: Wenn Sie eine E-Mail senden, verwenden Sie am besten “Herr” oder “Frau” zusammen mit dem Nachnamen des Empfängers - allerdings nur, wenn Sie die bevorzugten Geschlechterpronomen kennen. Wenn Sie das Geschlechtspronomen des Empfängers nicht kennen, empfehlen wir Ihnen, stattdessen den vollständigen Namen zu verwenden, z. B.: “Guten Tag Jess Smith”.
4. Verfassen des Textes der E-Mail
Jede E-Mail, die Sie versenden, sollte sich nur auf ein Thema konzentrieren. Achten Sie beim Verfassen des Textes darauf, dass die Nachricht kurz und prägnant ist - niemand verschwendet gerne seine Zeit.
Im Hauptteil Ihrer E-Mail vermitteln Sie die Botschaft und nennen den Zweck der E-Mail. Der Text sollte kurz und bündig sein und nur ein Thema behandeln. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben. Nachdem Sie den Hauptteil der E-Mail geschrieben haben, müssen Sie direkt danach ein Schlusswort hinzufügen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein Schlusswort auswählen und wie Sie eine professionelle E-Mail richtig beenden.
5. Beenden der E-Mail: Schlusswort, Gruß, Unterschrift
Das Ende der E-Mail besteht aus der Schlusszeile, der Abmeldung und Ihrer Unterschrift.
Das Ende einer E-Mail muss immer der gleichen Struktur folgen: beginnen Sie mit dem Schlusswort, dann der Gruß und schließlich Ihre Unterschrift.
Die Schlusszeile
Das Hinzufügen einer Schlusszeile fasst die E-Mail zusammen und signalisiert das Ende Ihrer Nachricht. Die Schlusszeile muss eine Danksagung und eine Handlungsaufforderung (Call-to-Action, CTA) enthalten. Der CTA sollte dem Empfänger zeigen, dass der Absender eine Antwort mit Details oder eine Aktion erwartet.
Beispiele für professionelle E-Mail-Schlusszeilen
- Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
- Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie noch etwas brauchen.
- Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Fragen haben.
- Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Ihr Interesse.
Der E-Mail-Gruß
Nachdem Sie den Text der E-Mail verfasst und eine Handlungsaufforderung in die Schlusszeile eingefügt haben, können Sie einen geeigneten Gruß für die E-Mail wählen.
Fügen Sie Ihre Signatur hinzu
Der letzte Schritt zur Beendigung der E-Mail ist das Hinzufügen Ihrer Signatur nach der E-Mail-Abschlusszeile. Die Signatur der E-Mail muss immer Ihren Namen und ggf. Informationen enthalten, die der Empfänger benötigt, um mit Ihnen in Kontakt zu treten. In einer professionellen E-Mail könnte dies Ihren Titel, den Firmennamen, die Firmenwebsite und/oder Ihre Telefonnummer beinhalten. Ihre E-Mail-Signatur sollte sich ändern, je nachdem, mit wem Sie in Kontakt treten und welchen Zweck die E-Mail hat.
Denken Sie daran, wenn die E-Mail zu einer längeren Unterhaltung wird, können Sie eine kurze Signatur wie “Mit freundlichen Grüßen” verwenden. Es ist nur wichtig, eine lange Signatur mit relevanten Kontaktdaten/dem Firmennamen für die erste E-Mail zu verwenden.
Beispiele für gängige Grüße und Signaturen
Der E-Mail-Gruß und die Signatur hängen davon ab, an wen Sie eine E-Mail schreiben und welchen Zweck die E-Mail hat. Wenn Sie sich beispielsweise um eine Stelle bewerben und Ihr Online-Portfolio vorstellen möchten, sollten Sie in der E-Mail-Signatur einen Link zu Ihrer Website und Ihre Kontaktnummer angeben.
Tipps zum Schreiben von E-Mails
Vermeiden Sie unerwünschten Fachjargon
Nur weil Sie eine professionelle E-Mail schreiben müssen, heißt das nicht, dass Sie versuchen müssen, durch lästigen Jargon schlau zu klingen. Eine professionelle E-Mail muss die richtige Struktur haben und in Alltagssprache verfasst sein.
Kurz und prägnant ist besser
Es ist immer besser, kürzere E-Mails zu schreiben, die schnell zu lesen sind. Wenn der Empfänger lange Absätze sieht, überspringt er sie vielleicht sofort - verschwenden Sie nicht die Zeit des Lesers.
Lesen Sie die E-Mail Korrektur
Wenn Sie Ihre gut geschriebene, professionelle E-Mail verschicken, ohne Rechtschreibung und Grammatik zu überprüfen, wäre das eine völlige Verschwendung all der Mühe, die Sie in das Schreiben gesteckt haben. Denken Sie daran: Wie Ihre E-Mail-Adresse und die Betreffzeile tragen auch Rechtschreibung und Grammatik zur Professionalität und Autorität Ihrer E-Mail bei.
Überprüfen Sie die Empfängerfelder doppelt
Bevor Sie auf Senden klicken, überprüfen Sie noch einmal die Empfängerfelder. Vergewissern Sie sich, dass Sie die E-Mail an die richtige Person senden und dass Sie die richtige E-Mail-Adresse angegeben haben. Beim Senden einer E-Mail gibt es verschiedene Empfängerfelder. Meist muss das erste, das normalerweise mit To:____ bezeichnet ist, verwendet werden. Hier tragen Sie die E-Mail-Adresse des Hauptempfängers, der Person oder der Gruppe ein, an die Ihre E-Mail gesendet werden soll.
Formatieren Sie die E-Mail
Achten Sie bei der Formatierung der E-Mail darauf, dass Sie in der gesamten E-Mail die gleiche Schriftart verwenden. Außerdem sollten Sie nicht zu sehr mit der Schriftgröße spielen. Wir empfehlen, eine Schriftgröße zwischen 10 und 12 Punkt zu verwenden. Wenn Sie etwas Wichtiges hervorheben möchten, können Sie es entweder fett drucken oder unterstreichen.