E-Mail-Knigge: Wie man eine professionelle E-Mail schreibt
Top Tipps wie Sie am besten professionelle E-Mails an Arbeitgeber, Kollegen, Lehrer und andere verfassen!
Das Schreiben von E-Mails ist eine Kunst, und zum Glück kann sie jeder erlernen! Es braucht nur etwas Übung. Lassen Sie nicht zu, dass das Schreiben von E-Mails übermäßig viel Zeit in Anspruch nimmt oder Kopfschmerzen verursacht - lassen Sie sich von uns helfen! Wir haben eine umfassende Anleitung zum Schreiben von E-Mails zusammengestellt, die Ihnen zeigt, wie Sie eine professionelle E-Mail verfassen können. In diesem E-Mail-Leitfaden gehen wir auf die einzelnen Teile einer E-Mail, Ihren Sprachgebrauch und die E-Mail-Etikette ein. Und wenn Sie Fragen haben wie: Warum ist die E-Mail-Etikette wichtig und wie schreibt man eine professionelle E-Mail? Lesen Sie weiter! Wir werden alle Ihre Fragen zum Schreiben von E-Mails beantworten!
Inhaltsverzeichnis:
- Schritte zum Schreiben einer E-Mail
- Bevor Sie auf Senden klicken
- Wie Sie eine eigene E-Mail-Domain bekommen
Wie man eine E-Mail schreibt
1. Ihre E-Mail-Adresse ist wichtig
Wenn jemand seine Mailbox öffnet, sieht er sofort die E-Mail-Adresse des Absenders - und ja, Ihre E-Mail-Adresse ist wichtig. Wenn Sie eine E-Mail an einen potenziellen Arbeitgeber oder an Ihren Lehrer oder Professor senden und dieser sieht, dass Ihre E-Mail-Adresse sugarplum(@)gmail(.)com oder Hollyb64523(@)yahoo(.)com lautet, wird er Ihre E-Mail höchstwahrscheinlich nicht öffnen, und wenn doch, hat Ihre E-Mail-Adresse keinen guten ersten Eindruck hinterlassen! Wir raten Ihnen, eine eigene Domain zu verwenden, und mit Tuta Mail können Sie ganz einfach Ihre eigene exklusive Domain verwenden!
Unabhängig davon, ob Sie Gmail, Outlook oder Yahoo verwenden, sollten Sie in einem beruflichen Kontext zumindest Ihren echten Namen als E-Mail-Adresse verwenden. Die beste E-Mail-Adresse ist also vorname.nachname@…, gefolgt von der E-Mail-Domäne.
Wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihren echten Namen bei einem der großen Anbieter zu registrieren (weil dort bereits alle Namen vergeben sind), können Sie Tuta Mail wählen, um sich für ein kostenloses E-Mail-Konto mit Ihrem Namen anzumelden.
2. Die Betreffzeile
Der Name des Absenders und die Betreffzeile der E-Mail sind das erste, was der Empfänger liest, wenn Ihre E-Mail ankommt. Wie Ihre E-Mail-Adresse ist auch die Betreffzeile sehr wichtig. Die Betreffzeile ist ein wichtiger Faktor, der darüber entscheidet, ob die E-Mail ignoriert oder geöffnet wird. So oder so, in den meisten Fällen hat der Leser Ihre E-Mail bereits anhand des ersten Eindrucks in der Betreffzeile beurteilt - unabhängig davon, was im Text der E-Mail steht. Da Sie nun wissen, dass die Betreffzeile sehr wichtig ist, um den Ton anzugeben und dafür zu sorgen, dass Ihre E-Mail gelesen wird, fragen Sie sich vielleicht, was in die Betreffzeile der E-Mail gehört. Nun, das ist ganz einfach: Die Betreffzeile sollte eine einfache, kurze Zusammenfassung der E-Mail sein. Nachdem der Empfänger die Betreffzeile gelesen hat, sollte er eine Vorstellung davon haben, worum es in der E-Mail geht, und sie sollte so viel Aufmerksamkeit erregen, dass der Empfänger sie anklickt und öffnet.
Sichere und professionelle Betreffzeilen für verschiedene Szenarien
- Besprechungsanfrage: Anfrage für [Aufgabe oder Projekt] Besprechung
- Terminerinnerung: Erinnerung: Abgabetermin für [Aufgabe oder Projekt]
- Stellenbewerbung: Bewerbung für (Position) - (Ihr Name)
- Projekt-Update: (Name des Projekts) Update: Finanzierung bewilligt
- Einladung zu einer Veranstaltung: Einladung zu [Name der Veranstaltung]
- Ankündigung: Wichtige Ankündigung: Änderungen an [Aufgabe/Projekt/Sitzung]
3. Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung
Das Wissen, wie man eine E-Mail beginnt, beginnt mit der Begrüßung. Wir empfehlen, die E-Mail mit einer positiven Begrüßung zu beginnen, die davon abhängt, wer der Empfänger ist, in welcher Beziehung Sie zu ihm stehen und was die Absicht der E-Mail ist. Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie noch nie getroffen haben, oder vielleicht an den CEO des Unternehmens, ist es immer besser, professionell und respektvoll zu bleiben: Wir empfehlen, mit “Sehr geehrte/r” zu beginnen. Wenn Sie die Person kennen und regelmäßig mit ihr kommunizieren, können Sie die E-Mail mit einem einfachen “Hallo” oder “Hello” beginnen. Das altmodische “To whom it may concern” wirkt zwar professionell, wird aber oft als kalt und unpersönlich empfunden. Wenn Sie die erste E-Mail senden, ist es wichtig, eine freundliche und angemessene Begrüßung zu verwenden, und danach, wenn es sich zu einem E-Mail-Thread entwickelt oder viele E-Mails hin und her geschickt werden, ist es normalerweise in Ordnung, die Begrüßung wegzulassen.
Beispiele für eine angemessene E-Mail-Begrüßung
- Sehr geehrter Herr Hutter,
- Sehr geehrte Ashley Whyte,
- Hallo Ms. Brown,
- Hallo Leigh,
- Sehr geehrte Kollegen / Team,
Tipps zu Geschlechterpronomen: Wenn Sie eine formelle E-Mail senden, verwenden Sie am besten “Herr” oder “Frau” zusammen mit dem Nachnamen des Empfängers - allerdings nur, wenn Sie die bevorzugten Geschlechtspronomen kennen. Wenn Sie das Geschlechtspronomen des Empfängers nicht kennen, empfehlen wir, stattdessen den vollständigen Namen zu verwenden, z. B.: Liebe/r Jess Smith.
4. Schreiben Sie den Hauptteil der E-Mail
Im Hauptteil Ihrer E-Mail teilen Sie die vollständige Nachricht mit und nennen den Zweck der E-Mail. Der Text der E-Mail sollte kurz, prägnant und auf den Punkt gebracht sein. Wenn Sie den Text der E-Mail geschrieben haben, sollten Sie direkt danach eine Schlusszeile einfügen. Ein Schlusswort signalisiert das Ende Ihrer Nachricht. Die Schlusszeile muss eine Danksagung und einen Call-to-Action (CTA) enthalten. Der CTA sollte dem Empfänger zeigen, dass der Absender eine Antwort mit Details oder eine Aktion erwartet.
Weitere Tipps zum Verfassen des Textes
- Vermeiden Sie unerwünschten Fachjargon: Nur weil Sie eine professionelle E-Mail schreiben müssen, heißt das nicht, dass Sie versuchen müssen, klug zu klingen und unerwünschten Fachjargon zu verwenden.
- Fassen Sie sich kurz und bündig: Es ist immer besser, kürzere E-Mails zu schreiben, die schnell zu lesen sind. Wenn der Empfänger lange Absätze sieht, überspringt er sie vielleicht sofort - verschwenden Sie nicht die Zeit des Lesers.
Beispiele für professionelle E-Mail-Schlusszeilen
- Ich freue mich, von Ihnen zu hören.
- Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie noch etwas brauchen.
- Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Fragen haben.
- Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Ihr Interesse.
Nachdem Sie nun den Text der E-Mail verfasst und eine Handlungsaufforderung in die Schlusszeile aufgenommen haben, können Sie die E-Mail offiziell mit einem professionellen Abschied beenden.
5. Wie man eine E-Mail beendet
Für viele Menschen ist das Ende einer E-Mail eine heikle Angelegenheit: Sie wollen nicht zu prüde und korrekt oder zu kühl klingen. Klicken Sie hier für eine ausführliche Anleitung, wie Sie Ihre E-Mails beenden. Nach dem E-Mail-Abschied sollten Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Kontaktdaten angeben.
Die gebräuchlichsten professionellen Arten, eine E-Mail zu beenden:
- Mit freundlichen Grüßen
- Hochachtungsvoll
- Beste Wünsche
- Dankeschön
Bevor Sie auf Senden klicken
Nun, da das Schreiben der E-Mail abgeschlossen ist, gibt es noch einige andere Dinge zu überprüfen, bevor Sie auf die Schaltfläche “Senden” klicken!
1. Korrekturlesen und Formatieren der E-Mail
Das Versenden Ihrer gut geschriebenen, professionellen E-Mail ohne Überprüfung von Rechtschreibung und Grammatik wäre eine völlige Verschwendung der Mühe, die Sie in das Schreiben der E-Mail gesteckt haben. Denken Sie daran: Wie Ihre E-Mail-Adresse und die Betreffzeile tragen auch Rechtschreibung und Grammatik zu Professionalität und Autorität Ihrer E-Mail bei. Sie können alle oben genannten Punkte abhaken, aber wenn Ihre E-Mail mit Rechtschreibfehlern gespickt ist, wird sie sich schlecht lesen und Sie schlecht aussehen lassen. Achten Sie bei der Formatierung der E-Mail darauf, dass Sie in der gesamten E-Mail dieselbe Schriftart verwenden. Außerdem sollten Sie nicht zu sehr mit der Schriftgröße spielen. Wir empfehlen eine Schriftgröße zwischen 10 und 12 Punkten. Wenn Sie etwas Wichtiges hervorheben möchten, können Sie es entweder fett drucken oder unterstreichen. Wenn Sie Tuta Mail verwenden, brauchen Sie sich nicht um die Änderung der Schriftart oder -größe zu kümmern, denn die Standardeinstellungen sorgen von Anfang an für eine saubere und professionell aussehende E-Mail.
2. Überprüfen Sie die Empfängerfelder
Bevor Sie auf “Senden” klicken, nehmen Sie sich einen kurzen Augenblick Zeit und überprüfen Sie Ihre Empfängerfelder. Vergewissern Sie sich, dass Sie die E-Mail an die richtige Person senden und dass Sie die richtige E-Mail-Adresse haben. Beim Senden einer E-Mail gibt es verschiedene Empfängerfelder. Das häufigste ist das erste, das normalerweise mit To:____ beschriftet ist. Hier tragen Sie die E-Mail-Adresse des Hauptempfängers, der Person oder der Gruppe ein, an die Ihre E-Mail gesendet werden soll. Es gibt noch zwei weitere Empfängerfelder: CC und BCC.
Um Verwirrung zu vermeiden, haben wir die Empfängerfelder CC und BCC für Sie zusammengefasst: Was bedeutet CC in E-Mails: CC steht für Carbon Copy. Wenn Sie eine Adresse in das CC-Feld eintragen, erhält diese die gleiche E-Mail, die Sie an den primären E-Mail-Empfänger gesendet haben. Mit CC können Sie andere E-Mail-Empfänger über die Nachricht informieren, die Sie an Ihren Hauptempfänger geschickt haben, ohne sie direkt anzusprechen. Kurz gesagt, Sie können einen anderen Kontakt mit CC versehen, um ihn über Ihre Kommunikation mit dem Hauptempfänger auf dem Laufenden zu halten.
Was bedeutet BCC in E-Mails: Ähnlich wie bei CC gibt es auch einen BCC-Empfänger. BCC steht für Blind Carbon Copy und der Hauptunterschied zu CC besteht darin, dass alle Empfänger im BCC ausgeblendet werden. Der primäre E-Mail-Empfänger und alle Personen, die im CC enthalten sind, können die E-Mail-Adressen der Empfänger im BCC-Feld also nicht sehen. Beachten Sie, dass es immer besser ist, sicherzustellen, dass der primäre E-Mail-Empfänger weiß, dass Sie zusätzliche Empfänger in das BCC-Feld aufgenommen haben.
Wie man eine benutzerdefinierte E-Mail-Domäne erhält
Da Sie nun wissen, wie man eine professionelle E-Mail verfasst, wissen Sie auch, dass der erste Schritt zur Professionalität eine gute E-Mail-Adresse ist! Und wenn Sie einen E-Mail-Anbieter wie Gmail, Yahoo oder Outlook verwenden, ist es sehr wahrscheinlich, dass die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse bereits vergeben ist. Kein Grund zur Sorge! Wir haben eine Lösung - Tuta Mail. Mit Tuta Mail können Sie eine kostenlose E-Mail-Adresse erhalten - und höchstwahrscheinlich ist Ihr vollständiger Name noch unter einer unserer kostenlosen Domains verfügbar. Melden Sie sich hier an.
Denken Sie an einen Neuanfang? Klicken Sie hier, um zu sehen, wie Tuta im Vergleich zu Gmail abschneidet. Wenn Sie bereit sind, Ihr Gmail-Konto zu löschen, befolgen Sie diese Schritte für einen schnellen und einfachen Ausstieg aus Gmail.
Tuta bietet ein vollständig verschlüsseltes Postfach, das Ihren Empfängern signalisiert, dass Sie sich um ihre Sicherheit und Privatsphäre kümmern, und Ihre E-Mails noch professioneller aussehen lässt. Wenn Sie sich für ein kostenpflichtiges Paket mit der Option “Custom Domain” entscheiden, können Sie unbegrenzt viele E-Mail-Adressen mit Ihrer eigenen Domain einrichten und Catch-All verwenden. Lesen Sie hier, warum dies wichtig ist und wie E-Mail-Aliasadressen Ihre Sicherheit und Privatsphäre im Internet verbessern können.
Tuta Mail ist auf allen Plattformen verfügbar und wird mit einem kostenlosen Desktop-Client für Linux, MacOS, Windows und kostenlosen mobilen Apps für Android und iOS geliefert, die das Schreiben und Senden von E-Mails einfach, bequem und privat machen!
Tuta Mail ist sowohl für private als auch für geschäftliche Konten verfügbar, jedes mit seinem eigenen, auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Funktionesumfang.
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