電子メールのエチケット - 最も重要な6つのルール
メールマナーを守ってメールを書けば、礼儀正しくプロフェッショナルな印象を与え、気まずい誤解を避けることができます。このガイドでは、Eメールエチケットに欠かせない6つのルールを学び、Eメール作成スキルを短期間でレベルアップさせましょう。
簡単なまとめ
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プロフェッショナルなEメールアドレスを使いましょう:Eメールアドレスはフルネームで、さらにレベルを上げたいなら、独自ドメインを使うこともできる。
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件名は明確に:件名はメールの目的を要約したものにしましょう。
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適切な挨拶と文末:適切な挨拶と結びの言葉を選びましょう。
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相手に合ったスタイルを選びましょう:メールのトーンが正しいかどうか、誰にメールを送るのかを考えましょう。疑問がある場合は、くだけすぎるよりもフォーマルなトーンにした方が無難です。
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送信前に校正する:スペルや文法をダブルチェックし、理解しやすいメールにしましょう。
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受信者のメールアドレスを確認する:メールを送信する前に、送信先が正しいかどうか常に確認し、CCやBCCの受信者を追加するのを忘れないようにしましょう。
メールマナーの6つのルールを守って、明瞭で丁寧なメールを送りましょう。
メールマナーとは？
メールマナーとは、一般的に知られている、適切なメールの書き方のルールのことです。業種や相手、メールの目的によって異なりますが、メールを書く際には必ず考慮すべき6つの一般的なエチケットルールが あります。良いメールマナーの一例は、適切なメールの挨拶を選ぶことです。例えば上司にメールを送るときは、“Hey!”というくだけた挨拶ではなく、“Hello xx “のようなフォーマルで丁寧な挨拶を選びます。
履歴書の書き方と同じように、メールの書き方にも技術があります。正しいEメールマナーの 6つのルールに従うことで、あなたのEメールが適切でプロフェッショナルなものになり、Eメールによる誤解を避けることができます。
メールマナー6つのルール
1.プロフェッショナルなメールアドレスを使う
メールアドレスと件名は、メールの第一印象を決めます。Lol@gmail.comやHeyJoe@Yahoo.comのようなアドレスでメールを送ると、受信者は迷惑メールだと思い、メールを読まずに終わってしまうかもしれません。
もしあなたがまだプロらしくないメールアドレスを使っているのであれば、フルネームで新しいメールアドレスを作ることをお勧めします。よりプロフェッショナルに見せたいのであれば、独自のドメイン名を使うか、ツタメール独自のドメインを使うこともできます。
2.わかりやすい件名
メールの件名は、そのメールが何についてのメールなのか、またはその目的は何なのかを要約した、簡潔で短い文章を書く必要があります。件名は6～10文字程度にすることをお勧めします。メールの受信者は、アドレスに自分のフルネームが記載されているため、メールの受信通知を受け取れば、そのメールが誰からのものかがわかるはずですし、件名からメールのトピックについても見当がつくはずです。
メールの件名が漠然としすぎていたり、件名のないメールは、開封されない可能性もあります。
3.適切な挨拶と語尾
フォーマルな場でカジュアルすぎるなど、間違ったタイプの挨拶でメールが始まると、プロらしくない印象を与え、残りのメールの解釈の仕方も間違ってしまう可能性があります。このため、常に適切な挨拶でメールを始めるようにしましょう。
メールの挨拶と同様に、メールの文末がフォーマルすぎたり、場違いだったりすると、否定的に解釈される可能性があります。一般的なルールとして、メールを書く前に、相手が誰なのか、相手と自分の関係、そしてメールの目的を考える必要があります。このような簡単な配慮が、メールの最初と最後を「拝啓○○様」「よろしくお願いいたします、フルネーム」というフォーマルなものにするか、「こんにちは○○様」「最高です、お名前」というカジュアルなものにするかを決める助けになります。
4.相手に合ったスタイルを選ぶ
メール本文を書くときは、メールのトーンに気をつけましょう。上司にメールを送る場合や求人に応募する場合は、常にプロフェッショナルなメールを書くことをお勧めしますが、友人やよく知っている同僚にメールを送る場合は、もっとカジュアルでも構いません。
また、メールのトーンやスタイルに迷ったら、インフォーマルではなくフォーマルにすることをお勧めします。
5.送信前には必ず校正を
急いで送信ボタンを押す前に、必ずメールの校正をしましょう。校正の際には、スペルミスや文法ミスを直し、メール本文がきちんと書かれているか、理解しやすいかを確認しましょう。AIメールライターを利用してメールを書いてもらいたいと思うかもしれませんが、AIで書かれたものはすぐにわかりますし、メールの受信者にとっては怠慢でプロフェッショナルではないと思われる可能性があるので、避けたほうがよいでしょう。
6.受信者のメールアドレスを確認する
多くの人が、メールの宛先を間違えたり、CCやBCCの追加を忘れてしまったりしています。正しい受信者にメールを送るための簡単な方法は、送信者アドレスを再確認し、CCやBCCの受信者がいる場合は、正しいフィールドに追加されていることを確認することです。
メールマナーの6つのルールに従うことで、メールのトーンやプロフェッショナリズムを大幅に向上させることができ、スペルミスや間違った宛先へのメールなど、よくあるメールのミスを避けることができます。
ハッピーメール、ハッピー暗号化！