今日、多くの人がAIメールライターを使いたがりますが、これはメールを作成するのに最適な方法ではありません。問題なのは、メールライターが使われていることに受信者が気づいてしまい、最初から怠け者で創造性がないと判断されてしまうことだ。せっかくの第一印象が台無しになり、せっかくのメールも無駄になってしまいます。特に、申し込みや自己紹介、重要な業務連絡など、重要なメールを書くときは、自分の言葉で書くのが一番です。朗報です:このクイック・ガイドを読めば、すぐに素敵な挨拶でメールを始めることができます。一度覚えてしまえば、AIメールライターを使わなくても、素早く簡単にメールを書くことができます。
メールの書き方クイックガイド
_電子メールを始める方法クイックガイド:Eメールを始める前に、以下のポイントを確認してください。
始める前に、常に考えること:
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誰に メールを送るのか？
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相手の好む代名詞は ？
-
なぜ このメールを送るのか？
構造を正しく理解する
1.挨拶 メールの書き出しには、まず挨拶を選びます。メールの挨拶は、受信者やメールの目的によってフォーマルにもカジュアルにもなります。
2.冒頭の一行: 挨拶文の次に、メールの冒頭行を書きますが、これも挨拶文と同様、メールの目的によって異なります。
挨拶文
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どのようなシチュエーションでも使えるフォーマルな 挨拶拝啓
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カジュアルでフレンドリーな 挨拶こんにちは / こんにちは
冒頭の行
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プロフェッショナル: お元気でお過ごしでしょうか？
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カジュアル＆フレンドリー: お変わりなくお過ごしのことと存じます。
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To the point: 私があなたに連絡した理由は…
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感謝の気持ちを伝える: ありがとうございます。
避けるべきこと
- メールの挨拶や名前を書かない
- フォーマルまたはプロフェッショナルな文脈でカジュアルにならないこと
- 間違った代名詞やスペルミス
Eメールが日常生活の一部となり、最も一般的な文書コミュニケーションの1つとなっている今、適切なEメールの挨拶と冒頭行でメッセージを始めることは非常に重要です。メールの書き出しは、文章のトーンを整え、プロフェッショナリズムを示し、受信者に読み進めるよう促します。もしかしたら、先生へのメールの書き出しや、教授へのメールの書き出しに迷っているかもしれません。このクイック詳細ガイドでは、メールの始め方、挨拶と冒頭行の例、メールを始める際に避けるべきことについて見ていきます。
メールを書き始める前に考慮すべきこと
メールを書き始める前に、以下の3つの質問を自分に投げかけてみましょう。
Eメールを書き始める前に、以下の3つのことを考慮し、ミスのないスムーズなEメール作成を心がけましょう。
1.誰にメールを送るのか？
メールの挨拶文は、相手に合わせて選びましょう。長い付き合いの同僚にメールを送るのであれば、もっとリラックスした挨拶でもいいでしょう。就職応募のためのメールや教授へのメールでは、プロフェッショナルでフォーマルな挨拶になるでしょう。
挨拶は、一人なのか、数人なのか、それともグループなのかによって変わることを覚えておいてください 。
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2.相手の好む代名詞は？
宛名を書くときには、相手の名前を正確に綴り、正しい性別の代名詞を使うことが大切です。フォーマルなEメールを書く場合、私たちは通常「Mr.
相手の性別の代名詞がわからない場合は、フルネームで呼びかけるのがベストです。例えば、「Dear Lora Huges.
3.なぜメールを送るのか／その理由は？
メールを書くプロセス全体を簡単にする最後の配慮は、なぜメールを送るのか、言い換えれば、メールを送る理由は何なのかを自問することです。メールを書き始める前にこのことを考えることで、何を伝えたいのか、よりプロフェッショナルな口調にする必要があるのか、それともカジュアルな口調にする必要があるのかがより明確になります。
プロフェッショナルなメールの書き方
プロフェッショナルなメールを送るときは、“Dear “の後に相手の名前を続けます。
プロフェッショナルなメールの書き出しには、“Dear “を使うのが無難です。 これは、プロフェッショナルでフォーマルな印象を与えたいときに世界中で使われている、よく知られたメールの挨拶です。「Dear “は、カバーレターやビジネスレターなど、プロフェッショナリズムを必要とする場面で使われる無難な挨拶文です。
- ハッター様
- アシュリー・ホワイティ様
カジュアルでフレンドリーなEメールの挨拶
あまり堅苦しくする必要がない場合は、カジュアルでフレンドリーな “Hi “や “Hello “が良いでしょう。
“Hello “と “Hi “は一般的なEメールの挨拶で、形式は様々です。Hi “はカジュアルな挨拶で、同僚や顔見知りの間で広く使われています。一方、“Hello “はもう少しフォーマルです。Hello “は極端にフォーマルではありませんが、親しみやすくストレートな挨拶として広く受け入れられています。もしあなたが先生や教授にメールを送るとき、どのように書き始めたらいいのか悩んでいるのであれば、親しみやすくストレートな “Hello “と相手の名前を添えるのが適切でしょう。
- ブラウンさん、こんにちは、
- こんにちは、ヒューズ教授、
さらに読むことをお勧めします:メールの終わり方
2人以上の受信者を持つチームやグループ宛ての挨拶メール
グループやチームにメールを送る場合は、“Dear”、“Hi”、“Hello “の後に全員、同僚、チーム名を続けることもできます。
2人以上、チームやグループ宛にメールを送る場合は、プロフェッショナルな挨拶やカジュアルな挨拶を選ぶことができます。複数の受信者がいるメールでは、カジュアルながらも広く使われ、受け入れられているメールの挨拶がいくつかあります。例えば、フレンドリーな「Hi」や「Hello」の後に「team」や「everyone」をつけたり、仕事の文脈で部署名を使ったりすることは広く受け入れられています。一方、2人以上や大人数に対してよりフォーマルなメールを送りたい場合は、シンプルに “Dear team/department name, “と書くのが適切です。
- Dear Colleagues / Team、
- チーム／皆さん、こんにちは、
- チーム/皆さん、こんにちは、
おまけのヒント よく知らない人たちに声をかけるときは、Ladies、Guys、Gentlemenのような性別を特定した呼び方は避けましょう。
メールの書き出しの例
教授へのメールの書き出し
教授にEメールを送る際は、よりフォーマルな挨拶を心がけましょう。教授へのメールの書き出しは、_Dearの_後に相手の名前を続けるのが適切です。教授からファーストネームで呼びかけるように言われている場合は、教授にメールを送る際にもファーストネームで呼びかける必要があります。もしあなたが普段、教授にMr.やMrs.と姓を添えて挨拶しているのであれば、メールの挨拶文にもMr.やMrs.を使いましょう。
企業へのメールの書き出し
企業にメールを送る場合は、プロフェッショナルでフォーマルな口調で送るのが無難です。求人への応募や、募集中の職種についての問い合わせなど、企業にメールを送るシチュエーションは様々です。その会社の担当者を知っている場合は、“Dear“の後にその人の名前を続けます。相手の名前がわからない場合は、部署名を使うこともできます。
冒頭の行
I hope you’re well（お元気でお過ごしでしょうか）」は広く使われているプロフェッショナルな書き出しですが、もっとカジュアルで親しみやすい書き出しにしたい場合は、「I hope your week is going well（今週もお元気でお過ごしでしょうか）」を使うことができます。
適切な挨拶文を選んだら、次は冒頭のセリフを書きましょう。これはオープニング・フレーズやオープニング・センテンスとも呼ばれます。冒頭の一行で雰囲気を作り、相手の注意を引く必要があります。挨拶文と同様、最適な冒頭行を選ぶには、相手が誰なのか、相手との関係、メールの意図を考慮する必要があります。
完璧な挨拶文ができたところで、以下の例文を見てみましょう。
プロフェッショナルな挨拶文
- お元気でお過ごしでしょうか？
これは、フォーマルなメールを送るときに最もよく使われる冒頭の一文です。これは昔ながらのフォーマルな冒頭行で、昔は多用されていましたが、今ではあまり一般的ではありません。この冒頭行を使うことは悪いことではありませんが、多くの人は「お元気でいらっしゃることを願っています」のような他の表現を好みます。
その他のプロフェッショナルで丁寧な冒頭のセリフには、以下のようなものがある:
- 今週もよろしくお願いします。
- お元気でお過ごしのことと存じます。
直接的な冒頭のセリフ
- 私があなたに連絡を取っているのは…
この冒頭のセリフは直接的で要点をついています。I’m reaching out to you because “でメールを始めると、時間を無駄にすることなく、メールの目的がすぐに明確になります。冒頭で自分の意図を述べることで、受信者にメールの目的を伝え、混乱を避けることができます。
その他の直接的な冒頭行としては、以下のようなものがあります:
- あなたにお知らせしたいことがあります。
- についてお知らせします。
- 私はあなたに電子メールを送っています。
感謝の気持ちを伝える冒頭のセリフ
- あなたにお礼を言いたくて…
感謝の気持ちを伝えるのも、素晴らしい冒頭の一文です。相手の行動や行為に対してメールを書くのであれば、丁寧な「ありがとう」から始めると効果的です。
その他、感謝の気持ちを表すには、以下のような方法があります:
- ありがとうございます
- ご協力に感謝します。
- 迅速な対応に感謝します。
メールを始めるときに避けるべきこと
メールの書き出しには、避けた方がよい挨拶や冒頭の一行があります。例えば、“To whom it may concern “という挨拶や、“I know you’re busy but… “や “Please could you do me a favor? “という冒頭行です。
メールの書き出し方、適切な挨拶や書き出しについて見てきましたが、メールの書き出しで避けるべきことについても知っておきましょう。
避けるべき挨拶
To Whom It May Concern “や “Dear Sir or Madam “の使用は避けることをお勧めします。この2つはあまりにも人間味のない挨拶の例で、誰に連絡しているのかわからないことを相手に示してしまいます。相手の名前がわからない場合は、必ずリサーチをして、少なくとも相手の役職を聞き出すようにしましょう。例えば、“Dear Mister “よりも “Dear Head of Marketing “の方が良いでしょう。
- 関係者各位
- 拝啓
- 挨拶なし
避けるべき冒頭のセリフ
冒頭の文章は効果的で、受信者の注意を引き、読み進めるよう促すものでなければなりません。また、冒頭の一文はメールの残りの部分のトーンを決めるので、適切でメールの意図に関連するものを選ぶことが重要です。
避けるべき冒頭文
- お忙しいとは存じますが…
- 自己紹介させてください
- お願いがあるんだ。
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