目次
- メールを始める前に
- メールの始め方
- メールを始めるときに避けるべきこと
メールの書き出しが日常生活の一部となり、最も一般的な文書コミュニケーションのひとつとなっている現在、適切な挨拶と冒頭の一行でメッセージを始めることは非常に重要です。メールの書き出しは、文章のトーンを整え、プロフェッショナリズムを示し、受信者に読み進めるよう促します。もしかしたら、先生へのメールの書き出しや、教授へのメールの書き出しに迷っているかもしれませんし、最も一般的なプロフェッショナルなメールの挨拶をお探しかもしれません。このガイドでは、メールの始め方、挨拶と冒頭行の例、メールを始める際に避けるべきことについて見ていきます。
メールを始める前に
1.読者層
メールの挨拶文は相手に合わせて選びましょう。長い付き合いの同僚にメールを送るのであれば、よりリラックスした挨拶が良いでしょう。プロフェッショナルでフォーマルな挨拶にしたい就職応募のメールとは異なります。挨拶は、一人なのか、数人なのか、グループなのかによって変わることを覚えておきましょう。
2.名前と代名詞を確認する
相手に挨拶するときは、相手の名前を正しく綴ることが大切です。名前を正しく書くことに加えて、適切な性別の代名詞を使うことも重要です。フォーマルなメールでは、通常「Mr.相手の性別の代名詞がわからない場合は、フルネームで呼びかけるのがベストです。例えばDear Lora Huges.こうすることで、不必要なミスを避け、敬意を示し、細部にまで気を配ることができます。
TutaのプロフェッショナルなEメールの書き方ガイドもご覧ください。
メールの書き出し
Eメールの冒頭には、必ず以下の内容を書きましょう：
挨拶／敬語
挨拶や敬語はメールの最初の行に書くべきです。メールの挨拶文は、相手や関係性、書く理由によって異なります。ここでは、最も一般的で無難な挨拶文の例をご紹介します。
挨拶メール例文
1人または2人の相手に送る場合の挨拶メール
1.拝啓
特にプロフェッショナルでフォーマルな印象を与えたい場合は、“Dear “を使うのが無難です。「拝啓」は、敬意と形式を示すフォーマルな挨拶です。カバーレターやビジネスレターなど、プロフェッショナリズムを必要とする場面では、“Dear “を使うのが無難です。
- 拝啓 Mr、
- Dear Ashley Whyte、
2.Helloname、またはHiname、
“Hello “と “Hi “は一般的なEメールの挨拶で、形式は様々です。Hi “はインフォーマルで、同僚や顔見知りの間で広く使われています。一方、“Hello “はもう少しフォーマルです。Hello “は極端にフォーマルではありませんが、親しみやすくわかりやすい、広く受け入れられているEメールの挨拶と考えられています。もしあなたが先生や教授にメールを送るとき、どのように書き始めたらいいのか悩んでいるのであれば、相手の名前と一緒に「Hello ____」と親しみやすくストレートに言うのが適切でしょう。
- ブラウンさん、こんにちは、
- こんにちは、リー
さらに読むことをお勧めします：メールの結び方
2人以上の受信者を持つチームやグループ宛てのEメール挨拶：
3.こんにちはチーム、こんにちは皆さん、親愛なる同僚の皆さん、
2人以上、チームやグループに向けてメールを送る場合、複数の受信者を持つメールには、非公式ながら広く使用され、受け入れられている挨拶文がいくつかあります。Hi “や “Hello “の後に “team “や “everyone”、あるいは部署名を使うなど、親しみを込めた挨拶が良いでしょう。職場の同僚に対してよりフォーマルな挨拶をしたい場合は、シンプルに “Dear Colleagues, “が適切です。
- Dear colleagues / team、
- チーム／みなさん、こんにちは、
- Hello team / everyone、
**ヒント：**よく知らない人たちに挨拶するときは、Ladies（女性）、Guys（男性）、Gentlemen（紳士）など、性別を特定した挨拶は避けましょう。
冒頭のセリフ
適切な挨拶を選んだら、冒頭の一行を書きましょう。これはオープニング・フレーズやオープニング・センテンスとも呼ばれます。冒頭の一行で雰囲気を作り、相手の注意を引く必要があります。 挨拶文と同様、最適な冒頭行を選ぶには、受信者が誰なのか、相手との関係、メールの意図を考慮する必要があります。
完璧な挨拶文ができたところで、以下の例文を見てみましょう。
メールの冒頭文例
1.お元気でお過ごしでしょうか
フォーマルなメールを送るときに最もよく使われる冒頭の一文です。これは、広く使われている昔ながらのフォーマルな冒頭行です。フォーマルでプロフェッショナルでありたいのであれば、安全策をとってこれを使ってもよいでしょう。
その他のプロフェッショナルで丁寧な冒頭行には、以下のようなものがあります：
- 今週もよろしくお願いいたします。
- お元気でお過ごしのことと存じます。
2.私があなたに連絡を取っている理由は…
冒頭の行は、直接的で要領を得たものにすることもできます。I’m reaching out to you because “でメールを始めると、直接的であり、メールの目的が明確になります。冒頭で自分の意図を述べることで、受信者にメールの意図が伝わり、混乱を避けることができます。
その他の直接的な冒頭行には次のようなものがあります：
- についてご連絡させていただきました。
- 私はあなたに知らせるために書いています。
- についてお知らせします。
3.ありがとうございます。
感謝の気持ちを伝えるのも、素晴らしい冒頭の一文です。相手の行動や行為に対してメールを書くのであれば、丁寧な「ありがとうございます」から始めると効果的です。
感謝の気持ちを表す冒頭の言葉には、他にも次のようなものがあります：
- ありがとうございます。
- ご協力に感謝します。
- 迅速な対応に感謝します。
メールの書き出しで避けるべきこと
メールの書き出し方、適切な挨拶と書き出しについて見てきましたが、メールの書き出しで避けるべきことについても知っておきましょう。
避けるべき挨拶
- 拝啓
- 拝啓
- 挨拶なし
To Whom it May Concern “や “Dear Sir or Madam “の使用は避けることをお勧めします。この2つはあまりにも人間味のないあいさつの例で、誰に連絡しているのかわからないことを相手に示してしまいます。宛先の名前がわからない場合は、必ずリサーチをして、せめて役職名だけでもわかるようにしましょう。例えば、“Dear Mister “よりも “Dear Head of Marketing “の方が良いでしょう。
同僚と四六時中会話しているのでなければ、メールには必ず挨拶を添えましょう。
**覚えておいてください：**メールの結びは挨拶と同じくらい重要です。
避けるべき冒頭の一行
オープニングラインは効果的で、受信者の注意を引き、読み進めるよう促すものでなければなりません。また、冒頭の一行がその後のメールのトーンを決めるので、メールの意図に合った適切な冒頭の一行を使うことがとても重要です。
避けるべき冒頭行のリストはこちらです：
- お忙しいとは思いますが…
- 自己紹介をさせてください。
- お願いがあります。
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