**メールの書き方には芸術があり、幸運なことに誰でもそれを身につけることができる！**練習が必要なだけです。メール作成に時間がかかりすぎたり、頭痛の種になったりすることのないようにしましょう！私たちにお任せください！プロフェッショナルなEメールを作成するための包括的なEメール作成ガイドをご用意しました。このEメールガイドでは、Eメールの各パートの書き方、言葉の使い方、Eメールのエチケットについて説明します。メールマナーはなぜ大切なのか、プロフェッショナルなメールの書き方とは？読み進めてください！メールの書き方に関するお悩みをすべて解決します！
目次
メールの書き方
**1.メールアドレスは重要です：**誰かがメールボックスを開くと、すぐに送信者のメールアドレスが目に入ります。もし、あなたが潜在的な雇用主にメールを送ったり、先生や教授にメールを送ったりする際に、あなたのメールアドレスがsugarplum(@)gmail(.)comやHollyb64523(@)yahoo(.)comであった場合、相手はあなたのメールを開かない可能性が高く、もし開いたとしても、あなたのメールアドレスは良い第一印象を与えなかったでしょう！幸運なことに、Tuta Mailではあなた専用のドメインを簡単に使用することができます！
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2.件名メールの送信者名と件名は、受信者があなたのメールが届いて最初に読むものです。メールアドレスと同様、件名もとても重要です。件名は、メールを無視するか開封するかの大きな決め手となります。いずれにせよ、ほとんどの場合、読者はメールの本文の内容に関わらず、件名であなたのメールを第一印象で判断しています。さて、件名がメールの雰囲気を作り、読んでもらうためにとても重要であることはお分かりいただけたと思います。件名には、メールの内容をシンプルに短くまとめましょう。メールの件名を読んだ後、読者はそのメールの基本的な内容を理解し、受信者がクリックしてメールを開くのに十分な注意を引くはずです。
様々なシーンで使える、安全でプロフェッショナルな件名
- ミーティングの依頼タスクまたはプロジェクト] ミーティングの依頼
- 締め切りのお知らせリマインダー：タスクまたはプロジェクト]の提出締切が近づいています。
- ジョブ・アプリケーションポジション）への応募 - (あなたの名前)
- プロジェクト更新： （プロジェクト名）更新資金調達の承認
- イベントの招待イベントへの招待
- お知らせ重要なお知らせタスク／プロジェクト／ミーティング]の変更点
3.適切な挨拶をする メールの書き出しは挨拶から始まります。受信者、相手との関係、メールの意図によって異なりますが、ポジティブな挨拶で始めることをお勧めします。初対面の相手や会社のCEOにメールを送る場合は、常にプロフェッショナルで無難な表現を心がけましょう。昔ながらの “To whom it may concern “は、プロフェッショナルに見えるかもしれませんが、より冷たく人間味に欠けると思われがちです。最初のメールを送るときは、親しみやすく適切な挨拶をすることが大切です。その後、メールのスレッドになったり、何度もメールを送ったりするようになったら、挨拶はやめても問題ありません。
適切な挨拶文の例
- ハッター様
- アシュリー・ホワイティ様
- ブラウンさん、こんにちは、
- こんにちは、リー
- 親愛なる同僚/チーム、
性別代名詞のヒントフォーマルなメールを送る際は、相手の姓とともに「Mr.相手の性別の代名詞がわからない場合は、代わりにフルネームを使うことをお勧めします：Dear Jess Smith.
4.メールの本文を書くメールの本文は、メッセージの全文を伝え、メールの目的を述べる場所です。本文は短く、簡潔に、要点を絞って書きましょう。本文を書き終えたら、その直後に結びの一行を加えましょう。結びの一行を加えることで、メールがひとつにまとまり、メッセージの終わりを告げることができます。クロージングラインには、感謝の気持ちと、コールトゥアクション（CTA）を入れましょう。CTAは、送信者が詳細やアクションの返信を期待していることを受信者に示す必要があります。
本文の書き方のヒント
- 不要な専門用語は避けましょう：プロフェッショナルなメールを書く必要があるからといって、スマートな印象を与えようとしたり、不要な専門用語を使ったりする必要はありません。
- 短く、要点を絞る：メールは常に短く書いた方がよいものです。読者の時間を無駄にしないようにしましょう。
プロフェッショナルなメールの結びの言葉の例
- ご連絡お待ちしております。
- 何かありましたらお知らせください。
- また何かご質問がありましたらお知らせください。
- お時間とご配慮をありがとうございました。
メールの本文を書き、クロージングラインにコールトゥアクションを入れたら、プロフェッショナルなサインオフで正式にメールを終わらせましょう。
5.メールの終わらせ方多くの人にとって、メールの結びの言葉は難しいものです。メールの結び方についての詳しいガイドはこちらをご覧ください。メールの結びには、あなたのフルネームと連絡先を明記しましょう。
最も一般的なプロフェッショナルなメールの終わり方
- 敬具
- 敬具
- 敬具
- 温かく
- よろしくお願いします
- ありがとうございます
送信ボタンを押す前に
メールの作成が終わったところで、送信ボタンを押す前に確認すべきことがあります！
1.せっかく書いたプロフェッショナルなメールを、スペルや文法をチェックせずに送信してしまっては、せっかく書いたメールの意味がありません。メールアドレスや件名と同じように、メールのスペルや文法も、メールのプロフェッショナリズムや権威を高めるものです。上記の項目をすべてチェックしても、スペルミスが多ければ、メールの印象は悪くなります。メールの書式に関しては、メール全体を通して一貫して同じフォントを使用するようにしましょう。また、フォントの大きさはあまり変えないようにしましょう。10～12ポイントのフォントを使うことをお勧めします。重要なことを強調したい場合は、太字にするか下線を引いてください。Tuta Mailを使えば、フォントやサイズの変更に悩む必要はありません。デフォルトの設定で、最初からプロフェッショナルなメールを作成することができます。
**2.**送信をクリックする前に、受信者フィールドを再確認してください。正しい相手にメールを送っているか、正しいメールアドレスが入力されているかを確認しましょう。メールを送信する際、さまざまな受信者フィールドがあります。最も一般的なのは、To:____と書かれた最初のフィールドです。ここには、メールを送信する主な受信者、人、グループのメールアドレスを入力します。その他に、CCとBCCの2つの受信者フィールドがあります。
混乱を避けるために、CCとBCCの受信者フィールドについてまとめました：**メールにおけるCCの意味CCはカーボンコピーの略です。**CCはカーボンコピーの略で、CCフィールドにアドレスを入力すると、主メール受信者に送信したのと同じメールを受信することになります。CCを使うことで、他のメール受信者にも、直接メールを送ることなく、主メール受信者に送ったメールの内容を知らせることができます。つまり、CCを使うことで、主受信者とのやり取りを常に最新の状態に保つことができるのです。
**メールにおけるBCCの意味：CCと同様に、BCC受信者も存在します。BCCはブラインド・カーボン・コピーの略で、CCとの主な違いは、BCCの受信者が非表示になることです。**そのため、主なメール受信者とCCに含まれる人は、BCCフィールドにある受信者のメールアドレスを見ることができません。なお、BCCに追加の受信者が含まれていることを主要なメール受信者が知っているようにするのが、常に良いメールエチケットです。
カスタムメールドメインの取得方法
プロフェッショナルなメールの書き方はお分かりいただけたと思いますが、プロフェッショナルであるための第一歩は、良いメールアドレスを持つことです！Gmail、Yahoo、Outlookなどのメールプロバイダを使っている場合、あなたが選んだメールアドレスはすでに使われている可能性が高いでしょう。ストレスはありません！Tuta Mailで解決できます。Tuta Mailを使えば、無料でEメールアドレスを取得することができます。また、ほとんどの場合、あなたのフルネームはまだ私たちの無料ドメインのいずれかで利用可能です。登録はこちらから。
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