Riepilogo rapido: la migliore e-mail per le aziende

Confronto tra diversi provider di e-mail aziendali: Tuta Mail, Gmail, Zoho Mail e Outlook.

La scelta di un provider di posta elettronica non è solo una questione di convenienza o di riconoscimento del marchio. Si tratta di fiducia, controllo e sicurezza a lungo termine delle comunicazioni aziendali. Mentre Google e Microsoft rimangono opzioni forti per la collaborazione su larga scala, le alternative incentrate sulla privacy come Tuta Mail stanno definendo un nuovo standard per la sicurezza delle comunicazioni aziendali.

Se voi e la vostra azienda tenete alla privacy e al controllo completo dei vostri dati, Tuta Mail è la scelta più ovvia. Offre il perfetto equilibrio tra sicurezza, usabilità e conformità per le aziende moderne che non possono permettersi compromessi sulla protezione dei dati.

Scoprite perché tutte le aziende hanno bisogno della crittografia Ende-zu-Ende.

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Il confronto

Per dare un’occhiata più da vicino ai diversi servizi di posta elettronica aziendale e per aiutarvi a scegliere quello giusto, confronteremo i prezzi, i pro, i contro e l’accessibilità di Google Workspace, Microsoft Outlook, Zoho Mail e Tuta Mail.

Tuta Mail

Pro

• Open source
• Nessuna integrazione AI (costosa)
• Conveniente e flessibile
• Crittografia Ende-zu-Ende predefinita
• Buone funzionalità di collaborazione, ad esempio caselle di posta e calendari condivisi
• Sostenibile, utilizza energia rinnovabile
• Basato in Germania, con severe leggi sulla privacy
• Open source, client desktop gratuiti per Linux, Windows, MacOS

Contro

• Nessun supporto IMAP
• Nessuna integrazione con strumenti esterni
• Mancano alcune funzioni (in fase di sviluppo)

Accessibilità

L’app Tuta Mail è disponibile su qualsiasi dispositivo, compresi i client desktop gratuiti per macOS, Linux e Windows in tutti i piani.

• Applicazioni native di Tuta Mail e Tuta Calendar disponibili su Android e iPhone.
• Client desktop per Windows, Linux e macOS.
• Tuta è accessibile anche tramite browser web.

Tuta Mail (precedentemente noto come Tutanota) è un servizio di posta elettronica con sede in Germania, noto soprattutto per offrire una crittografia Ende-zu-Ende a prova di quantum per impostazione predefinita, senza alcuna configurazione complessa per l’uso aziendale. Tuta Mail si distingue per la sua forte attenzione alla privacy e alla sicurezza, ma offre anche strumenti come il Calendario e il disco crittografato (in arrivo!) che sono facili da usare e permettono a migliaia di aziende in tutto il mondo di comunicare, pianificare e organizzare in modo riservato, come la IAGO GmbH che è passata da Exchange a Tuta. Oltre alla rigorosa crittografia Ende-zu-Ende, Tuta è pienamente conforme al GDPR e tutti i dati sono archiviati in modo sicuro nei suoi centri dati con sede in Germania, un paese noto per la rigorosa protezione dei dati.

Prezzi dei piani aziendali

Tuta Mail offre tre piani aziendali: Essential, Advanced e Unlimited. I prezzi dei piani sono indicati per utente, in euro al mese, con pagamento annuale.

Tuta Mail ha tre piani commerciali, che possono essere personalizzati in base alle esigenze aziendali. Ad esempio, nel piano aziendale Essential di Tuta Mail, perfetto per i freelance o per chi cerca un indirizzo e-mail per piccole aziende, gli utenti ottengono 50 GB di spazio di archiviazione, calendari ed etichette illimitati, 15 indirizzi e-mail extra e tre domini personalizzati. Se un’azienda ha bisogno di più domini personalizzati o di più spazio di archiviazione, Tuta offre anche un piano avanzato e illimitato.

Per le aziende, Tuta Mail offre un eccellente rapporto qualità-prezzo per quanto riguarda l’archiviazione e le funzionalità come gli alias e i domini personalizzati, soprattutto se confrontato con i provider di posta elettronica di Big Tech come Gmail e Outlook, che sono più costosi, offrono meno privacy e introducono continuamente nuove e indesiderate funzionalità come l’AI email writer.

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Gmail in Google Workspace

I vantaggi

• Nessuna pubblicità
• Buon design
• Supporta domini personalizzati
• Soddisfa i requisiti di conformità GDPR
• Facilmente scalabile per aziende in crescita di qualsiasi dimensione
• Ampie integrazioni con software esterni e di terze parti
• Integrazione perfetta con la suite Google (Drive, Documenti e Fogli, ecc.)

Contro

• Basato negli Stati Uniti(dati a rischio a causa del Cloud Act)
• Interfaccia disordinata
• Codice sorgente chiuso
• Integrazione di Gemini AI
• Nessuna crittografia Ende-zu-Ende per impostazione predefinita
• Non adatto a settori che richiedono una privacy rigorosa (medici, avvocati, ecc.)

Accessibilità

Gmail dispone di applicazioni native solo per Android e iPhone, ma non di applicazioni per l’utilizzo su desktop.

• Gmail è accessibile tramite browser web.
• Applicazioni native di Gmail disponibili su Android e iPhone.
• Nessun client desktop per Windows, Linux e macOS, ma supporto IMAP.

Per le aziende che cercano un provider di posta elettronica dotato di un’ampia gamma di strumenti di produttività integrati, si può prendere in considerazione Gmail in Google Workspace. Uno dei vantaggi di Google Workspace è che è ottimo per la collaborazione e costruito per l’uso aziendale. Ad esempio, i team possono condividere file, videochiamare, inviare e-mail e collaborare all’interno di Google Workspace. Tuttavia, sebbene Google Workspace sia avanzato e disponga di una serie di strumenti, presenta alcuni svantaggi che devono essere presi in considerazione.

Per quanto riguarda la posta elettronica aziendale, il più grande svantaggio di Gmail è che non offre la crittografia Ende-zu-Ende per impostazione predefinita e, anche se Google afferma che è privata e sicura, i contenuti sono accessibili a Google e quindi non sono veramente riservati. La vera riservatezza può essere ottenuta solo con la crittografia Ende-zu-Ende come in Tuta Mail. Oltre alla mancanza di una solida crittografia, Gmail non è open source e la sua società madre, Alphabet, è un gigante tecnologico americano. Le aziende che utilizzano Gmail ma non hanno sede negli Stati Uniti devono tenere conto del fatto che il servizio ricade sotto la giurisdizione statunitense, ed è più vulnerabile alla sorveglianza rispetto alle aziende con sede in Europa, ad esempio.

Una preoccupazione più recente e crescente è che Google è diventato un grande attore quando si tratta di sviluppare la sua IA. Sta sviluppando una modalità AI per la ricerca su Google e sta introducendo l’AI Gemini in tutti i suoi prodotti, compreso Gmail, il che solleva preoccupazioni per la privacy e la conformità dei dati di un’azienda.

Prezzi dei piani aziendali

Per le aziende che desiderano utilizzare Gmail, Google offre un pacchetto disponibile in Google Workspace. A seconda delle esigenze dell’azienda, è possibile scegliere tra quattro diversi piani Google Workplace: Starter, Standard, Plus ed Enterprise. I prezzi dei piani sono indicati per un utente, in euro al mese, con pagamento annuale. Schermata: Google Workspace.

Il piano di base di Google Workspace, Business Starter, parte da 6,80 euro al mese per utente e include 30 GB di spazio di archiviazione, domini personalizzati, riunioni video fino a 100 partecipanti e altro ancora. Vale la pena notare che questo piano business a pagamento include anche l’assistente AI Gemini in Gmail, che potrebbe rappresentare un problema per la conformità aziendale e la protezione dei dati. Per le organizzazioni più grandi, Google offre altri piani di livello medio e superiore che offrono molti strumenti e funzionalità, ma possono essere costosi.

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Outlook in Microsoft 365

Vantaggi

• Supporto per domini personalizzati
• Soddisfa i requisiti di conformità GDPR
• Scalabile per piccole e grandi aziende
• Si integra con un’ampia gamma di strumenti esterni
• Include la suite Microsoft Office completa (Word, Excel, Teams, ecc.)

Contro

• Costoso
• Fonte chiusa
• Ha sede negli Stati Uniti(dati a rischio a causa del Cloud Act)
• Di proprietà di Microsoft
• Integrazioni AI copilotate
• La crittografia Ende-zu-Ende richiede una configurazione complessa
• L’interfaccia utente può essere complessa da navigare

Accessibilità

L’app Outlook Mail è disponibile su Android e iPhone. Outlook è accessibile tramite browser web e, in alcuni piani, gli utenti possono ottenere l’app desktop per Windows e macOS.

• Applicazioni native di Outlook Mail disponibili su Android e iPhone.
• Client desktop per Windows e macOS (non disponibile nel piano business più economico)
• Outlook è accessibile anche tramite browser web.

Outlook è uno strumento di posta elettronica e calendario rilasciato nel 1997, che lo rende un nome popolare tra gli utenti di posta elettronica. Per l’uso aziendale, Outlook è incluso in Microsoft 365, una suite completa che include strumenti di collaborazione come Word, Excel e Teams, tra gli altri. Outlook è dotato di funzioni di sicurezza avanzate come il filtro antispam e antimalware e le funzioni di sicurezza dei collegamenti, ma anche per l’uso aziendale Outlook non offre la crittografia Ende-zu-Ende per impostazione predefinita. Se si desidera ottenere la crittografia E2E per la posta aziendale, è possibile impostarla, ma può richiedere molto tempo ed essere piuttosto tecnica.

Sebbene Microsoft 365 offra buone funzionalità di collaborazione per i team e l’uso professionale, è una suite costosa. Se avete bisogno solo di un hosting di base per la posta elettronica aziendale, Outlook può essere eccessivamente complesso e pesante da usare. Inoltre, se si lavora in un piccolo team, l’interfaccia e la configurazione possono risultare a volte complicate.

Analogamente a Google Workspace, l’uso dell’assistente AI Copilot di Microsoft per una profonda integrazione tra le app e l’introduzione di funzioni come Recall sono controversi in termini di sicurezza e privacy dei dati.

Prezzi dei piani aziendali

Per le aziende che vogliono utilizzare Outlook, Microsoft lo offre come pacchetto disponibile in Microsoft 365. A seconda delle esigenze dell’azienda, è possibile scegliere tra due diversi piani Microsoft 365 Workplace: Basic e Standard. I prezzi dei piani sono indicati per un utente con Teams, in dollari al mese, con pagamento annuale. Schermata: Microsoft.

Il piano più elementare di Microsoft 365 Business, Business Basic, parte da 5,60 euro utente/mese e include l’archiviazione cloud ITB, domini personalizzati, riunioni video in Microsoft Teams e altro ancora. Vale la pena notare che questo piano business a pagamento non consente agli utenti di utilizzare l’app desktop nativa di Outlook e include una “chat AI sicura”, che potrebbe rappresentare un problema per la conformità aziendale e la protezione dei dati. Per le organizzazioni più grandi, esistono piani Microsoft 365 di livello superiore. È inoltre degno di nota il fatto che Microsoft abbia terminato il supporto dei domini personalizzati per i piani personali e che abbia terminato l’offerta gratuita per le organizzazioni non profit.

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Zoho Mail

Pro

• Piani convenienti
• Conforme al GDPR
• Supporta domini personalizzati
• Si integra con Zoho Workplace
• Offre strumenti di collaborazione (Writer, Sheets, WorkDrive, ecc.)
• Buone funzionalità di collaborazione nella posta elettronica, ad esempio caselle di posta condivise

Contro

• Situato in India
• Fonte chiusa
• Sta sviluppando un assistente AI, Zia
• Nessuna vera crittografia Ende-zu-Ende per impostazione predefinita
• Manca di facilità d’uso, può essere una curva di apprendimento ripida da usare
• Limitata integrazione di terze parti (rispetto a Gmail e Outlook)

Accessibilità:

Zoho Mail ha solo app native per Android e iPhone, è accessibile tramite browser web e, in alcuni piani, gli utenti possono ottenere l’app desktop per Linux, Windows e macOS.

• App nativa di Zoho Mail disponibile su Android e iPhone.
• Zoho Mail è accessibile tramite browser web.
• Client desktop per Windows, Linux e macOS (non disponibile nel piano business più economico).

Zoho Mail è un servizio di hosting di posta elettronica aziendale indiano, noto per i suoi prezzi accessibili e la gamma di integrazioni per la collaborazione, che lo rendono una buona scelta per i team e le aziende alla ricerca di una soluzione di posta elettronica economica con strumenti aggiuntivi e una suite di produttività come Google Workspace e Microsoft 365, ma a un prezzo inferiore.

I potenziali aspetti negativi da considerare prima di scegliere Zoho Mail sono che per gli utenti business l’interfaccia non è intuitiva e potrebbe richiedere un po’ di tempo per abituarsi. ZohoMail offre una sicurezza relativamente buona per gli utenti di posta elettronica, ma, come Gmail e Outlook, non offre la crittografia Ende-zu-Ende di default, necessaria per le comunicazioni riservate e sicure.

Prezzi dei piani aziendali

Per le aziende che desiderano utilizzare Zoho Mail, Zoho offre un pacchetto con altre funzionalità. A seconda delle esigenze dell’azienda, è possibile scegliere tra diversi piani Zoho: Workplace Standard, Mail Lite, Mail Premium, Workplace Professional e Workplace Enterprise. I prezzi dei piani sono indicati per un utente, in euro al mese, con pagamento annuale. Schermata: Zoho.

Zoho Mail offre la posta elettronica più conveniente per le aziende. Il piano di base di Zoho, Workplace Standard, parte da 2,70 euro al mese per utente e include 30 GB di spazio di archiviazione e-mail, domini e-mail personalizzati, suite per ufficio e altro ancora. Vale la pena notare che questo piano business a pagamento non consente agli utenti di utilizzare l’app desktop nativa Zoho Mail e include il suo assistente AI, Zia. Per le aziende più grandi, Zoho offre anche livelli medi e superiori con più spazio di archiviazione e funzioni, più economici rispetto a Microsoft 365 e Google Workspace.

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Cosa c’è da sapere

Google Workspace, Microsoft Outlook e Zoho Mail appaiono interessanti quando si tratta di un design facile da usare e di funzioni di collaborazione. Tuttavia, questi provider sono indietro in termini di privacy, controllo dei dati e convenienza economica. Un altro svantaggio è che, essendo questi provider di posta elettronica aziendale profondamente legati ai loro ecosistemi, la vostra azienda potrebbe avere meno flessibilità e indipendenza e rimanere vincolata all’utilizzo dei prodotti di una sola azienda.

Tuta Mail si distingue ed è il migliore per le aziende che desiderano una vera privacy e sicurezza per i loro dati e le loro comunicazioni. Nel complesso, Tuta Mail offre alle aziende una privacy senza pari, grazie alla sua crittografia automatica a prova di quantum. Per questo motivo viene spesso utilizzato dagli avvocati per le comunicazioni riservate. Tuta Mail offre solide funzionalità aziendali, politiche trasparenti sui dati e prezzi equi. Tuta Mail è progettato per gli utenti e le aziende che vogliono avere il pieno controllo sulle proprie comunicazioni senza compromettere l’usabilità. A differenza di Gmail, Outlook e Zoho Mail, anche nei piani personali gratuiti e nei piani aziendali più bassi, Tuta Mail offre applicazioni mobili native per Android e iPhone, è accessibile tramite browser web e dispone di applicazioni desktop native gratuite per macOS, Linux e Windows.