Come creare un indirizzo e-mail aziendale di piccole dimensioni | Con la migliore sicurezza
Approfondiamo l'importanza di utilizzare un indirizzo e-mail professionale per le PMI e scopriamo quale provider di e-mail sicuro scegliere.
Perché ho bisogno di un indirizzo e-mail aziendale per la mia piccola azienda?
Non importa se siete un freelance alle prime armi o una piccola azienda con pochi dipendenti: tutte le piccole imprese hanno bisogno di un indirizzo e-mail aziendale dedicato. Sebbene ancora oggi ci siano aziende che utilizzano un indirizzo e-mail gratuito di Gmail o Yahoo per il loro lavoro, questa pratica fa apparire queste aziende poco professionali e poco dedite al loro lavoro. 20 anni fa, Internet era ancora relativamente giovane e avere un proprio dominio per la propria attività poteva davvero farvi distinguere; oggi è una necessità per essere riconosciuti come un’azienda che prende sul serio la comunicazione via e-mail. Vediamo alcuni motivi per cui la vostra azienda ha bisogno di un indirizzo e-mail aziendale!
Un indirizzo e-mail aziendale può aiutare la vostra azienda a costruire la credibilità e la fiducia degli utenti, oltre ad aumentare la professionalità e la consapevolezza del marchio. Inoltre, è un ottimo modo per tenere organizzate le e-mail aziendali.
Garantire la professionalità
Indipendentemente dalle dimensioni della vostra azienda, l’utilizzo di un indirizzo e-mail dedicato con un dominio personalizzato che utilizza il nome della vostra azienda, ad esempio salesgreensolutions.com, dimostra professionalità e fa capire ai potenziali clienti che l’azienda è autentica. Gli indirizzi e-mail gratuiti che terminano con @gmail.com o @hotmail.com non sono destinati a un uso commerciale e appaiono poco professionali in ambito aziendale, anche per le piccole imprese.
Creare credibilità e fiducia
Come abbiamo già detto, l’uso di un indirizzo e-mail aziendale non solo è più professionale, ma crea credibilità e fiducia nei potenziali clienti. Un’azienda che appare professionale e legittima attraverso una delle forme di comunicazione più importanti, l’e-mail, è più credibile e affidabile.
Aumenta la consapevolezza del marchio
Quando si utilizza un dominio personalizzato con il nome della propria azienda, si rafforza il proprio marchio. In questo modo, l’invio di e-mail non è solo una forma di comunicazione, ma anche di promozione. L’utilizzo del nome della vostra azienda nell’indirizzo e-mail è una situazione vantaggiosa per tutti!
Per l’organizzazione e la comunicazione
Se siete un freelance indipendente o una piccola azienda in crescita, è utile avere indirizzi aziendali dedicati per scopi diversi, che possono essere creati attraverso indirizzi e-mail alias con il vostro dominio. L’uso di alias per la vostra attività, come sales@ e support@, consente di organizzare e semplificare le comunicazioni.
Come creare un indirizzo e-mail aziendale sicuro
Ora che conoscete l’importanza di utilizzare un indirizzo e-mail aziendale, vi starete chiedendo quale provider di e-mail utilizzare!
I provider di posta elettronica più diffusi, come Gmail e Outlook, offrono account di posta elettronica gratuiti, ma per il riconoscimento del marchio, la professionalità, la sicurezza e la privacy della vostra azienda, vi sconsigliamo di approfittare della versione gratuita. Come già detto, un indirizzo aziendale che termina con @gmail.com non è un segnale di professionalità. Quindi, se siete decisi a utilizzare Gmail o Outlook, potete abbonarvi a un account business a pagamento. Tenete presente, però, che gli account business di Gmail e Outlook hanno un prezzo relativamente alto. Oggi sono disponibili altri e migliori provider di posta elettronica che hanno prezzi migliori, si concentrano sulle esigenze delle piccole imprese e offrono un’assistenza migliore.
Ogni azienda ha esigenze e requisiti diversi per la propria posta elettronica aziendale, come dimensioni di archiviazione, strumenti di produttività o domini personalizzati. I piani business di Google e Outlook sono spesso troppo grandi per le piccole imprese e non possono essere adattati alle vostre esigenze per ottenere un prezzo più conveniente. Quando si decide di scegliere un provider di posta elettronica adatto alla propria PMI, ci sono alcune caratteristiche imprescindibili. Vediamo quindi quali sono le caratteristiche necessarie per la vostra azienda e quale provider di posta elettronica risponde meglio alle vostre esigenze.
Requisiti per la vostra soluzione e-mail
1. Sicurezza
Per garantire che il provider di posta elettronica offra una vera sicurezza per le piccole imprese, deve crittografare Ende-zu-Ende le e-mail e la casella di posta elettronica per impostazione predefinita.
2. Privacy e protezione dei dati
La vostra azienda dovrebbe utilizzare un provider che implementi i principi di minimizzazione dei dati e, se si trova nell’UE, che sia conforme al GDPR.
3. Funzionalità
Il provider di posta elettronica deve offrire funzionalità quali domini personalizzati, indirizzi e-mail alias e un modo flessibile di creare e rimuovere gli utenti per soddisfare al meglio le esigenze aziendali. Inoltre, le caselle di posta condivise sono utili per consentire a più persone della vostra azienda di lavorare sulla stessa casella di posta, ad esempio l’intero team di supporto o di vendita.
4. Supporto
La casella di posta elettronica aziendale è il vostro principale strumento di comunicazione. La posta elettronica deve essere disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e voi, in quanto PMI, dovete essere in grado di avere un canale di supporto diretto con il vostro provider di posta elettronica, che offra un’assistenza competente e veloce. Impostare il proprio dominio, rinnovare l’abbonamento, creare gli indirizzi e-mail dei dipendenti: tutte queste attività possono essere sensibili al tempo, in modo che la comunicazione e-mail funzioni in modo impeccabile. Ottenere assistenza in tempi rapidi è una necessità che non deve essere sottovalutata.
Quale provider di posta elettronica è il migliore per le aziende?
I grandi provider tecnologici offrono la maggior parte di queste funzionalità, ma si concentrano sulle grandi aziende, non sulle piccole imprese. Se scegliete la versione business di Gmail, sappiate che le richieste di assistenza della vostra azienda potrebbero essere ignorate da Google. Sul Sub-Reddit per le piccole imprese, i proprietari delle aziende si lamentano della mancanza di supporto da parte di Google dicendo che:
“Sembra che abbiano reso impossibile contattarli al riguardo. Nessun numero di telefono o opzione di chat. Ho inviato due e-mail ma ho ricevuto la seguente risposta automatica: “Grazie per averci contattato in merito al tuo profilo aziendale su Google. Dalle informazioni che ci hai fornito, non siamo sicuri del tuo problema esatto, ma ecco le soluzioni ai problemi più comuni:… Questa e-mail non consente di rispondere. Per ulteriore assistenza, prova a seguire”, senza altri seguiti”.
”Nota a margine: come piccola impresa, è frustrante che Google non si preoccupi affatto del servizio clienti perché non è obbligato a farlo. Non c’è nulla che possa dire per danneggiare la loro attività. … Sono un cliente pagante e gli do soldi mensilmente”.
A causa della mancanza di supporto, molti proprietari di piccole imprese si affidano alla versione gratuita di Gmail, ma questa non è un’opzione: Come già spiegato, l’utilizzo di un indirizzo di posta elettronica @gmail.com fa apparire la vostra azienda poco professionale e anche di scarso successo, in quanto le persone potrebbero sospettare che la vostra azienda utilizzi un indirizzo Gmail gratuito perché non guadagna nulla. Inoltre, se utilizzate la versione gratuita, tenete presente che Gmail non mantiene le vostre comunicazioni private, ma trae profitto dai vostri dati.
Inoltre, i grandi provider di posta elettronica come Gmail e Outlook utilizzano solo la crittografia TLS per proteggere le e-mail aziendali. Una soluzione molto migliore è quella di applicare la crittografia Ende-zu-Ende (ma se lo facessero non avrebbero accesso ai vostri dati). Una soluzione di posta elettronica alternativa per tutte le aziende di piccole, medie o grandi dimensioni è Tuta Mail: con una linea di assistenza diretta per tutti gli utenti aziendali, piani flessibili che si adattano alle esigenze di ogni azienda e la migliore sicurezza delle e-mail con la crittografia quantum-safe Ende-zu-Ende, siamo sicuri che sarete molto soddisfatti di Tuta. Ma vi spieghiamo meglio cosa hanno da offrire Tuta Mail e Tuta Calendar!
Storie vere: Come EPD Engineering aumenta la sicurezza con Tuta.
Sicurezza, privacy e professionalità della posta elettronica aziendale con Tuta Mail
Con oltre 10 milioni di utenti, Tuta Mail è il provider di posta elettronica di fiducia per chi vuole il massimo della sicurezza e della privacy.
La sicurezza
Tuta offre i più alti protocolli di sicurezza per la vostra casella di posta elettronica aziendale. Con un approccio “security first” come valore fondamentale, Tuta non prende scorciatoie né lesina sulla sicurezza.
Tuta è stato il primo provider di e-mail crittografate Ende-zu-Ende sul mercato nel 2014 e nel 2024 è stato orgoglioso di rilasciare il suo protocollo di crittografia post-quantum per le e-mail. La crittografia è simile ai protocolli sicuri dal punto di vista quantistico utilizzati da Signal, un’app di chat molto considerata come una delle alternative più sicure a WhatsApp. In qualità di provider di posta elettronica che cripta il maggior numero di dati degli utenti, Tuta è il provider scelto da aziende e liberi professionisti di tutto il mondo che vogliono garantire la privacy e la sicurezza delle loro comunicazioni.
Con noi, potete stare tranquilli sapendo che tutti i vostri dati, comprese le e-mail, i calendari e i contatti, sono memorizzati in modo predefinito con crittografia Ende-zu-Ende. Questo significa che i vostri dati sono di vostra proprietà: solo voi avete la possibilità di decifrare i dati crittografati Ende-zu-Ende, nessun altro - nemmeno noi di Tuta - può accedere ai vostri dati. Con questo approccio, noi di Tuta combiniamo il meglio dei due mondi: la disponibilità e l’accessibilità dei provider cloud e la sovranità dei dati come nel caso delle e-mail ospitate localmente.
In questa breve sezione sulla sicurezza, abbiamo trattato solo le basi! Se volete saperne di più! Se volete saperne di più visitate la nostra pagina di approfondimento sulla sicurezza di Tuta.
La privacy
Il panorama online di oggi non è affatto privato. Raccogliere i vostri dati, venderli e trarne profitto è ormai considerato normale. Questo include i dati della vostra casella di posta elettronica (e questo ci fa paura), in particolare quando si utilizzano servizi gratuiti. Quando si tratta di comunicazioni aziendali, dovreste optare per un provider di e-mail che non vi tracci, non raccolga i vostri dati e non abbia accesso alla vostra casella di posta elettronica.
Tuta Mail è un servizio di posta elettronica incentrato sulla privacy che consente di comunicare in tutta tranquillità grazie all’uso della crittografia Ende-zu-Ende. Tuta ha sede in Germania e tutti i dati sono archiviati sui nostri server in centri dati certificati ISO in Germania. Per un’azienda, l’ubicazione fisica dei dati è molto importante e la Germania ha alcune delle migliori leggi sulla protezione dei dati che, insieme alla crittografia a sicurezza quantistica, rendono Tuta una soluzione perfetta. Scegliendo Tuta, vi garantite un’email aziendale come dovrebbe essere: sicura, riservata e conforme al GDPR.
Domini e alias
La professionalità dell’e-mail per un’azienda inizia con il suo indirizzo. Quando si sceglie Tuta Mail, si ha la possibilità di impostare facilmente un dominio personalizzato (a partire da 3 domini personalizzati o più, a seconda del piano aziendale scelto) e di utilizzare più indirizzi alias (a partire da 15 alias o più) per mantenere le comunicazioni organizzate e razionalizzate.
Una delle caratteristiche uniche di Tuta Mail è la possibilità di utilizzare un numero illimitato di indirizzi e-mail con il proprio dominio, una funzione inclusa in TUTTI i piani aziendali.
Calendari e contatti
Tuta non è solo e-mail! Quando si sceglie Tuta come email aziendale, non si ottiene solo una casella di posta elettronica, ma anche calendari e contatti crittografati Ende-zu-Ende!
Quando si sceglie Tuta Mail per la posta elettronica aziendale, si ottengono anche i vantaggi di Tuta Calendar e Tuta Contacts.
Tuta Calendar consente alle piccole imprese di pianificare appuntamenti, salvare date e rimanere aggiornati in totale privacy e sicurezza. È possibile creare calendari per il proprio team da condividere con tutti o solo con alcuni dipendenti, in modo che tutti sappiano cosa sta succedendo in azienda e quali sono le prossime scadenze. Tuta Calendar è l’unico calendario a conoscenza zero che utilizza la crittografia post-quantistica per garantire la riservatezza dei vostri impegni e appuntamenti. Inoltre, Tuta Contacts consente di archiviare i contatti aziendali in modo sicuro e crittografato all’interno dell’app Tuta, di sincronizzarli sul telefono e di utilizzarli in modo sicuro sul cellulare.
Conformità al GDPR
Se la vostra azienda opera all’interno dell’Unione Europea e gestisce dati sensibili di cittadini europei, è obbligatorio utilizzare un provider di posta elettronica conforme al GDPR. Anche se non è richiesto per legge nel vostro Paese, essere conformi al GDPR aiuta sicuramente a costruire la fiducia dei clienti e ad aumentare la credibilità del vostro marchio e Tuta Mail è una soluzione semplice per garantire la conformità.
Supporto per le e-mail aziendali
Tuta offre un’assistenza di alto livello a tutti i clienti paganti. Il nostro supporto dedicato, composto da persone reali, è qui per aiutarvi a risolvere tutti i problemi di posta elettronica della vostra azienda. E non c’è bisogno di fidarsi solo della nostra parola: Controllate le recensioni dei nostri utenti su Trustpilot per vedere come gli utenti di Tuta apprezzano i nostri servizi di posta elettronica.
Caratteristiche di Tuta Mail per le aziende
Tuta Mail ha tutte le caratteristiche aziendali di cui avete bisogno:
- Indirizzi e-mail illimitati con il proprio dominio
- Protezione contro spam, phishing e tracking
- Filtro intelligente tramite regole di posta in arrivo
- Autoresponder
- Client desktop per Windows, macOS e Linux
- Applicazioni mobili per Android e iPhone
- Accesso offline a casella di posta, calendari e contatti
- Email di notifica personalizzate per le email protette da password e crittografate
- Modelli di e-mail per comporre le risposte più velocemente
- Accesso sul proprio sito web
- Marchio personalizzato per i client e-mail Tuta
- Importazione ed esportazione di e-mail
- Etichette
- Verifica delle chiavi
Quando scegliete Tuta Mail come provider di posta elettronica aziendale, il vostro business ne beneficia!
Consentendo la scalabilità della vostra azienda
Tuta Mail non è un provider di posta elettronica di grandi dimensioni, siamo l’opposto! Ma questo non significa che non siamo fatti per le aziende in crescita: siamo un provider di posta elettronica che offre piena scalabilità alla vostra azienda in crescita.
Tuta ha una gamma di piani aziendali, che vi danno la libertà di scegliere quello più adatto a voi. E se il vostro piano aziendale non è adatto, potete semplicemente fare un upgrade o un downgrade a uno migliore.
C’è un nuovo membro nel team? Basta usare le caselle di posta condivise o aggiungerlo come utente. Avete bisogno di impostare altri domini personalizzati o di creare altri alias? Molto probabilmente è già incluso nel vostro piano. Tuta è costruito e progettato tenendo conto delle vostre esigenze aziendali, per darvi la libertà di comunicare in assoluta privacy e sicurezza.
Una soluzione di comunicazione ecologica
Le aziende sono incoraggiate a utilizzare soluzioni sostenibili per le loro attività: questo include soluzioni di posta elettronica ecologiche che si concentrano sulla sostenibilità. Noi di Tuta vogliamo fare la nostra parte per proteggere l’ambiente: utilizziamo solo energia rinnovabile per alimentare i nostri uffici e i nostri server. Scegliendo servizi come Tuta Mail per garantire che le vostre comunicazioni siano ecologiche, anche la vostra azienda può fare la differenza!
Quando scegliete Tuta come fornitore di posta aziendale, scegliete anche una soluzione di comunicazione sostenibile ed ecologica.
Suggerimento per l’organizzazione della cassetta postale: Per assicurarsi che un’e-mail non venga inviata allo spam o al cestino, inserire l’indirizzo nella whitelist.
A volte è meglio un’alternativa alle Big Tech
Indipendentemente dal settore, dalle dimensioni o dall’ubicazione dell’azienda, avere un indirizzo e-mail aziendale sicuro è essenziale. Senza di esso, anche le piccole aziende appaiono poco professionali e inaffidabili.
Che abbiate bisogno di un indirizzo e-mail aziendale per una sola persona o di un indirizzo e-mail aziendale per un team di cinque, cinquanta o cinquemila persone, Tuta Mail è il provider di e-mail perfetto per garantire che le vostre comunicazioni rimangano private e sicure. Inoltre, grazie al nostro supporto diretto e dedicato alle aziende di tutte le dimensioni, la vostra PMI sarà soddisfatta di Tuta come i nostri clienti esistenti.
