IAGO GmbH è passata da Exchange a Tuta Mail e non si guarda indietro!
Dal proprio server Exchange a un'alternativa europea sicura: Perché una società di consulenza aziendale tedesca ha scelto Tuta Mail rispetto ai cloud statunitensi.
Questi fatti - la crittografia Ende-zu-Ende e la sede in Germania - sono stati i due fattori decisivi per IAGO GmbH quando ha cercato un’alternativa per il suo server Exchange. IAGO GmbH è una società di consulenza aziendale specializzata in diritto ambientale, diritto dei trasporti e diritto della protezione dei dati. Fornisce consulenza alle aziende in aree altamente sensibili, forma i dipendenti su questioni di protezione dei dati e supporta le organizzazioni nel soddisfare i requisiti legali in materia di conformità e sicurezza.
Fino all’inizio del 2025, IAGO gestiva un proprio server Exchange e utilizzava Microsoft Outlook. Tuttavia, l’impegno richiesto per mantenere il sistema sicuro, aggiornato e conforme al GDPR era in costante aumento. Ciò era particolarmente vero se si considera che Microsoft non è fondamentalmente in grado di soddisfare i più elevati requisiti di protezione dei dati, in quanto, in base alla legge statunitense sul cloud, i dati negli Stati Uniti non sono al sicuro dall’accesso governativo, anche se appartengono a un’azienda tedesca. “Volevamo una soluzione che offrisse la crittografia, fosse pienamente conforme al Regolamento generale sulla protezione dei dati e ci desse la certezza che la privacy dei nostri utenti sarebbe stata rispettata davvero, non solo sulla carta”, spiega l’amministratore delegato Niclas Lahmer.
Le nuvole americane non sono un’opzione
Durante la valutazione iniziale, molte delle soluzioni di posta elettronica leader di mercato sono state rapidamente escluse, semplicemente perché hanno sede negli Stati Uniti, il che è problematico dal punto di vista della protezione dei dati.
Secondo la nostra esperienza, i fornitori statunitensi spesso offrono funzionalità innovative e possono anche consentire di lavorare in modo efficiente, ma allo stesso tempo applicano un prezzo che non si misura in dollari o euro, ma che viene pagato con i nostri dati. In qualità di società di consulenza aziendale, non siamo interessati a divulgare in alcun modo i dati dei nostri dipendenti o dei nostri clienti, e naturalmente vogliamo che il minor numero possibile di dati venga trasferito negli Stati Uniti o addirittura in altri Paesi, come l’Asia. Vogliamo che i nostri dati rimangano interamente in Germania e per questo motivo abbiamo deciso di evitare i provider statunitensi, anche se possono offrire modelli di prezzo interessanti o velocità molto elevate. La nostra esperienza ha dimostrato che Google, così come altri giganti tecnologici della Silicon Valley, sono principalmente interessati a ottenere i nostri dati e spesso cercano di accedervi attraverso modelli gratuiti. Chi non paga in euro o in dollari paga il prezzo con i propri dati. Non volevamo fare affari in questo modo perché crediamo che sia la nostra privacy e la nostra sicurezza che quella dei nostri clienti debbano essere protette”, spiega l’amministratore delegato di IAGO GmbH.
In quanto società di consulenza aziendale con clienti dell’industria, della logistica e del settore pubblico, IAGO GmbH non può permettersi di correre rischi. “Siamo obbligati a proteggere i dati dei nostri clienti. Non si tratta solo del GDPR, ma anche degli standard di sicurezza specifici del settore imposti dai nostri clienti, che possono andare ben oltre il GDPR”.
La decisione è stata influenzata anche dagli sviluppi attuali: L ‘attenzione strategica di Microsoft per lo spostamento di tutti i dati nel cloud, ad esempio con il “nuovo Outlook” o gli screenshot regolari del proprio desktop con Microsoft Recall, che Lahmer considera in modo critico: “Quello che Microsoft sta pianificando attualmente, a mio parere, rasenta lo spionaggio. È chiaramente il contrario della sovranità digitale, di cui abbiamo bisogno qui in Europa. Ecco perché abbiamo optato per un’alternativa europea e criptata”.
Passaggio a Tuta Mail
Dall’inizio di quest’anno utilizziamo Tuta Mail e abbiamo deciso di abbandonare il nostro server Exchange a favore di un sistema che offre la crittografia e rispetta pienamente il GDPR, anziché limitarsi a dichiararlo. Volevamo un sistema che garantisse sia la privacy che la sicurezza degli utenti e i cui server fossero situati in Germania. Alla fine avevamo un totale di tre fornitori tra cui scegliere. Dovevamo prendere una decisione. Alla fine abbiamo scelto Tuta perché riteniamo che la conformità alle linee guida e alle normative sulla protezione dei dati, così come l’implementazione delle normative sulla protezione dei dati, siano più probabili in Germania che in Svizzera, ad esempio.”
Per IAGO GmbH sono stati decisivi diversi fattori:
- Crittografia completa Ende-zu-Ende di tutte le e-mail, i contatti e i calendari
- Ubicazione del server in Germania
- Open source
- Applicazioni per Linux, Windows, Android e iOS
- E: Nessuna dipendenza da aziende statunitensi
”Abbiamo guardato Tuta e abbiamo capito subito: Si adatta perfettamente al nostro concetto”, dice Lahmer. “Open source, elevati standard di sicurezza, nessun tracciamento, nessuna pubblicità e, allo stesso tempo, applicazioni moderne e facili da usare per tutti i dispositivi”.
La transizione è avvenuta senza problemi. Tutti gli account sono stati migrati in pochi giorni. Grazie ai client Tuta per i vari sistemi operativi, l’introduzione nel team IAGO di nove dipendenti è stata semplice. IAGO utilizza Linux e Windows in parallelo, oltre a smartphone Android, iPhone e iPad. Tuta funziona in modo stabile ovunque.
”L’aspetto positivo del sistema per noi era che, oltre agli aspetti di sicurezza e privacy, forniva anche tutte le funzionalità di cui avevamo bisogno. Ciò significa, oltre alla funzione di posta elettronica, contatti e calendario. Per noi era perfetto che il client desktop fosse offerto direttamente, sia su Linux che su Windows, e che fossimo in grado di installarlo senza problemi su tutti i dispositivi finali con poco sforzo”.
Tutto in un’unica app: e-mail, calendario e contatti
Da allora, il lavoro quotidiano di IAGO GmbH è diventato molto più semplice. “Ora abbiamo un’applicazione che ci permette di gestire e-mail, calendari e contatti in modo centralizzato, ed è completamente crittografata”, dice Lahmer.
Le funzioni di gruppo, in particolare, semplificano la vita quotidiana. I calendari possono essere facilmente condivisi, gli elenchi dei contatti sono sincronizzati, gli appuntamenti possono essere duplicati e le riunioni ricorrenti possono essere create con pochi clic.
Con Tuta abbiamo il grande vantaggio di evitare la ridondanza dei dati e di non doverci affidare sempre a sistemi diversi. Exchange si basa molto su Outlook, ad esempio, e quando lo avevamo ancora, Microsoft cercava sempre di intrufolarsi in qualche modo nei nostri processi di lavoro. Ora ci siamo completamente allontanati da questa situazione! Oltre alle tipiche attività di scrittura e risposta alle e-mail, questo include anche il tema delle firme, ovviamente. Allo stesso tempo, abbiamo la possibilità di individuare meglio lo spam e di organizzare meglio le cartelle. L’impressione generale di Tuta è decisamente migliore e più chiara rispetto a quella che si aveva con Outlook”.
Per molto tempo, IAGO GmbH ha creduto in quello che molte aziende credono ancora oggi: Outlook è un male necessario di cui non ci si può liberare. Ma Niclas Lahmer e il suo team stanno dimostrando che esiste un altro modo!
Etichettatura bianca per un aspetto professionale
Una caratteristica particolarmente apprezzata da IAGO GmbH è il white labeling. Ciò consente di adattare Tuta al design aziendale, compresi logo, colori e un sottodominio per il login. “Questo è stato un vero punto di forza per noi”, dice Lahmer. “I nostri dipendenti accedono attraverso il nostro dominio e il sistema appare con il nostro marchio. L’aspetto è molto professionale, soprattutto quando inviamo ai nostri clienti e-mail crittografate Ende-zu-Ende”.
Per le comunicazioni esterne, IAGO utilizza anche l’opzione di inviare e-mail crittografate ai destinatari che non hanno un account Tuta. “Questa opzione è stata accolta con favore. Molti dei nostri clienti sono contenti che offriamo loro un mezzo di comunicazione così sicuro”.
Protezione dei dati, assistenza e sviluppo
Lahmer trova incomprensibile che la protezione dei dati sia ancora vista come un lavoro di routine in molte aziende. “Per noi la protezione dei dati è un marchio di qualità. I nostri clienti apprezzano il fatto che prendiamo sul serio la sicurezza e la privacy”.
Lahmer è soddisfatto anche del team di assistenza di Tuta. “Una volta abbiamo avuto un breve problema con il client mobile dopo un aggiornamento Apple. È stato risolto in pochi giorni perché il team di assistenza ha risposto in modo rapido e competente”.
Gli piace soprattutto il fatto che Tuta sia in continua evoluzione. Nuove funzionalità come la duplicazione degli appuntamenti e il miglioramento della visualizzazione del calendario facilitano il suo lavoro quotidiano. “Si vede che Tuta ascolta il feedback degli utenti. Non è una piattaforma anonima di Big Tech, ma un prodotto costruito per le persone che tengono alla privacy”.
Ha però un desiderio: “Se potessi desiderare qualcosa, sarebbe un’espansione della gestione dei contatti con tag o categorie, in modo da poter cercare i gruppi più rapidamente”, suggerisce Lahmer.
Crittografato ed europeo
In definitiva, per IAGO non si tratta solo di tecnologia. Si tratta di sovranità digitale. “Vogliamo che i nostri dati rimangano in Europa, protetti dalle leggi europee, e non finiscano in un sistema che non possiamo controllare”, riassume Lahmer.
Con Tuta, IAGO GmbH ha trovato una soluzione che fa proprio questo: crittografia Ende-zu-Ende, open source e nessun compromesso sulla protezione dei dati.
Il passaggio a Tuta Mail non ha solo aumentato la sicurezza della consulenza aziendale, ma ha anche semplificato il lavoro quotidiano. Un’interfaccia utente moderna, tutte le funzioni in un’unica app e la sensazione di essere veramente indipendenti: tutto questo rende Tuta la soluzione ideale per un’azienda che prende sul serio la protezione dei dati.
