L'étiquette du courrier électronique - les 6 règles les plus importantes
Rédiger un courriel en respectant l'étiquette vous permet de paraître poli et professionnel, et peut vous aider à éviter les malentendus. Dans ce guide, vous apprendrez six règles essentielles de l'étiquette pour améliorer rapidement vos compétences en matière de rédaction d'e-mails.
Résumé rapide
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Utilisez une adresse électronique professionnelle : Votre adresse électronique doit être votre nom complet, et si vous souhaitez passer à la vitesse supérieure, vous pouvez même utiliser votre propre domaine personnalisé.
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Une ligne d’objet claire : Votre ligne d’objet doit résumer l’objet de votre courriel.
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Une salutation et une fin appropriées : Veillez à choisir une formule de salutation et une fin de message appropriées.
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Choisissez un style adapté à votre public : Réfléchissez à la personne à qui vous envoyez le courriel pour vous assurer que le ton de votre courriel est correct. En cas de doute, il est plus sûr d’adopter un ton plus formel que trop informel.
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Relisez avant d’envoyer : Vérifiez l’orthographe et la grammaire et assurez-vous que votre courriel est compréhensible.
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Vérifiez l’adresse électronique du destinataire : Avant d’envoyer le courriel, vérifiez toujours que vous envoyez un courriel au bon destinataire et n’oubliez pas d’ajouter les destinataires CC ou BCC.
Suivez ces six règles d’étiquette pour que vos courriels soient clairs et polis, et pour éviter de commettre les erreurs les plus courantes.
Qu’est-ce que l’étiquette en matière de courrier électronique ?
L’étiquette en matière de courrier électronique est un ensemble de règles connues de tous pour rédiger un courrier électronique approprié. L’étiquette peut varier en fonction du secteur dans lequel vous travaillez, de la personne à qui vous envoyez un courriel et de l’objet du courriel, mais il existe six règles générales d’étiquette que vous devez toujours prendre en considération lorsque vous écrivez un courriel. Un exemple de bonne étiquette en matière de courrier électronique consiste à choisir une formule de salutation appropriée. Lorsque vous envoyez un courriel à votre patron, par exemple, vous choisirez une formule de salutation formelle et polie comme “Bonjour xx” au lieu d’une formule informelle comme “Hé !“.
À l’instar de la rédaction d’un CV, la rédaction d’un courrier électronique requiert également des compétences. En suivant les six règles de l’étiquette, vous vous assurez que vos courriels sont appropriés et professionnels, et vous évitez les malentendus.
Les 6 règles de l’étiquette du courrier électronique
1. Utilisez une adresse électronique professionnelle
L’adresse électronique et la ligne d’objet donnent la première impression de votre courriel, car c’est généralement ce que le destinataire voit en premier. C’est pourquoi il est important d’utiliser une adresse électronique professionnelle. Si vous envoyez un courriel à quelqu’un à l’adresse Lol@gmail.com ou HeyJoe@Yahoo.com, le destinataire risque de penser qu’il s’agit d’un pourriel et de ne pas le lire.
Si vous utilisez toujours une adresse électronique non professionnelle, nous vous recommandons d’en créer une nouvelle en utilisant votre prénom et votre nom de famille. Si vous souhaitez paraître encore plus professionnel, vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine ou l’un des domaines exclusifs de Tuta Mail.
2. Une ligne d’objet claire
La ligne d’objet d’un courriel est l’endroit où vous devez écrire une phrase courte et concise qui résume l’objet du courriel ou son but. Il est recommandé de ne pas dépasser six à dix mots. Lorsqu’un destinataire reçoit un courriel, il doit savoir de qui il provient, car son nom complet figure dans son adresse, et il doit avoir une idée du sujet du courriel grâce à l’objet.
Si l’objet du courriel est trop vague ou s’il n’y a pas d’objet, il est probable que le courriel ne sera pas ouvert.
3. Une salutation et une conclusion appropriées
Si votre courriel commence par une formule de politesse inappropriée, par exemple si elle est trop décontractée dans un contexte formel, elle n’aura pas l’air professionnelle et pourrait donner un mauvais ton à la façon dont le reste du courriel sera interprété. C’est pourquoi vous devez toujours commencer votre courriel par une formule de politesse appropriée.
De même, si la fin de votre courriel est trop formelle ou trop informelle pour le contexte, elle risque d’être interprétée de manière négative. En règle générale, avant de rédiger un courriel, vous devez vous demander qui est le destinataire, quelle est votre relation avec lui et quel est l’objectif du courriel. Ces simples considérations vous aideront à décider si vous devez commencer et terminer le courriel par une formule formelle, “Cher XX” et “Cordialement, nom et prénom”, ou par une formule plus décontractée, “Bonjour XX” et “Cordialement, nom et prénom”.
4. Choisissez un style adapté à votre public
Lorsque vous rédigez le corps du message, tenez compte du ton de votre courriel. Si vous envoyez un courriel à votre patron ou si vous postulez à un emploi, nous vous recommandons de toujours rédiger un courriel professionnel, alors que si vous envoyez un courriel à un ami ou à un collègue que vous connaissez bien, vous pouvez être plus décontracté.
Dans tous les cas, lorsque vous écrivez des courriels, vous devez éviter d’utiliser un langage trop local ou de l’argot. En cas de doute sur le ton et le style du courriel, nous vous recommandons de le rendre formel plutôt qu’informel.
5. Relisez toujours votre message avant de l’envoyer
Avant de vous précipiter sur le bouton d’envoi, assurez-vous toujours de relire votre courriel. Lors de la relecture, vous devez corriger les fautes d’orthographe et de grammaire et vous assurer que le corps du message est bien écrit et compréhensible. Bien que vous puissiez être tenté d’utiliser une IA pour rédiger votre e-mail, nous vous conseillons d’éviter cette solution, car il est facile de voir si un e-mail a été rédigé par une IA, et cela pourrait être perçu comme de la paresse et un manque de professionnalisme par le destinataire de l’e-mail.
6. Vérifiez l’adresse électronique du destinataire
Nombreux sont ceux qui ont commis l’erreur d’envoyer un courriel au mauvais destinataire ou qui ont oublié d’ajouter les adresses CC et BCC. Un moyen simple et rapide de s’assurer que vous envoyez un courriel au bon destinataire est de vérifier l’adresse de l’expéditeur et, si votre courriel comporte des destinataires CC ou BCC, de vérifier également que vous les avez ajoutés dans les bons champs.
La rédaction d’un courriel ne doit pas être une tâche difficile. En suivant ces six règles d’étiquette, vous pouvez améliorer considérablement le ton et le professionnalisme de votre courriel et éviter les erreurs courantes telles qu’une mauvaise orthographe ou l’envoi d’un courriel au mauvais destinataire.
Bon emailing, bon cryptage !