Etiquette des courriels : Comment rédiger un courriel professionnel
Aperçu rapide de la meilleure façon de rédiger des courriels professionnels à l'intention d'un employeur, d'un collègue, d'un enseignant et d'autres personnes !
La rédaction d’un courrier électronique est un art, et heureusement, tout le monde peut l’acquérir ! Il suffit de s’entraîner. Ne laissez pas la rédaction d’e-mails vous prendre trop de temps ou vous causer des maux de tête - laissez-nous vous aider ! Nous avons élaboré un guide complet de rédaction d’e-mails qui vous montrera comment rédiger un e-mail professionnel. Ce guide couvre la rédaction de chaque partie de l’e-mail, l’utilisation de la langue et l’étiquette des e-mails. Si vous n’avez pas encore répondu à des questions telles que : pourquoi l’étiquette est-elle importante et comment rédiger un courriel professionnel ? Continuez à lire ! Nous répondons à toutes vos questions concernant la rédaction d’un courriel !
Table des matières :
- Étapes de la rédaction d’un courriel
- Avant d’envoyer un courriel
- Comment obtenir un domaine d’email personnalisé
Comment rédiger un courriel
1. Votre adresse électronique est importante : Lorsque quelqu’un ouvre sa boîte aux lettres, il voit immédiatement l’adresse électronique de l’expéditeur - et oui, votre adresse électronique a de l’importance. Si vous envoyez un courriel à un employeur potentiel ou à votre professeur et qu’il voit que votre adresse électronique est sugarplum(@)gmail(.)com ou Hollyb64523(@)yahoo(.)com, il est fort probable qu’il n’ouvrira pas votre courriel, et s’il le fait, votre adresse électronique n’aura pas fait une bonne première impression ! Nous suggérons d’utiliser un domaine personnalisé, et heureusement avec Tuta Mail, vous pouvez utiliser votre propre domaine exclusif facilement !
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2. La ligne d’objet : Le nom de l’expéditeur et l’objet du courriel sont les premières choses que le destinataire lit lorsqu’il reçoit votre courriel. Tout comme votre adresse e-mail, la ligne d’objet est donc très importante. La ligne d’objet est un facteur décisif qui incite les gens à ignorer l’e-mail ou à l’ouvrir. Quoi qu’il en soit, la plupart du temps, le lecteur a déjà jugé votre message à partir de la première impression qu’il a eue en lisant l’objet, indépendamment du contenu du message. Maintenant que vous savez que la ligne d’objet est très importante pour donner le ton et faire lire votre e-mail, vous vous demandez peut-être ce qu’il faut mettre dans la ligne d’objet de l’e-mail. C’est simple : l’objet doit être un résumé simple et court de l’e-mail. Après avoir lu l’objet de l’e-mail, le lecteur doit avoir une idée de ce dont il s’agit et il doit attirer suffisamment l’attention du destinataire pour qu’il clique et ouvre l’e-mail.
Lignes d’objet sûres et professionnelles pour différents scénarios :
- Demande de réunion : Demande de réunion pour [tâche ou projet].
- Rappel de l’échéance : Rappel : La date limite de soumission pour [tâche ou projet] approche
- Demande d’emploi : Candidature pour (poste) - (votre nom)
- Mise à jour du projet : (Nom du projet) Mise à jour : Financement approuvé
- Invitation à un événement : Invitation à [Nom de l’événement]
- Annonce : Annonce importante : Changements apportés à [Tâche / projet / réunion]
3. Utilisez une formule de politesse appropriée : Savoir comment commencer un courriel commence par la formule de politesse. Nous suggérons de commencer l’e-mail par une salutation positive qui dépend de l’identité du destinataire, de la relation que vous entretenez avec lui et de l’objectif de l’e-mail. Si vous écrivez à quelqu’un que vous n’avez jamais rencontré, ou peut-être au PDG de l’entreprise, il est toujours préférable de rester professionnel et sûr : nous recommandons de commencer par “Cher”. Si vous connaissez la personne et que vous communiquez régulièrement avec elle, vous pouvez commencer l’e-mail par un simple “Bonjour”. Le bon vieux “À qui de droit” peut sembler professionnel, mais il est souvent perçu comme plus froid et impersonnel. Lorsque vous envoyez le premier courriel, il est important d’utiliser une formule de salutation amicale et appropriée. Par la suite, si le courriel devient un fil de discussion ou si vous envoyez de nombreux courriels en alternance, vous pouvez généralement laisser tomber la formule de salutation.
Exemples de salutations appropriées :
- Cher M. Hutter,
- Chère Ashley Whyte,
- Bonjour Mme Brown,
- Bonjour Leigh,
- Chers collègues / équipe,
Conseils sur les pronoms de genre : Lorsque vous envoyez un courriel formel, il est préférable d’utiliser “M.”, “Mme” ou “Mlle” avec le nom de famille du destinataire - mais uniquement si vous connaissez les pronoms de genre qu’il préfère. Si vous ne connaissez pas les pronoms de genre du destinataire, nous vous recommandons d’utiliser son nom complet, par exemple : Chère Jess Smith.
4. Rédiger le corps du message : C’est dans le corps de l’e-mail que vous communiquez le message complet et que vous mentionnez l’objet de l’e-mail. Le corps du message doit être court, concis et précis. Une fois que vous avez rédigé le corps du message, vous devez ajouter une ligne de conclusion directement après celui-ci. L’ajout d’une ligne de conclusion permet de relier le courriel et de signaler la fin de votre message. La ligne de conclusion doit contenir des remerciements ainsi qu’un appel à l’action (CTA). Ce dernier doit indiquer au destinataire que l’expéditeur attend une réponse avec des détails ou une action.
Autres conseils pour la rédaction du corps du message :
- Évitez le jargon inutile : Ce n’est pas parce que vous devez rédiger un courriel professionnel que vous devez essayer d’avoir l’air intelligent et utiliser un jargon indésirable.
- Soyez bref et concis : il est toujours préférable d’écrire des courriels plus courts, qui se lisent rapidement. Si le destinataire voit de longs paragraphes, il risque de les sauter instantanément - ne lui faites pas perdre son temps.
Exemples de lignes de clôture d’un courriel professionnel :
- J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles.
- N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin d’autre chose.
- N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez d’autres questions.
- Je vous remercie de votre temps et de votre attention.
Maintenant que vous avez rédigé le corps de l’e-mail et que vous avez inclus un appel à l’action dans la ligne de conclusion, vous pouvez officiellement terminer l’e-mail par une signature professionnelle.
5. Comment terminer un courriel : Pour de nombreuses personnes, la fin d’un e-mail est délicate - vous ne voulez pas avoir l’air trop sérieux ou trop décontracté. Cliquez ici pour obtenir un guide détaillé sur la façon de terminer vos courriels. Après la signature de l’e-mail, vous devez indiquer votre nom complet et vos coordonnées.
Les façons les plus courantes de terminer un courriel de manière professionnelle :
- Sincèrement
- Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
- Avec tout le respect que je vous dois
- Chaleureuses salutations
- Meilleurs vœux
- Je vous remercie
Avant d’appuyer sur le bouton d’envoi :
Maintenant que l’e-mail est rédigé, il y a d’autres choses à vérifier avant de cliquer sur le bouton d’envoi !
1. Relisez et mettez en forme l’e-mail Envoyer votre e-mail professionnel bien écrit sans vérifier l’orthographe et la grammaire serait un véritable gaspillage de tous les efforts que vous avez déployés pour le rédiger. N’oubliez pas que l’orthographe et la grammaire d’un courriel, tout comme l’adresse électronique et la ligne d’objet, ajoutent au professionnalisme et à l’autorité de votre courriel. Vous pouvez cocher toutes les cases mentionnées ci-dessus, mais si votre courriel est truffé de fautes d’orthographe, il sera mal lu et mal perçu. En ce qui concerne la mise en forme du message, veillez à utiliser la même police de caractères tout au long du message. En outre, ne jouez pas trop avec la taille de la police. Nous vous recommandons d’utiliser une police de 10 à 12 points. Si vous souhaitez mettre en évidence quelque chose d’important, vous pouvez le mettre en gras ou le souligner. Si vous utilisez Tuta Mail, vous n’aurez pas à vous soucier de changer la police ou sa taille car les paramètres par défaut vous permettront d’obtenir un email soigné et professionnel dès le départ.
2. Vérifiez leschamps du destinataire Avant de cliquer sur envoyer, revenez en arrière et vérifiez les champs du destinataire. Assurez-vous que vous envoyez l’e-mail à la bonne personne et que vous avez obtenu son adresse e-mail correcte. Lors de l’envoi d’un courriel, il existe différents champs de destinataire. Le plus courant est le premier, généralement intitulé To:____. C’est là que vous indiquez l’adresse électronique du destinataire principal, de la personne ou du groupe à qui votre courriel sera envoyé. Il existe deux autres champs de destinataires supplémentaires : CC et BCC.
Pour éviter toute confusion, nous avons résumé les champs CC et BCC pour vous : Que signifie CC dans un courriel ? CC signifie “copie carbone”. Si vous incluez une adresse dans le champ CC, elle recevra le même courriel que celui que vous avez envoyé au destinataire principal. L’utilisation du champ CC est un moyen d’informer les autres destinataires du message que vous avez envoyé à votre destinataire principal sans vous adresser directement à eux. En bref, vous pouvez envoyer un CC à un autre contact pour le tenir au courant de vos communications avec le destinataire principal.
Que signifie BCC dans le courrier électronique : à l’instar de CC, vous avez également un destinataire BCC. BCC est l’abréviation de blind carbon copy (copie carbone aveugle) et sa principale différence avec CC est que tout destinataire de BCC est caché. Ainsi, le destinataire principal de l’e-mail et les personnes incluses dans le champ CC ne peuvent pas voir l’adresse e-mail des destinataires dans le champ BCC. Notez qu’il est toujours préférable de s’assurer que le destinataire principal de l’e-mail sait que vous avez inclus des destinataires supplémentaires dans le champ BCC.
Comment obtenir un domaine de messagerie personnalisé :
Maintenant que vous savez comment rédiger un courriel professionnel, vous savez que la première étape pour être professionnel est d’avoir une bonne adresse électronique ! Et si vous utilisez un fournisseur de messagerie comme Gmail, Yahoo ou Outlook, il est fort probable que l’adresse électronique que vous avez choisie soit déjà prise. Ne vous inquiétez pas ! Nous avons une solution - Tuta Mail. Avec Tuta Mail, vous pouvez obtenir une adresse email gratuite - et il est fort probable que votre nom complet soit encore disponible avec l’un de nos domaines gratuits. Inscrivez-vous ici.
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