Comment rédiger un courriel : réussir la rédaction d'un courriel professionnel
La rédaction d'un courriel n'a pas besoin d'être difficile. Dans ce guide étape par étape, apprenez à rédiger des courriels professionnels.
Guide rapide pour la rédaction d’e-mails
Guide rapide pour la rédaction d’un courriel : Passez en revue ces points clés avant de rédiger votre courriel professionnel.
1. L’adresse : Votre adresse électronique doit être professionnelle.
2. Objet du message : L’objet doit résumer l’objectif du courriel.
3. Salutation : Le message d’accueil doit être amical et approprié.
4. Le corps du message : Le corps du message doit être court, concis et pertinent.
5. Ligne de conclusion : La ligne de conclusion signale la fin d’un courriel et doit comporter un CTA.
6. Fin de l’e-mail: terminez l’e-mail par une fin appropriée.
7. Signature : La signature vient en dernier lieu et doit comporter votre nom et toutes les coordonnées nécessaires.
Exemples de courriels rapides : Comment écrire un courriel de remerciement, un courriel de suivi et comment envoyer un courriel à un professeur ou à un enseignant.
1. Envoyer un courriel à un professeur ou à un enseignant
Lorsque vous envoyez un courriel à un professeur ou à un enseignant, vous n’avez pas besoin d’être trop professionnel, mais plutôt poli et formel. Un simple “Bonjour, Nom” est approprié pour la salutation, suivi d’un message clair et concis dans le corps du courriel où vous pouvez détailler la raison de votre courriel. Ensuite, votre conclusion doit indiquer à votre professeur ou enseignant l’action à entreprendre. Par exemple, si vous demandez à un professeur une lettre de recommandation pour postuler à un emploi, la conclusion pourrait être la suivante : “Merci de m’avoir aidé à rédiger la recommandation, si vous avez besoin de plus de détails sur ce que vous incluez, n’hésitez pas à me le faire savoir. Cette phrase doit être suivie d’une signature de courriel polie et formelle telle que “Meilleurs vœux, nom”
3. Comment rédiger un courriel de remerciement après un entretien ?
Lorsque vous envoyez des courriels liés au lieu de travail, il est toujours bon de rester professionnel et poli. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un courriel de suivi après un entretien d’embauche pour dire merci, vous pouvez commencer le courriel par “Cher, nom” ou, si vous souhaitez être un peu moins formel, “Bonjour, nom”. La deuxième ligne de votre courriel doit exprimer votre gratitude : “Merci d’avoir pris le temps de m’interviewer”. Elle peut être suivie d’une conclusion : “Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à les poser. Je me réjouis d’avoir bientôt de vos nouvelles” et, enfin, une signature formelle : “Meilleures salutations, nom”
1. Commencez par une adresse électronique professionnelle
L’adresse électronique et la ligne d’objet sont les premières choses que le destinataire du courrier électronique voit dans ses notifications et sa boîte aux lettres, c’est pourquoi votre adresse doit être professionnelle.
Lorsque quelqu’un ouvre sa boîte aux lettres, il voit immédiatement l’adresse électronique de l’expéditeur. Si vous envoyez un courriel à un employeur potentiel, un enseignant ou un professeur et qu’il voit que votre adresse électronique est sugarplum(@)gmail(.)com ou Hollyb64523(@)yahoo(.)com, il est fort probable qu’il n’ouvrira pas votre courriel, pensant qu’il s’agit d’un spam, et s’il le fait, votre adresse électronique ne fera pas une bonne première impression. Nous suggérons d’utiliser un domaine personnalisé, et heureusement avec Tuta Mail, vous pouvez utiliser votre propre domaine exclusif facilement !
Si l’obtention d’un domaine personnalisé n’est pas possible, vous devriez au moins utiliser votre vrai nom comme adresse dans un contexte professionnel. La meilleure adresse électronique est firstname.lastname@… suivie du domaine.
Si vous ne pouvez pas enregistrer votre vrai nom auprès de l’un des principaux fournisseurs (parce que tous les noms sont déjà utilisés), utilisez Tuta Mail pour ouvrir un compte de courrier électronique gratuit à votre nom.
2. L’objet du message
L’objet du courrier électronique doit être direct et donner au destinataire une idée de ce dont il s’agit.
Le nom de l’expéditeur et l’objet du message sont les premières choses que le destinataire voit dans la notification du message et lorsqu’il ouvre sa boîte aux lettres. C’est pourquoi la ligne d’objet est un facteur décisif qui incite les destinataires à ignorer votre message ou à l’ouvrir.
En fait, les destinataires jugent les courriels à partir de la première impression qu’ils ont de la ligne d’objet, indépendamment de ce que contient le corps du courriel.
Maintenant que vous savez que la ligne d’objet est très importante pour donner le ton et faire lire votre courriel, vous vous demandez peut-être ce qu’il faut mettre dans la ligne d’objet du courriel. C’est simple : l’objet doit être un résumé simple et court de l’e-mail. Après avoir lu l’objet de l’e-mail, le destinataire doit avoir une idée de base du sujet de l’e-mail et il doit susciter suffisamment d’attention pour que le destinataire l’ouvre.
Des lignes d’objet professionnelles pour différents scénarios
- Demande de réunion : Demande de réunion [tâche ou projet
- Rappel de l’échéance : Rappel : Date limite de soumission pour [tâche ou projet]
- Mise à jour du projet : [Nom du projet] Mise à jour : Financement approuvé
- Invitation à un événement : Invitation à [Nom de l’événement]
- Annonce : Annonce importante : Changements apportés à [Tâche / projet / réunion]
3. Utiliser une salutation appropriée
La formule de salutation que vous utilisez dans un courriel doit dépendre de l’identité du destinataire, de la relation que vous entretenez avec lui et de l’objet du courriel. En général, lorsqu’il s’agit de rédiger des courriels professionnels, la formule de salutation doit toujours être polie.
Une fois l’objet rédigé, l’étape suivante consiste à commencer le courriel par une formule de politesse. Les salutations doivent être positives et polies. Le choix de la formule de politesse dépend de l’identité du destinataire, de la relation que vous entretenez avec lui et de l’objectif du message.
Si vous écrivez à quelqu’un que vous n’avez jamais rencontré ou au PDG de l’entreprise, il est toujours préférable de rester professionnel et respectueux, par exemple en utilisant “Cher nom”, une formule de salutation formelle et largement reconnue. En revanche, un simple “Bonjour nom” ou “Hello nom” est approprié si vous connaissez la personne et que vous communiquez régulièrement avec elle.
Qu’en est-il de l’expression “À qui de droit” ? Bien que cette formule de salutation à l’ancienne puisse sembler professionnelle, elle est souvent considérée comme froide et impersonnelle - nous vous recommandons d’utiliser plutôt “Cher nom”.
N’oubliez pas que lorsque vous envoyez le premier courriel, il est important d’utiliser une formule de salutation amicale et appropriée. Par la suite, s’il s’agit d’un fil de discussion, vous pouvez, dans la plupart des cas, laisser tomber la formule de salutation formelle.
Salutations professionnelles et décontractées par courriel
- Formelle : Cher M. Hutter,
- Formel : Chère Ashley Whyte,
- Formel : Chers collègues / équipe,
- Formel : Bonjour Mme Brown,
- Décontracté : Bonjour Leigh,
- Occasionnel : Bonjour à l’équipe / à tout le monde
Conseils sur les pronoms de genre : Lorsque vous envoyez un courrier électronique, il est préférable d’utiliser “M.”, “Mme” ou “Mlle” avec le nom de famille du destinataire, mais uniquement si vous connaissez les pronoms de genre qu’il préfère. Si vous ne connaissez pas les pronoms de genre du destinataire, nous vous recommandons d’utiliser son nom complet, par exemple : “Cher Jess Smith”.
4. Rédiger le corps du message
Chaque courriel que vous envoyez ne doit porter que sur un seul sujet. Lorsque vous rédigez le corps du message, veillez à ce qu’il soit précis et concis - personne n’aime perdre son temps.
Le corps de votre courriel est l’endroit où vous transmettez le message et mentionnez l’objet du courriel. Le corps du message doit être concis, direct et ne couvrir qu’un seul sujet. C’est particulièrement nécessaire pour la rédaction d’un courriel professionnel. Une fois que vous avez rédigé le corps du message, vous devez ajouter une ligne de conclusion directement après celui-ci. Vous trouverez ci-dessous des informations sur le choix d’une ligne de conclusion et sur la manière de terminer correctement un courrier électronique professionnel.
5. Fin de l’e-mail : ligne de conclusion, signature, signature finale
La fin du courrier électronique se compose de la ligne de conclusion, de la signature et, enfin, de votre signature.
Lafin d’un courriel doit toujours suivre la même structure : commencez par la ligne de conclusion, puis la signature et enfin votre signature.
La ligne de conclusion
L’ajout d’une ligne de conclusion permet de relier le courriel et de signaler la fin de votre message. La ligne de conclusion doit contenir des remerciements et un appel à l’action (CTA). Ce dernier doit indiquer au destinataire que l’expéditeur attend une réponse avec des détails ou une action.
Exemples de lignes de conclusion d’e-mails professionnels
- Je me réjouis d’avoir de vos nouvelles.
- N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin d’autres informations.
- N’hésitez pas à me faire part de vos questions.
- Je vous remercie de votre temps et de votre attention.
Le courriel d’approbation
Après avoir rédigé le corps du message et inclus un appel à l’action dans la ligne de conclusion, vous pouvez choisir une signature appropriée pour le message.
Ajoutez votre signature
La dernière étape pour terminer le courriel consiste à ajouter votre signature après la conclusion du courriel. La signature du courriel doit toujours contenir votre nom et, le cas échéant, toute information dont le destinataire pourrait avoir besoin pour vous contacter. Dans un courriel professionnel, il peut s’agir de votre titre, du nom de votre entreprise, de son site web et/ou de votre numéro de téléphone. Votre signature doit changer en fonction de la personne que vous contactez et de l’objet du message.
N’oubliez pas que si le courriel se transforme en une longue conversation, vous pouvez commencer à utiliser une signature courte telle que “Best, name”. Il n’est important d’utiliser une signature longue avec des coordonnées pertinentes ou le nom de l’entreprise que pour le premier courriel.
Exemples de signatures courantes
La signature et la signature d’un courriel dépendent de la personne à qui vous envoyez le courriel et de l’objet de ce dernier. Par exemple, si vous postulez à un emploi et que vous souhaitez présenter votre portfolio en ligne, vous devez inclure un lien vers votre site web et votre numéro de contact dans la signature du courriel.
Conseils pour la rédaction d’un courriel
Évitez le jargon inutile
Ce n’est pas parce que vous devez rédiger un courrier électronique professionnel que vous devez essayer de paraître intelligent en utilisant un jargon ennuyeux. Un courriel professionnel doit avoir une structure correcte et être rédigé dans un langage courant.
Soyez bref et précis
Il est toujours préférable d’écrire des courriels plus courts, qui se lisent rapidement. Si le destinataire voit de longs paragraphes, il risque de les sauter instantanément - ne lui faites pas perdre son temps.
Relisez l’e-mail
Envoyer un courriel professionnel bien rédigé sans vérifier l’orthographe et la grammaire serait un véritable gaspillage de tous les efforts que vous avez déployés pour le rédiger. N’oubliez pas que l’orthographe et la grammaire d’un courriel, tout comme l’adresse électronique et la ligne d’objet, ajoutent au professionnalisme et à l’autorité de votre courriel.
Vérifiez deux fois les champs du destinataire
Avant de cliquer sur “Envoyer”, vérifiez les champs relatifs au destinataire. Assurez-vous que vous envoyez le message à la bonne personne et que vous avez la bonne adresse électronique. Lors de l’envoi d’un courrier électronique, il existe différents champs de destinataire. Le plus courant est le premier, généralement intitulé To:____. C’est là que vous indiquez l’adresse électronique du destinataire principal, de la personne ou du groupe à qui votre courriel sera envoyé.
Formatage de l’e-mail
En ce qui concerne la mise en forme du courrier électronique, veillez à utiliser la même police de caractères tout au long du message. En outre, ne jouez pas trop avec la taille de la police. Nous vous recommandons d’utiliser une police de 10 à 12 points. Si vous souhaitez mettre en évidence un élément important, vous pouvez le mettre en gras ou le souligner.