Guide rapide sur la création d’un courriel

Comment commencer un e-mail : guide rapide : Passez en revue ces points clés avant de commencer l’e-mail.

Avant de commencer, réfléchissez toujours :

• À qui est-ce que j’envoie un courriel ?

• Quel est son pronom préféré ?

• Pourquoi est-ce que j’envoie ce courriel ?

Adopter la bonne structure

1. Salutation : Lorsque l’on commence un courrier électronique, la première étape consiste à choisir une formule de salutation. Celle-ci peut être formelle ou décontractée, en fonction du destinataire et de l’objet de l’e-mail.

2. Ligne d’ouverture : Directement après la salutation vient la ligne d’ouverture de l’e-mail qui, comme la salutation, dépend de la raison de l’e-mail.

Le message d’accueil

• Salutationformelle par courrier électronique, quelle que soit la situation : Cher(e)

• Salutationdécontractée et amicale par courrier électronique : Bonjour / Hi

La ligne d’ouverture

• Professionnel : J’espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé

• Décontracté et amical : J’espère que tout va bien de votre côté

• Objectif : Je vous contacte parce que…

• Pour exprimer sa gratitude : Merci pour…

Ce qu’il faut éviter

• Pas de salutations ni de nom dans l’e-mail
• Ne pas être décontracté dans un contexte formel ou professionnel
• Pronoms incorrects et fautes d’orthographe

Alors que le courrier électronique continue à faire partie intégrante de notre vie quotidienne et constitue l’une des formes les plus courantes de communication écrite, il est essentiel de commencer votre message par une formule de salutation et une phrase d’ouverture appropriées. Le début de l’e-mail donne le ton, fait preuve de professionnalisme et encourage le destinataire à poursuivre sa lecture. Vous vous demandez peut-être comment commencer un courriel à un enseignant, comment commencer un courriel à un professeur, ou vous cherchez les salutations professionnelles les plus courantes. Dans ce guide rapide et détaillé, nous verrons comment commencer l’e-mail, des exemples de salutations et de lignes d’ouverture, et ce qu’il faut éviter de faire lorsqu’on commence un e-mail.

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Ce qu’il faut prendre en compte avant de commencer à rédiger un courriel

Posez-vous les trois questions suivantes avant de commencer à rédiger un courriel, afin de faciliter le processus de rédaction.

Avant de vous lancer dans la rédaction d’un courriel, tenez compte de ces trois éléments pour vous assurer que la rédaction du courriel se déroule sans heurts et sans erreurs évitables.

1. À qui j’envoie un courriel / qui est mon public ?

Votre message d’accueil doit être choisi en fonction de votre public. Si vous envoyez un courriel à un collègue que vous connaissez depuis longtemps, vous pouvez utiliser une formule de salutation plus décontractée. En revanche, si vous envoyez un courriel pour une demande d’emploi ou un courriel à un professeur, la formule de salutation doit être professionnelle et formelle.

N’oubliez pas que la formule de salutation change selon que vous saluez une seule personne, quelques personnes ou un groupe de personnes.

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2. Quel est leur pronom préféré ?

Lorsque vous vous adressez au destinataire, il est important d’épeler son nom correctement et d’utiliser le pronom de genre adéquat. Dans les courriers électroniques formels, nous utilisons généralement “M.”, “Mme” ou “Mlle” avec le nom de famille, mais uniquement si vous connaissez les pronoms qu’ils préfèrent.

Si vous ne connaissez pas les pronoms de genre du destinataire, il est préférable de vous adresser à lui en utilisant son nom complet. Cela permet d’éviter les erreurs inutiles, de faire preuve de respect et d’être attentif aux détails.

3. Pourquoi est-ce que j’envoie un courriel à ce destinataire ?

La dernière considération qui facilite le processus de rédaction d’un courriel est de se demander pourquoi on envoie le courriel, en d’autres termes, quelle est la raison de ce courriel. En vous posant cette question avant d’entamer le processus de rédaction, vous aurez une meilleure idée de ce que vous souhaitez dire et vous saurez si vous devez utiliser un ton plus professionnel ou plus décontracté.

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Comment commencer un courriel de manière professionnelle ?

Lorsque vous envoyez un courrier électronique professionnel, vous pouvez utiliser “Cher” suivi du nom préféré du destinataire.

Si vous souhaitez commencer votre courrier électronique de manière professionnelle, une option sûre consiste à utiliser “Cher” comme formule de salutation. Il s’agit d’une formule de salutation bien connue, utilisée dans le monde entier pour donner une impression de professionnalisme et de formalité. “Chère” est une formule de salutation sûre pour une lettre de motivation, une lettre d’affaires ou toute autre situation exigeant du professionnalisme.

- Cher Monsieur Hutter,

- Chère Ashley Whyte,

Salutations décontractées et amicales par courrier électronique

Lorsque votre courrier électronique ne doit pas être trop formel, un “Hi” ou un “Hello” décontracté et amical suffit.

”Hello” et “Hi” sont deux formules de politesse courantes dans les courriels, dont le degré de formalité varie. Saluer un destinataire par “Bonjour” est informel et largement utilisé entre collègues ou entre personnes qui se connaissent. En revanche, “Hello” est un peu plus formel. Bien que “Hello” ne soit pas extrêmement formel, il est considéré comme une formule de salutation par courrier électronique largement acceptée, qui est amicale et directe. Si vous vous demandez comment commencer un courriel à un enseignant ou à un professeur, un “Bonjour” amical et direct, accompagné de son nom, serait approprié.

- Bonjour Mme Brown,

- Bonjour, professeur Huges,

Nous vous recommandons une lecture plus approfondie : Notre guide sur la façon de terminer un courriel.

Salutations par courrier électronique pour s’adresser à une équipe ou à un groupe de plus de deux destinataires

Lorsque vous devez envoyer un courriel à un groupe ou à une équipe, vous pouvez également utiliser “Cher”, “Bonjour” ou “Hello”, suivi du nom de tous les destinataires, des collègues ou de l’équipe.

Lorsque vous commencez un courriel destiné à plus de deux personnes, à une équipe ou à un groupe, vous pouvez choisir une formule de salutation professionnelle ou plus décontractée. Il existe quelques formules de politesse informelles, mais largement utilisées et acceptées pour les courriels destinés à plusieurs destinataires. Par exemple, un “Hi” ou “Hello” amical suivi de “team”, “everyone” ou de l’utilisation du nom du service dans un contexte professionnel est largement accepté. En revanche, si vous souhaitez être plus formel lorsque vous vous adressez à plus de deux personnes ou à un grand groupe dans un courriel, un simple “Chère équipe/nom du service” est approprié.

- Chers collègues / équipe,

- Bonjour à l’équipe / à tous,

- Bonjour à toute l’équipe,

Conseil supplémentaire : Lorsque vous vous adressez à un groupe de personnes que vous ne connaissez pas bien, évitez les formules sexospécifiques telles que Ladies, Guys ou Gentlemen.

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Comment commencer un courriel : exemples

Comment commencer un courriel à un professeur

Lorsque vous envoyez un courriel à un professeur, votre formule de salutation doit être plus formelle, ce qui témoigne non seulement de votre professionnalisme, mais aussi de votre respect. Une façon appropriée de commencer un courriel à un professeur est d’utiliser ” Cher” suivi de son nom préféré. Si votre professeur vous a demandé de vous adresser à lui par son prénom, vous devez également l’utiliser lorsque vous lui envoyez un courrier électronique. Si vous avez l’habitude de vous adresser à votre professeur par M. ou Mme, suivi de son nom de famille, vous devez l’utiliser dans votre message d’accueil.

Comment commencer un courriel à une entreprise

Lorsque vous envoyez un courriel à une entreprise, la solution la plus sûre consiste à adopter un ton professionnel et formel. Il existe de nombreuses situations dans lesquelles vous pouvez envoyer un courrier électronique à une entreprise, que ce soit pour postuler à un emploi, pour vous renseigner sur un poste vacant ou pour toute autre raison. Si vous connaissez la personne à qui vous envoyez un courriel dans l’entreprise, vous pouvez utiliser ” Cher” suivi de son nom. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, vous pouvez utiliser le nom du service.

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Le début du message

Il existe de nombreux types de phrases d’introduction : “J’espère que vous allez bien” est très répandu et professionnel, mais si vous voulez une phrase d’introduction plus décontractée et amicale, vous pouvez utiliser “J’espère que votre semaine se passe bien”.

Une fois que vous avez choisi la formule de salutation appropriée, vous devez rédiger votre phrase d’ouverture. Celle-ci est également appelée phrase d’ouverture. Elle donne le ton et doit également attirer l’attention du destinataire. Comme pour la formule de politesse, le choix de la meilleure phrase d’ouverture doit tenir compte de l’identité du destinataire, de la relation que vous entretenez avec lui et de l’intention du courrier électronique.

Maintenant que vous avez trouvé la formule de salutation idéale, jetez un coup d’œil aux exemples de phrases d’ouverture ci-dessous.

Lignes d’ouverture professionnelles

- J’espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé

Il s’agit probablement de la phrase d’ouverture la plus utilisée dans l’envoi de courriels formels. Il s’agit d’une formule d’ouverture formelle et démodée qui était trop utilisée dans le passé et qui n’est plus très courante aujourd’hui. Il n’y a rien de mal à l’utiliser, mais beaucoup préfèrent utiliser d’autres formules comme “J’espère que vous allez bien”.

Voici d’autres formules d’ouverture professionnelles et polies :

- J’espère que votre semaine se passe bien.

- J’espère que vous allez bien.

Lignes d’ouverture directes

- Je m’adresse à vous parce que…

Cette ligne d’ouverture est directe et va droit au but. En commençant le courriel par “Je vous contacte parce que”, vous clarifiez rapidement l’objectif de votre courriel sans perdre de temps. Lorsque vous indiquez votre intention dans la ligne d’ouverture, vous évitez toute confusion en indiquant au destinataire l’objet du courrier.

Voici d’autres formules d’ouverture directes que vous pourriez utiliser :

- Je vous contacte à propos de / pour vous informer de…

- Je vous écris pour vous informer que…

- Je vous envoie un courriel pour…

Lignes d’ouverture pour exprimer la gratitude

- Je voulais vous remercier pour…

Une autre excellente ligne d’ouverture consiste à exprimer sa gratitude. Si vous écrivez un courriel en réponse aux actions ou aux actes du destinataire, commencez le courriel par un “merci” poli.

Voici d’autres façons courantes d’exprimer sa gratitude au début d’un courriel :

- Merci pour…

- J’apprécie votre aide / la mise à jour.

- Je vous remercie pour votre réponse rapide.

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Ce qu’il faut éviter lorsque l’on commence un courrier électronique

Lorsque vous commencez un courrier électronique, vous devez éviter certaines formules de politesse et lignes d’introduction. Par exemple, la formule de salutation “À qui de droit” et les formules d’ouverture “Je sais que vous êtes occupé mais…” ou “Pourriez-vous me rendre un service ?“.

Maintenant que vous savez comment commencer un courriel et que vous avez examiné les formules de politesse et d’ouverture appropriées, il est important de savoir ce que vous devez éviter lorsque vous commencez un courriel.

Les formules de politesse à éviter

Nous vous recommandons d’éviter les formules “À qui de droit” et “Madame, Monsieur”. Ce sont deux exemples de formules de politesse trop impersonnelles, qui montrent au destinataire que vous n’êtes pas sûr de la personne que vous contactez. Si vous ne trouvez pas le nom du destinataire, faites toujours des recherches et essayez au moins d’obtenir son titre de poste. Par exemple, “Cher chef du marketing” serait préférable à “Cher monsieur”.

- À qui de droit

- Madame, Monsieur

- Pas de salutations du tout

Lignes d’ouverture à éviter

La phrase d’ouverture doit être efficace, attirer l’attention du destinataire et l’inciter à poursuivre sa lecture. La phrase d’ouverture donne également le ton pour le reste du courriel, il est donc important d’en choisir une qui soit appropriée et pertinente par rapport à l’intention du courriel.

Les phrases d’ouverture à éviter :

- Je sais que vous êtes occupé, mais…

- Laissez-moi me présenter…

- Pourriez-vous me rendre un service ?

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