Comment commencer un courriel (avec des exemples)
Dans ce guide, nous vous montrons comment commencer un e-mail, quelles sont les meilleures salutations et lignes d'ouverture à utiliser dans différents scénarios, et nous vous indiquons ce qu'il faut faire et ne pas faire en matière de salutations par e-mail.
Table des matières :
- Comment commencer un courriel
- Ce qu’il faut éviter lors de l’envoi d’un courriel
- Meilleure solution pour les courriels
Le courrier électronique fait de plus en plus partie de notre vie quotidienne et constitue l’une des formes les plus courantes de communication écrite. Il est donc essentiel de commencer votre message par une formule de politesse et une phrase d’ouverture appropriées. Le début de l’e-mail donne le ton, fait preuve de professionnalisme et encourage le destinataire à poursuivre sa lecture. Vous vous demandez peut-être comment commencer un courriel à un enseignant, comment commencer un courriel à un professeur ou vous cherchez les salutations professionnelles les plus courantes. Dans ce guide, nous verrons comment commencer un courriel, des exemples de salutations et de lignes d’ouverture, et ce qu’il faut éviter de faire en commençant un courriel.
Avant de commencer l’e-mail
1. L’importance du public
Votre message d’accueil doit être choisi en fonction de votre public. Si vous envoyez un courriel à un collègue que vous connaissez depuis longtemps, vous pouvez utiliser une formule de salutation plus détendue. En revanche, si vous envoyez un courrier électronique pour une candidature à un poste, la formule de politesse doit être professionnelle et formelle. N’oubliez pas que la formule de politesse change selon que vous saluez une seule personne, quelques personnes ou un groupe de personnes.
2. Vérifiez les noms et les pronoms
Lorsque vous vous adressez au destinataire, il est important d’épeler correctement son nom. Il est tout aussi important d’utiliser les pronoms de genre appropriés. Dans les courriels formels, nous utilisons généralement “M.”, “Mme” ou “Mlle” avec le nom de famille, mais uniquement si vous connaissez les pronoms qu’ils préfèrent. Si vous ne connaissez pas les pronoms de genre du destinataire, il est préférable de vous adresser à lui en utilisant son nom complet. Par exemple : Chère Lora Huges. Cela permet d’éviter les erreurs inutiles, de faire preuve de respect et de prêter attention aux détails.
Consultez également le guide de Tuta sur la rédaction d’e-mails professionnels.
Comment commencer un courriel
Le début d’un courriel doit toujours contenir
La salutation
La salutation doit être la toute première ligne de l’e-mail. La formule de salutation dépend de la personne à qui vous écrivez, de la relation que vous entretenez avec elle et de la raison pour laquelle vous lui écrivez. Nous avons dressé une liste des salutations les plus courantes et les plus sûres pour différents scénarios.
Exemples de salutations par courrier électronique
Les messages d’accueil par courrier électronique sont destinés à un ou deux destinataires :
1. Cher nom,
L’utilisation de “Cher” comme formule de salutation par courrier électronique est une solution sûre, en particulier lorsque vous souhaitez donner une impression de professionnalisme et de formalisme. “Il s’agit d’une formule de politesse formelle qui témoigne d’un certain respect et d’une certaine formalité. Il s’agit d’une formule de salutation sûre pour une lettre de motivation, une lettre d’affaires ou toute autre situation exigeant du professionnalisme.
- Cher Monsieur Hutter,
- Chère Ashley Whyte,
2. Bonjour nom ou Bonjour nom,
“Hello” et “Hi” sont deux formules de politesse courantes dans les courriels, dont le degré de formalité varie. Saluer un destinataire par “Hi” est informel et largement utilisé entre collègues ou personnes qui se connaissent. En revanche, “Hello” est un peu plus formel. Bien que “Hello” ne soit pas extrêmement formel, il est considéré comme une formule de salutation par courrier électronique largement acceptée, qui est amicale et directe. Si vous vous demandez comment commencer un courriel à un enseignant ou à un professeur, un “Hello ____” amical et direct, accompagné de son nom, serait approprié.
- Bonjour Mme Brown,
- Bonjour Leigh,
Nous vous recommandons une lecture plus approfondie : Notre guide sur la façon de terminer un courriel.
Salutations par courriel pour s’adresser à une équipe ou à un groupe de plus de deux destinataires :
3. Bonjour à l’équipe, Bonjour à tous, Chers collègues,
Pour commencer un courriel destiné à plus de deux personnes, à une équipe ou à un groupe, il existe quelques formules de politesse informelles, mais largement utilisées et acceptées pour les courriels destinés à plusieurs destinataires. Un “Hi” ou “Hello” amical suivi de “team”, “everyone” ou du nom du service est suffisant. Si vous souhaitez être plus formel lorsque vous vous adressez à vos collègues de travail, un simple “Chers collègues” est approprié.
- Chers collègues / équipe,
- Bonjour à l’équipe / à tous,
- Bonjour à l’équipe / à tous,
Conseil : lorsque vous vous adressez à un groupe de personnes que vous ne connaissez pas bien, évitez les adresses spécifiques au genre - Mesdames, Messieurs ou Gentilshommes.
La phrase d’ouverture
Une fois que vous avez choisi la formule de salutation appropriée, vous devez rédiger votre phrase d’ouverture. Celle-ci est également appelée “phrase d’ouverture”. Elle donne le ton et doit également attirer l’attention du destinataire. Comme pour le message d’accueil, le choix de la meilleure phrase d’ouverture doit tenir compte de l’identité du destinataire, de la relation que vous entretenez avec lui et de l’objectif de l’e-mail.
Maintenant que vous avez trouvé la formule de salutation idéale, jetez un coup d’œil aux exemples de phrases d’ouverture ci-dessous.
Exemples de phrases d’ouverture d’un courriel
1. J’espère que cet e-mail vous conviendra
Il s’agit probablement de la phrase d’ouverture la plus utilisée lors de l’envoi de courriels formels. Il s’agit d’une phrase d’ouverture formelle et démodée qui est largement utilisée - vous pouvez jouer la carte de la sécurité et l’utiliser si vous voulez être formel et professionnel.
Voici d’autres formules d’ouverture professionnelles et polies :
- J’espère que votre semaine se passe bien.
- J’espère que vous allez bien.
2. Je vous contacte parce que…
La ligne d’ouverture peut également être directe et aller droit au but. Commencer le courriel par “Je vous contacte parce que” est direct et clarifie l’objectif de votre courriel. Lorsque vous indiquez votre intention dans la ligne d’ouverture, vous évitez toute confusion en indiquant au destinataire l’intention du courrier.
D’autres lignes d’ouverture directes comprennent :
- Je vous écris à propos de / pour vous informer de…
- Je vous écris pour vous informer que…
- Je vous envoie un courriel pour…
3. Je vous remercie pour…
Une autre excellente ligne d’ouverture consiste à exprimer sa gratitude. Si vous écrivez un courriel en réponse aux actions ou aux actes du destinataire, commencez le courriel par un “merci” poli.
Voici d’autres façons courantes d’exprimer sa gratitude dans les lignes d’ouverture :
- Merci pour…
- J’apprécie votre aide / la mise à jour.
- Merci pour votre réponse rapide.
Ce qu’il faut éviter en commençant un courriel :
Maintenant que vous savez comment commencer un courriel et que vous avez examiné les formules de politesse et d’ouverture appropriées, il est important de savoir ce qu’il faut éviter au début d’un courriel.
Les formules de politesse à éviter :
- À qui de droit
- Madame, Monsieur
- Pas de formule de politesse du tout
Nous vous recommandons d’éviter les formules “À qui de droit” et “Madame, Monsieur”. Ce sont deux exemples de formules de politesse trop impersonnelles, qui montrent au destinataire que vous ne savez pas exactement qui vous contactez. Si vous ne trouvez pas le nom du destinataire, faites toujours des recherches et essayez au moins d’obtenir son titre de poste. Par exemple, “Cher chef du marketing” serait préférable à “Cher monsieur”.
À moins que vous n’ayez une conversation avec un collègue, votre courriel doit toujours comporter une formule de politesse.
N’oubliez pas : La fin du message est tout aussi importante que la formule de politesse.
Lignes d’ouverture à éviter :
La ligne d’ouverture doit être efficace, attirer l’attention du destinataire et l’inciter à poursuivre sa lecture. La ligne d’ouverture donne également le ton pour le reste de l’e-mail, il est donc très important d’utiliser une ligne d’ouverture appropriée, en rapport avec l’intention de l’e-mail.
Voici une liste de lignes d’ouverture à éviter :
- Je sais que vous êtes occupé, mais…
- Laissez-moi me présenter…
- Pourriez-vous me rendre un service ?
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