Cómo crear una dirección de correo electrónico para pequeñas empresas | Con la mejor seguridad
Profundicemos en la importancia de utilizar una dirección de correo electrónico profesional para las PYME y averigüemos qué proveedor de correo electrónico seguro elegir.
¿Por qué necesito una dirección de correo electrónico profesional para mi pequeña empresa?
No importa si eres un autónomo que acaba de empezar o una pequeña empresa con unos pocos empleados, todas las pequeñas empresas necesitan una dirección de correo electrónico comercial dedicada. Aunque a día de hoy todavía hay empresas que utilizan una dirección de correo electrónico gratuita de Gmail o Yahoo para su trabajo, esta práctica hace que estas empresas parezcan poco profesionales y poco dedicadas a su trabajo. Hace 20 años, Internet era todavía relativamente joven y tener un dominio propio para tu empresa podía hacerte destacar; hoy en día es una necesidad para ser reconocido como una empresa que se toma en serio su comunicación por correo electrónico. Veamos algunas razones por las que su empresa necesita una dirección de correo electrónico profesional.
Una dirección de correo electrónico profesional puede ayudar a su empresa a crear credibilidad y confianza entre los usuarios, así como a aumentar la profesionalidad y el conocimiento de la marca. Además, es una forma estupenda de mantener organizados los correos electrónicos empresariales.
Garantizar la profesionalidad
Independientemente del tamaño de su empresa, utilizar una dirección de correo electrónico dedicada con un dominio personalizado que utilice el nombre de su empresa, por ejemplo, salesgreensolutions.com, demuestra profesionalidad y permite a los clientes potenciales saber que la empresa es auténtica. Las direcciones de correo electrónico gratuitas que terminan en @gmail.com o @hotmail.com no están pensadas para uso empresarial y parecen poco profesionales en el ámbito de los negocios, incluso para las pequeñas empresas.
Crear credibilidad y confianza
Como hemos mencionado anteriormente, utilizar una dirección de correo electrónico profesional no sólo es más profesional, sino que genera credibilidad y confianza para los clientes potenciales. Una empresa que parece profesional y legítima a través de una de las formas más importantes de comunicación, el correo electrónico, es más creíble y digna de confianza.
Aumente la notoriedad de su marca
Cuando utiliza un dominio personalizado con el nombre de su empresa, refuerza su marca. De este modo, el envío de correos electrónicos actúa como una forma no sólo de comunicación, sino también de promoción. Utilizar el nombre de su empresa en su dirección de correo electrónico es una situación en la que todos salen ganando.
Para la organización y la comunicación
Si eres un autónomo independiente o una pequeña empresa en crecimiento, te resultará útil disponer de direcciones de correo electrónico dedicadas a diferentes fines, que puedes crear mediante alias con tu propio dominio. Utilizar alias para tu empresa, como ventas@ y soporte@, mantiene tus comunicaciones mejor organizadas y racionalizadas.
Cómo crear una dirección de correo electrónico para pequeñas empresas que sea segura
Ahora que conoces la importancia de utilizar una dirección de correo electrónico comercial, puede que te estés preguntando qué proveedor de correo electrónico utilizar.
Los proveedores de correo electrónico más conocidos, como Gmail y Outlook, ofrecen cuentas de correo electrónico gratuitas, pero por el reconocimiento de marca, la profesionalidad, la seguridad y la privacidad de tu empresa, no te recomendamos que utilices la versión gratuita. Como ya hemos dicho, una dirección de empresa que termine en @gmail.com no es señal de profesionalidad. Así que si estás decidido a utilizar Gmail o Outlook, puedes suscribirte a una cuenta de empresa de pago. Ten en cuenta, sin embargo, que las cuentas empresariales de Gmail y Outlook tienen un precio relativamente alto. Hoy en día, hay más y mejores proveedores de correo electrónico disponibles que tienen mejores precios, se centran en las necesidades de las pequeñas empresas y ofrecen mejor soporte.
Cada empresa tiene diferentes necesidades y requisitos para su correo electrónico corporativo, como tamaño de almacenamiento, herramientas de productividad o dominios personalizados. Los planes para empresas de Google y Outlook suelen ser demasiado grandes para las pequeñas empresas y no se pueden adaptar a sus necesidades para conseguir un precio más barato. A la hora de decidirse por un proveedor de correo electrónico adecuado para su PYME, hay algunas características imprescindibles. Veamos qué características necesita su empresa y qué proveedor de correo electrónico se adapta mejor a sus necesidades.
Requisitos de su solución de correo electrónico
1. Seguridad
Para garantizar que su proveedor de correo electrónico ofrece una verdadera seguridad de correo electrónico para pequeñas empresas, debe cifrar de extremo a extremo los correos electrónicos y el buzón de forma predeterminada.
2. Privacidad y protección de datos
Tu empresa debe utilizar un proveedor que aplique los principios de minimización de datos y -si está en la UE- que cumpla con la GDPR.
3. Características
El proveedor de correo electrónico debe ofrecer funciones como dominios personalizados, alias de direcciones de correo electrónico y una forma flexible de crear y eliminar usuarios para adaptarse mejor a las necesidades de su empresa. Además, los buzones compartidos son agradables para que varias personas en su empresa puedan trabajar en el mismo buzón, por ejemplo, todo el equipo de soporte o ventas.
4. Soporte
El buzón de tu empresa es tu principal herramienta de comunicación. El correo electrónico debe estar disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, y usted, como PYME, debe poder disponer de un canal de soporte directo con su proveedor de correo electrónico, que ofrezca un soporte competente y rápido. Configurar su propio dominio, renovar su suscripción, crear las direcciones de correo electrónico de sus empleados… todas estas tareas pueden requerir mucho tiempo para que su comunicación por correo electrónico funcione a la perfección. Obtener asistencia rápidamente es una necesidad que no debe infravalorarse.
¿Qué proveedor de correo electrónico es mejor para las empresas?
Los grandes proveedores de tecnología ofrecen la mayoría de estas funciones, pero se centran en las grandes corporaciones, no en las pequeñas empresas. Cuando elijas la versión empresarial de Gmail, ten en cuenta que las solicitudes de asistencia de tu empresa pueden ser ignoradas por Google. En el Sub-Reddit para pequeñas empresas, los propietarios de empresas se quejan de la falta de soporte por parte de Google diciendo que:
“Parece que han hecho que sea imposible ponerse en contacto con ellos al respecto. No hay número de teléfono ni opciones de chat. He enviado dos correos electrónicos, pero he recibido la siguiente respuesta automática: “Gracias por ponerte en contacto con nosotros acerca de tu perfil de empresa en Google. A partir de la información que nos has proporcionado, no estamos seguros de cuál es exactamente tu problema, pero aquí tienes las soluciones a los problemas más comunes: … Este correo electrónico no permite respuestas. Para obtener ayuda adicional, prueba lo siguiente” sin ningún otro seguimiento”.
”Nota al margen: como pequeña empresa, es frustrante que a Google no le importe en absoluto el servicio de atención al cliente porque no tiene por qué hacerlo. No hay nada que pueda decir para dañar su negocio. … Soy un cliente de pago y les doy dinero mensualmente”.
Debido a la falta de asistencia, muchos propietarios de pequeñas empresas se aferran a la versión gratuita de Gmail, pero esto no es una opción: Como ya se ha explicado, utilizar una dirección de correo electrónico @gmail.com hace que tu empresa parezca poco profesional, y también poco exitosa, ya que la gente podría sospechar que tu empresa utiliza una dirección de Gmail gratuita porque no gana dinero. Además, si utilizas la versión gratuita, ten en cuenta que Gmail no mantiene la privacidad de tus comunicaciones, sino que se lucra con tus datos.
Además, los grandes proveedores tecnológicos de correo electrónico como Gmail y Outlook sólo utilizan el cifrado TLS para proteger tus correos electrónicos empresariales. Una solución mucho mejor es aplicar el cifrado de extremo a extremo (pero si lo hicieran no tendrían acceso a tus datos). Una solución de correo electrónico alternativa para todas las empresas pequeñas, medianas o grandes es Tuta Mail - con una línea de soporte directo para todos los usuarios de negocios, planes flexibles que se adaptan a las necesidades de cada empresa, y la mejor seguridad de correo electrónico con cifrado quantum-safe de extremo a extremo, estamos seguros de que usted estará muy satisfecho con Tuta. Pero déjenos explicarle mejor lo que Tuta Mail y Tuta Calendar pueden ofrecerle.
Historias reales: Cómo EPD Engineering aumenta la seguridad con Tuta.
Seguridad, privacidad y profesionalidad del correo electrónico empresarial con Tuta Mail
Con más de 10 millones de usuarios, Tuta Mail es el proveedor de correo electrónico de confianza para quienes desean la máxima seguridad y privacidad.
Seguridad
Tuta ofrece los más altos protocolos de seguridad para el buzón de su pequeña empresa. Con un enfoque de “seguridad ante todo” como valor fundamental, Tuta no toma atajos ni escatima en seguridad.
Tuta comenzó como el primer proveedor de correo electrónico cifrado de extremo a extremo en el mercado en 2014, y en 2024, se enorgulleció de lanzar su protocolo de cifrado post-cuántico para el correo electrónico. El cifrado es similar a los protocolos de seguridad cuántica utilizados por Signal, una app de chat muy reconocida como una de las alternativas a WhatsApp más seguras. Como proveedor de correo electrónico que cifra la mayor cantidad de datos de los usuarios, Tuta es el proveedor elegido por empresas y autónomos de todo el mundo que quieren garantizar la privacidad y seguridad de sus comunicaciones.
Con nosotros, puede estar tranquilo sabiendo que todos sus datos, incluidos sus correos electrónicos, calendarios y contactos, se almacenan cifrados de extremo a extremo por defecto. Esto significa que usted es dueño de sus datos: sólo usted tiene la capacidad de descifrar los datos cifrados de extremo a extremo, nadie más - ni siquiera nosotros en Tuta - puede acceder a sus datos. Con este enfoque, en Tuta combinamos lo mejor de ambos mundos: la disponibilidad y accesibilidad de los proveedores en la nube y la soberanía de los datos como con el correo electrónico alojado localmente.
En esta breve sección sobre seguridad, sólo hemos cubierto lo básico. ¡Si desea saber más! Si desea saber más visite nuestra página en profundidad sobre la seguridad de Tuta.
Privacidad
El panorama en línea hoy en día no es privado en absoluto. Recopilar tus datos, venderlos y sacar provecho de ellos se considera algo normal. Esto incluye los datos de su buzón de correo (da miedo saberlo), sobre todo cuando se utilizan servicios gratuitos. Cuando se trata de tus comunicaciones empresariales, deberías optar por un proveedor de correo electrónico que no te rastree, no recopile tus datos y no tenga acceso a tu buzón.
Tuta Mail es un correo electrónico centrado en la privacidad que le permite comunicarse con verdadera privacidad mediante el uso de cifrado de extremo a extremo. Tuta se encuentra en Alemania y todos los datos se almacenan en nuestros propios servidores en centros de datos con certificación ISO en Alemania. Para una empresa, la ubicación física de sus datos es muy importante y Alemania tiene algunas de las mejores leyes de protección de datos que, junto con el cifrado de seguridad cuántica, hacen de Tuta una solución perfecta. Cuando elige Tuta, tiene garantizado el correo electrónico empresarial como debe ser: seguro, confidencial y conforme a GDPR.
Dominios y alias
La profesionalidad del correo electrónico para una empresa comienza con su dirección. Cuando elige Tuta Mail, tiene la capacidad de configurar fácilmente su dominio personalizado (a partir de 3 dominios personalizados o más, dependiendo del plan de negocios que elija), así como utilizar múltiples direcciones de alias de correo electrónico (a partir de 15 alias o más) para mantener las comunicaciones organizadas y racionalizadas.
Una de las características únicas de Tuta Mail es que puedes utilizar un número ilimitado de direcciones de correo electrónico con tu propio dominio - una característica que está incluida en TODOS los planes de negocio.
Calendarios y contactos
¡Tuta es más que correo electrónico! Cuando usted elige Tuta como su correo electrónico de negocios, usted no sólo obtiene un buzón de correo, ¡sino también calendarios y contactos encriptados de extremo a extremo!
Cuando usted elige Tuta Mail para el correo electrónico empresarial, también se beneficia al obtener Tuta Calendar y Tuta Contacts.
Tuta Calendar permite a las pequeñas empresas programar citas, guardar fechas y mantenerse al día con total privacidad y seguridad. Puede crear calendarios para su equipo que compartirá con todos los empleados, o sólo con algunos, para que todo el mundo sepa lo que está pasando en su empresa y qué fechas límite se aproximan. Tuta Calendar es el único calendario de conocimiento cero que utiliza el cifrado post-cuántico para asegurarse de que su horario y las citas siguen siendo confidenciales. Además, Tuta Contactos le permite almacenar sus contactos de negocios cifrados de forma segura dentro de la aplicación Tuta, sincronizarlos con su teléfono y utilizarlos de forma segura en el móvil.
Cumplimiento del GDPR
Si su empresa opera dentro de la Unión Europea y maneja datos confidenciales de ciudadanos de la UE, es obligatorio utilizar un proveedor de correo electrónico que cumpla con GDPR. Incluso si no se requiere legalmente en su país, ser compatible con GDPR definitivamente ayuda a construir la confianza del cliente y aumentar la credibilidad de su marca y Tuta Mail es una solución fácil para garantizar el cumplimiento.
Soporte de correo electrónico empresarial
Tuta ofrece soporte de primer nivel a todos los clientes de pago. Tenga la seguridad de que nuestro soporte dedicado - formado por seres humanos reales - está aquí para ayudarle a resolver todos los problemas de correo electrónico de su empresa. Y no tiene por qué fiarse sólo de nuestra palabra: Consulte los comentarios de nuestros usuarios en Trustpilot para ver cómo los usuarios de Tuta como nuestros servicios de correo electrónico.
Características empresariales de Tuta Mail
Tuta Mail tiene todas las características de negocios que usted necesita:
- Direcciones de correo electrónico ilimitadas con su propio dominio
- Protección contra spam, phishing y rastreo
- Filtrado inteligente mediante reglas de bandeja de entrada
- Autorespondedor
- Clientes de escritorio para Windows, macOS y Linux
- Aplicaciones móviles para Android e iPhone
- Acceso sin conexión a su buzón de correo, calendarios y contactos
- Correo electrónico de notificación personalizado para correos electrónicos cifrados y protegidos por contraseña
- Plantillas de correo electrónico para redactar respuestas más rápidamente
- Inicio de sesión en su propio sitio web
- Marca personalizada para los clientes de correo electrónico de Tuta
- Importación y exportación de correo electrónico
- Etiquetas
- Verificación de claves
Cuando elige Tuta Mail como su proveedor de correo electrónico empresarial, ¡su empresa se beneficia!
Permitiendo escalabilidad para su negocio
Tuta Mail no es un gran proveedor de correo electrónico tecnológico, ¡somos todo lo contrario! Pero esto no significa que no se construyen para las empresas en crecimiento - somos un proveedor de correo electrónico que ofrece escalabilidad completa a su negocio en crecimiento.
Tuta tiene una amplia gama de planes de negocio, dándole la libertad de elegir el que más le convenga. Y si su plan de negocio no es el adecuado, puede actualizarlo o degradarlo a uno mejor.
¿Tienes un nuevo miembro en el equipo? Sólo tienes que utilizar buzones compartidos o añadirlo como usuario. ¿Necesitas configurar más dominios personalizados o crear más alias? Lo más probable es que ya esté incluido en su plan. Tuta se ha creado y diseñado teniendo en cuenta las necesidades de su empresa, dándole la libertad de comunicarse con verdadera privacidad y seguridad.
Una solución de comunicaciones ecológica
Se anima a las empresas a utilizar soluciones sostenibles para su negocio: esto incluye una solución de correo electrónico ecológica que se centre en la sostenibilidad. En Tuta queremos contribuir a la protección del medio ambiente: sólo utilizamos energías renovables para alimentar nuestras oficinas y nuestros servidores. Al optar por servicios como Tuta Mail para garantizar que sus comunicaciones sean ecológicas, su empresa también puede marcar la diferencia.
Cuando usted elige Tuta como su proveedor de correo empresarial, también está eligiendo una solución de comunicación sostenible y respetuosa con el medio ambiente.
Consejo para organizar el buzón: Para asegurarse de que un correo electrónico no se envía a spam o a la papelera, ponga la dirección en la lista blanca.
A veces es mejor una alternativa a la gran tecnología
Independientemente del sector, el tamaño de la empresa o su ubicación, disponer de una dirección de correo electrónico empresarial segura es esencial. Sin ella, incluso las pequeñas empresas parecen poco profesionales y poco fiables.
Si usted necesita una dirección de correo electrónico de negocios para una persona o una empresa de direcciones de correo electrónico para un equipo de cinco, cincuenta o cinco mil, Tuta Mail es el proveedor de correo electrónico perfecto para asegurar que sus comunicaciones se mantienen privadas y seguras. Además, con nuestro apoyo dedicado y directo a empresas de todos los tamaños, su PYME estará tan contenta con Tuta como nuestros clientes actuales.
