Etiqueta del correo electrónico: las 6 reglas más importantes
Escribir un correo electrónico siguiendo las normas de etiqueta te hará parecer educado y profesional, y te ayudará a evitar malentendidos. En esta guía aprenderás seis reglas de etiqueta esenciales para mejorar rápidamente tus habilidades de redacción.
Resumen rápido
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Utiliza una dirección de correo electrónico profesional: Tu dirección de correo electrónico debe ser tu nombre completo y, si quieres subir un nivel, puedes incluso utilizar tu propio dominio personalizado.
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Asunto claro: El asunto debe resumir el propósito del mensaje.
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Saludo y final adecuados: Asegúrate de elegir un saludo y un final de correo electrónico apropiados.
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Elija el estilo correcto para la audiencia: Ten en cuenta a quién te diriges para asegurarte de que el tono de tu mensaje es el correcto. En caso de duda, es más seguro ser más formal que demasiado informal.
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Corrige antes de enviar: Revisa la ortografía y la gramática y asegúrate de que el mensaje es comprensible.
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Comprueba la dirección de correo electrónico del destinatario: Antes de enviar el correo electrónico, asegúrate siempre de que lo envías al destinatario correcto y no olvides añadir los destinatarios CC o CCO.
Sigue estas seis reglas de etiqueta del correo electrónico para que tus mensajes suenen claros y educados, y para evitar cometer los errores más comunes.
¿Qué es la etiqueta del correo electrónico?
La etiqueta del correo electrónico es un conjunto de normas comúnmente conocidas sobre cómo escribir un correo electrónico de forma adecuada. La etiqueta del correo electrónico puede variar según el sector en el que trabajes, a quién envíes el mensaje y el propósito del mismo, pero hay seis normas generales de etiqueta que siempre debes tener en cuenta cuando escribas un correo electrónico. Un ejemplo de buena etiqueta es elegir un saludo apropiado. Cuando envíes un correo electrónico a tu jefe, por ejemplo, elegirás un saludo formal y educado como “Hola xx” en lugar del informal “¡Hola!“.
Al igual que escribir un currículum, escribir correos electrónicos también requiere habilidad. Si sigues las seis reglas de etiqueta del correo electrónico, te asegurarás de que tus mensajes sean apropiados y profesionales, y evitarás malentendidos.
6 reglas de etiqueta para el correo electrónico
1. Utiliza una dirección de correo electrónico profesional
La dirección de correo electrónico y el asunto dan la primera impresión de tu mensaje, ya que suelen ser lo primero que ve el destinatario. Por esta razón, es importante utilizar una dirección de correo electrónico profesional, si envías un correo electrónico a alguien desde la dirección Lol@gmail.com o HeyJoe@Yahoo.com, el destinatario podría pensar que el correo electrónico es spam y puede que no termine leyéndolo.
Si sigues utilizando una dirección de correo electrónico poco profesional, te recomendamos que crees una nueva con tu nombre y apellidos completos. Si quieres parecer aún más profesional, puedes utilizar tu propio nombre de dominio o utilizar uno de los dominios exclusivos de Tuta Mail.
2. Asunto claro
La línea de asunto de un correo electrónico es donde tienes que escribir una frase corta y concisa que resuma de qué trata el correo electrónico o cuál es su propósito. Recomendamos que el asunto tenga entre seis y diez palabras. Una vez que el destinatario recibe la notificación por correo electrónico, debería saber de quién procede el mensaje, porque tiene su nombre completo en la dirección, y debería hacerse una idea sobre el tema del mensaje a partir de la línea de asunto.
Si el asunto del correo electrónico es demasiado vago o el correo electrónico no tiene asunto, también es probable que el correo electrónico no se abra.
3. Saludo y final adecuados
Si tu correo electrónico empieza con un saludo incorrecto, por ejemplo, demasiado informal en un entorno formal, parecerá poco profesional y podría dar un tono equivocado a la interpretación del resto del mensaje. Por eso, empieza siempre tu correo electrónico con un saludo apropiado.
Al igual que ocurre con el saludo, si el final del mensaje es demasiado formal o informal para el contexto, puede interpretarse de forma negativa. Como norma general, antes de escribir el correo electrónico, debes tener en cuenta quién es el destinatario, tu relación con él y el propósito del mensaje. Estas sencillas consideraciones te ayudarán a decidir si debes empezar y terminar el correo electrónico con un formal “Estimado XX” y “Saludos cordiales, nombre completo”, o con un más informal “Hola XX” y “Saludos, nombre”.
4. Elige el estilo adecuado para el público
Cuando escribas el cuerpo del mensaje, ten en cuenta el tono del mensaje. Si te diriges a tu jefe o estás solicitando un trabajo, te recomendamos que escribas siempre un correo profesional, mientras que si te diriges a un amigo o a un colega que conoces bien, puedes ser más informal.
En cualquier caso, evita utilizar un lenguaje demasiado local o jerga y, en caso de duda sobre el tono y el estilo del mensaje, te recomendamos que sea más formal que informal.
5. Corrige siempre antes de enviar
Antes de apresurarte a pulsar el botón de envío, asegúrate siempre de corregir el correo electrónico. Cuando lo revises, debes corregir cualquier error ortográfico o gramatical tonto y asegurarte de que el cuerpo del mensaje está bien escrito y es comprensible. Si bien puedes tener la tentación de usar un escritor de correo electrónico de IA para escribir el correo por ti, sugeriríamos evitar esto porque es fácil ver cuando algo está escrito con IA, y esto podría verse como perezoso y poco profesional para el destinatario del correo electrónico.
6. Comprueba la dirección de correo electrónico del destinatario
Mucha gente ha cometido el error de enviar un correo electrónico al destinatario equivocado, o se ha olvidado de añadir el destinatario CC y CCO. Una forma rápida y sencilla de asegurarte de que estás enviando un correo electrónico al destinatario correcto es comprobar dos veces la dirección del remitente y, si tu correo electrónico tiene destinatarios CC o CCO, comprobar también que los has añadido en los campos correctos.
Escribir un correo electrónico no tiene por qué ser una tarea difícil y, si sigues estas seis reglas de etiqueta, mejorarás mucho el tono y la profesionalidad de tu mensaje y evitarás errores tan comunes como la falta de ortografía o enviar un correo al destinatario equivocado.
¡Feliz envío de correos electrónicos, feliz codificación!