Etiqueta del correo electrónico: Cómo escribir un correo electrónico profesional
Resumen rápido sobre la mejor manera de redactar mensajes de correo electrónico profesionales para un empleador, un colega, un profesor, etc.
Escribir correos electrónicos es todo un arte y, por suerte, cualquiera puede adquirirlo. Sólo hace falta un poco de práctica. No dejes que escribir correos electrónicos te lleve demasiado tiempo ni te cause dolores de cabeza: ¡déjanos ayudarte! Hemos elaborado una completa guía de redacción de correos electrónicos que le mostrará cómo redactar un correo electrónico profesional. En esta guía de correo electrónico tratamos cada una de las partes del mensaje, el uso del lenguaje y la etiqueta del correo electrónico. Y si tienes preguntas sin respuesta como, ¿por qué es importante la etiqueta del correo electrónico y cómo escribir un correo electrónico profesional? Sigue leyendo. Hemos resuelto todas tus dudas sobre la redacción de correos electrónicos.
Tabla de contenidos:
- Pasos para escribir un correo electrónico
- Cómo conseguir un dominio de correo electrónico personalizado
Cómo escribir un correo electrónico
1. Tu dirección de correo electrónico importa: Cuando alguien abre su buzón ve inmediatamente la dirección de correo electrónico del remitente, y sí, tu dirección de correo electrónico importa. Si envías un correo electrónico a un posible empleador o a tu profesor, y ven que tu dirección de correo electrónico es sugarplum(@)gmail(.)com o Hollyb64523(@)yahoo(.)com, es muy probable que no abran tu correo electrónico, y si lo hacen, ¡tu dirección de correo electrónico no habrá causado una buena primera impresión! Te sugerimos que utilices un dominio personalizado y, por suerte, con Tuta Mail puedes utilizar fácilmente tu propio dominio exclusivo.
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2. La línea de asunto: El nombre del remitente y la línea de asunto del correo electrónico son lo primero que lee el destinatario cuando le llega tu correo electrónico. Al igual que la dirección de correo electrónico, el asunto es muy importante. El asunto es un factor decisivo para que la gente ignore el correo electrónico o lo abra. En cualquier caso, la mayoría de las veces el lector ya ha juzgado tu correo electrónico desde su primera impresión con el asunto, independientemente de lo que haya en el cuerpo del mensaje. Ahora que sabes que el asunto es muy importante para establecer el tono y conseguir que lean tu correo electrónico, puede que te estés preguntando qué va en el asunto del correo electrónico. Pues es fácil: el asunto debe ser un resumen sencillo y breve del mensaje. Después de leer el asunto del mensaje, el lector debe tener una idea básica de lo que trata el mensaje y debe llamar la atención lo suficiente como para que el destinatario haga clic y lo abra.
Líneas de asunto seguras y profesionales para diferentes escenarios:
- Solicitud de reunión: Solicitud de reunión para [tarea o proyecto
- Recordatorio de fecha límite: Recordatorio: Se acerca la fecha límite de presentación de [tarea o proyecto
- Solicitud de empleo: Solicitud para (Puesto) - (Su nombre)
- Actualización del proyecto: (Nombre del proyecto) Actualización: Financiación aprobada
- Invitación a un evento: Invitación a [Nombre del evento]
- Anuncio: Anuncio importante: Cambios realizados en [Tarea / proyecto / reunión]
3. Utilice un saludo adecuado: Saber cómo empezar un correo electrónico empieza por el saludo. Sugerimos empezar el correo electrónico con un saludo positivo que dependa de quién sea el destinatario, de tu relación con él y de la intención del correo electrónico. Si escribes a alguien a quien no conoces o tal vez al director general de la empresa, siempre es mejor mantener la profesionalidad y la seguridad: recomendamos empezar con “Estimado”. Si conoces a la persona y mantienes una comunicación regular con ella, puedes empezar el correo electrónico con un simple “Hola”. El anticuado “A quien corresponda” puede parecer profesional, pero a menudo se considera más frío e impersonal. Cuando envíes el primer correo electrónico, es importante que utilices un saludo amistoso y apropiado, y después, si se convierte en un hilo de correos electrónicos o en el envío de muchos correos de ida y vuelta, normalmente no pasa nada por dejar de lado el saludo.
Ejemplos de saludos apropiados:
- Estimado Sr. Hutter,
- Estimada Ashley Whyte,
- Hola Sra. Brown,
- Hola Leigh,
- Estimados colegas / equipo,
Consejos sobre pronombres de género: Al enviar un correo electrónico formal, es mejor utilizar “señor”, “señora” o “señorita” junto con el apellido del destinatario, pero solo si conoces sus pronombres de género preferidos. Si no conoces el pronombre de género del destinatario, te recomendamos que utilices su nombre completo, por ejemplo: Querida Jess Smith.
4. Escribir el cuerpo del mensaje: En el cuerpo del mensaje de correo electrónico es donde compartes el mensaje completo y mencionas el propósito del mismo. El cuerpo del mensaje debe ser breve, conciso y directo. Una vez que hayas escrito el cuerpo del correo electrónico, debes añadir una línea de cierre justo después. La frase de cierre une el mensaje y señala el final del mismo. La línea de cierre debe dar las gracias y contener una llamada a la acción (CTA). La CTA debe mostrar al destinatario que el remitente espera una respuesta con detalles o una acción.
Consejos adicionales para redactar el cuerpo del mensaje:
- Evite la jerga no deseada: El hecho de que tengas que escribir un correo electrónico profesional no significa que tengas que intentar parecer inteligente y utilizar jerga no deseada.
- Sé breve y directo: siempre es mejor escribir correos electrónicos cortos, que se lean rápidamente. Si el destinatario ve párrafos largos, es posible que se los salte al instante: no le hagas perder el tiempo.
Ejemplos de líneas de cierre de correos electrónicos profesionales:
- Espero tener noticias suyas.
- Por favor, hágame saber si necesita algo más.
- Por favor, hágame saber si tiene más preguntas.
- Gracias por su tiempo y su consideración.
Ahora que has escrito el cuerpo del correo electrónico e incluido una llamada a la acción en la línea de cierre, puedes terminar oficialmente el correo electrónico con un cierre profesional.
5. Cómo terminar un correo electrónico: Para mucha gente, el final de un mensaje de correo electrónico es complicado: no quieres sonar demasiado formal ni demasiado relajado. Haga clic aquí para obtener una guía detallada sobre cómo terminar sus correos electrónicos. Después de la despedida, debes incluir tu nombre completo y tus datos de contacto.
Las formas profesionales más comunes de terminar un correo electrónico:
- Atentamente
- Saludos cordiales
- Respetuosamente
- Saludos cordiales
- Con mis mejores deseos
- Muchas gracias
Antes de enviar:
Ahora que la redacción del correo electrónico ya está hecha, hay otras cosas que debes revisar antes de pulsar el botón de enviar.
1. Corregir y dar formato al correo electrónico Enviar un correo electrónico profesional y bien escrito sin revisar la ortografía y la gramática sería desperdiciar todo el esfuerzo que has invertido en escribirlo. Recuerda que, al igual que la dirección de correo electrónico y el asunto, la ortografía y la gramática de un mensaje de correo electrónico contribuyen a su profesionalidad y autoridad. Puedes marcar todas las casillas mencionadas anteriormente, pero si tu correo electrónico está plagado de faltas de ortografía, se leerá y se verá mal. A la hora de dar formato al mensaje, asegúrate de utilizar el mismo tipo de letra en todo el mensaje. Además, no juegues demasiado con el tamaño de la fuente. Te recomendamos que utilices una fuente de entre 10 y 12 puntos. Si quieres destacar algo importante, puedes ponerlo en negrita o subrayarlo. Si utilizas Tuta Mail no tendrás que preocuparte de cambiar la fuente ni su tamaño porque la configuración por defecto te permitirá tener un correo electrónico cuidado y profesional desde el principio.
2. Antes de hacer clic en enviar, vuelve a comprobar los campos deldestinatario. Asegúrate de que estás enviando el correo electrónico a la persona correcta y de que tienes su dirección de correo electrónico correcta. Al enviar un correo electrónico hay diferentes campos de destinatario. El más común es el primero, que suele llamarse To:____. Aquí es donde se pone la dirección de correo electrónico del destinatario principal o primario, personas o grupo al que se enviará el correo electrónico. Hay otros dos campos de destinatario adicionales que son CC y CCO.
Para evitar confusiones, hemos resumido los campos CC y CCO: ¿Qué significa CC en el correo electrónico? CC significa copia. Si incluyes una dirección en el campo CC, recibirá el mismo correo electrónico que enviaste al destinatario principal. Utilizar la CC es una forma de mantener informados a otros destinatarios de correo electrónico sobre el mensaje que has enviado a tu destinatario principal sin dirigirte directamente a ellos. En resumen, puedes enviar una CC a otro contacto para mantenerlo informado y al día de tus comunicaciones con el destinatario principal.
Qué significa CCO en el correo electrónico: al igual que CC, también tienes un destinatario CCO. CCO significa copia oculta y su principal diferencia con CC es que cualquier destinatario en CCO está oculto. Así que el destinatario principal del correo electrónico y cualquier persona incluida en la CC no pueden ver la dirección de correo electrónico de los destinatarios en el campo CCO. Ten en cuenta que siempre es mejor asegurarse de que el destinatario principal sabe que has incluido destinatarios adicionales en CCO.
Cómo obtener un dominio de correo electrónico personalizado:
Ahora que ya sabes cómo redactar un correo electrónico profesional, sabrás que el primer paso para ser profesional es tener una buena dirección de correo electrónico. Y si utilizas un proveedor de correo electrónico como Gmail, Yahoo u Outlook, es muy probable que la dirección de correo electrónico que has elegido ya esté ocupada. No te estreses. Tenemos una solución: Tuta Mail. Con Tuta Mail puedes obtener una dirección de correo electrónico gratuita - y lo más probable es que tu nombre completo todavía esté disponible con uno de nuestros dominios gratuitos. Regístrese aquí.
¿Estás pensando en empezar de cero? Haz clic aquí para ver cómo Tuta se compara con Gmail y si estás listo para eliminar tu cuenta de Gmail - sigue estos pasos para una salida rápida y fácil de Gmail.
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Tuta ofrece un buzón totalmente cifrado de extremo a extremo que indica a tus destinatarios que te preocupas por su seguridad y privacidad, haciendo que tus correos electrónicos parezcan aún más profesionales. Al elegir un plan de pago con la opción de dominio personalizado, puede configurar direcciones de correo electrónico ilimitadas con su propio dominio y utilizar catch-all. Compruebe aquí por qué esto es importante y cómo las direcciones alias de correo electrónico pueden mejorar su seguridad y privacidad en línea.
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