Die IAGO GmbH ist von Exchange auf Tuta Mail umgestiegen - und blickt nicht zurück!
Vom eigenen Exchange-Server zur sicheren europäischen Alternative: Warum sich eine deutsche Wirtschaftsberatung bewusst gegen US-Clouds und für TutaMail entschieden hat.
Diese Fakten – durchgängige Verschlüsselung sowie Sitz in Deutschland – waren für die IAGO GmbH entscheidend, als sie sich nach einer Alternative für ihren Exhange-Server umgesehen haben. Die IAGO GmbH ist eine Wirtschaftsberatung, spezialisiert auf Umweltrecht, Transportrecht und Datenschutzrecht. Sie berät Unternehmen in hochsensiblen Bereichen, schult Mitarbeitende in Datenschutzfragen und begleitet Organisationen dabei, gesetzliche Auflagen im Bereich Compliance und Sicherheit zu erfüllen.
Bis Anfang 2025 betrieb die IAGO ihren eigenen Exchange-Server und verwendete Microsoft Outlook. Doch der Aufwand, das System sicher, aktuell und DSGVO-konform zu halten, stieg stetig. Zumal Microsoft grundsätzlich nicht die höchstmöglichen Datenschutzansprüche befriedigen kann – schon allein, weil wegen des US Cloud Acts, Daten in den USA nicht vor behördlichem Zugriff sicher sind, selbst wenn es sich um Daten eines deutschen Unternehmens handelt. „Wir wollten eine Lösung, die Verschlüsselung bietet, die Datenschutzgrundverordnung vollständig erfüllt und bei der wir sicher sein können, dass die Privatsphäre unserer Nutzer respektiert wird; und zwar nicht nur auf dem Papier“, erklärt Geschäftsführer Niclas Lahmer.
US-Clouds sind keine Option
Bei der ersten Evaluierung wurden viele der marktführenden E-Mail-Lösungen schnell aussortiert, ganz einfach, weil sie ihren Hauptsitz in den USA haben, was aus Datenschutzsicht problematisch ist.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die US-amerikanischen Anbieter häufig zwar die Features anbieten, die innovativ sind und vielleicht auch effizientes Arbeiten ermöglichen, allerdings gleichzeitig dafür auch einen Preis hervorrufen, der nicht in Dollar oder Euro, sondern in unseren Daten gemessen wird. Wir sind als Wirtschaftsberatung nicht daran interessiert, entweder unsere Daten von Mitarbeitern noch von Mandanten irgendwie preiszugeben und möchten natürlich, dass so wenig Daten wie möglich in die USA oder gar in andere Länder, wie beispielsweise nach Asien, übermittelt werden. Wir wollen unsere Daten komplett in Deutschland belassen, weshalb wir uns gegen US-amerikanische Anbieter entschieden haben, auch wenn diese möglicherweise mit attraktiven Preismodellen locken oder sehr schnell laufen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Google, aber auch so ein paar andere Giganten aus dem Silicon Valley-Bereich in erster Linie unsere Daten haben wollen und häufig versuchen durch kostenlose Modelle an unsere Daten zu gelangen. Wer nicht in Euro oder in Dollar bezahlt, bezahlt mit seinen Daten den Preis. Dieses Geschäft wollten wir nicht machen, weil wir der Ansicht sind, dass sowohl unsere eigene Privatsphäre und Sicherheit als auch die unserer Mandanten zu schützen ist.“, erklärt der Geschäftsführer der IAGO GmbH.
Gerade als Wirtschaftsberatung mit Mandanten aus der Industrie, Logistik und der öffentlichen Hand kann sich die IAGO GmbH keine Risiken erlauben. „Wir sind verpflichtet, die Daten unserer Kunden zu schützen. Hier spielt nicht nur die DSGVO eine Rolle, sondern auch branchenspezifische Sicherheitsstandards, die uns von unseren Auftraggebern auferlegt werden und die noch weit über die DSGVO hinausgehen können.“
Die Entscheidung wurde auch von aktuellen Entwicklungen beeinflusst: Microsofts strategische Ausrichtung alle Daten in die Cloud zu verlegen, bspw. mit dem “neuen Outlook” oder die regelmäßigen Screenshots des eigenen Desktops mit Microsoft Recall, sieht Lahmer kritisch: „Was Microsoft derzeit plant, grenzt für mich an Spionage. Das ist ganz klar das Gegenteil von digitaler Souveränität, die wir hier in Europe brauchen. Deshalb haben wir uns für eine europäische und verschlüsselte Alternative entschieden.“
Wechsel zu Tuta Mail
Wir nutzen Tuta Mail jetzt seit diesem Jahr, also seit Anfang des Jahres, und haben uns dazu entschieden, den eigenen Exchange-Server über den Jordan zu jagen und stattdessen ein System zu verwenden, das erstens Verschlüsselung anbietet, zweitens sich vollständig an die DSGVO hält und dies nicht nur behauptet. Drittens wollten wir ein System haben, das sowohl die Privatsphäre der Nutzer als auch die Sicherheit gewährleistet und deren Server in Deutschland stehen. Und da haben wir dann summa summarum drei Anbieter am Ende gehabt. Hier mussten wir nun wählen. Am Ende haben wir uns für Tuta entschieden, weil wir die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und der Datenschutzverordnung, als auch die Umsetzung der Datenschutzverordnung in Deutschland eher gegeben sehen als beispielsweise in der Schweiz.“
Ausschlaggebend für die IAGO GmbH waren mehrere Faktoren:
- Vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller E-Mails, Kontakte und Kalender
- Serverstandort in Deutschland
- Open Source
- Apps für Linux, Windows, Android und iOS
- Und: Keine Abhängigkeit von US-Konzernen
Wir haben uns Tuta angesehen und sofort gemerkt: Das passt perfekt in unser Konzept“, erzählt Lahmer. „Open Source, hohe Sicherheitsstandards, kein Tracking, keine Werbung; und gleichzeitig moderne, benutzerfreundliche Apps für alle Geräte.“
Der Umstieg verlief reibungslos. Alle Accounts konnten innerhalb weniger Tage migriert werden. Dank der Tuta-Clients für verschiedene Betriebssysteme war die Einführung im Team der IAGO mit neun Mitarbeitern unkompliziert. Die IAGO nutzt Linux und Windows parallel, dazu Android-Smartphones, iPhones und iPads. Tuta läuft überall stabil.
„Das Schöne bei dem System war für uns, dass neben den Aspekten der Sicherheit und Privatsphäre auch alle Features gewährleistet waren, die wir brauchten. Das heißt, neben der E-Mail-Funktion eine Kontaktliste als auch eine Kalenderfunktion. Perfekt war für uns, dass der Desktop Client direkt mit angeboten wird, sowohl auf Linux als auch eben auch auf Windows und wir das nahtlos mit wenig Aufwand direkt auf allen Endgeräten installieren konnten.“
Alles in einer App: E-Mail, Kalender und Kontakte
Seitdem hat sich der Arbeitsalltag bei der IAGO GmbH deutlich vereinfacht. „Wir haben jetzt eine Anwendung, mit der wir E-Mails, Kalender und Kontakte zentral verwalten, und das vollständig verschlüsselt“, so Lahmer.
Vor allem die Teamfunktionen erleichtern den Alltag. Kalender lassen sich einfach teilen, Kontaktlisten sind synchronisiert, Termine können dupliziert werden, wiederkehrende Meetings sind mit wenigen Klicks erstellt.
Wir haben mit Tuta den großen Vorteil, dass wir Datenredundanzen vermeiden und wir eben nicht immer wieder auf verschiedene Systeme angewiesen sind. Exchange basiert ja sehr stark beispielsweise auf Outlook und als wir das noch hatten, hat Microsoft stets versucht, sich bei uns irgendwie in die Arbetisprozesse einzuschleichen. Davon sind wir jetzt komplett weg! Dazu gehören neben dem typischen E-Mails schreiben und beantworten natürlich auch das Thema der Signaturen. Wir haben gleichzeitig die Möglichkeit, besser Spam zu erkennen und die Möglichkeit Ordner besser zu gestalten. Die gesamte Haptik von Tuta ist deutlich besser und übersichtlicher als es bei Outlook der Fall war.“
Lange galt bei der IAGO GmbH, was bei vielen Unternehmen bis heute gilt: Outlook ist ein notwendiges Übel, von dem man einfach nicht loskommt. Doch Niclas Lahmer und sein Team beweisen, es geht auch anders!
White Labeling für einen professionellen Auftritt
Ein Feature, das bei der IAGO GmbH besonders geschätzt wird, ist das White Labeling. Damit lässt sich Tuta an das Corporate Design des Unternehmens anpassen, inklusive Logo, Farben und eigener Subdomain für den Login.
„Das war für uns ein echtes Highlight“, sagt Lahmer. „Unsere Mitarbeitenden loggen sich über unsere eigene Domain ein und das System erscheint unter unserem Branding, Das wirkt sehr professionell, gerade wenn wir unseren Mandanten eine Ende-zu-Ende verschlüsselte Mail senden.“
Für externe Kommunikation nutzt die IAGO zudem die Möglichkeit, verschlüsselte E-Mails an Empfänger ohne Tuta-Account zu senden. „Das kommt gut an. Viele unserer Mandanten freuen sich, dass wir ihnen so eine sichere Kommunikationsmöglichkeit anbieten.“
Datenschutz, Support, Entwicklung
Dass Datenschutz in vielen Unternehmen noch immer als lästige Pflicht gesehen wird, ist für Lahmer unverständlich. „Datenschutz ist für uns ein Qualitätsmerkmal. Unsere Kunden schätzen, dass wir Sicherheit und Privatsphäre ernst nehmen.“
Auch mit dem Support-Team von Tuta ist Lahmer zufrieden. „Einmal hatten wir nach einem Apple-Update kurz Probleme mit dem mobilen Client. Das wurde innerhalb weniger Tage behoben, da der Support schnell und kompetent reagierte.“
Besonders gefällt ihm, dass Tuta sich ständig weiterentwickelt. Neue Funktionen wie Termin-Duplikation oder verbesserte Kalenderansichten erleichtern die tägliche Arbeit. „Man merkt, dass Tuta auf Nutzerfeedback hört. Das ist keine anonyme Plattform von Big Tech, sondern ein Produkt, das wirklich für Menschen gebaut wird, die Wert auf Datenschutz legen.“
Ganz ohne Wünsche geht es aber auch nicht: „Wenn ich mir etwas wünschen dürfte, dann vielleicht eine erweiterte Kontaktverwaltung, mit Tags oder Kategorien, damit man schneller nach Gruppen suchen kann“, schlägt Lahmer vor.
Verschlüsselt und europäisch
Am Ende geht es für die IAGO um mehr als nur um Technologie. Es geht um digitale Souveränität. „Wir möchten, dass unsere Daten in Europa bleiben, nach europäischen Gesetzen geschützt sind und nicht in einem System landen, das wir nicht kontrollieren können“, fasst Lahmer zusammen.
Mit Tuta hat die IAGO GmbH eine Lösung gefunden, die genau das ermöglicht: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Open Source und keine Kompromisse beim Datenschutz.
Der Umstieg auf TutaMail hat für die Wirtschaftsberatung nicht nur die Sicherheit erhöht, sondern auch den Arbeitsalltag vereinfacht. Eine moderne Benutzeroberfläche, alle Funktionen in einer App und das gute Gefühl, wirklich unabhängig zu sein: all das macht Tuta zur idealen Lösung für ein Unternehmen, das Datenschutz ernst nimmt.
