So archivieren Sie E-Mails in wenigen Schritten

In Outlook

1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
2. Wählen Sie die E-Mail aus, klicken Sie in der Symbolleiste auf „Archivieren“ ODER ziehen Sie sie per Drag & Drop in den Archivordner.
3. Suchen Sie in der normalen Suchleiste nach der archivierten E-Mail.

In Gmail

1. Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an.
2. Wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie auf das Kästchen „Archivieren“ daneben ODER aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail und drücken Sie dann die Taste „E“.
3. Wenn Sie nach einer archivierten E-Mail suchen möchten, gehen Sie zu „Alle E-Mails“ und geben Sie in die Suchleiste in:archive“ ein.

In Tuta Mail

1. Melden Sie sich bei Ihrem Tuta-Mail-Konto an.
2. Wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie auf „Weitere Optionen“ (…), um die E-Mail ins Archiv zu verschieben, ODER ziehen Sie sie per Drag & Drop in den Archivordner.
3. Suchen Sie in der normalen Suchleiste nach archivierten E-Mails.

Was ist E-Mail-Archivierung?

In Ihrem Posteingang haben Sie wahrscheinlich schon einmal den Ordner „Archiv“ gesehen. Aber Sie sind sich nicht sicher, was E-Mail-Archivierung genau bedeutet? Die meisten Menschen verbinden das Archivieren von E-Mails vage mit der Vorstellung, dass Ihre E-Mails verschwunden, aber nicht gelöscht sind. Sie befinden sich einfach „woanders“.

Um genau zu sein: E-Mail-Archivierung bedeutet, Ihre E-Mail zu kopieren oder aus Ihrem aktiven primären Posteingang in ein separates Archiv zu verschieben. Mit anderen Worten: Ihre E-Mails werden in einem separaten, indexierten System gespeichert, auf das Sie später bei Bedarf problemlos zugreifen können. Dies kann das Speichervolumen Ihres Postfachs reduzieren und die Leistung Ihres Posteingangs verbessern.

Wenn Sie eine E-Mail archivieren, bleibt die gesamte E-Mail – einschließlich Kopfzeile, Text, Anhang (oder Anhänge) und Metadaten – erhalten. Genau so, wie sie gesendet und empfangen wurde. Wie bereits erwähnt, werden E-Mails beim Archivieren in ein separates, indexiertes System verschoben, was bedeutet, dass sie für die Suche indexiert werden. Ihre archivierten E-Mails können dann später anhand von Stichwörtern, Absender, Datum, Betreff oder anderen Attributen gefunden werden.

Löschen vs. Archivieren

Sie möchten Ihren E-Mail-Posteingang aufräumen und einige unnötige E-Mails loswerden. Ob Sie Ihre unerwünschten E-Mails nun löschen oder archivieren, macht doch keinen großen Unterschied, oder? Tatsächlich sind das Löschen und das Archivieren von E-Mails nicht dasselbe. Durch das Löschen einer E-Mail wird diese aus Ihrem Posteingang entfernt. Je nach Ihrer E-Mail-Konfiguration verbleibt Ihre gelöschte E-Mail dann möglicherweise für kurze Zeit im Papierkorb oder in einem Ordner für gelöschte Elemente, bevor sie endgültig gelöscht wird – bei Tuta Mail werden E-Mails im Papierkorb beispielsweise nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Beim Archivieren hingegen wird die E-Mail in einem geregelten Speicherbereich aufbewahrt, wo sie jederzeit durchsuchbar und abrufbar bleibt. Kurz gesagt: Das Archivieren von E-Mails hilft dir dabei, wichtige E-Mails zu speichern, auf die du zwar nicht sofort zugreifen musst, die du aber auch nicht löschen möchtest.

Hinweis: Im Hinblick auf Compliance-Anforderungen ist der Unterschied zwischen dem Archivieren und Löschen von Emails entscheidend.

Ein weiteres Hilfsmittel, um Ihren E-Mail-Posteingang übersichtlich zu halten, ist beispielsweise die Verwendung von E-Mail-Vorlagen oder automatischen Antworten.

Back-up vs. Archivierung

Es gibt einen Unterschied zwischen der Archivierung und dem Back-up von E-Mails, da diese unterschiedliche Ziele verfolgen. Das Ziel der Archivierung ist die langfristige Speicherung von E-Mails zu Dokumentationszwecken. Backups hingegen dienen nur der kurz- bis mittelfristigen Speicherung von Daten.

Der Zweck einer Datensicherung besteht darin, Daten im Falle eines Datenverlusts zu sichern. Das bedeutet, dass die relevanten Daten in der Regel in regelmäßigen Abständen gesichert werden, sodass ältere Sicherungen nach einer bestimmten Zeit überschrieben werden. Archivierte E-Mails müssen hingegen wiederherstellbar sein.

Hinweis: An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass auch die Sicherung der E-Mail-Archive selbst wichtig ist.

Warum ist die E-Mail-Archivierung wichtig?

Neben der Organisation Ihres Posteingangs bietet die E-Mail-Archivierung weitere Vorteile.

Wie bereits erwähnt, reduziert die E-Mail-Archivierung das Speichervolumen, was wiederum die Speicherkosten senkt und die IT-Leistung verbessern kann. Ein weiterer Vorteil der E-Mail-Archivierung besteht darin, dass im Falle eines Cyberangriffs verlorene E-Mails wesentlich einfacher wiederhergestellt werden können.

Da archivierte E-Mails in ihrer ursprünglichen Form gespeichert werden, kann sichergestellt werden, dass sie nicht bearbeitet oder manipuliert werden.

Wenn Sie zusätzlich sicherstellen möchten, dass Ihre Daten geschützt bleiben, sollten Sie verschlüsselte Dienste nutzen, wie zum Beispiel Tuta. Tuta, mit Sitz in Hannover, ist das Unternehmen hinter Ende-zu-Ende verschlüsselten und quantensicheren E-Mail-, Kalender- und Speicherlösungen, die dafür sorgen, dass Ihre Daten auch Ihnen gehören. Und nur Ihnen.

Schalte die Privatsphäre ein.

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Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, E-Mails zu speichern, die sensible und wichtige Informationen enthalten, insbesondere wenn die E-Mails für steuerliche und rechtliche Zwecke relevant sind. Gemäß deutschem Recht und der DSGVO reicht es nicht aus, geschäftliche E-Mails beispielsweise auf einer externen Festplatte zu sichern, stattdessen müssen sie archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist für die E-Mail-Archivierung hängt dabei von branchenspezifischen Vorschriften und den Richtlinien des Unternehmens ab.

Da E-Mails zudem in ihrem Originalformat archiviert werden, können Unternehmen eine umfassende und lückenlose Aufzeichnung ihrer E-Mail-Kommunikation führen, die sogar mehrere Jahre zurückreichen kann.

So archivieren Sie E-Mails in Outlook

So archivieren Sie E-Mails in Outlook. Screenshot: Outlook-Konto.

Wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Outlook-Konto archivieren möchten, müssen Sie sich zunächst in Ihr Konto einloggen. Anschließend können Sie die E-Mail, die Sie archivieren möchten, durch Anklicken auswählen. Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf Archivieren, und Ihre ausgewählte E-Mail wird archiviert. Sie können Ihre E-Mail auch archivieren, indem Sie sie einfach per Drag & Drop in den Archivordner ziehen.

Hinweis: Neben dem Archivordner finden Sie „Weitere Optionen“ (gekennzeichnet durch die drei Punkte). Wenn Sie darauf klicken, können Sie beispielsweise einen Unterordner innerhalb Ihres Archivordners erstellen, die Farbe des Ordners ändern oder ihn leeren.

So finden Sie eine archivierte E-Mail in Outlook

Sie können archivierte E-Mails ganz einfach finden, indem Sie im Suchfeld danach suchen oder im Archivordner navigieren. Wenn Sie einen Begriff in das Suchfeld von Outlook eingeben, durchsucht Outlook standardmäßig alle Ordner in Ihrem Postfach.

So heben Sie E-Mails in Outlook aus dem Archiv auf

Wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Outlook-Konto aus dem Archiv entfernen möchten, wählen Sie die gewünschte E-Mail einfach aus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken. Es öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Optionen. Klicken Sie dort auf „Verschieben“ und wählen Sie anschließend den Ordner aus, in den Sie Ihre archivierte E-Mail verschieben möchten.

So archivieren Sie E-Mails in Gmail

So archivieren Sie E-Mails und finden archivierte E-Mails in Ihrem Gmail-Konto. Screenshot: Gmail-Konto.

Gmail verfügt nicht über einen speziellen Archivordner, in den Sie die zu archivierenden E-Mails per Drag & Drop verschieben können. Wenn Sie eine E-Mail archivieren möchten, müssen Sie stattdessen zunächst Ihr Gmail-Konto öffnen und sich anmelden. Anschließend können Sie das Kästchen neben der zu archivierenden Email anklicken und auf Archivieren klicken.

Beachte, dass eine archivierte E-Mail wieder in deinen Posteingang gelangt, wenn jemand darauf antwortet.

Tipp: Du kannst zum Archivieren einer E-Mail auch eine Tastenkombination verwenden: Markiere dazu zunächst das Kästchen neben der Nachricht und drücke dann die Taste „E“.

So findest du eine archivierte E-Mail in Gmail

Archivierte E-Mails sind weiterhin unter dem Label „Alle E-Mails“ zu finden. Wenn du also in deinem Gmail-Konto nach einer archivierten E-Mail suchen möchtest, gehe zu „Alle E-Mails“ und gib in die Suchleiste in:archive“ ein.

Schalte die Privatsphäre ein.

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So archivieren Sie E-Mails in Tuta Mail

So archivieren Sie E-Mails in Ihrem Tuta-Mail-Konto. Screenshot: Tuta-Mail-Konto.

Wenn du eine E-Mail in den kostenlosen Desktop-Clients von Tuta Mail unter Windows, macOS oder Linux oder über Tuta Mail im Webbrowser archivieren möchtest, melde dich zunächst bei deinem Konto an. Anschließend kannst du die E-Mail, die du archivieren möchtest, durch Anklicken auswählen. Klicke dann auf Weitere Optionen (die drei Punkte), wähle Verschieben und anschließend den Ordner Archiv. Du kannst die ausgewählte E-Mail auch einfach per Drag & Drop in den Ordner „Archiv“ ziehen. Nachdem du deine E-Mail archiviert hast, hast du im Popup-Fenster, das unten erscheint, die Möglichkeit, diese Aktion rückgängig zu machen.

In den Tuta Mail-Apps für Android und iOS lässt sich eine E-Mail ebenfalls schnell und einfach archivieren. Halte die E-Mail einfach eine Sekunde lang gedrückt, um sie auszuwählen, tippe auf das Ordnersymbol und wähle dann Archivieren aus.

Tipp: Wenn du auf deinem Mobilgerät eine Benachrichtigung zu einer E-Mail erhältst, kannst du die E-Mail auch archivieren, indem du die Benachrichtigung eine Sekunde lang gedrückt hältst und auf Archivieren tippst.

So verschieben und entarchivieren Sie archivierte E-Mails in Tuta Mail

Generell lassen sich archivierte E-Mails auch ganz einfach in andere Ordner oder in Ihren Haupt-Posteingang verschieben, indem Sie erneut auf Weitere Optionen und dann auf Verschieben klicken. Natürlich können Sie archivierte E-Mails auch per Drag & Drop in einen anderen Ordner verschieben.

Im Allgemeinen kannst du bei der Suche nach archivierten E-Mails einfach die normale Suchleiste verwenden.

Tipp: Wenn du E-Mails von einem bestimmten Absender hast, die du immer automatisch archivieren möchtest, kannst du eine Posteingangsregel erstellen.

Fazit

Die Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen in Deutschland, sondern bietet auch (einzelnen) Nutzern zahlreiche Vorteile. Auch im Jahr 2026 bleibt die E-Mail das dominierende Kommunikationsmittel. Durch die Archivierung Ihrer E-Mails können Sie für mehr Datensicherheit und eine bessere Suchleistung sorgen.