Come creare modelli di e-mail in Outlook, Gmail e Tuta Mail.
I modelli di e-mail possono svolgere un ruolo fondamentale nel marketing e negli affari, in quanto offrono un modo rapido e piacevole per risparmiare molto tempo dalla composizione di ogni e-mail fin dall'inizio. Offrono una via d'uscita dalle vostre sofferenze, in quanto sono email pre-scritte che potete utilizzare e modificare per scrivere le vostre email.
Riassunto rapido:
Creare un modello di e-mail in Outlook
- Accedere all’account di Outlook e comporre un nuovo messaggio di posta elettronica.
- Inserire il testo del modello nel campo del corpo del messaggio → fare clic su Applicazioni nella sezione Componenti aggiuntivi e selezionare I miei modelli.
- Sulla destra apparirà un riquadro in cui è possibile creare un nuovo modello facendo clic su +Template → inserire il titolo e il messaggio del modello e fare clic su Save (Salva).
Creare un modello di e-mail in Gmail
- Accedere al proprio account Gmail e fare clic su Impostazioni → Vedi tutte le impostazioni → Avanzate
- Attivare i modelli di e-mail e fare clic su Salva modifiche
- Comporre una nuova email e fare clic su Altre opzioni e scegliere il modello
Creare un modello di e-mail in Tuta Mail
- Accedere al proprio account Tuta Mail e andare su Impostazioni → I miei modelli
- Fare clic su + per creare un nuovo modello e inserire un titolo, una scorciatoia, selezionare una lingua e scrivere il contenuto → fare clic su Salva
- I modelli di e-mail verranno aggiunti automaticamente all’editor di posta quando si digita la scorciatoia selezionata.
Che cos’è un modello di e-mail?
Nel 2026, l’e-mail rimane ancora lo strumento di comunicazione dominante per le comunicazioni aziendali. Per questo motivo, la quantità di e-mail che si ricevono quotidianamente può essere davvero eccessiva. Secondo Microsoft, nel 2023 un dipendente medio ha ricevuto oltre 74 e-mail aziendali durante ogni giorno lavorativo. Poiché scrivete e ricevete diverse e-mail ogni giorno, avete familiarità con la comunicazione via e-mail. E potreste aver già sentito il termine “modello di e-mail”. Ma potreste ancora chiedervi: “Che cos’è esattamente un modello di email?” e “Come faccio a creare un modello di email professionale?“. Non preoccupatevi, perché questa guida vi copre!
Partiamo dall’inizio: Che cos’è un modello di e-mail? Un modello di email è un’email pre-scritta che potete usare per comporre un’email modificando o scrivendo il vostro contenuto. Oppure - per tutti i nerd della tecnologia in termini più tecnici - un modello di email è un file HTML composto da moduli di codice riutilizzabili.
Vantaggi dell’utilizzo di un modello di email
L’utilizzo di un modello di e-mail offre diversi vantaggi. Quindi, può essere consigliabile iniziare a usare i modelli di e-mail nella vita lavorativa di tutti i giorni. Il vantaggio principale dell’uso dei modelli di e-mail è che permettono di risparmiare tempo. Poiché l’email è già pre-scritta, non è necessario iniziare a scriverla da zero. Questo può essere utile anche quando si è fuori ufficio e i colleghi possono usare il modello di email per rispondere alle richieste importanti e tempestive dei clienti, ad esempio. La vostra produttività può aumentare, perché i modelli di email rendono la scrittura delle email più veloce ed efficiente.
Un altro vantaggio dell’uso dei modelli di e-mail è che possono ridurre il tasso di errore. Se vi sedete e vi prendete il tempo necessario per creare con cura un modello di e-mail, potete ridurre gli errori, soprattutto quelli di battitura.
Il vantaggio più importante dell’uso dei modelli di e-mail è, ovviamente, la possibilità di riutilizzarli. Di conseguenza, la produttività può essere ulteriormente aumentata. Come già detto, poiché i modelli sono fondamentalmente e-mail pre-scritte, possono essere riutilizzati ogni volta che è opportuno o necessario.
Infine, un altro importante vantaggio dell’uso dei modelli di e-mail è che possono garantire la coerenza della voce all’interno dell’azienda. Condividendo il modello di e-mail con i colleghi, che possono utilizzarlo come riferimento, è possibile garantire una comunicazione coerente all’interno dell’azienda. Per questo motivo, è consigliabile integrare il logo dell’azienda nel modello di e-mail.
Suggerimento: prima di iniziare a utilizzare i modelli di e-mail, testateli.
Cosa includere in un modello di e-mail
Ci sono alcuni elementi che dovreste includere nel vostro modello di e-mail e sono i seguenti:
-
il logo dell’azienda - un bel modulo di saluto - il testo principale - un bel finale o una firma - le informazioni di contatto.
Cosa evitare in un modello di e-mail
In generale, ci sono alcune regole da seguire quando si scrive un’e-mail, e naturalmente lo stesso vale per i modelli di e-mail. Ci sono alcune cose da evitare quando si crea un modello di email. Ecco alcuni esempi:
- Lunghezza - I vostri destinatari probabilmente non hanno abbastanza tempo per leggere testi lunghi. Pertanto, assicuratevi di non rendere il vostro modello di e-mail troppo lungo. Evitate di includere informazioni non necessarie. Siate precisi e concisi su ciò che volete dire! - Semplicità - Mantenete il vostro modello di e-mail semplice, evitando un linguaggio di marketing complicato - Immagini - Evitate di aggiungere troppe immagini o loghi nel vostro modello di e-mail. Troppe immagini possono distrarre dal messaggio principale, inoltre le immagini possono aumentare le dimensioni delle e-mail. E questo può aumentare il rischio che la vostra e-mail finisca nello spam.
Come creare un modello di e-mail in Outlook
Come creare un modello di e-mail nell’account di Outlook: Schermata Account Outlook.
Se volete aggiungere un modello di e-mail per Outlook sul web, dovete prima cliccare su Nuovo e iniziare a comporre un Nuovo messaggio. Nel corpo del messaggio che appare, è possibile inserire il contenuto (il testo) desiderato. Successivamente, è necessario fare clic su Applicazioni nella sezione Add-ins sotto Messaggio e selezionare I miei modelli. Sulla destra apparirà un riquadro in cui è possibile scegliere tra i modelli o crearne uno nuovo facendo clic su +Template. È possibile creare un nuovo modello di e-mail inserendo il titolo e il messaggio del modello. Infine, non dimenticate di fare clic su Salva. Il modello salvato apparirà nella finestra I miei modelli.
Correlato: Per saperne di più sulle alternative sicure a Outlook.
Come creare un modello di e-mail in Gmail
Come creare e inserire un modello di e-mail nell’account Gmail: Schermata dell’account Gmail.
Come abilitare i modelli di email in Gmail
Se si utilizza Gmail, è possibile creare un modello di e-mail. Per farlo, occorre innanzitutto accedere al proprio account e fare clic su Impostazioni nell’angolo in alto a destra e poi su Vedi tutte le impostazioni. Nella parte superiore si possono vedere le diverse sezioni delle impostazioni e si deve fare clic su Avanzate. Se si fa clic su Avanzate, si vedrà che è possibile abilitare o disabilitare i modelli. Fare clic su Abilita e poi su Salva modifiche per salvare i modelli di e-mail.
Nota: è possibile creare e utilizzare i modelli di e-mail in Gmail solo dal computer desktop, non dal telefono.
Come creare o modificare un modello di e-mail in Gmail
Per creare o modificare un modello di e-mail in Gmail, occorre innanzitutto fare clic su Componi e iniziare a comporre una nuova e-mail inserendo il testo del modello nella finestra di composizione. Quindi, nella parte inferiore della finestra di composizione, potete fare clic su Altre opzioni (i tre puntini) e scegliere Modelli. A questo punto sono disponibili diverse opzioni: È possibile creare un nuovo modello di e-mail facendo clic su Salva bozza come modello e poi su Salva come nuovo modello.
Se si desidera modificare un modello salvato in precedenza, si può fare clic su Salva bozza come modello, quindi su Sovrascrivi modello e infine su Salva per sovrascrivere le modifiche.
Se si desidera eliminare un modello di e-mail in Gmail, è possibile farlo facendo clic su Elimina modello, scegliere il modello che si desidera eliminare e quindi fare clic su Elimina.
Importante: se si elimina un modello di e-mail in Gmail, non è possibile recuperarlo.
Come inserire un modello di e-mail in Gmail
Se volete inserire un modello di e-mail in Gmail, dovete innanzitutto fare clic su Componi in alto a sinistra. In fondo alla finestra di composizione, fate clic su Altre opzioni (i tre puntini) e selezionate Modelli. È quindi possibile scegliere Inserisci modello e scegliere il modello che si desidera utilizzare. A questo punto è possibile comporre il resto del messaggio e fare clic su Invia.
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Come creare un modello di e-mail in Tuta Mail
Come creare un modello di email nel vostro account Tuta Mail: Schermata dell’account Tuta Mail.
Come creare un modello di email in Tuta Mail
In Tuta, il vostro provider di posta elettronica con crittografia Ende-zu-Ende, potete creare facilmente modelli di e-mail. Per prima cosa, è necessario accedere al proprio account Tuta, nel browser, nell’app o nel client desktop, oppure, se non si possiede ancora un account, è sufficiente registrarsi qui. Si può quindi andare su Impostazioni e I miei modelli in basso e fare clic su + per creare un nuovo modello. Per il nuovo modello di e-mail è necessario inserire un titolo, una scorciatoia, selezionare la lingua e digitare il contenuto. Infine, non dimenticate di fare clic su Salva nell’angolo in alto a destra per salvare il modello e-mail appena creato.
A questo punto, il nuovo modello di e-mail apparirà nelle impostazioni sotto la voce I miei modelli. Inoltre, il collegamento selezionato offre un modo semplice e piacevole per trovare il modello di e-mail corretto. Il contenuto verrà quindi aggiunto automaticamente all’editor di posta.
Potete anche dare un’occhiata al nostro video su Youtube per imparare a creare modelli di e-mail in Tuta!
Correlato: Non solo è facile creare un modello di e-mail in Tuta Mail, ma potete anche inviare un’e-mail crittografata, che solo voi e il vostro destinatario potrete leggere!
Come inserire un modello di e-mail in Tuta Mail
Come inserire un modello di e-mail nell’account Tuta Mail: Schermata Account Tuta Mail.
Se si desidera inserire un modello di e-mail, è necessario effettuare il login a Tuta, sia nel browser che in uno dei client desktop di Tuta. Per prima cosa, digitare # e la scorciatoia definita al momento della creazione del modello. Quindi premere tab e il modello verrà inserito automaticamente nell’editor di posta.
Nota: se sono state create diverse versioni linguistiche per questo modello, è possibile scegliere quella corretta dopo aver premuto tab. In alternativa, è possibile accedere ai modelli di e-mail dalla barra degli strumenti dell’editor o digitando ctrl + spazio. Da qui è possibile cercare il modello corretto e inserirlo.
Come eliminare o modificare un modello di e-mail in Tuta Mail
Se volete eliminare o modificare un modello di e-mail nel vostro account Tuta Mail, potete farlo andando su Impostazioni e poi su I miei modelli. Se cliccate sul vostro modello, nell’angolo destro appariranno una matita per la modifica e l’icona del cestino. Facendo clic su una di esse è possibile eliminare o modificare il modello di e-mail in Tuta Mail.
Per concludere
In generale, la creazione di modelli di e-mail può far risparmiare molto tempo nella vita lavorativa di tutti i giorni e quindi aumentare la produttività. Soprattutto per le e-mail aziendali, i modelli possono essere una buona opportunità per ridurre il carico di lavoro.
Inoltre, l’uso di modelli di e-mail può mostrare una coerenza di voce all’interno della vostra azienda, a vantaggio della vostra reputazione. Tuttavia, è importante notare che quando si utilizzano i modelli di e-mail, è necessario assicurarsi di aggiornarli regolarmente: rivedete i vostri modelli di e-mail almeno una volta all’anno per verificare se le informazioni in essi contenute sono ancora corrette e aggiornate.
