Comment créer une adresse électronique pour une petite entreprise ?
Nous allons nous pencher sur l'importance de l'utilisation d'une adresse électronique professionnelle pour les PME et découvrir quel fournisseur d'adresses électroniques sécurisées choisir.
Pourquoi ai-je besoin d’une adresse électronique professionnelle pour ma petite entreprise ?
Que vous soyez un indépendant débutant ou une petite entreprise comptant quelques employés, toutes les petites entreprises ont besoin d’une adresse électronique professionnelle. Bien que certaines entreprises utilisent encore aujourd’hui une adresse électronique Gmail ou Yahoo gratuite pour leur travail, cette pratique donne l’impression que ces entreprises ne sont pas professionnelles et qu’elles ne se consacrent pas vraiment à leur travail. Il y a 20 ans, l’internet était encore relativement jeune et le fait d’avoir votre propre domaine pour votre entreprise pouvait vraiment vous permettre de vous démarquer - aujourd’hui, c’est une nécessité pour être reconnu comme une entreprise qui prend sa communication par courrier électronique au sérieux. Examinons quelques raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d’une adresse électronique professionnelle!
Une adresse électronique professionnelle peut aider votre entreprise à renforcer sa crédibilité et la confiance des utilisateurs, ainsi qu’à accroître son professionnalisme et la notoriété de sa marque. En outre, c’est un excellent moyen d’organiser les courriels professionnels.
Assurer le professionnalisme
Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’utilisation d’une adresse électronique dédiée avec un domaine personnalisé qui utilise le nom de votre entreprise, par exemple salesgreensolutions.com, fait preuve de professionnalisme et permet aux clients potentiels de savoir que l’entreprise est authentique. Les adresses électroniques gratuites qui se terminent par @gmail.com ou @hotmail.com ne sont pas conçues pour être utilisées à des fins professionnelles et paraissent peu professionnelles dans un contexte professionnel, même pour les petites entreprises.
Renforcer la crédibilité et la confiance
Comme nous l’avons mentionné plus haut, l’utilisation d’une adresse électronique professionnelle est non seulement plus professionnelle, mais elle renforce la crédibilité et la confiance des clients potentiels. Une entreprise qui apparaît comme professionnelle et légitime dans l’une des formes de communication les plus vitales, le courrier électronique, est plus crédible et plus digne de confiance.
Augmenter la notoriété de la marque
Lorsque vous utilisez un domaine personnalisé avec le nom de votre entreprise, vous renforcez votre marque. Ainsi, l’envoi de courriels constitue non seulement une forme de communication, mais aussi de promotion. L’utilisation du nom de votre entreprise dans votre adresse électronique est une situation gagnant-gagnant !
Pour l’organisation et la communication
Si vous êtes un indépendant ou une petite entreprise en pleine croissance, il est utile de disposer d’adresses professionnelles dédiées à différents usages. L’utilisation d’alias pour votre entreprise, tels que sales@ et support@, permet de mieux organiser et rationaliser vos communications.
Comment créer une adresse électronique sécurisée pour une petite entreprise ?
Maintenant que vous savez qu’il est important d’utiliser une adresse électronique professionnelle, vous vous demandez peut-être quel fournisseur de messagerie utiliser !
Les fournisseurs de messagerie électronique les plus connus, tels que Gmail et Outlook, proposent des comptes de messagerie gratuits, mais pour la reconnaissance de la marque, le professionnalisme, la sécurité et la confidentialité de votre entreprise, nous vous déconseillons de profiter de la version gratuite. Comme nous l’avons mentionné, une adresse professionnelle qui se termine par @gmail.com n’est pas un gage de professionnalisme. Par conséquent, si vous souhaitez utiliser Gmail ou Outlook, vous pouvez souscrire un compte professionnel payant. Sachez toutefois que les comptes professionnels Gmail et Outlook sont relativement chers. Aujourd’hui, il existe des fournisseurs de messagerie électronique plus nombreux et de meilleure qualité, qui proposent des prix plus intéressants, se concentrent sur les besoins des petites entreprises et offrent une meilleure assistance.
Chaque entreprise a des besoins et des exigences différents en ce qui concerne sa messagerie électronique, comme la taille de stockage, les outils de productivité ou les domaines personnalisés. Les plans d’affaires de Google et d’Outlook sont souvent trop volumineux pour les petites entreprises et ne peuvent pas être adaptés à vos besoins pour obtenir un prix plus avantageux. Lorsqu’il s’agit de choisir un fournisseur de messagerie électronique adapté à votre PME, vous devez impérativement disposer de certaines fonctionnalités. Voyons donc quelles sont les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise et quel fournisseur de messagerie électronique répond le mieux à vos besoins.
Exigences relatives à votre solution de messagerie électronique
1. Sécurité
Pour que votre fournisseur de messagerie offre une véritable sécurité aux petites entreprises, il doit crypter de bout en bout les messages électroniques et la boîte aux lettres par défaut.
2. Confidentialité et protection des données
Votre entreprise devrait utiliser un fournisseur qui met en œuvre les principes de minimisation des données et - si elle se trouve dans l’UE - qui est conforme au GDPR.
3. Fonctionnalités
Le fournisseur de messagerie électronique doit offrir des fonctionnalités telles que des domaines personnalisés, des adresses électroniques alias et un moyen souple de créer et de supprimer des utilisateurs afin de répondre au mieux aux besoins de votre entreprise. En outre, les boîtes aux lettres partagées sont utiles pour permettre à plusieurs personnes de votre entreprise de travailler sur la même boîte aux lettres, par exemple l’ensemble de l’équipe d’assistance ou de vente.
4. Support
Votre boîte aux lettres professionnelle est votre principal outil de communication. Le courrier électronique doit être disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et en tant que PME, vous devez pouvoir disposer d’un canal d’assistance direct avec votre fournisseur de courrier électronique, qui offre une assistance compétente et rapide. Configurer votre propre domaine, renouveler votre abonnement, créer les adresses électroniques de vos employés - toutes ces tâches peuvent être soumises à des contraintes de temps afin que votre communication par courrier électronique fonctionne parfaitement. Obtenir une assistance rapide est une nécessité, qui ne doit pas être sous-estimée.
Quel est le meilleur fournisseur de messagerie électronique pour les entreprises ?
Les grands fournisseurs de technologie offrent la plupart de ces fonctionnalités, mais ils se concentrent sur les grandes entreprises et non sur les petites. Si vous choisissez la version professionnelle de Gmail, sachez que les demandes d’assistance de votre entreprise risquent d’être ignorées par Google. Sur le Sub-Reddit pour les petites entreprises, les propriétaires d’entreprises se plaignent du manque d’assistance de la part de Google:
“Il semble qu’il soit impossible de les contacter à ce sujet. Il n’y a pas de numéro de téléphone ni d’options de chat. J’ai envoyé deux courriels, mais j’ai reçu la réponse automatique suivante : “Merci de nous avoir contactés au sujet de votre profil d’entreprise sur Google. D’après les informations que vous nous avez communiquées, nous ne sommes pas sûrs de votre problème exact, mais voici des solutions aux problèmes les plus courants :…Cet e-mail n’autorise pas les réponses. Pour obtenir de l’aide supplémentaire, essayez ce qui suit”, sans autre forme de procès.
”En tant que petite entreprise, il est frustrant de constater que Google ne se préoccupe pas du tout du service à la clientèle parce qu’il n’a pas à le faire. Il n’y a rien que je puisse dire pour nuire à leur activité. … Je suis un client payant et je leur donne de l’argent tous les mois”.
En raison du manque d’assistance, de nombreux propriétaires de petites entreprises s’en tiennent à la version gratuite de Gmail, mais ce n’est pas une option : Comme nous l’avons déjà expliqué, l’utilisation d’une adresse électronique @gmail.com donne à votre entreprise une image peu professionnelle - et également peu fructueuse, car les gens pourraient soupçonner votre entreprise d’utiliser une adresse Gmail gratuite parce qu’elle ne gagne pas d’argent. De plus, si vous utilisez la version gratuite, n’oubliez pas que Gmail ne préserve pas la confidentialité de vos communications, mais tire profit de vos données.
En outre, les grands fournisseurs de messagerie électronique comme Gmail et Outlook n’utilisent que le cryptage TLS pour sécuriser vos courriels professionnels. Une bien meilleure solution consiste à appliquer un cryptage de bout en bout (mais s’ils le faisaient, ils n’auraient pas accès à vos données). Une solution alternative de messagerie pour toutes les entreprises, petites, moyennes ou grandes, est Tuta Mail - avec une ligne d’assistance directe pour tous les utilisateurs professionnels, des plans flexibles qui conviennent aux besoins de chaque entreprise, et la meilleure sécurité de messagerie avec un cryptage de bout en bout à sécurité quantique, nous sommes sûrs que vous serez très satisfaits de Tuta. Mais laissez-nous vous expliquer plus en détail ce que Tuta Mail et Tuta Calendar ont à offrir !
Histoires vraies : Comment EPD Engineering renforce la sécurité avec Tuta.
Sécurité, confidentialité et professionnalisme des courriels d’affaires avec Tuta Mail
Avec plus de 10 millions d’utilisateurs, Tuta Mail est le fournisseur d’email de confiance pour ceux qui veulent une sécurité et une confidentialité optimales.
Sécurité
Tuta offre les protocoles de sécurité les plus élevés pour la boîte aux lettres de votre petite entreprise. Avec une approche de “sécurité d’abord” comme valeur fondamentale, Tuta ne prend pas de raccourcis ou ne lésine pas sur la sécurité.
Tuta a commencé comme le premier fournisseur de courrier électronique crypté de bout en bout sur le marché en 2014, et en 2024, a été fier de publier son protocole de cryptage post-quantique pour le courrier électronique. Le chiffrement est similaire aux protocoles à sécurité quantique utilisés par Signal, une application de chat qui est hautement considérée comme l’une des alternatives les plus sûres à WhatsApp. En tant que fournisseur de messagerie électronique qui crypte le plus de données utilisateur, Tuta est le fournisseur choisi par les entreprises et les indépendants du monde entier qui veulent s’assurer que leurs communications sont privées et sécurisées.
Avec nous, vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que toutes vos données, y compris vos courriels, vos calendriers et vos contacts, sont stockées de bout en bout et cryptées par défaut. Cela signifie que vous êtes propriétaire de vos données : vous seul avez la capacité de décrypter les données cryptées de bout en bout, personne d’autre - pas même nous à Tuta - ne peut accéder à vos données. Avec cette approche, Tuta combine le meilleur des deux mondes : la disponibilité et l’accessibilité des fournisseurs d’informatique en nuage et la souveraineté des données comme avec le courrier électronique hébergé localement.
Dans cette courte section sur la sécurité, nous n’avons couvert que l’essentiel ! Si vous souhaitez en savoir plus ! Si vous souhaitez en savoir plus , visitez notre page détaillée sur la sécurité de Tuta.
Vie privée
Le paysage en ligne d’aujourd’hui n’est pas du tout privé. Collecter vos données, les vendre et en tirer profit est désormais considéré comme normal. Cela inclut les données de votre boîte aux lettres (effrayant, nous le savons), en particulier lorsque vous utilisez des services gratuits. Pour vos communications professionnelles, vous devriez opter pour un fournisseur de courrier électronique qui ne vous suit pas, ne collecte pas vos données et n’a pas accès à votre boîte aux lettres.
Tuta Mail est un service de messagerie électronique axé sur la protection de la vie privée qui vous permet de communiquer en toute confidentialité grâce à l’utilisation du cryptage de bout en bout. Tuta est situé en Allemagne et toutes les données sont stockées sur nos propres serveurs dans des centres de données certifiés ISO en Allemagne. Pour une entreprise, l’emplacement physique de vos données est très important et l’Allemagne possède certaines des meilleures lois sur la protection des données qui, avec le cryptage à sécurité quantique, font de Tuta une solution parfaite. Lorsque vous choisissez Tuta, vous avez la garantie d’un email professionnel tel qu’il devrait être : sécurisé, confidentiel et conforme au GDPR.
Domaines et alias
Le professionnalisme de l’email pour une entreprise commence par son adresse. Lorsque vous choisissez Tuta Mail, vous avez la possibilité de configurer facilement votre domaine personnalisé (à partir de 3 domaines personnalisés ou plus selon le plan d’affaires que vous choisissez) ainsi que d’utiliser de multiples adresses email alias (à partir de 15 alias ou plus) pour garder les communications organisées et rationalisées.
Une des caractéristiques uniques de Tuta Mail est que vous pouvez utiliser un nombre illimité d’adresses email avec votre propre domaine - une caractéristique qui est incluse dans TOUS les plans d’affaires.
Calendriers et contacts
Tuta est plus qu’un simple courriel ! Lorsque vous choisissez Tuta comme messagerie professionnelle, vous n’obtenez pas seulement une boîte aux lettres, mais aussi des calendriers et des contacts cryptés de bout en bout !
Lorsque vous choisissez Tuta Mail comme messagerie professionnelle, vous bénéficiez également du Calendrier Tuta et des Contacts Tuta.
Tuta Calendar permet aux petites entreprises de planifier des rendez-vous, de sauvegarder des dates et de rester dans le coup en toute confidentialité et sécurité. Vous pouvez créer des calendriers pour votre équipe que vous partagez avec tous les employés - ou seulement certains d’entre eux - afin que tout le monde sache ce qui se passe dans votre entreprise et quelles sont les prochaines échéances. Tuta Calendar est le seul calendrier sans connaissance qui utilise le cryptage post-quantique pour s’assurer que votre emploi du temps et vos rendez-vous restent confidentiels. En outre, Tuta Contacts vous permet de stocker vos contacts professionnels de manière sécurisée et cryptée dans l’application Tuta, de les synchroniser avec votre téléphone et de les utiliser en toute sécurité sur mobile.
Conformité au GDPR
Si votre entreprise opère au sein de l’Union européenne et traite des données sensibles de citoyens européens, il est obligatoire d’utiliser un fournisseur de messagerie conforme au GDPR. Même si ce n’est pas légalement requis dans votre pays, être conforme au GDPR aide définitivement à construire la confiance des clients et à stimuler la crédibilité de votre marque, et Tuta Mail est une solution facile pour assurer la conformité.
Soutien aux courriels d’affaires
Tuta offre une assistance de haut niveau à tous les clients payants. Soyez sûr que notre support dédié - composé de vrais humains - est là pour vous aider à résoudre tous les problèmes de messagerie de votre entreprise. Et il n’est pas nécessaire de nous croire sur parole : Consultez les avis de nos utilisateurs sur Trustpilot pour voir comment les utilisateurs de Tuta apprécient nos services de messagerie.
Fonctionnalités commerciales de Tuta Mail
Tuta Mail possède toutes les fonctionnalités professionnelles dont vous avez besoin :
- Adresses email illimitées avec votre propre domaine
- Protection contre le spam, le phishing et le tracking
- Filtrage intelligent via des règles de boîte de réception
- Répondeur automatique
- Clients de bureau pour Windows, macOS et Linux
- Applications mobiles pour Android et iPhone
- Accès hors ligne à votre boîte aux lettres, vos calendriers et vos contacts
- Courriel de notification personnalisé pour les courriels cryptés et protégés par mot de passe
- Modèles d’e-mails pour rédiger des réponses plus rapidement
- Connexion sur votre propre site web
- Marque personnalisée pour les clients de messagerie Tuta
- Importation et exportation d’emails
- Étiquettes
- Vérification des clés
Lorsque vous choisissez Tuta Mail comme fournisseur de messagerie professionnelle, votre entreprise en bénéficie!
Permettre l’extensibilité de votre entreprise
Tuta Mail n’est pas un fournisseur de courriel de grande technologie, nous sommes le contraire ! Mais cela ne signifie pas que nous ne sommes pas conçus pour les entreprises en croissance - nous sommes un fournisseur de courriel qui offre une extensibilité complète à votre entreprise en croissance.
Tuta a une gamme de plans d’affaires, vous donnant la liberté de choisir celui qui vous convient le mieux. Et si votre plan d’affaires ne vous convient pas, vous pouvez simplement passer à un plan supérieur ou inférieur.
Vous avez un nouveau membre dans l’équipe ? Il suffit d’utiliser des boîtes aux lettres partagées ou de l’ajouter en tant qu’utilisateur. Vous avez besoin de configurer plus de domaines personnalisés ou de créer plus d’alias ? Il est fort probable que cela soit déjà inclus dans votre plan. Tuta est construit et conçu avec les besoins de votre entreprise à l’esprit, vous donnant la liberté de communiquer en toute confidentialité et sécurité.
Une solution de communication écologique
Les entreprises sont encouragées à utiliser des solutions durables pour leurs activités : cela inclut une solution de messagerie verte qui met l’accent sur la durabilité. Chez Tuta, nous voulons faire notre part dans la protection de l’environnement : nous n’utilisons que des énergies renouvelables pour alimenter nos bureaux et nos serveurs. En optant pour des services comme Tuta Mail pour s’assurer que vos communications sont vertes, votre entreprise peut aussi faire une différence !
Lorsque vous choisissez Tuta comme fournisseur de courrier d’affaires, vous choisissez également une solution de communication durable et écologique.
Conseil pour l’organisation de la boîte aux lettres : Pour s’assurer qu’un courriel n’est pas envoyé au pourriel ou à la corbeille, mettez l’adresse sur liste blanche.
Parfois, il est préférable d’opter pour une solution autre que celle des grandes entreprises
Quel que soit le secteur d’activité, la taille de l’entreprise ou son emplacement, il est essentiel de disposer d’une adresse électronique professionnelle sécurisée. Sans elle, même les petites entreprises paraissent peu professionnelles et peu dignes de confiance.
Que vous ayez besoin d’une adresse de courriel d’affaires pour une personne ou d’une adresse de courriel d’entreprise pour une équipe de cinq, cinquante ou cinq mille personnes, Tuta Mail est le fournisseur de courriel parfait pour s’assurer que vos communications restent privées et sécurisées. De plus, grâce à notre soutien direct et dévoué aux entreprises de toutes tailles, votre PME sera aussi satisfaite de Tuta que nos clients existants.
