100% DSGVO-konform mit Tuta Mail

Die Jugendhilfe Bockenem, tätig im gesamten Landkreis Hildesheim sowie in angrenzenden Regionen, hat es sich zur Aufgabe gemacht, Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene in ihren unterschiedlichsten Lebenslagen zu unterstützen. Mit einem breiten Angebot an ambulanten, teilstationären und stationären Einrichtungen, inklusive Beratung, Therapie und betreutem Wohnen, setzt die Jugendhilfe Bockenem mit ihren 170 Mitarbeiter*innen alles daran, dass Familien wieder gut zusammenleben können. Wenn dies nicht möglich ist, bietet die Organisation als Teil der evangelischen Landeskirche alternative Betreuungsformen an.

“Wir bei der Jugendhilfe Bockenem tragen dazu bei, dass das gesellschaftliche Miteinaneder sozial bleibt, sozialer wird, und dass benachteiligte junge Menschen Teilhabe finden. Dafür sind wir Wegbereiterin. Für unsere Arbeit brauchen wir 1. ausgebildetete, pädagogische Fachkräfte und 2. die Unterstützung der öffentlichen Hand, die diese Hilfe finanziert. So erreichen wir ein besseres Miteinander in unserer Gesellschaft.”

Die Herausforderung

Die Jugendhilfe Bockenem geht täglich mit sensiblen, personenbezogenen Daten von Kindern, Jugendlichen und Familien um, deren Schutz an oberster Stelle steht. Hierfür war es notwendig, eine zuverlässige und sichere E-Mail-Lösung zu finden, die den strengen Datenschutzanforderungen der DSGVO und der evangelischen Landeskirche gerecht wird und gleichzeitig sehr einfach zu bedienen und kostengünstig ist.

Die Lösung

Die Wahl fiel auf Tuta Mail, eine sichere E-Mail-Lösung, die speziell für den Schutz von Daten durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung entwickelt wurde. Tuta Mail bietet der Jugendhilfe Bockenem eine robuste und zugleich benutzerfreundliche Plattform, die den sicheren Austausch von E-Mails und Daten ermöglicht und die so einfach zu bedienen ist, dass alle in der Organisation sie verwenden können. Besonders wichtig für die Jugendhilfe Bockenem ist, dass alle internen E-Mails automatisch mit durchgängiger Verschlüsselung geschützt werden, aber auch die Option, verschlüsselte E-Mails an Externe mit Hilfe eines einfachen Paswortaustauschs zu übermitteln.

Einführung und Nutzung

Die Einführung von Tuta Mail for business in die Arbeitsabläufe der Jugendhilfe Bockenem wurde von der IT-Abteilung koordiniert. Ein Administrator richtete die personalisierten E-Mail-Adressen für die Mitarbeiter ein und unterstützte den internen Roll-out der neuen E-Mail-Lösung.

Vorteile und Verbesserungen

Seit der Einführung von Tuta Mail hat sich das Sicherheitsgefühl innerhalb der Organisation merklich verbessert. Insbesondere bei der internen und externen Kommunikation mit sensiblen, personenbezogenen Daten wird die verbesserte Sicherheit geschätzt. Tuta Mail überzeugt durch eine technisch stabile Software-Lösung mit einer übersichtlichen und einfachen Bedienung. Zudem bietet es ein hervorragendes Kosten-Nutzen-Verhältnis, was für die Jugendhilfe Bockenem ein entscheidender Faktor war.

“Ich persönlich mag die angenehme Übersichtlichkeit, dass es nicht so komplex ist wie die meisten Systeme, dass man Eingangsbenachrichtigungen über neue Mails erhält und dass man es einfach bedienen kann”, sagt Krause. “Außerdem ist Tuta Mail eine in Fachkreisen bekannte Software, was die Einführung sehr erleichtert hat.”

Reputationsvorteil

Die sichere Kommunikation hat das Vertrauen von Partner:innen und Betroffenen erhöht und zeigt, dass die Jugendhilfe Bockenem großen Wert auf den Schutz der Daten legt und die Anforderungen der DSGVO und der evangelischen Landeskirche zu 100% einhält.

Durch die Nutzung von Tuta Mail konnte die Jugendhilfe Bockenem ihren Ruf als moderne und datenschutzbewusste Einrichtung weiter stärken. “Wir merken, dass wir Anerkennung bekommen, dass wir so ein System nutzen. Vor allem, wenn wir verschlüsselte E-Mails per Passwortaustausch versenden, kommt gern mal die Antwort: ‘Ah, ok, Sie sind da sehr gründlich beim Datenschutz! Das hat eine hohe Außenwirkung!”

Fazit

Tuta Mail hat der Jugendhilfe Bockenem dabei geholfen, die hohen Datenschutzanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig eine einfache und benutzerfreundliche Kommunikationslösung zu etablieren. Die erhöhte Datensicherheit und das positive Kosten-Nutzen-Verhältnis sind nur einige der vielen Vorteile, die Tuta Mail der Jugendhilfe Bockenem bietet. In der heutigen Zeit wird es für Unternehmen immer wichtiger, sensible, personenbezogene Daten sehr gut zu schützen, um finanziellen und reputativen Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Die Jugendhilfe Bockenem sieht sich hier auf dem bestmöglichen Weg mit Tuta Mail.