如何开始发送电子邮件(附示例)

在本指南中,我们将向您介绍如何开始一封邮件、在不同情况下使用的最佳问候语和开场白,以及邮件问候语的注意事项。

Woman typing on a laptop: How to start an email

如果你曾经开始写电子邮件,但刚开始输入邮件问候语就卡住了,那么本指南就是为你量身定做的!对很多人来说,电子邮件礼仪都是令人困惑的,如何开始一封邮件的问题和如何结束一封邮件的问题一样微妙。不过,我们已经帮你解决了这个问题!只要遵循我们快速而简单的指南,你就能像专业人士一样发送电子邮件。


目录:

- 开始发送电子邮件之前

- 如何开始发送电子邮件

- 启动电子邮件时应避免的事项

- 最佳电子邮件解决方案

撰写电子邮件已成为我们日常生活的一部分,也是最常见的书面交流形式之一,因此以适当的电子邮件问候语和开头语作为邮件开头至关重要。电子邮件的开头可以定下基调、显示专业性并鼓励收件人继续阅读。也许你想知道给老师的电子邮件如何开头,给教授的电子邮件如何开头,或者你正在寻找最常见的专业电子邮件问候语。在本指南中,我们将介绍如何开始电子邮件、问候语和开场白示例以及开始电子邮件时应避免的事项。

开始发送电子邮件之前

1.受众很重要

应根据受众选择电子邮件问候语。如果您要给相识已久的同事发送电子邮件,您可以使用较为轻松的问候语。这与求职邮件不同,在求职邮件中,您希望问候语专业而正式。请记住,问候语的变化取决于您是在问候一个人、几个人还是一群人。

2.检查姓名和代词

在称呼收件人时,正确拼写他们的名字很重要。除了正确拼写姓名外,使用适当的性别代词也同样重要。在撰写正式电子邮件时,我们通常会将 “先生”、“女士 “或 “夫人 “与他们的姓氏一起使用,但前提是您知道他们喜欢的代词。如果您不知道收件人的性别代词,最好使用他们的全名。例如亲爱的 Lora Huges。这样可以避免不必要的错误,体现尊重和对细节的关注。

Befolgen Sie diese Tipps, bevor Sie mit Ihrer E-Mail beginnen. Befolgen Sie diese Tipps, bevor Sie mit Ihrer E-Mail beginnen.

还可以查看 Tuta 的专业电子邮件写作指南

如何开头

每封邮件的开头都应包含

问候语/敬语

问候语或敬语应该是电子邮件的第一行。电子邮件问候语取决于您的写信对象、您与对方的关系以及写信的原因。请继续阅读,查看我们的电子邮件问候语示例列表—我们针对不同的情况列出了最常见、最安全的电子邮件问候语。

电子邮件问候语示例

给一个或两个收件人写信时的电子邮件问候语:

1.亲爱的名字

使用 “亲爱的 “作为电子邮件问候语是一种安全的做法,尤其是当你想让自己听起来专业而正式时。“亲爱的 “是一种正式的电子邮件问候语,表示尊重和正式。对于求职信、商务信函或任何需要专业性的场合,这是一种安全的电子邮件问候语。

- 亲爱的哈特先生

- 亲爱的阿什利-怀特

2.您好或您好**

“你好 “和 “嗨 “是两种常见的电子邮件问候语,它们的正式程度各不相同。用 “你好 “问候收件人是非正式的,广泛用于同事或熟人之间。而 “你好 “则比较正式。虽然 “你好 “并不是非常正式,但它被认为是一种广为接受的电子邮件问候语,既友好又直接。如果你想知道如何给老师或教授发送电子邮件,那么友好而直接的 “你好 ____“以及他们的名字会比较合适。

- 你好,布朗女士、

- 你好,莉、

建议进一步阅读:我们的电子邮件结尾指南

Jede gute E-Mail braucht eine gute Begrüßung! Jede gute E-Mail braucht eine gute Begrüßung!

给两个以上收件人的团队或小组发送电子邮件问候语:

3.团队好,大家好,亲爱的同事们、

在给两人以上的团队或小组发送电子邮件时,有几种电子邮件问候语是非正式的,但在有多个收件人的电子邮件中被广泛使用和接受。一句友好的 “嗨 “或 “你好”,然后加上 “团队”、“大家 “或使用部门名称就可以了。如果您想在称呼同事时更正式一些,简单的 “亲爱的同事 “也是合适的。

- 亲爱的同事/团队

- 团队/大家好

- 团队/大家好、

**提示:**当您称呼一群您不熟悉的人时,请避免使用特定性别的称呼—女士们、伙计们或先生们。

开场白

在选择了合适的问候语后,您需要撰写开场白。这也被称为开头语或开头句。开场白为问候语定下基调,同时也应吸引收件人的注意力。 与问候语一样,在选择最佳开场白时,您必须考虑收件人的身份、您与他们的关系以及电子邮件的意图。

既然你已经有了完美的电子邮件问候语,那就来看看下面的电子邮件开头语范例吧。

电子邮件开场白范例

1.希望这封邮件对您有所帮助

这可能是发送正式电子邮件时最常用的开场白。这是一个老式的、正式的开场白,被广泛使用—如果你想表现得正式和专业,可以稳妥起见使用这个开场白。

其他专业而礼貌的开场白包括

- 希望您本周一切顺利。

- 希望您一切顺利。

2.我联系您是因为…

开场白也可以直接切入主题。以 “因为…所以我联系您 “作为电子邮件的开头,既直接又明确了您发送电子邮件的目的。当你在开头语中表明你的意图时,你就告诉了收件人邮件的意图,从而避免了混淆。

其他直接的开头语包括

- 我就/让您知道…

- 我写信是为了让您知道/告知您…

- 我给您发邮件是为了…

3.感谢您…

另一个很好的开场白是表达感激之情。如果你写邮件是为了回应收件人的行为或举动,那么以礼貌的 “谢谢 “作为开头总是很有帮助的。

在开场白中表达感激之情的其他常见方式包括

- 感谢

- 感谢您的帮助/更新。

- 感谢您的快速回复。

Die Eröffnungszeile Ihrer E-Mail sollte klar und direkt sein. Die Eröffnungszeile Ihrer E-Mail sollte klar und direkt sein.

电子邮件开头应避免什么?

现在,您已经了解了如何开始一封邮件、适当的问候语和开场白,重要的是要注意在开始一封邮件时应避免哪些内容。

应避免的问候语:

- 致相关人士

- 亲爱的先生或女士

- 没有问候语

我们建议避免使用 “致有关人员 “和 “亲爱的先生或女士”。这是两个过于不近人情的问候语的例子,会让收件人觉得你不确定你在联系谁。如果你找不到收件人的姓名,一定要做一些调查,至少试着问一下他们的职务。例如,“亲爱的营销主管 “就比 “亲爱的先生 “要好。

除非您是在与同事进行背对背的交谈,否则您的电子邮件中一定要有问候语。

记住电子邮件的结尾和问候语一样重要。

应避免使用开场白:

开头语应该有效,能够吸引收件人的注意力,并鼓励他们继续阅读。开头语还会为邮件的其他部分定下基调,因此使用与邮件意图相关的适当开头语极为重要。

以下是你应该避免使用的开场白:

- 我知道你很忙,但是…

- 让我自我介绍一下…

- 能帮我一个忙吗?

Es gibt einige Dinge, die man beim Verfassen einer neuen E-Mail vermeiden sollte. Es gibt einige Dinge, die man beim Verfassen einer neuen E-Mail vermeiden sollte.

您正在为您的电子邮件寻找一个新的开始吗?

您是否厌倦了满是垃圾邮件的旧邮箱?还是厌倦了被跟踪和显示目标广告

无论您是厌倦了现有的电子邮件并在寻找一个更注重隐私的电子邮件提供商,还是厌倦了在您努力专注于撰写电子邮件时 Gmail 屏幕上弹出的所有侵入性广告…我们为您提供了完美的解决方案—Tuta Mail

Tuta 是一款注重隐私的开源电子邮件提供商和日历服务。Tuta Mail 最关注用户的隐私和安全。这就是为什么整个邮箱都是端到端加密的—包括您的联系人列表、主题行甚至Tuta 日历

不专业的电子邮件域名时代一去不复返了—现在您可以使用自己的全名。使用 Tuta Mail,您将获得一个免费的电子邮件地址,您的全名很可能可以在我们的免费域名中找到。现在就注册吧—从新开始也有助于摆脱恼人的营销垃圾邮件

Tuta 总部位于德国,符合 GDPR 标准,遵守顶级安全标准,并创建了 100% 私密且所有人都能访问的服务。虽然在 Outlook 中也可以编写安全的电子邮件,但 Tuta Mail 的自动量子安全加密技术是隐私和安全的黄金标准。使用 Tuta Mail,用户的隐私始终是第一位的,这就是为什么不会扫描您的邮件内容或定向广告,而且因为您的整个邮箱都是端到端加密的,所以任何人,甚至 Tuta 都无法读取您的私人邮件内容。

Tuta 应用程序可在您的设备上使用。

Tuta Mail 适用于所有平台,拥有 Linux、macOS 和 Windows 免费桌面客户端,以及 Android 和 iPhone 免费手机应用程序。创建一个新的免费私人电子邮件地址从未如此简单。

今天就在 Tuta Mail 注册一个免费电子邮件帐户,夺回您的隐私!

单击此处创建您的免费电子邮件帐户

Tuta 用户评价

Unsere Nutzer schätzen die Sicherheit, die sie durch den Einsatz von Tuta gewinnen! Unsere Nutzer schätzen die Sicherheit, die sie durch den Einsatz von Tuta gewinnen!