如何创建电子邮件快速指南

如何撰写电子邮件快速指南:在开始发送电子邮件之前，请回顾这些要点。

开始之前，请务必思考:

• 我在给谁 发送电子邮件？

• 他们喜欢用什么 代词？

• 我为什么 要发送这封电子邮件？

结构正确

1.问候语: 开始发送电子邮件时，第一步是选择问候语。邮件问候语可以是正式的，也可以是随意的，这取决于收件人是谁以及邮件的目的。

2.开头语: 问候语之后就是电子邮件的开头语，开头语和问候语一样，取决于发送电子邮件的原因。

问候语

• 适用于任何情况的正式 电子邮件问候语:亲爱的

• 随意而友好的 电子邮件问候语:你好/嗨

开头语

• 专业: 希望这封电子邮件对您有所帮助

• 轻松友好: 希望您一切都好

• 开门见山: 我联系您是因为…

• 表达感激之情 感谢

应避免的内容

• 没有电子邮件问候语或姓名
• 在正式或专业的场合不要随便说话
• 代词不正确和拼写错误

电子邮件写作已成为我们日常生活的一部分，也是最常见的书面交流形式之一，因此，以适当的电子邮件问候语和开头语作为邮件开头至关重要。电子邮件的开头可以定下基调，显示专业性，并鼓励收件人继续阅读。也许你想知道给老师的电子邮件如何开头，给教授的电子邮件如何开头，或者你正在寻找最常见的专业电子邮件问候语。在这份快速详细指南中，我们将介绍如何开始电子邮件、问候语和开场白示例，以及开始电子邮件时应避免的事项。

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撰写电子邮件前应考虑的事项

在开始撰写电子邮件之前，先问自己以下三个问题，这样撰写过程会更轻松。

在您开始撰写电子邮件之前，请考虑以下三点，以确保电子邮件的撰写工作顺利进行，并且不会出现可避免的错误。

1.我在给谁发送电子邮件/我的受众是谁？

应根据受众选择电子邮件问候语。如果您要给相识已久的同事发送电子邮件，您可以使用较为轻松的问候语。这与求职邮件或给教授的邮件不同，在前者中，您希望问候语专业而正式。

请记住， 问候语的变化取决于您是在问候一个人、几个人还是一群人。

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2.他们喜欢用什么代词？

在称呼收件人时，正确拼写他们的名字并使用正确的性别代词非常重要。在撰写正式电子邮件时，我们通常会将 “先生”、“女士 “或 “夫人 “与他们的姓氏一起使用，但前提是您必须知道他们喜欢的代名词。

如果您不知道收件人的性别代词，最好使用他们的全名。例如，“亲爱的 Lora Huges”。 这样可以避免不必要的错误，显示出尊重和对细节的关注。

3.我为什么给他们发邮件/原因是什么？

最后一个能让整个电子邮件写作过程更轻松的考虑因素是，问问自己为什么要发送电子邮件，换句话说，发送电子邮件的原因是什么。在开始撰写之前弄清楚这个问题，你就能更好地知道自己想说什么，以及是否需要使用更专业或更随意的语气。

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如何专业地开始一封邮件

在发送专业邮件时，您可以使用 “亲爱的”，后面跟上收件人喜欢的名字。

如果您想以专业的方式开始您的电子邮件，一个安全的选择是使用 “亲爱的 “作为问候语。 这是一种公认的电子邮件问候语，在世界各地，当您想让自己听起来专业而正式时，都会使用这种问候语。对于求职信、商务信函或任何需要专业性的场合，“亲爱的 “都是一个安全的电子邮件问候语。

- 亲爱的哈特先生

- 亲爱的阿什利-怀特

随意而友好的电子邮件问候

当您的电子邮件不需要太正式时，随意而友好的 “嗨 “或 “您好 “就可以了。

“你好 “和 “嗨 “是两种常见的电子邮件问候语，它们的正式程度各不相同。用 “你好 “问候收件人是非正式的，广泛用于同事或相识的人之间。而 “你好 “则比较正式。虽然 “你好 “并不是非常正式，但它被认为是一种广泛接受的电子邮件问候语，既友好又直截了当。如果您想知道如何给老师或教授发送电子邮件，那么用 “您好 “和他们的名字作为开头会比较友好和直接。

- 嗨，布朗女士、

- 你好，休斯教授、

建议进一步阅读:我们关于如何结束电子邮件的指南。

向两个以上收件人的团队或小组发送电子邮件问候语

当您需要给一个团队或小组发送电子邮件时，也可以使用 “亲爱的”、“嗨 “或 “您好”，后面跟上每个人、同事或团队的名称。

当要给两个以上的人、一个团队或一个小组发送电子邮件时，您可以选择专业或更随意的电子邮件问候语。有几种电子邮件问候语是非正式的，但在有多个收件人的电子邮件中被广泛使用和接受。例如，一个友好的 “嗨 “或 “你好”，然后是 “团队”、“大家”，或者在工作场合使用部门名称，都是广为接受的问候语。另一方面，如果你想在邮件中称呼两个以上的人或一个大的团体时更正式一些，那么简单的 “亲爱的团队/部门名称 “是合适的。

- 亲爱的同事/团队

- 嗨，团队/大家好、

- 大家好

额外提示: 当你称呼一群你不熟悉的人时，请避免使用女士、男士或先生等有性别区分的称呼。

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如何开始电子邮件示例

如何给教授发送电子邮件

给教授发送电子邮件时，您的问候语应该更正式一些，这不仅显示出专业性，也显示出对教授的尊重。给教授发送电子邮件的适当开头方式是在 “亲爱的”后面加上他们喜欢的名字。如果您的教授让您直呼其名，那么您在给他们发邮件时也必须这样做。如果您通常在称呼教授时使用先生或夫人以及他们的姓氏，那么您也应该在电子邮件问候语中使用。

如何给公司发送电子邮件

给公司发送电子邮件时，比较安全的选择是保持专业和正式的语气。给公司发送电子邮件的情况有很多—可能是申请工作、询问任何空缺职位或其他事项。如果您认识要给公司发邮件的人，您可以使用 “亲爱的”，后面跟上他们的名字。如果您不知道对方的姓名，可以使用部门名称。

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开头语

您可以使用多种类型的开场白。“我希望您一切都好 “是一种广泛使用的专业开场白，如果您想要一种更随意、更友好的开场白，您可以使用 “我希望您本周一切顺利”。

选择了合适的问候语后，就需要写开场白了。这也被称为开头语或开头句。开场白可以定下基调，还能吸引收件人的注意力。与问候语一样，在选择最佳开场白时，您必须考虑收件人的身份、您与他们的关系以及电子邮件的意图。

现在你已经有了完美的电子邮件问候语，来看看下面的电子邮件开头语范例吧。

专业开场白

- 希望这封邮件对您有所帮助

这可能是发送正式电子邮件时最常用的开场白。这是一种老式、正式的开场白，过去使用得太多，现在已经不太常见了。使用这种开场白并没有错，但许多人更喜欢使用 “我希望你一切都好 “这样的开场白。

其他专业而礼貌的开场白包括

- 我希望你本周一切顺利。

- 希望您一切顺利。

直接开场白

- 我联系您是因为…

这种开场白直接了当，切中要害。以 “因为…我才与您联系 “作为电子邮件的开头，既能迅速明确电子邮件的目的，又不会浪费时间。当你在开头语中表明你的意图时，你就告诉了收件人邮件的目的，从而避免了混淆。

您可以使用的其他直接开场白有

- 我是为了/让您知道…

- 我写信是为了让您知道/告知您…

- 我给您发邮件是为了…

表达感激之情的开场白

- 我想感谢您…

另一个很好的开场白是表达感激之情。如果您是针对收件人的行为或举动撰写电子邮件，那么以礼貌的 “谢谢 “作为开头总能起到很好的作用。

在电子邮件开头表达感激之情的其他常见方式包括:

- 感谢…

- 感谢您的帮助/更新。

- 感谢您的快速回复。

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开始发送电子邮件时应避免的事项

在开始发送电子邮件时，应避免使用一些问候语和开场白。例如，问候语 “致有关人士 “和开场白 “我知道您很忙，但是… “或 “请您帮我一个忙好吗？

现在您已经了解了如何开始一封邮件，并了解了适当的问候语和开场白，重要的是要注意在开始一封邮件时应避免使用哪些问候语和开场白。

应避免的问候语

我们建议避免使用 “致有关人士 “和 “尊敬的先生或女士”。这是两个过于不近人情的问候语的例子，会让收件人觉得你不确定你在联系谁。如果你找不到收件人的名字，一定要做一些调查，至少试着知道他们的职务。例如，“亲爱的营销主管 “比 “亲爱的先生 “要好。

- 致相关人士

- 亲爱的先生或女士

- 无问候语

应避免的开场白

开头语应该有效，能吸引收件人的注意力，并鼓励他们继续阅读。开头语还会为邮件的其余部分定下基调，因此选择一个合适且与邮件意图相关的开头语非常重要。

应避免的开头语:

- 我知道您很忙，但…

- 让我自我介绍一下…

- 能帮我个忙吗？

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