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如何开始发送电子邮件(附示例)

在本指南中,我们将向您介绍如何开始一封邮件、在不同情况下使用的最佳问候语和开场白,以及邮件问候语的注意事项。

Woman typing on a laptop: How to start an email

如果你曾经开始写电子邮件,但刚开始输入邮件问候语就卡住了,那么本指南就是为你量身定做的!对很多人来说,电子邮件礼仪都是令人困惑的,如何开始一封邮件的问题和如何结束一封邮件的问题一样微妙。不过,我们已经帮你解决了这个问题!只要遵循我们快速而简单的指南,你就能像专业人士一样发送电子邮件。


目录:

- 开始发送电子邮件之前

- 如何开始发送电子邮件

- 启动电子邮件时应避免的事项

- 最佳电子邮件解决方案

撰写电子邮件已成为我们日常生活的一部分,也是最常见的书面交流形式之一,因此以适当的电子邮件问候语和开头语作为邮件开头至关重要。电子邮件的开头可以定下基调、显示专业性并鼓励收件人继续阅读。也许你想知道给老师的电子邮件如何开头,给教授的电子邮件如何开头,或者你正在寻找最常见的专业电子邮件问候语。在本指南中,我们将介绍如何开始电子邮件、问候语和开场白示例以及开始电子邮件时应避免的事项。

开始发送电子邮件之前

1.受众很重要

应根据受众选择电子邮件问候语。如果您要给相识已久的同事发送电子邮件,您可以使用较为轻松的问候语。这与求职邮件不同,在求职邮件中,您希望问候语专业而正式。请记住,问候语的变化取决于您是在问候一个人、几个人还是一群人。

2.检查姓名和代词

在称呼收件人时,正确拼写他们的名字很重要。除了正确拼写姓名外,使用适当的性别代词也同样重要。在撰写正式电子邮件时,我们通常会将 “先生”、“女士 “或 “夫人 “与他们的姓氏一起使用,但前提是您知道他们喜欢的代词。如果您不知道收件人的性别代词,最好使用他们的全名。例如亲爱的 Lora Huges。这样可以避免不必要的错误,体现尊重和对细节的关注。

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还可以查看 Tuta 的专业电子邮件写作指南

如何开头

每封邮件的开头都应包含

问候语/敬语

问候语或敬语应该是电子邮件的第一行。电子邮件问候语取决于您的写信对象、您与对方的关系以及写信的原因。请继续阅读,查看我们的电子邮件问候语示例列表—我们针对不同的情况列出了最常见、最安全的电子邮件问候语。

电子邮件问候语示例

给一个或两个收件人写信时的电子邮件问候语:

1.亲爱的名字

使用 “亲爱的 “作为电子邮件问候语是一种安全的做法,尤其是当你想让自己听起来专业而正式时。“亲爱的 “是一种正式的电子邮件问候语,表示尊重和正式。对于求职信、商务信函或任何需要专业性的场合,这是一种安全的电子邮件问候语。

- 亲爱的哈特先生

- 亲爱的阿什利-怀特

2.您好或您好**

“你好 “和 “嗨 “是两种常见的电子邮件问候语,它们的正式程度各不相同。用 “你好 “问候收件人是非正式的,广泛用于同事或熟人之间。而 “你好 “则比较正式。虽然 “你好 “并不是非常正式,但它被认为是一种广为接受的电子邮件问候语,既友好又直接。如果你想知道如何给老师或教授发送电子邮件,那么友好而直接的 “你好 ____“以及他们的名字会比较合适。

- 你好,布朗女士、

- 你好,莉、

建议进一步阅读:我们的电子邮件结尾指南

Jede gute E-Mail braucht eine gute Begrüßung! Jede gute E-Mail braucht eine gute Begrüßung!

给两个以上收件人的团队或小组发送电子邮件问候语:

3.团队好,大家好,亲爱的同事们、

在给两人以上的团队或小组发送电子邮件时,有几种电子邮件问候语是非正式的,但在有多个收件人的电子邮件中被广泛使用和接受。一句友好的 “嗨 “或 “你好”,然后加上 “团队”、“大家 “或使用部门名称就可以了。如果您想在称呼同事时更正式一些,简单的 “亲爱的同事 “也是合适的。

- 亲爱的同事/团队

- 团队/大家好

- 团队/大家好、

**提示:**当您称呼一群您不熟悉的人时,请避免使用特定性别的称呼—女士们、伙计们或先生们。

开场白

在选择了合适的问候语后,您需要撰写开场白。这也被称为开头语或开头句。开场白为问候语定下基调,同时也应吸引收件人的注意力。 与问候语一样,在选择最佳开场白时,您必须考虑收件人的身份、您与他们的关系以及电子邮件的意图。

既然你已经有了完美的电子邮件问候语,那就来看看下面的电子邮件开头语范例吧。

电子邮件开场白范例

1.希望这封邮件对您有所帮助

这可能是发送正式电子邮件时最常用的开场白。这是一个老式的、正式的开场白,被广泛使用—如果你想表现得正式和专业,可以稳妥起见使用这个开场白。

其他专业而礼貌的开场白包括

- 希望您本周一切顺利。

- 希望您一切顺利。

2.我联系您是因为…

开场白也可以直接切入主题。以 “因为…所以我联系您 “作为电子邮件的开头,既直接又明确了您发送电子邮件的目的。当你在开头语中表明你的意图时,你就告诉了收件人邮件的意图,从而避免了混淆。

其他直接的开头语包括

- 我就/让您知道…

- 我写信是为了让您知道/告知您…

- 我给您发邮件是为了…

3.感谢您…

另一个很好的开场白是表达感激之情。如果你写邮件是为了回应收件人的行为或举动,那么以礼貌的 “谢谢 “作为开头总是很有帮助的。

在开场白中表达感激之情的其他常见方式包括

- 感谢

- 感谢您的帮助/更新。

- 感谢您的快速回复。

Die Eröffnungszeile Ihrer E-Mail sollte klar und direkt sein. Die Eröffnungszeile Ihrer E-Mail sollte klar und direkt sein.

电子邮件开头应避免什么?

现在,您已经了解了如何开始一封邮件、适当的问候语和开场白,重要的是要注意在开始一封邮件时应避免哪些内容。

应避免的问候语:

- 致相关人士

- 亲爱的先生或女士

- 没有问候语

我们建议避免使用 “致有关人员 “和 “亲爱的先生或女士”。这是两个过于不近人情的问候语的例子,会让收件人觉得你不确定你在联系谁。如果你找不到收件人的姓名,一定要做一些调查,至少试着问一下他们的职务。例如,“亲爱的营销主管 “就比 “亲爱的先生 “要好。

除非您是在与同事进行背对背的交谈,否则您的电子邮件中一定要有问候语。

记住电子邮件的结尾和问候语一样重要。

应避免使用开场白:

开头语应该有效,能够吸引收件人的注意力,并鼓励他们继续阅读。开头语还会为邮件的其他部分定下基调,因此使用与邮件意图相关的适当开头语极为重要。

以下是你应该避免使用的开场白:

- 我知道你很忙,但是…

- 让我自我介绍一下…

- 能帮我一个忙吗?

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