电子邮件写作快速指南
_电子邮件写作快速指南:在撰写专业电子邮件之前，请回顾这些要点。
1.地址: 您的电子邮件地址必须专业。
2.主题行: 主题行必须概括电子邮件的目的。
3.问候语: 电子邮件问候语必须友好、得体。
4.正文: 正文要简明扼要，切中要害。
5.结束语: 结束语标志着电子邮件的结束，必须有一个 CTA。
6.结束语: 以适当的电子邮件结束语结束。
7.签名: 签名放在最后，必须有您的姓名和必要的联系方式。
快速电子邮件示例:如何写感谢邮件、后续邮件，以及如何给教授或老师发邮件。
1.给教授或老师发送电子邮件
给教授或老师发邮件时，不必过于专业，而是要礼貌而正式。问候语以简单的 “您好，姓名“为宜，然后在邮件正文中简明扼要地详细说明发送邮件的原因。之后，您的结束语应向教授或老师说明需要采取什么行动。例如，如果您在申请工作时请教授写推荐信，那么结束语可以是:“谢谢您帮我写推荐信，如果您需要更多细节，请告诉我”。“之后应该是礼貌而正式的电子邮件签名，如 “最良好的祝愿，姓名”。
3.面试后如何写感谢邮件
当您发送与工作场所相关的电子邮件时，最好始终保持专业和礼貌。例如，如果您想在求职面试后发送一封跟进邮件表示感谢，您可以用 “亲爱的，姓名“作为邮件的开头，如果您想不那么正式，也可以用 “您好，姓名”。 邮件的第二行应表达感激之情，“感谢您抽出时间面试我”。之后可以加上结束语:“如果您还有任何问题，请随时提出。我期待您的回音。“最后，正式签收 “您好，姓名”。
1.使用专业的电子邮件地址
电子邮件地址和主题行是收件人在通知和邮箱中看到的第一件事，因此您的地址必须专业。
当别人打开邮箱时，他们会立即看到发件人的电子邮件地址–这意味着你的电子邮件地址很重要。如果您向潜在雇主、老师或教授发送电子邮件，而他们看到您的电子邮件地址是 sugarplum(@)gmail(.)com 或 Hollyb64523(@)yahoo(.)com ，那么他们很有可能认为这是垃圾邮件而不会打开您的电子邮件，即使打开了，您的电子邮件地址也不会给他们留下良好的第一印象。我们建议您使用自定义域名，幸运的是，使用Tuta Mail，您可以轻松使用自己的专属域名！
如果不能使用自定义域名，您至少应该使用您的真实姓名作为专业背景下的地址。最好的电子邮件地址是 firstname.lastname@…，然后是域名。
如果您无法在某个主要提供商处注册您的真实姓名（因为所有姓名都已被使用），请使用 Tuta Mail以您的姓名注册一个免费电子邮件帐户。
2.主题行
电子邮件主题行必须开门见山，让收件人了解电子邮件的内容。
发件人姓名和邮件主题行是收件人在收到邮件通知和打开邮箱时首先看到的内容。因此，主题行是决定收件人忽略或打开邮件的主要因素。
事实上，电子邮件收件人会根据主题行给他们留下的第一印象来判断电子邮件的好坏，而不会考虑电子邮件正文中的内容。
既然你已经知道主题行对于确定邮件基调和让邮件被阅读超级重要，那么你可能会想知道邮件的主题行应该怎么写。很简单，主题行应该是一封简单、简短的邮件摘要。 收件人阅读邮件主题行后，应该对邮件主题有一个基本概念，并能引起收件人足够的注意打开邮件。
不同情况下的专业主题行
- 会议请求:请求召开[任务或项目]会议
- 截止日期提醒:提醒:任务或项目] 提交截止日期
- 项目更新: [项目名称] 更新:资金已获批准
- 活动邀请:邀请参加[活动名称］
- 公告:重要公告:任务/项目/会议] 的变更
3.使用恰当的问候语
您使用的电子邮件问候语应取决于收件人是谁，您与他们的关系以及电子邮件的目的。一般来说，在撰写专业电子邮件时，问候语必须始终彬彬有礼。
写好主题后，下一步就是用问候语作为电子邮件的开头。电子邮件问候语应积极、礼貌–选择问候语取决于收件人是谁，您与他们的关系以及电子邮件的目的。
如果您要给素未谋面的人或公司首席执行官写信，最好保持专业和尊重的态度，例如，使用 “亲爱的姓名“是正式的，也是广为认可的电子邮件问候语。与之相比，如果您认识对方并经常与之交流，那么使用简单的 “嗨，姓名“或 “您好，姓名“就比较合适。
使用**“致有关人员 “** 如何**？** 虽然这种老式的问候语看似专业，但往往被视为冷漠和不近人情–我们建议使用 “亲爱的姓名“来代替。
请记住， 当您发送第一封邮件时，使用友好而恰当的问候语是很重要的，之后如果邮件变成了一个邮件线程，在大多数情况下，您就可以放弃正式的问候语了。
专业和休闲电子邮件问候语
- 正式问候语亲爱的哈特先生
- 正式:亲爱的阿什利・怀特
- 正式:亲爱的同事/团队
- 非正式:你好，布朗女士、
- 随意:你好，莉、
- 随意:团队/大家好
性别代词提示: 发送电子邮件时，最好使用 “先生”、“女士 “或 “夫人 “与收件人的姓氏一起发送，但前提是您知道他们喜欢的性别代词。 如果您不知道收件人的性别代词，我们建议您使用他们的全名，例如:“亲爱的 Jess Smith”。
4.撰写电子邮件正文
您发送的每封电子邮件都应只关注一个主题。在撰写正文时，要言简意赅–没有人喜欢浪费时间。
邮件正文是您传达信息和提及邮件目的的地方。正文应简明扼要，切中要害，只涉及一个主题。 这在专业邮件写作中尤为必要。写完邮件正文后，必须在正文后加上结束语。下面，我们将介绍如何选择结束语以及如何正确结束一封专业电子邮件。
5.结束电子邮件:结束语、签名、签名
电子邮件结尾由结束语、签收和签名组成。
电子邮件的结尾必须始终遵循相同的结构:从结束语开始，然后是签名，最后是您的签名。
结束语
添加结束语可将电子邮件串联起来，并预示着信息的结束。结束语必须表示感谢，并有一个行动号召（CTA）。 CTA 应向收件人表明，发件人希望收件人回复详细内容或采取行动。
专业电子邮件结束语范例
- 期待您的回复。
- 如有其他需要，请告诉我。
- 如果您还有其他问题，请告诉我。
- 感谢您的时间和考虑。
电子邮件签收
在撰写完邮件正文并在结束语中加入行动号召之后，您可以为邮件选择一个合适的结束语 。
添加签名
结束邮件的最后一步是在邮件签名后添加您的签名。邮件签名必须始终包含您的姓名，必要时还应包含收件人联系您时可能需要的任何信息。在专业邮件中，这可能包括您的头衔、公司名称、公司网站和/或电话号码。您的电子邮件签名应根据您的联系人和电子邮件的目的而改变。
记住， 如果电子邮件变成了较长的对话，您可以开始使用简短的签名，如 “最好，姓名”。只有在初次发送电子邮件时，才需要使用包含相关联系方式/公司名称的长签名。
常见签名示例
电子邮件的签章和签名取决于您发送电子邮件的对象和目的。例如，如果您正在申请一份工作，并希望展示您的在线作品集，那么您应该在电子邮件签名中加入您的网站链接和联系电话。
电子邮件写作技巧
避免不必要的行话
虽然您需要撰写专业电子邮件，但这并不意味着您需要使用恼人的专业术语来装腔作势。专业电子邮件必须具有正确的结构，并使用日常用语撰写。
简短切题
电子邮件最好写得简短，让人一目了然。如果收件人看到冗长的段落，他们可能会立即跳过–不要浪费读者的时间。
校对邮件
在发送您精心撰写的专业电子邮件时，如果不检查拼写和语法，就会完全浪费您为撰写电子邮件所付出的努力。请记住–就像您的电子邮件地址和主题行一样，电子邮件的拼写和语法也会增加您电子邮件的专业性和权威性。
仔细检查收件人字段
点击发送之前，回头检查一下收件人字段。确保您将电子邮件发送给了正确的人，并且您的电子邮件地址是正确的。发送电子邮件时有不同的收件人字段。最常见的是第一个字段，通常标注为 To:____。您可以在此输入主要收件人、个人或团体的电子邮件地址。
电子邮件格式
说到电子邮件的格式，请确保您在整封邮件中始终使用相同的字体。此外，不要过多地改变字体大小。我们建议使用 10 到 12 点之间的字体。如果您想突出重要内容，可以使用粗体或下划线。