Como criar um endereço de correio eletrónico para uma pequena empresa
Vamos analisar a importância de utilizar um endereço de correio eletrónico profissional para as PME e descobrir qual o fornecedor de correio eletrónico seguro a escolher.
Porque é que preciso de um endereço de correio eletrónico profissional para a minha pequena empresa?
Não importa se é um freelancer que está a começar ou uma pequena empresa com poucos empregados, todas as pequenas empresas precisam de um endereço de correio eletrónico empresarial dedicado. Embora ainda hoje existam empresas que utilizam um endereço de correio eletrónico gratuito do Gmail ou do Yahoo para o seu trabalho, esta prática faz com que estas empresas pareçam pouco profissionais e pouco dedicadas ao seu trabalho. Há 20 anos, a Internet ainda era relativamente recente e ter o seu próprio domínio para a sua empresa poderia realmente destacá-lo. Hoje em dia, é uma necessidade ser reconhecido como uma empresa que leva a sério a sua comunicação por correio eletrónico. Vejamos algumas razões pelas quais a sua empresa precisa de um endereço de correio eletrónico profissional!
Um endereço de correio eletrónico profissional pode ajudar a sua empresa a criar credibilidade e confiança nos utilizadores, bem como a aumentar o profissionalismo e o conhecimento da marca. Além disso, é uma óptima maneira de manter os emails comerciais organizados
Garantir o profissionalismo
Independentemente da dimensão da sua empresa, a utilização de um endereço de correio eletrónico dedicado com um domínio personalizado que utilize o nome da sua empresa, por exemplo, salesgreensolutions.com, demonstra profissionalismo e permite que os potenciais clientes saibam que a empresa é genuína. Os endereços de correio eletrónico gratuitos que terminam em @gmail.com ou @hotmail.com não se destinam a ser utilizados para fins comerciais e parecem pouco profissionais no contexto empresarial, mesmo para as pequenas empresas.
Criar credibilidade e confiança
Como mencionámos acima, a utilização de um endereço de correio eletrónico comercial não só é mais profissional como também cria credibilidade e confiança para os potenciais clientes. Uma empresa que pareça profissional e legítima através de uma das formas mais vitais de comunicação, o correio eletrónico, é mais credível e digna de confiança.
Aumentar a notoriedade da marca
Ao utilizar um domínio personalizado com o nome da sua empresa, está a reforçar a sua marca. Desta forma, o envio de e-mails funciona não só como uma forma de comunicação, mas também de promoção. Utilizar o nome da sua empresa no seu endereço de correio eletrónico é uma situação em que todos ganham!
Para organização e comunicação
Se é um freelancer independente ou uma pequena empresa que está a crescer, é útil ter endereços comerciais dedicados para diferentes fins, que podem ser criados através de endereços de e-mail alias com o seu próprio domínio. A utilização de pseudónimos para a sua empresa, como sales@ e support@, mantém as suas comunicações mais organizadas e simplificadas.
Como criar um endereço de correio eletrónico seguro para uma pequena empresa
Agora que já sabe a importância de utilizar um endereço de correio eletrónico empresarial, pode estar a perguntar-se qual o fornecedor de correio eletrónico a utilizar!
Os fornecedores de correio eletrónico mais populares, como o Gmail e o Outlook, oferecem contas de correio eletrónico gratuitas, mas para o reconhecimento da marca, o profissionalismo, a segurança e a privacidade da sua empresa, não recomendamos que tire partido da versão gratuita. Como mencionado, um endereço comercial que termina com @gmail.com não indica profissionalismo. Por isso, se pretender utilizar o Gmail ou o Outlook, pode subscrever uma conta empresarial paga. No entanto, tenha em atenção que as contas empresariais do Gmail e do Outlook têm um preço relativamente elevado. Atualmente, existem mais e melhores fornecedores de correio eletrónico disponíveis que têm melhores preços, se concentram nas necessidades das pequenas empresas e oferecem melhor suporte.
Cada empresa tem necessidades e requisitos diferentes para o seu correio eletrónico empresarial, como o tamanho do armazenamento, as ferramentas de produtividade ou os domínios personalizados. Os planos empresariais do Google e do Outlook são muitas vezes demasiado grandes para as pequenas empresas e não podem ser adaptados às suas necessidades para obter um preço mais baixo. Ao decidir sobre um fornecedor de correio eletrónico adequado para a sua PME, existem algumas caraterísticas obrigatórias. Vejamos então quais as caraterísticas necessárias para a sua empresa e qual o fornecedor de correio eletrónico que melhor corresponde às suas necessidades.
Requisitos para a sua solução de correio eletrónico
1. Segurança
Para garantir que o seu fornecedor de correio eletrónico oferece uma verdadeira segurança de correio eletrónico para as pequenas empresas, deve encriptar de ponta a ponta os e-mails e a caixa de correio por defeito.
2. Privacidade e proteção de dados
A sua empresa deve utilizar um fornecedor que implemente princípios de minimização de dados e, se estiver na UE, que esteja em conformidade com o RGPD.
3. Funcionalidades
O fornecedor de correio eletrónico deve oferecer funcionalidades como domínios personalizados, endereços de correio eletrónico com pseudónimo e uma forma flexível de criar e remover utilizadores para melhor se adaptar às necessidades da sua empresa. Além disso, as caixas de correio partilhadas são boas para que várias pessoas na sua empresa possam trabalhar na mesma caixa de correio, por exemplo, toda a equipa de apoio ou de vendas.
4. Suporte
A caixa de correio da sua empresa é a sua principal ferramenta de comunicação. O correio eletrónico deve estar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana e, enquanto PME, deve poder dispor de um canal de apoio direto ao seu fornecedor de correio eletrónico, que ofereça um apoio competente e rápido. Configurar o seu próprio domínio, renovar a sua subscrição, criar os endereços de correio eletrónico dos funcionários - todas estas tarefas podem ser sensíveis ao tempo para que a sua comunicação por correio eletrónico funcione sem falhas. Obter apoio rapidamente é uma necessidade - que não deve ser subestimada.
Qual é o melhor fornecedor de correio eletrónico para as empresas?
Os grandes fornecedores de tecnologia oferecem a maioria destas funcionalidades, mas o seu foco são as grandes empresas e não os pequenos negócios. Ao escolher a versão empresarial do Gmail, tenha em atenção que os pedidos de apoio das suas empresas podem ser ignorados pela Google. No Sub-Reddit para pequenas empresas, os proprietários de empresas queixam-se da falta de apoio da Google, afirmando que:
“Parece que tornaram impossível contactá-los sobre este assunto. Não há número de telefone ou opções de chat. Enviei dois e-mails, mas recebi a seguinte resposta automática: “Obrigado por nos contactar sobre o seu perfil empresarial no Google. Com base nas informações que partilhou, não temos a certeza do seu problema exato, mas aqui estão as soluções para os problemas mais comuns:…Este e-mail não permite respostas. Para obter ajuda adicional, tente o seguinte” sem qualquer outro acompanhamento."
"Nota lateral, mas como pequena empresa, é frustrante que a Google não se preocupe minimamente com o serviço de apoio ao cliente, porque não tem de o fazer. Não há nada que eu possa dizer para prejudicar o negócio deles. … Sou um cliente pagante e dou-lhes dinheiro mensalmente”.
Devido à falta de apoio, muitos proprietários de pequenas empresas limitam-se à versão gratuita do Gmail - mas esta não é uma opção: Como já foi explicado, utilizar um endereço de correio eletrónico @gmail.com faz com que a sua empresa pareça pouco profissional - e também pouco bem sucedida, uma vez que as pessoas podem suspeitar que a sua empresa utiliza um endereço Gmail gratuito porque não ganha dinheiro. Além disso, ao utilizar a versão gratuita, tenha em conta que o Gmail não mantém as suas comunicações privadas, mas lucra com os seus dados.
Além disso, os grandes fornecedores de correio eletrónico, como o Gmail e o Outlook, apenas utilizam a encriptação TLS para proteger os seus e-mails comerciais. Uma solução muito melhor é aplicar a encriptação de ponta a ponta (mas se o fizessem, não teriam acesso aos seus dados). Uma solução de correio eletrónico alternativa para todas as empresas, pequenas, médias ou grandes, é o Tuta Mail - com uma linha de apoio direta para todos os utilizadores empresariais, planos flexíveis que se adaptam às necessidades de cada empresa e a melhor segurança de correio eletrónico com encriptação de ponta a ponta segura para quantum, temos a certeza de que ficará muito satisfeito com o Tuta. Mas deixe-nos explicar melhor o que o Tuta Mail e o Tuta Calendar têm para oferecer!
Histórias reais: Como a EPD Engineering aumenta a segurança com o Tuta.
Segurança, privacidade e profissionalismo do e-mail comercial com o Tuta Mail
Com mais de 10 milhões de utilizadores, o Tuta Mail é o fornecedor de correio eletrónico de confiança para aqueles que pretendem segurança e privacidade de topo.
Segurança
O Tuta oferece os mais altos protocolos de segurança para a caixa de correio da sua pequena empresa. Com uma abordagem de “segurança em primeiro lugar” como um valor central, o Tuta não toma atalhos ou economiza em segurança.
A Tuta começou como o primeiro provedor de e-mail criptografado de ponta a ponta no mercado em 2014 e, em 2024, teve o orgulho de lançar seu protocolo de criptografia pós-quântica para e-mail. A criptografia é semelhante aos protocolos de segurança quântica usados pelo Signal, um aplicativo de bate-papo altamente considerado como uma das alternativas mais seguras ao WhatsApp. Como o provedor de e-mail que criptografa a maioria dos dados do usuário, o Tuta é o provedor escolhido por empresas e freelancers em todo o mundo que desejam garantir que suas comunicações sejam privadas e seguras.
Connosco, pode ter a tranquilidade de saber que todos os seus dados, incluindo os seus e-mails, calendários e contactos, são armazenados encriptados de ponta a ponta por defeito. Isto significa que é proprietário dos seus dados: só você tem a capacidade de desencriptar os dados encriptados de ponta a ponta, mais ninguém - nem mesmo nós na Tuta - pode aceder aos seus dados. Com esta abordagem, nós da Tuta combinamos o melhor dos dois mundos: disponibilidade e acessibilidade dos provedores de nuvem e soberania de dados, como acontece com o e-mail hospedado localmente.
Nesta breve secção sobre segurança, abordámos apenas o básico! Se quiser saber mais! Se quiser saber mais , visite a nossa página detalhada sobre a segurança da Tuta.
Privacidade
Atualmente, o panorama online não é nada privado. Recolher os seus dados, vendê-los e lucrar com eles é agora considerado normal. Isto inclui os dados da sua caixa de correio (assustador, nós sabemos), especialmente quando utiliza serviços gratuitos. No que diz respeito às suas comunicações empresariais, deve optar por um fornecedor de correio eletrónico que não o rastreie, não recolha os seus dados e não tenha acesso à sua caixa de correio.
O Tuta Mail é um correio eletrónico centrado na privacidade que lhe permite comunicar com verdadeira privacidade através da utilização de encriptação de ponta a ponta. O Tuta está localizado na Alemanha e todos os dados são armazenados nos nossos próprios servidores em centros de dados com certificação ISO na Alemanha. Para uma empresa, a localização física dos seus dados é muito importante e a Alemanha tem algumas das melhores leis de proteção de dados que, juntamente com a encriptação de segurança quântica, fazem da Tuta uma solução perfeita. Quando escolhe a Tuta, tem a garantia de que o e-mail comercial é como deve ser: seguro, confidencial e compatível com o RGPD.
Domínios e aliases
O profissionalismo do e-mail de uma empresa começa com o seu endereço. Quando escolhe o Tuta Mail, tem a capacidade de configurar facilmente o seu domínio personalizado (a partir de 3 domínios personalizados ou mais, dependendo do plano de negócios que escolher), bem como utilizar vários endereços de alias de e-mail (a partir de 15 aliases ou mais) para manter as comunicações organizadas e simplificadas.
Uma das caraterísticas únicas do Tuta Mail é que pode utilizar um número ilimitado de endereços de correio eletrónico com o seu próprio domínio - uma caraterística que está incluída em TODOS os planos empresariais.
Calendários e contactos
O Tuta é mais do que e-mail! Ao escolher o Tuta como seu e-mail comercial, você não recebe apenas uma caixa de correio, mas também calendários e contatos criptografados de ponta a ponta!
Quando escolhe o Tuta Mail para o seu e-mail empresarial, também beneficia ao obter o Calendário Tuta e os Contactos Tuta.
O Tuta Calendar permite que as pequenas empresas agendem compromissos, guardem datas e se mantenham informadas com total privacidade e segurança. Pode criar calendários para a sua equipa e partilhá-los com todos - ou apenas com alguns - funcionários, para que todos saibam o que se passa na sua empresa e quais os prazos que se aproximam. O Tuta Calendar é o único calendário de conhecimento zero que utiliza encriptação pós-quântica para garantir que a sua agenda e os seus compromissos permanecem confidenciais. Além disso, o Tuta Contacts permite-lhe armazenar os seus contactos comerciais encriptados de forma segura na aplicação Tuta, sincronizá-los com o seu telefone e utilizá-los de forma segura no telemóvel.
Conformidade com o GDPR
Se a sua empresa opera na União Europeia e lida com dados confidenciais de cidadãos da UE, é obrigatório usar um provedor de e-mail que esteja em conformidade com o GDPR. Mesmo que não seja legalmente exigido em seu país, estar em conformidade com o GDPR definitivamente ajuda a construir a confiança do cliente e aumentar a credibilidade da sua marca e o Tuta Mail é uma solução fácil para garantir a conformidade.
Suporte para e-mail comercial
O Tuta oferece suporte de alto nível a todos os clientes pagantes. Tenha certeza de que nosso suporte dedicado - composto por humanos reais - está aqui para ajudá-lo a resolver todos os problemas de e-mail da sua empresa. E não há necessidade de acreditar apenas na nossa palavra: Consulte as opiniões dos nossos utilizadores na Trustpilot para ver como os utilizadores do Tuta gostam dos nossos serviços de e-mail.
Caraterísticas do Tuta Mail para empresas
O Tuta Mail tem todos os recursos empresariais de que você precisa:
- Endereços de e-mail ilimitados com o seu próprio domínio
- Proteção contra spam, phishing e rastreamento
- Filtragem inteligente através de regras da caixa de entrada
- Autoresponder
- Clientes de desktop para Windows, macOS e Linux
- Aplicações móveis para Android e iPhone
- Acesso offline à sua caixa de correio, calendários e contactos
- E-mail de notificação personalizado para e-mails encriptados e protegidos por palavra-passe
- Modelos de correio eletrónico para redigir respostas mais rapidamente
- Login no seu próprio site
- Marca personalizada para os clientes de e-mail Tuta
- Importação e exportação de e-mails
- Etiquetas
- Verificação de chaves
Quando você escolhe o Tuta Mail como seu provedor de e-mail comercial, sua empresa se beneficia!
Permitindo escalabilidade para sua empresa
Tuta Mail não é um provedor de e-mail de grande tecnologia, nós somos o oposto! Mas isso não significa que não fomos criados para empresas em crescimento - somos um provedor de e-mail que oferece total escalabilidade para o seu negócio em crescimento.
O Tuta tem uma gama de planos empresariais, dando-lhe a liberdade de escolher o que mais lhe convém. E se o seu plano de negócios não for adequado, pode simplesmente fazer um upgrade ou downgrade para um melhor.
Tem um novo membro na equipa? Basta utilizar caixas de correio partilhadas ou adicioná-las como um utilizador. Precisa de configurar mais domínios personalizados ou criar mais pseudónimos? Muito provavelmente isso já está incluído no seu plano. O Tuta foi criado e concebido a pensar nas necessidades da sua empresa, dando-lhe a liberdade de comunicar com verdadeira privacidade e segurança.
Uma solução de comunicação ecológica
As empresas são incentivadas a usar soluções sustentáveis para seus negócios: isso inclui uma solução de e-mail ecológica que se concentra na sustentabilidade. Na Tuta, queremos fazer a nossa parte na proteção do ambiente: utilizamos apenas energia renovável para alimentar os nossos escritórios e servidores. Ao optar por serviços como o Tuta Mail para garantir que as suas comunicações são ecológicas, a sua empresa também pode fazer a diferença!
Ao escolher a Tuta como o seu fornecedor de correio empresarial, está também a escolher uma solução de comunicação sustentável e amiga do ambiente.
Dica de organização da caixa de correio: Para garantir que um e-mail não seja enviado para spam ou lixo, coloque o endereço na lista de permissões.
Por vezes, uma alternativa à grande tecnologia é melhor
Independentemente do sector, da dimensão ou da localização da empresa, é essencial ter um endereço de correio eletrónico empresarial seguro. Sem ele, até as pequenas empresas parecem pouco profissionais e pouco fiáveis.
Quer precise de um endereço de e-mail comercial para uma pessoa ou de um endereço de e-mail empresarial para uma equipa de cinco, cinquenta ou cinco mil pessoas, o Tuta Mail é o fornecedor de e-mail perfeito para garantir que as suas comunicações permanecem privadas e seguras. Além disso, com o nosso apoio dedicado e direto a empresas de todas as dimensões, a sua PME ficará tão satisfeita com a Tuta como os nossos clientes actuais.
