KI für E-Mails

Künstliche Intelligenz hält Einzug in E-Mails – und das schon seit Jahren: Gmail hat 2018 die Funktion „Smart Compose“ integriert, Outlook 2019 die Funktion „Vorgeschlagene Antworten “. Das KI-Tool von Google „nutzt maschinelles Lernen, um Ihnen während der Eingabe interaktiv Vorschläge zur Vervollständigung von Sätzen anzubieten, sodass Sie E-Mails schneller verfassen können“.

Und Outlook erklärt: „Wenn Sie die Funktion ‚Vorgeschlagene Antworten‘ nutzen, verwendet Outlook ein Modell des maschinellen Lernens, um die Genauigkeit der Vorschläge kontinuierlich zu verbessern. Dieses Modell läuft auf denselben Servern wie Ihr Postfach innerhalb Ihrer Organisation. Es werden keine Nachrichteninhalte außerhalb Ihrer Organisation übertragen oder gespeichert.“

Beide Systeme lernen offenbar aus Ihren eigenen E-Mails, um ihre Antworten zu verbessern – doch das ist noch nicht alles.

Angesichts des aktuellen Hypes um KI werden neue Tools, sogenannte KI-E-Mail-Autoren, auf den Markt gebracht und als neuer Retter für Büroangestellte angepriesen. Diese Tools sollen Ihren E-Mail-Workflow beschleunigen, doch so, wie sie derzeit konzipiert sind, könnten sie sogar den gegenteiligen Effekt haben. Während sich bereits heute viele Menschen über die Flut an E-Mails beschweren, die sie erhalten und die sie kaum bewältigen können, könnte KI, wenn sie falsch eingesetzt wird, dieses Problem sogar noch verschlimmern.

Wie KI die Art und Weise verändert, wie wir E-Mails schreiben

Bei falscher Nutzung steigern KI-E-Mail-Assistenten die Effizienz nicht.

Was „Smart Compose“ von Gmail und „Vorgeschlagene Antworten“ von Outlook sowie andere KI-E-Mail-Generatoren tatsächlich bewirken, ist, dass sie die Art und Weise verändern, wie wir E-Mails schreiben – und das nicht unbedingt zum Guten. Anstatt direkt auf den Punkt zu kommen, beginnen wir E-Mails mit überladenen Höflichkeitsformeln und anderen unnötigen Sätzen, was sowohl dem Verfasser (der zumindest überprüfen muss, was die KI geschrieben hat, bevor er die E-Mail abschickt) als auch dem Leser Zeit raubt. Und dasselbe gilt für E-Mail-Schlussformeln.

Zukünftige KI-Funktionen werden höchstwahrscheinlich in dieselbe Richtung gehen. Diese neue Art der KI-Kommunikation könnte sogar in einem endlosen Kreislauf der Höflichkeit enden:

1. Die KI des Absenders verfasst eine lange, sorgfältig formulierte E-Mail, die nur eine einzige wichtige Information enthält.

2. Der Empfänger nutzt eine KI, um die E-Mail zu einem kurzen „tl;dr“ zusammenzufassen und so Zeit zu sparen.

3. Der Empfänger nutzt ebenfalls eine KI, um eine lange, höfliche Antwort an den Absender zu verfassen.

4. Der ursprüngliche Absender nutzt eine KI, um die E-Mail zu einem kurzen „tl;dr“ zusammenzufassen und so Zeit zu sparen.

5. Und so geht der Kreislauf weiter.

Sowohl der Absender als auch der Empfänger kommunizieren in langen, aufwendigen E-Mails, die von einer KI verfasst und gelesen werden und mit höflichen Floskeln und überflüssigen Wörtern überladen sind. Werden KI-E-Mail-Generatoren auf diese Weise eingesetzt, tragen sie lediglich dazu bei, dass Büroangestellte „so tun, als würden sie arbeiten“, ohne die Effizienz der Menschen wirklich zu verbessern. Das soll nicht heißen, dass es unmöglich ist, KI effizient einzusetzen, aber wenn Menschen diese Tools lediglich dazu nutzen, ihre E-Mails aufzublähen – so wie SEO-Autoren seit Jahrzehnten ihre Artikel aufblähen, um der Google-Suche und ihrem Algorithmus zu gefallen –, ist das definitiv nicht der richtige Weg.

Die deutsche Zeitung „Die Zeit“ veröffentlichte kürzlich einen humorvollen Artikel mit dem Titel „Zu Befehl, Captain“, in dem genau beschrieben wird, wie KI unsere tägliche Büroarbeit beeinträchtigen kann:

„Seit einiger Zeit nutzt das E-Mail-Programm Outlook von Microsoft offenbar eine menschenfeindliche künstliche Intelligenz, um eingehende Nachrichten zu scannen und eine ihrer Meinung nach angemessene Antwort vorzuschlagen. Das Ergebnis ist ein übereifriges ‚Ja, das mache ich sofort‘, ein an Selbstaufopferung grenzendes ‚Kein Problem, ich werde mein Bestes geben‘ oder ein verlogenes ‚Das klingt vernünftig‘. Das könnte daran liegen, dass die KI die Nachfasskommunikation ebenfalls satt hat und bereits still und leise gekündigt hat, weil sie viel lieber Romane, Dissertationen und Reden schreiben, Ballermann-Hits komponieren oder einfach nur Eintöpfe zubereiten würde. Oder daran, dass das ‚Nein‘ in unserer hochtechnisierten Gegenwart abgeschafft und durch automatische Fröhlichkeit ersetzt wurde.“

„Das leuchtet natürlich ein; niemand hört gerne ein ‚Nein‘. Es gilt als unhöflich und anstrengend, weil es im Zweifelsfall einen selbstbestimmten Willen zum Ausdruck bringt, der anderen im Weg steht. Die KI dient als regulierende Instanz für die eigenwillige, widerstrebende Natur des Menschen.“

Man muss sich die Frage stellen, ob der Einsatz von KI in E-Mails in ihrer derzeitigen Ausgestaltung eine sinnvolle Anwendung der Technologie ist oder ob die Rechenkapazität für wichtigere Aufgaben genutzt werden könnte, während die Menschen lernen, kurze, prägnante E-Mails mit nur wichtigen und präzisen Informationen zu verfassen, anstatt mit aufgeblähten Höflichkeitsfloskeln. Dies würde den Arbeitsablauf tatsächlich für alle beschleunigen – für Absender und Empfänger gleichermaßen. – Natürlich könnte die KI auch so trainiert werden, dass sie unsere E-Mail-Kommunikation effizienter und prägnanter gestaltet, doch angesichts ihres derzeitigen Ansatzes der übertriebenen Höflichkeit und der Tatsache, dass sie niemals „Nein“ sagt, erscheint dies für die meisten KI-Tools nicht sehr wahrscheinlich.

Flut von KI-E-Mails

Hinzu kommt, dass es mittlerweile eine Flut personalisierter, von KI verfasster E-Mails gibt, die nichts anderes als Spam sind. Es gibt mittlerweile „Vertriebs-Tools“, die Unternehmen dabei helfen, solche personalisierten E-Mails mithilfe von KI zu erstellen und an E-Mail-Adressen von Datenbrokern zu versenden – sozusagen Kaltakquise per E-Mail. Das ist nicht nur nervig, sondern erschwert es den Empfängern und Spam-Filtern, den Spam auszusortieren – doch letztendlich sind diese E-Mails nichts anderes als das: von KI erstellte Spam-E-Mails.

Wie KI unsere Privatsphäre verletzt

In den zuvor beschriebenen Szenarien verursacht der Einsatz von KI in E-Mails mehr Arbeit, nicht weniger. Das weitaus größere Problem bei KI in E-Mails ist jedoch die Verletzung der Privatsphäre sowie datenschutzrechtliche Bedenken.

Die heutigen cloudbasierten KI-Tools senden Ihre Daten an ihre Server, höchstwahrscheinlich in den USA, speichern die Inhalte 30 Tage oder länger, analysieren sie auf dem Server und senden Ihnen die Ergebnisse zurück. Das bedeutet, dass jede Nutzung cloudbasierter KI mit komplizierten Datenschutzrichtlinien einhergeht, die die Daten der Nutzer gefährden: Einwilligung, Audits, Datenschutzverletzungen, behördliche Anfragen, Training und vieles mehr.

Es ist kein Geheimnis, dass die meisten heutigen KI-Tools Ihre Informationen und Daten zum Trainieren ihrer Systeme nutzen. So hat Google beispielsweise gerade seine Datenschutzrichtlinie geändert, die nun besagt, dass der Technologieriese alle öffentlich zugänglichen Informationen nutzen darf, um seine KI-Systeme Google Translate, Bard und Cloud AI zu trainieren. Es gibt sogar Gerüchte, dass Google private Gmail-Daten zum Trainieren von „Bard“ verwendet hat, was Google jedoch dementiert hat; und auch „Gemini“ – das neueste KI-Tool von Google – greift bei der Beantwortung von Anfragen auf Gmail-Daten zu. Zudem installiert sich „Gemini“ automatisch auf deinem Android-Gerät, was du manuell unterbinden musst.

Es ist kein Geheimnis, dass große Sprachmodelle der Big-Tech-Unternehmen unsere Texte und Daten auswerten, um ihre Systeme zu trainieren, was bedeutet, dass diese KI-Modelle unser Recht auf Privatsphäre standardmäßig nicht respektieren können.

Einfach nur E-Mails

Was wir von E-Mails tatsächlich brauchen, sind keine „Smart Compose“-Funktionen oder Antwortvorschläge, die unsere E-Mails überladen – wir müssen uns auf das Wesentliche konzentrieren: präzise und auf den Punkt gebrachte E-Mails zu schreiben und alles Überflüssige wegzulassen, das uns nur im Weg steht.

Deshalb werden wir bei Tutanota unserem verschlüsselten E-Mail-Client keine cloudbasierten KI-Funktionen hinzufügen. Stattdessen konzentrieren wir uns auf das Wesentliche: den maximalen Schutz Ihrer Daten durch automatische Verschlüsselung.

Mit Tutanota erhalten Sie den sichersten E-Mail-Dienst – ohne unnötige und die Privatsphäre verletzende Funktionen.