Как создавать шаблоны писем в Outlook, Gmail и Tuta Mail.
Шаблоны электронной почты могут играть важную роль в маркетинге и бизнесе, поскольку они предлагают быстрый и приятный способ сэкономить время на составление каждого письма с самого начала. Они предлагают выход из затруднительного положения, поскольку представляют собой заранее написанное письмо, которое вы можете использовать и редактировать, чтобы написать свое собственное письмо.
Краткое содержание:
Создание шаблона электронной почты в Outlook
- Войдите в свою учетную запись Outlook и создайте новое электронное письмо
- Введите текст шаблона в появившееся поле основного сообщения → нажмите на Приложения в разделе Дополнения и выберите Мои шаблоны
- Справа появится окно, в котором вы можете создать новый шаблон, нажав +Шаблон → введите название и сообщение шаблона и нажмите Сохранить
Создание шаблона письма в Gmail
- Войдите в свой аккаунт Gmail и нажмите Настройки → Посмотреть все настройки → Дополнительно
- Включите Шаблоны электронной почты и нажмите Сохранить изменения
- Создайте новое письмо, нажмите Дополнительные параметры и выберите свой шаблон
Создание шаблона электронной почты в Tuta Mail
- Войдите в свою учетную запись Tuta Mail и перейдите в раздел Настройки → Мои шаблоны
- Нажмите на + , чтобы создать новый шаблон, введите название, ярлык, выберите язык и напишите содержание → нажмите Сохранить
- Ваши шаблоны писем будут добавляться в почтовый редактор автоматически при вводе выбранного вами ярлыка
Что такое шаблон электронной почты?
В 2026 году электронная почта по-прежнему остается доминирующим средством коммуникации для делового общения. Поэтому огромное количество писем, которые вы получаете ежедневно, может быть просто непомерным. По данным Microsoft, в 2023 году средний сотрудник получал более 74 деловых писем в течение каждого рабочего дня. Поскольку вы пишете и получаете несколько писем каждый день, вы знакомы с общением по электронной почте. И, возможно, вы уже слышали термин “шаблон электронной почты”. Но вы все равно можете спросить себя: “Что такое шаблон электронной почты?” и “Как создать профессиональный шаблон электронной почты?“. Не волнуйтесь, ведь это руководство поможет вам!
Давайте начнем с самого начала: Что такое шаблон электронной почты? Шаблон электронной почты - это заранее написанное письмо, которое вы можете использовать для составления письма, отредактировав или написав в нем свой контент. Или - для всех технарей в более технических терминах - шаблон электронной почты - это HTML-файл, состоящий из многократно используемых модулей кода.
Преимущества использования шаблона электронной почты
Использование шаблона электронной почты имеет ряд преимуществ. Поэтому целесообразно начать использовать шаблоны электронной почты в своей повседневной работе. Основное преимущество использования шаблонов электронной почты заключается в том, что они позволяют сэкономить время. Поскольку ваше письмо, по сути, уже написано, вам не нужно начинать писать его с нуля. Это может быть удобно, когда вы находитесь вне офиса, и ваши коллеги могут использовать ваш шаблон электронной почты, например, для своевременного ответа на важные запросы клиентов. Ваша производительность может возрасти, поскольку шаблоны электронных писем позволяют писать их быстрее и эффективнее.
Еще одно преимущество использования шаблонов электронной почты заключается в том, что они могут снизить количество ошибок. Если вы сядете и потратите время на тщательное создание шаблона электронной почты, вы сможете сократить количество ошибок, особенно опечаток.
Самое главное преимущество использования шаблонов электронной почты - это, конечно, возможность их повторного использования. Таким образом, можно еще больше повысить производительность. Как уже говорилось, поскольку шаблоны - это, по сути, заранее написанные электронные письма, их можно использовать повторно, когда это уместно или необходимо.
Наконец, еще одно важное преимущество использования шаблонов электронной почты заключается в том, что они могут обеспечить согласованность речи в вашей компании. Поделившись своим шаблоном электронной почты с коллегами, которые могут использовать его для справки, вы обеспечите последовательность общения в своей компании или бизнесе. В связи с этим рекомендуется интегрировать логотип вашей компании в шаблон электронной почты.
Совет: прежде чем начать использовать шаблоны электронной почты, сначала протестируйте их.
Что включить в шаблон электронной почты
Есть некоторые элементы, которые вы должны включить в свой шаблон электронной почты, а именно: логотип компании - красивая форма приветствия - ваш основной текст - красивая концовка или подпись - включая контактную информацию
Чего следует избегать в шаблоне электронного письма
В целом, существуют определенные правила, которым следует следовать при написании письма, и, конечно, то же самое относится к шаблонам электронных писем. Есть некоторые вещи, которых следует избегать при создании собственного шаблона письма. Вот несколько примеров:
Длина - У ваших получателей, вероятно, недостаточно времени, чтобы читать длинные тексты. Поэтому постарайтесь не делать свой шаблон слишком длинным. Избегайте включения ненужной информации. Будьте точны и лаконичны в том, что вы хотите сказать! - Простота - Сохраняйте шаблон электронной почты простым, избегая сложных маркетинговых формулировок. - Изображения - Избегайте добавления слишком большого количества изображений или логотипов в ваш шаблон электронной почты. Слишком большое количество изображений может отвлекать от основного сообщения, кроме того, изображения могут увеличить размер ваших писем. А это может увеличить риск попадания вашего письма в спам.
Как создать шаблон электронной почты в Outlook
Как создать шаблон электронной почты в учетной записи Outlook: Скриншот Учетная запись Outlook.
Если вы хотите добавить шаблон электронной почты для Outlook в Интернете, вам нужно сначала нажать кнопку New и начать создание нового письма. В появившемся теле сообщения вы можете ввести нужное вам содержание - текст. Далее нужно нажать на Apps в разделе Add-ins под Message и выбрать My Templates. Справа появится окно, в котором вы можете либо выбрать один из шаблонов, либо создать новый, нажав на +Шаблон . Вы можете создать новый почтовый шаблон, введя название шаблона и сообщение. И наконец, не забудьте нажать кнопку Сохранить . Теперь сохраненный шаблон появится в окне “Мои шаблоны “.
Похожие: Узнайте больше о безопасных альтернативах Outlook.
Как создать шаблон электронного письма в Gmail
Как создать и вставить шаблон письма в аккаунт Gmail: Скриншот аккаунта Gmail.
Как включить шаблоны электронной почты в Gmail
Если вы пользуетесь почтой Gmail, вы также можете создать шаблон письма. Для этого сначала нужно войти в свой аккаунт и нажать Настройки в правом верхнем углу, а затем перейти в раздел Посмотреть все настройки . В верхней части вы увидите различные разделы настроек, и вам нужно будет нажать кнопку Дополнительно . Если вы нажали на кнопку Advanced, вы увидите, что можете включить или отключить шаблоны. Нажмите Включить , а затем Сохранить изменения , чтобы сохранить шаблоны электронной почты.
Примечание: создавать и использовать шаблоны писем в Gmail можно только с настольного компьютера, но не с телефона.
Как создать или изменить шаблон электронной почты в Gmail
Если вы хотите создать или отредактировать шаблон письма в Gmail, сначала нажмите кнопку Создать и начните создавать новое письмо, введя текст шаблона в окно создания. Затем в нижней части окна “Составить” нажмите “Другие параметры” - три точки - и выберите “Шаблоны” . Теперь у вас есть разные варианты: Вы можете создать новый шаблон письма , нажав кнопку Сохранить черновик как шаблон , а затем Сохранить как новый шаблон .
Если вы хотите изменить ранее сохраненный шаблон , вы можете нажать кнопку Сохранить черновик как шаблон , затем в разделе Перезаписать шаблон выбрать шаблон и, наконец, нажать кнопку Сохранить , чтобы переписать изменения.
Если вы хотите удалить шаблон письма в Gmail, нажмите кнопку Удалить шаблон , выберите шаблон, который вы хотите удалить, а затем нажмите кнопку Удалить .
Важно: Если вы удалите шаблон электронной почты в Gmail, восстановить его будет невозможно.
Как вставить шаблон электронной почты в Gmail
Если вы хотите вставить шаблон письма в Gmail, сначала нажмите кнопку Составить в левом верхнем углу. В нижней части окна “Составить” нажмите “Другие параметры” - три точки - и выберите “Шаблоны” . Затем вы можете выбрать пункт Вставить шаблон и выбрать шаблон, который вы хотите использовать. Теперь вы можете составить остальную часть сообщения и нажать кнопку Отправить .
Устали от рекламы в Gmail? Выберите альтернативу частной электронной почте - без рекламы!
Как создать шаблон письма в Tuta Mail
Как создать шаблон электронной почты в аккаунте Tuta Mail: Скриншот аккаунта Tuta Mail.
Как создать шаблон электронной почты в Tuta Mail
В Tuta, провайдере электронной почты со сквозным шифрованием, вы можете легко создавать шаблоны писем. Для начала вам нужно войти в свою учетную запись Tuta в браузере, приложении или настольном клиенте, а если у вас еще нет учетной записи, вы можете просто зарегистрироваться здесь. Затем перейдите в раздел “Настройки” и “Мои шаблоны ” в нижней части страницы и нажмите на + , чтобы создать новый шаблон . Для нового шаблона электронной почты вам нужно ввести название , ярлык , выбрать язык и ввести содержимое . И наконец, не забудьте нажать кнопку Сохранить в правом верхнем углу, чтобы сохранить созданный шаблон электронной почты.
Теперь ваш новый шаблон электронной почты появится в настройках в разделе “Мои шаблоны” . Более того, выбранный вами ярлык позволит легко и просто найти нужный шаблон электронной почты. Содержимое будет автоматически добавлено в почтовый редактор.
Вы также можете посмотреть наше видео на Youtube, чтобы узнать, как создавать шаблоны писем в Tuta!
Связано с этим: В Tuta Mail можно не только легко создать шаблон письма, но и отправить зашифрованное письмо, которое сможете прочитать только вы и ваш получатель!
Как вставить шаблон электронной почты в Tuta Mail
Как вставить шаблон электронной почты в аккаунт Tuta Mail: Скриншот Учетная запись Tuta Mail.
Если вы хотите вставить шаблон письма, войдите в Туту - либо в браузере, либо в одном из настольных клиентов Туты. Сначала введите # и ярлык, который вы определили при создании шаблона. Затем нажмите кнопку tab, и шаблон будет автоматически вставлен в почтовый редактор.
Примечание: Если вы создали несколько языковых версий для этого шаблона, вы можете выбрать нужную после нажатия кнопки tab. Кроме того, вы можете получить доступ к шаблонам писем с панели инструментов редактора или набрав ctrl + пробел . Там вы можете найти нужный шаблон и вставить его.
Как удалить или отредактировать шаблон электронной почты в Tuta Mail
Если вы хотите удалить или отредактировать почтовый шаблон в своем аккаунте Tuta Mail, вы можете сделать это, перейдя в раздел “Настройки” , а затем в раздел “Мои шаблоны “. Если вы нажмете на свой шаблон, в правом углу появятся карандаш для редактирования и значок мусорной корзины . Нажав на одну из них, вы можете либо удалить, либо отредактировать свой почтовый шаблон в Tuta Mail.
Подведение итогов
В целом, создание шаблонов электронной почты может сэкономить вам много времени в повседневной рабочей жизни и тем самым повысить вашу производительность. Особенно для деловой электронной почты шаблоны могут стать прекрасной возможностью снизить рабочую нагрузку.
Кроме того, использование шаблонов электронной почты может продемонстрировать единство мнений в вашей компании, что может благоприятно сказаться на вашей репутации. Однако важно отметить, что при использовании шаблонов электронной почты необходимо следить за их регулярным обновлением - хотя бы раз в год пересматривайте свои шаблоны, чтобы убедиться, что информация в них по-прежнему верна и актуальна.
