Краткое содержание

1. Используйте профессиональный адрес электронной почты: Ваш адрес электронной почты должен быть вашим полным именем, а если вы хотите поднять его на новый уровень, то можете даже использовать свой собственный домен.

2. Четкая тема письма: В теме письма должна быть кратко сформулирована цель вашего письма.

3. Подходящее приветствие и концовка: Убедитесь, что вы выбрали подходящее приветствие и концовку письма.

4. Выберите правильный стиль для аудитории: Подумайте, кому вы пишете, чтобы убедиться в правильности тона вашего письма. Если вы сомневаетесь, лучше придерживаться более официального тона, чем слишком неформального.

5. Вычитывайте перед отправкой: Дважды проверьте орфографию и грамматику и убедитесь, что ваше письмо понятно.

6. Проверьте адрес электронной почты получателя: Перед отправкой письма убедитесь, что вы пишете правильному адресату, и не забудьте добавить всех адресатов CC или BCC.

Следуйте этим шести правилам почтового этикета, чтобы ваши письма звучали четко и вежливо, а также чтобы избежать распространенных ошибок в электронной почте.

Что такое этикет электронной почты?

Этикет электронной почты - это набор общеизвестных правил, как правильно написать письмо. Этикет электронной почты может зависеть от отрасли, в которой вы работаете, от того, кому вы пишете, и от цели письма, но есть шесть общих правил этикета , которые всегда следует учитывать, когда вы пишете письмо. Примером хорошего почтового этикета является выбор подходящего приветствия. Например, когда вы пишете письмо своему начальнику, вы должны выбрать формальное и вежливое приветствие, такое как “Привет xx”, а не неформальное “Привет!“.

Как и в составлении резюме, в написании электронных писем тоже есть определенный навык. Следуя шести правилам этикета электронной почты , вы обеспечите уместность и профессионализм ваших писем и избежите недоразумений.

ВКЛЮЧИТЕ приватность одним нажатием.

Get

6 правил этикета электронной почты

1. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Ваш адрес электронной почты и тема письма создают первое впечатление о вашем письме, поскольку именно их обычно видит получатель. По этой причине важно использовать профессиональный адрес электронной почты. Если вы напишете кому-то с адреса Lol@gmail.com или HeyJoe@Yahoo.com, получатель может подумать, что это спам, и, возможно, не станет его читать.

Если вы все еще используете непрофессиональный адрес электронной почты, мы рекомендуем создать новый адрес электронной почты с полным именем и фамилией. Если вы хотите выглядеть еще более профессионально, вы можете использовать свое собственное доменное имя или воспользоваться одним из эксклюзивных доменов Tuta Mail.

2. Четкая тема письма

В теме письма нужно написать короткое, емкое предложение, в котором кратко излагается суть письма или его цель. Мы рекомендуем, чтобы тема письма состояла из шести-десяти слов. Получив уведомление, адресат должен знать, от кого пришло письмо, поскольку в адресе указано его полное имя, а из темы письма он должен иметь представление о его теме.

Если тема письма слишком расплывчата или у письма нет темы, есть вероятность, что письмо не будет открыто.

3. Соответствующее приветствие и концовка

Если ваше письмо начинается с неправильного приветствия, например, слишком непринужденного в официальной обстановке, это будет выглядеть непрофессионально и может задать неверный тон для восприятия остальной части письма. Поэтому всегда старайтесь начинать свое письмо с соответствующего приветствия.

Как и в случае с приветствием, если концовка вашего письма слишком формальна или неформальна для данной обстановки, она может быть истолкована негативно. Как правило, прежде чем написать письмо, следует подумать о том, кто является получателем, в каких отношениях вы с ним находитесь и какова цель письма. Эти простые соображения помогут вам решить, следует ли начинать и заканчивать письмо формальными “Дорогой XX” и “С наилучшими пожеланиями, полное имя” или более непринужденными “Здравствуйте XX” и “Всего наилучшего, имя”.

4. Выбирайте правильный стиль для аудитории

При написании текста письма учитывайте тон вашего сообщения. Если вы пишете письмо своему начальнику или устраиваетесь на работу, мы рекомендуем всегда писать профессиональное письмо, в то время как если вы пишете другу или коллеге, которого хорошо знаете, вы можете быть более непринужденными.

В любом случае при написании электронных писем следует избегать использования слишком местного языка или сленга, а если вы сомневаетесь в тоне и стиле письма, мы рекомендуем сделать его формальным, а не неформальным.

5. Всегда вычитывайте текст перед отправкой

Прежде чем спешить нажать кнопку “Отправить”, обязательно вычитайте письмо. Вычитывая, вы должны исправить все глупые орфографические и грамматические ошибки, а также убедиться, что текст письма хорошо написан и понятен. Хотя у вас может возникнуть соблазн воспользоваться услугами искусственного интеллекта, который напишет письмо за вас, мы бы посоветовали воздержаться от этого, поскольку легко заметить, что письмо написано искусственным интеллектом, и это может показаться получателю письма ленивым и непрофессиональным.

6. Проверьте адрес электронной почты получателя

Многие люди совершают ошибку, отправляя письмо не тому адресату или забывая добавить адресаты CC и BCC. Быстрый и простой способ убедиться, что вы отправляете письмо правильному получателю, - перепроверить адрес отправителя, а если в письме есть адресаты CC или BCC, также проверить, что вы добавили их в нужные поля.

Написание электронных писем не обязательно должно быть сложной задачей, и, следуя этим шести правилам почтового этикета, вы сможете значительно улучшить тон и профессионализм вашего письма, а также избежать таких распространенных ошибок в электронной почте, как плохое написание или отправка письма неправильному получателю.

Счастливой электронной почты, счастливого шифрования!

ВКЛЮЧИТЕ приватность одним нажатием.

Get