Краткое руководство по завершению работы с электронной почтой

Краткое руководство по завершению электронной почты! Сначала ознакомьтесь со структурой завершения письма, затем выберите подходящую подпись и, наконец, рассмотрите, чего следует избегать при завершении письма.

Структура окончания

Конец вашего письма должен состоять из трех разделов.

1. Заключительная строка: В этой строке кратко излагается цель/намерение вашего письма

2. Подпись/завершение: “Прощание” или завершающие слова перед подписью.

3. Ваша подпись: Это последняя строка, которая должна содержать ваше имя

Подписи по электронной почте для разных ситуаций

• Безопасная концовка электронного письма для любой ситуации: Лучше всего,

• Профессиональное завершение письма: С уважением,

• Уважительное окончание письма: Теплые пожелания,

• Непринужденное завершение письма: Cheers,

• Дружеское завершение письма: Всего наилучшего,

Чего следует избегать

• Отсутствие заключительной фразы или подписи

• Слишком непринужденного поведения в официальном контексте

• Орфографические ошибки и плохая грамматика

Хотя мы обычно знаем, что хотим сказать в своем электронном письме, понять, как правильно завершить письмо, может быть непросто. То, как вы завершаете письмо, помогает передать ваш тон, демонстрирует внимание к деталям и профессионализм. Давайте подробнее рассмотрим, как правильно завершить письмо в разных сценариях.

---

Начните с заключительной фразы

Завершение письма всегда должно начинаться с заключительной фразы.

После того как вы написали основную часть письма, его всегда нужно заканчивать заключительной фразой, за которой следует подпись. Эта заключительная фраза указывает на то, что ваше сообщение завершено. Заключительная фраза письма должна выражать благодарность, а также содержать призыв к действию (CTA) или какое-то утверждение, которое показывает, что вы ждете ответа или мотивирует получателя ответить.

Примеры заключительных фраз

• Я с нетерпением жду вашего отзыва

• Пожалуйста, сообщите мне, если вам понадобится дополнительная информация или возникнут вопросы.

• Заранее спасибо за помощь

• Спасибо за помощь

• Дайте мне знать, если вы хотите обсудить это дальше

---

Электронная почта для завершения работы в любой ситуации

Существуют некоторые окончания писем, которые можно использовать в любой ситуации. Например, Best или Best wishes.

Прежде чем мы рассмотрим, как закончить письмо профессионально, или окончания для конкретных писем, например, профессору или коллеге, давайте рассмотрим некоторые безопасные окончания , которые являются вежливыми и в большинстве случаев безопасными для использования. Конечно, вы не должны использовать их для всех писем, например, если вам нужно быть предельно профессиональным, но в целом это общепринятые и используемые способы завершить письмо.

• С наилучшими пожеланиями, имя

• С уважением, имя

• С наилучшими пожеланиями, имя

Как профессионально завершить электронное письмо

Для писем, в которых вам нужно продемонстрировать профессионализм, мы рекомендуем использовать “С теплыми пожеланиями”, “С наилучшими пожеланиями” или “Искренне”.

Существует множество случаев, когда при написании электронных писем нам необходимо проявить профессионализм, и хотя вы можете проявить профессионализм в начале или в теле письма, то, как вы завершите письмо, не менее важно. Может быть, вам нужно подходящее окончание письма для заявления о приеме на работу, профессиональное окончание письма для вашего босса, а может быть, для генерального директора компании. В любом случае, вот список наиболее распространенных профессиональных и безопасных способов завершить электронное письмо :

• С наилучшими пожеланиями

• С теплыми пожеланиями

• С наилучшими пожеланиями

• Искренне

• С уважением

• Спасибо

• Большое спасибо

Другие примеры

Как закончить письмо профессору

При отправке электронного письма профессору тон вашего письма должен быть профессиональным, уважительным и вежливым. После заключительной фразы вы можете использовать одну из этих подписей.

• Искренне,
• С наилучшими пожеланиями,
• Большое спасибо,

Дополнительный совет Хотя вы можете писать профессиональные письма с соответствующими подписями, если ваш адрес электронной почты непрофессионален, это влияет на тон письма и на то, как получатель воспринимает вас. Выберите провайдера электронной почты, который защищает вашу конфиденциальность и является более профессиональным! + Получите свой собственный домен и псевдонимные адреса с Tuta Mail!

Как завершить электронное письмо неформально

Когда вы пишете письмо коллеге, с которым тесно общаетесь, или другу, возможно, вам не нужно быть формальным. В таких случаях подойдет простое Talk soon или Cheers.

Иногда электронные письма не нуждаются в формальности. Если вы переписываетесь с кем-то, кого хорошо знаете, например с другом или знакомым коллегой в офисе, то вежливое, но обыденное обращение будет как нельзя кстати.

• Лучшие варианты,

• Будьте здоровы,

• До скорого,

• Спасибо,

• Хорошего дня,

• Берегите себя,

Распространенные ошибки

Теперь, когда мы рассмотрели, как лучше завершить письмо в любой ситуации, стоит знать о некоторых распространенных ошибках, которых следует избегать.

Отсутствие заключительной фразы или окончания письма

После того как вы написали основную часть письма, оно обязательно должно иметь заключительную строку, за которой следует соответствующая подпись. Если вы опустите концовку, ваше письмо будет выглядеть неформальным и непрофессиональным.

Слишком казуистическое поведение в официальном контексте

Когда вы пишете письмо, всегда думайте о том, кто является получателем и каковы его намерения. Если это письмо о приеме на работу или генеральному директору компании, концовка не должна быть непринужденной и слишком личной. Например, не стоит заканчивать письмо словами “Будьте здоровы”, за которыми следует улыбающийся эмодзи.

Орфографические ошибки

Всегда перепроверяйте орфографию и грамматику перед отправкой письма. Возможно, вы хорошо написали текст письма, подобрали подходящую заключительную строку и концовку, но если письмо изобилует ошибками в написании слов, оно не будет выглядеть профессионально, и этого следует избегать.

Концовки электронных писем, которых следует избегать

Если вы пишете письмо своему начальнику, профессору или в любой другой официальной обстановке, всегда избегайте таких завершений.

• Спасибо или благодарю

• Люблю

• Xoxo

• Искренне / Истинно

• Отправлено с моего iPhone

• Не закрывается вообще

---

Часто задаваемые вопросы

Как официально подписать электронное письмо?

Существует множество формальных подписей к электронным письмам. После заключительной фразы вы можете подписать письмо словами “С наилучшими пожеланиями, имя” или “С наилучшими пожеланиями, имя”, чтобы обеспечить официальное завершение письма.

Какой способ подписать электронное письмо является наименее приемлемым?

Хотя существует множество ошибок, которые можно допустить при завершении письма, наименее приемлемым способом подписать письмо является использование слишком личной фразы, например “xoxo, имя”, или отсутствие подписи к письму.

Что лучше, чем искренне?

Искренне” - очень распространенный и формальный способ подписать письмо, но некоторым он может показаться старомодным и слишком часто используемым. Более удачным завершением электронного письма, чем “Искренне”, может быть “С наилучшими пожеланиями, имя” или “С добрыми пожеланиями, имя”.

Как подписать электронное письмо уважительно?

Чтобы подписать письмо уважительно, вы должны выбрать уважительное и соответствующее тону вашего письма завершение. Например, уважительным способом закончить письмо профессору будет “С наилучшими пожеланиями, имя”.