Как начать письмо (с примерами)

Оглавление:

- Перед тем как начать письмо

- Как начать электронное письмо

- Чего следует избегать при создании электронной почты

- Лучшее решение для электронной почты

Поскольку электронная почта продолжает становиться неотъемлемой частью нашей повседневной жизни и одной из самых распространенных форм письменного общения, начинать свое сообщение с соответствующего приветствия и вступительной фразы крайне важно. Начало письма задает тон, демонстрирует профессионализм и побуждает получателя продолжить чтение. Возможно, вы задаетесь вопросом, как начать письмо учителю, как начать письмо профессору или, может быть, вы ищете наиболее распространенные профессиональные приветствия по электронной почте. В этом руководстве мы рассмотрим, как начать письмо, примеры приветствий и вступительных строк, а также то, чего следует избегать, начиная письмо.

Прежде чем начать письмо

1. Аудитория имеет значение

Приветствие по электронной почте должно быть подобрано в соответствии с вашей аудиторией. Если вы отправляете письмо коллеге, которого давно знаете, можно использовать более спокойное приветствие. Это отличается от электронного письма при приеме на работу, где приветствие должно быть профессиональным и официальным. Помните, что приветствие меняется в зависимости от того, обращаетесь ли вы к одному человеку, нескольким или группе людей.

2. Проверьте имена и местоимения

Обращаясь к адресату, важно правильно написать его имя. Помимо правильного написания имени, не менее важно использовать соответствующие гендерные местоимения. Когда речь идет о формальном письме, мы обычно используем “мистер”, “мисс” или “миссис” вместе с их фамилией - но только если вы знаете, какие местоимения они предпочитают. Если вы не знаете гендерных местоимений получателя, лучше всего обращаться к нему, используя его полное имя. Например: Дорогая Лора Хьюз. Это позволит избежать ненужных ошибок, продемонстрирует уважение и внимание к деталям.

Также ознакомьтесь с руководством Tuta по написанию профессиональных электронных писем.

Как начать письмо

Начало каждого электронного письма всегда должно содержать:

Приветствие/приветствие

Приветствие или приветствие должно быть самой первой строкой письма. Приветствие зависит от того, кому вы пишете, от ваших отношений и причины письма. Продолжайте читать, чтобы увидеть наш список примеров приветствий по электронной почте - мы собрали список наиболее распространенных и безопасных приветствий для различных сценариев.

Примеры приветствий по электронной почте

Приветствия по электронной почте при письме одному или двум адресатам:

1. Уважаемое имя,

Использование слова “Дорогой” в качестве приветствия по электронной почте - безопасный вариант, особенно если вы хотите звучать профессионально и официально. “Уважаемый” - это формальное приветствие, которое демонстрирует уважение и официальность. Это безопасное приветствие для сопроводительного письма, делового письма или любой ситуации, требующей профессионализма.

- Дорогой мистер Хаттер,

- Дорогая Эшли Уайт,

2. Hello name, или Hi name,

“Привет” и “Привет” - два распространенных приветствия по электронной почте, которые различаются по формальности. Приветствие адресата “Привет” является неформальным и широко используется между коллегами или людьми, которые знают друг друга. С другой стороны, “Привет” - более формальное приветствие. Хотя “Привет” не является чрезвычайно формальным, оно считается общепринятым приветствием по электронной почте, которое является дружелюбным и простым. Если вы задаетесь вопросом, как начать электронное письмо преподавателю или профессору, подойдет дружелюбное и простое “Здравствуйте ____” вместе с его именем.

- Здравствуйте, мисс Браун,

- Здравствуйте, Ли,

Рекомендуем к прочтению: Наше руководство о том, как завершить электронное письмо.

Приветствия по электронной почте для обращения к команде или группе из более чем двух адресатов:

3. Привет команде, Привет всем, Уважаемые коллеги,

Если электронное письмо адресовано более чем двум людям, команде или группе, существует несколько неформальных, но широко используемых и принятых приветствий для электронных писем с несколькими адресатами. Дружеское “Привет” или “Здравствуйте” с последующим обращением “команда”, “все” или с использованием названия отдела вполне подойдет. Если вы хотите быть более официальным, обращаясь к коллегам по работе, подойдет простое “Уважаемые коллеги”.

- Уважаемые коллеги / команда,

- Привет команда / все,

- Привет команде / всем,

Совет: когда вы обращаетесь к группе людей, которых вы плохо знаете, избегайте гендерных обращений - “Леди”, “Парни” или “Джентльмены”.

Вступительная фраза

После того как вы выбрали подходящее приветствие, необходимо написать вступительную фразу. Ее также называют вступительной фразой или вступительным предложением. Вступительная фраза задает тон и должна привлечь внимание получателя. Как и в случае с приветствием, при выборе лучшей вступительной фразы вы должны учитывать, кто является получателем, ваши отношения с ним и цель письма.

Теперь, когда у вас есть идеальное приветствие, посмотрите на примеры вступительных предложений, приведенные ниже.

Примеры вступительных предложений для электронных писем

1. Я надеюсь, что это письмо застало вас в добром здравии.

Это, возможно, самая часто используемая вступительная фраза при отправке официальных электронных писем. Это старомодная, формальная вступительная фраза, которая широко используется - вы можете играть с ней и использовать ее, если хотите быть формальным и профессиональным.

Другие профессиональные и вежливые вступительные фразы включают:

- Я надеюсь, что ваша неделя проходит хорошо / гладко.

- Надеюсь, у вас все хорошо.

2. Я обращаюсь к вам, потому что…

Вступительная фраза также может быть прямой и по существу. Начало письма со слов “Я обращаюсь к вам, потому что” является прямым и проясняет цель вашего письма. Когда вы сообщаете о своих намерениях во вступительной строке, вы избегаете путаницы, сообщая получателю о цели письма.

Другие прямые вступительные строки включают:

- Я обращаюсь к вам по поводу/чтобы сообщить…

- Я пишу, чтобы сообщить вам / информировать вас о том, что…

- Я пишу вам, чтобы…

3. Спасибо за…

Еще одна отличная вступительная фраза - выражение благодарности. Если вы пишете письмо в ответ на действия или поступки получателя, начните его с вежливого “спасибо”.

Другие распространенные способы выразить благодарность во вступительных строках включают:

- Спасибо за…

- Я ценю вашу помощь / обновление.

- Спасибо за быстрый ответ.

Чего следует избегать в начале письма:

Теперь, когда вы узнали, как начать письмо, рассмотрели подходящие приветствия и вступительные строки, важно знать, чего следует избегать, начиная письмо.

Приветствия, которых следует избегать:

- Кому это может быть интересно

- Уважаемый господин или госпожа

- Не приветствовать вообще

Мы рекомендуем избегать использования приветствий “Кому интересно” и “Уважаемый сэр или мадам”. Это два примера слишком безличных приветствий, которые показывают получателю, что вы не уверены, к кому обращаетесь. Если вы не можете найти имя получателя, всегда проводите исследование и хотя бы попытайтесь узнать его должность. Например, “Уважаемый руководитель отдела маркетинга” будет лучше, чем “Уважаемый господин”.

Если только вы не ведете беседу с коллегой, в вашем электронном письме всегда должно быть приветствие.

Помните: окончание письма так же важно, как и приветствие.

Вступительные строки, которых следует избегать:

Вступительная строка должна быть эффективной, привлекать внимание получателя и побуждать его продолжить чтение. Вступительная строка также задает тон всему остальному письму, поэтому очень важно использовать подходящую вступительную строку, соответствующую смыслу письма.

Вот список вступительных строк, которых следует избегать:

- Я знаю, что вы заняты, но…

- Позвольте мне представиться…

- Пожалуйста, не могли бы вы оказать мне услугу?

Хотите начать новую жизнь для своей электронной почты?

Вам надоел старый, заваленный спамом почтовый ящик? Или вам надоело, что вас отслеживают и показывают целевую рекламу?

Надоела ли вам ваша нынешняя электронная почта, и вы ищете поставщика услуг электронной почты, более ориентированного на конфиденциальность, или устали от навязчивой рекламы, которая всплывает на экране Gmail, когда вы пытаетесь сосредоточиться на написании писем… У нас есть идеальное решение для вас - Tuta Mail!

Tuta - это провайдер электронной почты и календарной службы с открытым исходным кодом, ориентированный на конфиденциальность. В Tuta Mail конфиденциальность и безопасность пользователя стоят на первом месте. Именно поэтому весь почтовый ящик зашифрован из конца в конец - включая список контактов, тему письма и даже календарь Tuta.

Прошли времена непрофессиональных почтовых доменов - теперь вы можете использовать свое полное имя. С Tuta Mail вы получаете БЕСПЛАТНЫЙ адрес электронной почты, и, скорее всего, ваше полное имя доступно на одном из наших бесплатных доменов. Зарегистрируйтесь прямо сейчас - начало новой жизни также поможет избавиться от надоедливого маркетингового спама.

Компания Tuta, расположенная в Германии, соответствует требованиям GDPR, соблюдает высочайшие стандарты безопасности и создает сервисы, которые на 100% приватны и доступны для всех. И хотя в Outlook тоже можно написать защищенное письмо, Tuta Mail с автоматическим квантово-безопасным шифрованием является золотым стандартом конфиденциальности и безопасности. В Tuta Mail конфиденциальность пользователя всегда стоит на первом месте, поэтому здесь нет сканирования содержимого ваших писем или целевой рекламы, а поскольку весь ваш почтовый ящик зашифрован из конца в конец, никто, даже Tuta, не сможет прочитать содержимое ваших личных сообщений.

Приложение Tuta доступно на вашем устройстве.

Tuta Mail доступна на всех платформах, имеет бесплатный десктопный клиент для Linux, macOS и Windows, а также бесплатные мобильные приложения для Android и iPhone. Создать новый бесплатный и конфиденциальный адрес электронной почты еще никогда не было так просто.

Верните себе конфиденциальность и зарегистрируйте бесплатную учетную запись электронной почты на Tuta Mail уже сегодня!

Нажмите здесь, чтобы создать свою бесплатную учетную запись электронной почты.

Что говорят пользователи Tuta