Краткое руководство по созданию электронной почты

Краткое руководство по написанию электронного письма: Просмотрите эти ключевые моменты, прежде чем начать письмо.

Прежде чем начать, всегда думайте:

• Кому я пишу?

• Какое местоимение они предпочитают?

• Почему я отправляю это письмо?

Правильная структура

1. Приветствие: Приступая к написанию электронного письма, первым шагом должен быть выбор приветствия. Приветствие по электронной почте может быть формальным или непринужденным, в зависимости от того, кто является получателем и какова цель письма.

2. Вступительная строка: Сразу после приветствия следует вступительная строка письма, которая, как и приветствие, зависит от причины письма.

Приветствие

• Формальное приветствие по электронной почте для любой ситуации: Dear

• Непринужденное и дружеское приветствие по электронной почте: Hello / Привет

Вступительная строка

• Профессиональная: Надеюсь, это письмо застанет вас в добром здравии

• Непринужденно и дружелюбно: Надеюсь, у вас все хорошо

• К делу: Я обращаюсь к вам, потому что…

• Выразить благодарность: Спасибо за…

Чего следует избегать

• Отсутствие приветствия по электронной почте или имени
• Не ведите себя непринужденно в официальном или профессиональном контексте
• Неправильные местоимения и орфографические ошибки

Поскольку электронная почта продолжает становиться неотъемлемой частью нашей повседневной жизни и одной из самых распространенных форм письменного общения, начинать свое сообщение с соответствующего приветствия и вступительной строки крайне важно. Начало письма задает тон, демонстрирует профессионализм и побуждает получателя продолжить чтение. Возможно, вы задаетесь вопросом, как начать письмо учителю, как начать письмо профессору или, может быть, вы ищете наиболее распространенные профессиональные приветствия по электронной почте. В этом кратком подробном руководстве мы рассмотрим, как начать письмо, примеры приветствий и вступительных строк, а также чего следует избегать при написании письма.

---

Что нужно учесть, прежде чем начать писать письмо

Задайте себе эти три вопроса, прежде чем начать писать письмо, чтобы облегчить процесс написания.

Прежде чем приступить к написанию письма, подумайте об этих трех вещах, чтобы процесс написания письма прошел гладко и без ошибок, которых можно избежать.

1. Кому я пишу письмо / кто моя аудитория?

Приветствие в электронном письме должно быть подобрано в соответствии с вашей аудиторией. Если вы отправляете письмо коллеге, с которым давно знакомы, можно использовать более расслабленное приветствие. Это отличается от электронного письма при приеме на работу или письма профессору, где приветствие должно быть профессиональным и официальным.

Помните, что приветствие меняется в зависимости от того, кого вы приветствуете - одного человека, нескольких или группу людей.

Не знаете, как написать профессиональное письмо? Мы поможем вам!

2. Какое местоимение они предпочитают?

Обращаясь к адресату, важно правильно написать его имя и использовать правильное гендерное местоимение. Когда речь идет о формальном письме, мы обычно используем “мистер”, “мисс” или “миссис” вместе с их фамилией - но только если вы знаете, какие местоимения они предпочитают.

Если вы не знаете гендерных местоимений получателя, лучше всего обращаться к нему, используя его полное имя. Например, “Дорогая Лора Хьюз”. Это позволит избежать ненужных ошибок, продемонстрирует уважение и внимание к деталям.

3. Почему я пишу им по электронной почте / В чем причина?

Последнее соображение, которое облегчает весь процесс написания электронного письма, - это спросить себя, зачем вы отправляете письмо, другими словами, какова причина его написания. Выяснив это до начала процесса написания, вы будете лучше представлять, что хотите сказать и нужно ли использовать более профессиональный или непринужденный тон.

---

Как начать письмо профессионально

Отправляя профессиональное письмо, вы можете использовать “Уважаемый”, а затем предпочтительное имя получателя.

Если вы хотите начать свое письмо профессионально, безопасный вариант - использовать “Dear” в качестве приветствия. Это общепризнанное почтовое приветствие, которое используется во всем мире, когда вы хотите звучать профессионально и официально. “Dear” - это безопасное приветствие для сопроводительного, делового или любого другого письма, требующего профессионализма.

- Уважаемый мистер Хаттер,

- Дорогая Эшли Уайт,

Непринужденные и дружеские приветствия по электронной почте

Если ваше электронное письмо не должно быть слишком официальным, подойдет обычное и дружелюбное “Привет” или “Здравствуйте”.

”Привет” и “Привет” - два распространенных приветствия по электронной почте, которые различаются по формальности. Приветствие адресата “Привет” является неформальным и широко используется между коллегами или людьми, которые знают друг друга. С другой стороны, “Привет” - более формальное приветствие. Хотя “Привет” не является чрезвычайно формальным, оно считается общепринятым приветствием по электронной почте, которое является дружелюбным и простым. Если вы задаетесь вопросом, как начать электронное письмо преподавателю или профессору, вам подойдет дружелюбное и простое “Здравствуйте”, а также его имя.

- Здравствуйте, мисс Браун,

- Здравствуйте, профессор Хьюз,

Рекомендуем для дальнейшего чтения: Наше руководство о том, как завершить электронное письмо.

Приветствия по электронной почте для обращения к команде или группе из более чем двух адресатов

Когда вам нужно отправить электронное письмо группе или коллективу, вы также можете использовать “Dear”, “Hi” или “Hello”, за которыми следуют имена всех, коллег или название коллектива.

Если электронное письмо предназначено более чем для двух человек, команды или группы, вы можете выбрать профессиональное или более непринужденное приветствие. Существует несколько неформальных, но широко используемых и принятых приветствий для электронных писем с несколькими получателями. Например, дружеское “Привет” или “Привет” с последующими словами “команда”, “все” или использование названия отдела в рабочем контексте является общепринятым. С другой стороны, если вы хотите быть более официальным, обращаясь в электронном письме к более чем двум людям или большой группе, уместно простое “Уважаемая команда/название отдела”.

- Уважаемые коллеги/команда,

- Привет команда / все,

- Здравствуйте команда / все,

Дополнительный совет: Когда вы обращаетесь к группе людей, которых вы плохо знаете, избегайте гендерных обращений, таких как Ladies, Guys или Gentlemen.

---

Примеры начала электронного письма

Как начать письмо профессору

При переписке с профессором ваше приветствие должно быть более формальным, это свидетельствует не только о профессионализме, но и об уважении. Подходящий способ начать письмо профессору - использовать Dear, за которым следует его предпочтительное имя. Если ваш профессор сказал вам обращаться к нему по имени, то вы должны использовать его и при переписке. Если вы обычно обращаетесь к профессору по имени “мистер” или “миссис” вместе с его фамилией, используйте это в приветствии по электронной почте.

Как начать письмо в компанию

При отправке электронного письма в компанию лучше всего придерживаться профессионального и официального тона. Существует множество ситуаций, когда вы можете отправить письмо в компанию - это может быть заявление о приеме на работу, запрос об открытой вакансии или другой вопрос. Если вы знаете человека, которому вы пишете письмо в компании, вы можете использовать Dear, а затем его имя. Если вы не знаете имени человека, которому пишете, можно использовать название отдела.

---

Вступительная строка

Существует множество типов вступительных фраз, которые вы можете использовать. “Надеюсь, у вас все хорошо” широко используется в профессиональной среде, если вы хотите более непринужденную и дружескую вступительную фразу, вы можете использовать “Надеюсь, ваша неделя проходит хорошо”.

После того как вы выбрали подходящее приветствие, вам нужно написать вступительную фразу. Ее также называют вступительной фразой или вступительным предложением. Вступительная фраза задает тон и должна привлечь внимание получателя. Как и в случае с приветствием, при выборе лучшей вступительной фразы необходимо учитывать, кто является получателем, ваши отношения с ним и цель письма.

Теперь, когда у вас есть идеальное приветствие, посмотрите на примеры вступительных предложений, приведенные ниже.

Профессиональные вступительные фразы

- Я надеюсь, что это письмо застанет вас в добром здравии

Возможно, это самая часто используемая вступительная строка при отправке официальных писем. Это старомодная, формальная вступительная строка, которая слишком часто использовалась в прошлом, и теперь она не очень распространена. Нет ничего плохого в том, чтобы использовать эту вступительную фразу, но многие предпочитают использовать другие, например “Надеюсь, у вас все хорошо”.

Другие профессиональные и вежливые вступительные фразы включают:

- Надеюсь, ваша неделя проходит хорошо / гладко.

- Надеюсь, у вас все хорошо.

Прямые вступительные реплики

- Я обращаюсь к вам, потому что…

Эта вступительная строка является прямой и непосредственной. Начав письмо со слов “Я обращаюсь к вам, потому что”, вы быстро проясните цель вашего письма, не теряя времени. Когда вы сообщаете о своих намерениях во вступительной строке, вы избегаете путаницы, сообщая получателю о цели письма.

Другие прямые вступительные фразы, которые вы можете использовать, такие:

- Я обращаюсь к вам по поводу / чтобы сообщить вам…

- Я пишу, чтобы сообщить вам / информировать вас о том, что…

- Я пишу вам по электронной почте, чтобы…

Вступительные строки для выражения благодарности

- Я хочу поблагодарить вас за…

Еще одна отличная вступительная фраза - выражение благодарности. Если вы пишете письмо в ответ на действия или поступки получателя, начните его с вежливого “спасибо”.

Другие распространенные способы выразить благодарность в начале письма включают:

- Спасибо за…

- Я ценю вашу помощь / обновление.

- Спасибо за быстрый ответ.

---

Чего следует избегать при создании электронного письма

Когда вы начинаете письмо, есть приветствия и вступительные фразы, которых следует избегать. Например, приветствие “Кому это может быть интересно” и вступительные фразы “Я знаю, что вы заняты, но…” или “Пожалуйста, не могли бы вы оказать мне услугу?“.

Теперь, когда вы узнали, как начать письмо, и рассмотрели подходящие приветствия и вступительные строки, важно знать, чего следует избегать при написании письма.

Приветствия, которых следует избегать

Мы рекомендуем избегать использования приветствий “To Whom It May Concern” и “Dear Sir or Madam”. Это два примера слишком безличных приветствий, которые показывают получателю, что вы не уверены, к кому обращаетесь. Если вы не можете найти имя получателя, всегда проводите исследование и хотя бы попытайтесь узнать его должность. Например, “Уважаемый руководитель отдела маркетинга” будет лучше, чем “Уважаемый господин”.

- Кому это может быть интересно

- Уважаемый господин или госпожа

- Без приветствия

Вступительные фразы, которых следует избегать

Вступительная фраза должна быть эффективной, привлекать внимание получателя и побуждать его продолжить чтение. Вступительное предложение также задает тон всему остальному письму, поэтому важно выбрать его уместным и соответствующим смыслу письма.

Вступительные фразы, которых следует избегать:

- Я знаю, что вы заняты, но…

- Позвольте мне представиться…

- Пожалуйста, не могли бы вы оказать мне услугу?

Прошли времена непрофессиональных почтовых доменов - теперь вы можете использовать свое полное имя. С Tuta Mail вы получаете БЕСПЛАТНЫЙ адрес электронной почты, и, скорее всего, ваше полное имя доступно на одном из наших бесплатных доменов.

---

Хотите начать новую жизнь для своей электронной почты?

Вы устали от старого почтового ящика, заполненного спамом? Или вам надоело, что вас отслеживают и показывают целевую рекламу?

Если вам надоела ваша нынешняя электронная почта и вы ищете поставщика услуг, более ориентированного на конфиденциальность, или устали от навязчивой рекламы, всплывающей на экране, и хотите удалить Gmail. У нас есть идеальное решение для вас - Tuta Mail.

Tuta - это провайдер электронной почты и календаря с открытым исходным кодом, ориентированный на конфиденциальность. В Tuta Mail конфиденциальность и безопасность пользователя стоят на первом месте. Именно поэтому весь почтовый ящик зашифрован от конца до конца - включая список контактов, тему письма, тело письма и все вложения, и даже календарь Tuta.

Tuta, расположенная в Германии, соответствует требованиям GDPR, придерживается высочайших стандартов безопасности и создает сервисы, которые на 100% приватны и доступны для всех. И хотя можно написать защищенное письмо и в Outlook, Tuta Mail с автоматическим квантово-безопасным шифрованием является золотым стандартом конфиденциальности и безопасности.

В Tuta Mail конфиденциальность пользователя всегда стоит на первом месте, поэтому здесь нет сканирования содержимого ваших писем или целевой рекламы, а поскольку весь ваш почтовый ящик зашифрован из конца в конец, никто, даже Tuta, не сможет прочитать содержимое ваших личных сообщений.

Приложение Tuta доступно на вашем устройстве.

Tuta Mail доступна на всех платформах, имеет бесплатные настольные клиенты для Linux, macOS и Windows, а также бесплатные мобильные приложения для Android и iPhone. Создать новый бесплатный и приватный адрес электронной почты еще никогда не было так просто.