スモールビジネス用メールアドレスの作り方｜セキュリティも万全
中小企業がプロフェッショナルなEメールアドレスを使用することの重要性と、どの安全なEメールプロバイダを選ぶべきかについて考えてみましょう。
なぜ小さな会社にビジネスメールアドレスが必要なのでしょうか？
起業したばかりのフリーランサーでも、数人の従業員を抱える小さな会社でも、すべてのスモールビジネスにはビジネス専用のEメールアドレスが必要です。現在でも、無料のGmailやYahooのメールアドレスを業務に使っている企業がありますが、このようなやり方は、プロフェッショナルではなく、仕事にあまり熱心でないように見えてしまいます。20年前、インターネットはまだ比較的歴史が浅く、ビジネス用の独自ドメインを持つことで目立つことができましたが、現在ではメールでのコミュニケーションに真剣に取り組むビジネスとして認知されるために必要不可欠なものとなっています。ビジネスメールアドレスが必要な 理由をいくつか挙げてみましょう！
ビジネスEメールアドレスは、企業の信頼性とユーザーからの信用を築き、プロフェッショナリズムとブランド認知度を高めるのに役立ちます。また、ビジネスメールの整理整頓にも最適です。
プロフェッショナリズムの確保
会社の規模に関係なく、例えば_salesgreensolutions.comの_ように、会社名を使用したカスタムドメインの専用メールアドレスを使用することで、プロフェッショナリズムを示し、潜在顧客に会社が本物であることを知らせることができます。_@gmail.comや_ _@hotmail.comで_終わるフリーメールアドレスは、ビジネスで使用することを想定しておらず、ビジネスシーンではプロフェッショナルではない印象を与えます。
信用と信頼を築く
上述したように、ビジネスメールアドレスを 使用することは、よりプロフェッショナルであるだけでなく、潜在的な顧客に対する信頼性と信用を構築します。最も重要なコミュニケーション手段のひとつであるEメールを通じて、プロフェッショナルで合法的に見える企業は、より信頼性が高く、信用できるのです。
実際の話税理士マティアス・バエンズがプロフェッショナルなコミュニケーションにTuta Mailを選んだ理由。
ブランド認知度の向上
会社名と一緒にカスタムドメインを使用すると、ブランドが強化されます。これにより、メールの送信はコミュニケーションだけでなく、プロモーションとしても機能します。Eメールアドレスにビジネス名を使うことは、Win-Winの状況なのです！
整理整頓とコミュニケーションのために
独立したフリーランサーや成長中の小さな会社の場合、目的別に専用のビジネスアドレスを持っていると便利です。セールス@やサポート@など、ビジネス用のエイリアスを使用することで、コミュニケーションをより整理された合理的なものにすることができます。
安全なスモールビジネス用メールアドレスの作り方
ビジネスメールアドレスの重要性はお分かりいただけたと思いますが、どのメールプロバイダを使えばいいのか迷われるかもしれません！
GmailやOutlookのような人気のあるメールプロバイダーは、無料でメールアカウントを提供していますが、御社のブランド認知度、プロ意識、セキュリティ、プライバシーを考えると、無料版を利用することはお勧めできません。前述の通り、_@gmail.comで_終わるビジネスアドレスはプロフェッショナリズムを示すものではありません。そのため、GmailやOutlookを使うことを決めているのであれば、有料のビジネスアカウントを契約することができる。ただし、GmailやOutlookのビジネスアカウントは比較的高額なので注意が必要だ。現在では、より良い価格で、中小企業のニーズに焦点を当て、より良いサポートを提供するメールプロバイダーが増えています。
ストレージサイズ、生産性向上ツール、カスタムドメインなど、企業メールに対するニーズや要件は企業ごとに異なります。GoogleやOutlookのビジネスプランは、中小企業には規模が大きすぎることが多く、ニーズに合わせて安くすることはできません。中小企業に適したEメールプロバイダを決める際には、必ず必要な機能がいくつかあります。そこで、どのような機能がビジネスに必要なのか、またどのメールプロバイダーがお客様の要件に最も適しているのかを見てみましょう。
メールソリューションの要件
1.セキュリティ
メールプロバイダーが中小企業向けに真のメールセキュリティを提供するためには、デフォルトでメールとメールボックスをエンドツーエンドで暗号化する必要があります。
2.プライバシーとデータ保護
データ最小化の原則を実施し、EU圏内であればGDPRに準拠しているプロバイダーを利用する必要があります。
3.機能
メールプロバイダーは、カスタムドメイン、エイリアスメールアドレス、会社のニーズに合ったユーザーの作成と削除の柔軟な方法などの機能を提供する必要があります。さらに、共有メールボックスがあれば、社内の複数の人が同じメールボックスで作業できます。
4.サポート
ビジネスメールボックスは主要なコミュニケーションツールです。メールは24時間365日利用可能でなければならず、中小企業としては、有能で迅速なサポートを提供するメールプロバイダーに直接サポートチャネルを確保できなければなりません。独自ドメインの設定、契約更新、従業員のEメールアドレスの作成など、Eメールによるコミュニケーションが問題なく機能するよう、これらの作業はすべて一刻を争うものです。迅速なサポートは必要不可欠であり、決して軽視できないものです。
ビジネスに最適なメールプロバイダーは？
大手テクノロジープロバイダーは、これらの機能のほとんどを提供していますが、その焦点は大企業にあり、中小企業にはありません 。Gmailのビジネス版を選択する場合、あなたのビジネスのサポート要求はGoogleによって無視される可能性がある ことに注意してください。中小企業向けのSub-Redditでは、企業経営者がグーグルのサポート不足に不満を漏らしている:
「この件について連絡することが不可能になったようだ。電話番号もチャットもない。Googleのビジネスプロフィールについてご連絡いただきありがとうございます。ご共有いただいた情報からは、正確な問題はわかりませんが、最も一般的な問題に対する解決策は以下のとおりです:…このメールは返信を許可していません。追加のヘルプについては、以下をお試しください。” 他のフォローアップはありません。
“余談ですが、中小企業としては、Googleがカスタマーサービスを全く気にしていないことに苛立ちを覚えます。彼らのビジネスに損害を与えるために私が言えることは何もありません。…私はお金を払っている顧客で、毎月彼らにお金を渡している」。
サポートがないため、多くの中小企業経営者はGmailの無料版に固執している:すでに説明したように、@gmail.comのメールアドレスを使うことは、あなたの会社をプロフェッショナルでないように見せ、また、あなたのビジネスが儲からないから無料のGmailアドレスを使っているのではないかと疑われる可能性があるため、成功したとは言えません。さらに、無料版を使用する場合、Gmailはあなたの通信を非公開にするのではなく、あなたのデータから利益を得ていることを覚えておいてください。
さらに、GmailやOutlookのような大手電子メールプロバイダーは、ビジネス電子メールを保護するためにTLS暗号化しか使用しません。エンドツーエンドの暗号化を適用する方がはるかに良い解決策です（しかし、そうすれば彼らはあなたのデータにアクセスできなくなります）。すべてのビジネスユーザーのための直接サポートライン、すべての企業のニーズに合った柔軟なプラン、そして量子安全エンドツーエンド暗号化による最高のメールセキュリティを備えたTuta Mailは、大企業、中小企業、大企業のための代替メールソリューションです。 Tuta MailとTuta Calendarが提供するものについて、さらにご説明しましょう！
実際の話EPDエンジニアリングがどのようにTutaでセキュリティを強化したか。
Tuta Mailでビジネスメールのセキュリティ、プライバシー、プロ意識を高める
1,000万人以上のユーザーを持つTuta Mailは、最高のセキュリティとプライバシーを求める人々にとって信頼できるEメールプロバイダです。
セキュリティ
Tutaはあなたの中小企業メールボックスに最高のセキュリティプロトコルを提供します。セキュリティ第一 “をコアバリューとし、Tutaは近道やセキュリティの手抜きをしません。
Tutaは2014年に市場初のエンドツーエンド暗号化Eメールプロバイダとしてスタートし、2024年にはEメール用のポスト量子暗号化プロトコルをリリースしました。この暗号化は、最も安全なWhatsAppの代替アプリとして高く評価されているチャットアプリ、Signalが使用している量子安全プロトコルに似ている。最も多くのユーザーデータを暗号化するEメールプロバイダとして、Tutaは世界中の企業やフリーランサーに選ばれています。
当社では、Eメール、カレンダー、連絡先を含むすべてのデータが、デフォルトでエンドツーエンドで暗号化されて保存されるため、安心してご利用いただけます。エンドツーエンドで暗号化されたデータを復号化できるのはあなただけであり、私たちTutaでさえもあなたのデータにアクセスすることはできません。このアプローチにより、私たちTutaは、クラウドプロバイダーの可用性とアクセシビリティ、そしてローカルにホストされたEメールのようなデータ主権という、両方の長所を兼ね備えています。
安全性についてのこの短いセクションでは、基本的なことしか説明していません！もっと詳しくお知りになりたい方は、こちらをご覧ください！もっと詳しくお知りになりたい場合は、Tutaのセキュリティに関する詳細ページをご覧ください。
プライバシー
今日のオンライン環境はプライベートなものではありません。あなたのデータを収集し、それを販売し、利益を得ることは、今や普通のことと考えられています。これにはメールボックスのデータも含まれます（怖い話ですが）。ビジネスコミュニケーションに関しては、あなたを追跡せず、あなたのデータを収集せず、あなたのメールボックスにアクセスできないメールプロバイダを選ぶべきです。
Tuta Mailはプライバシーを重視したEメールで、エンドツーエンドの暗号化を使用することにより、真のプライバシーでコミュニケーションすることができます。Tutaはドイツにあり、すべてのデータはドイツのISO認証データセンターの自社サーバーに保存されます。ビジネスにとって、データの物理的なロケーションは非常に重要であり、ドイツには最高のデータ保護法があり、量子的に安全な暗号化とともに、Tutaを完璧なソリューションにしています。Tutaを選択すれば、安全で機密性が高く、GDPRに準拠したビジネスEメールが保証されます。
ドメインとエイリアス
ビジネスにおけるEメールのプロフェッショナリズムは、そのアドレスから始まります。Tuta Mailを選択すると、簡単にカスタムドメイン（選択したビジネスプランによって3つ以上のカスタムドメインから）を設定することができ、また複数のメールエイリアスアドレス（15以上のエイリアスから）を使用して、コミュニケーションを整理し合理化することができます。
Tuta Mailのユニークな特徴の1つは、独自ドメインで無制限にメールアドレスを使用できることです-この機能はすべてのビジネスプランに含まれています。
カレンダーと連絡先
TutaはEメールだけではありません！ビジネスメールとしてTutaを選択すると、メールボックスだけでなく、エンドツーエンドで暗号化されたカレンダーと連絡先も利用できます！
ビジネスメールにTuta Mailを選択すると、Tuta CalendarとTuta Contactsも利用できます。
Tuta Calendarを使えば、中小企業でも完全なプライバシーとセキュリティのもとで、予定を立てたり、日付を保存したり、連絡を取り合ったりすることができます。従業員全員、または一部の従業員だけが共有できるチーム用のカレンダーを作成することで、社内で何が起こっているのか、次にどのような締め切りが控えているのかを全員が把握できるようになります。Tuta Calendarは、ポスト量子暗号化を使用した唯一のゼロ知識カレンダーであり、あなたのスケジュールと予定が機密であることを保証します。 さらに、Tuta Contactsでは、ビジネス上の連絡先をTutaアプリ内に安全に暗号化して保存し、携帯電話に同期してモバイルで安全に使用することができます。
GDPRコンプライアンス
EU圏内でビジネスを展開し、EU市民の機密データを扱う場合、GDPRに準拠したメールプロバイダーを使用することが必須となります。たとえあなたの国で法的に義務付けられていなくても、GDPRに準拠することは間違いなく顧客の信頼を築き、ブランドの信頼性を高めるのに役立ちます。
ビジネスメールサポート
Tutaはすべての有料顧客にトップレベルのサポートを提供しています。本物の人間で構成された専任のサポートが、貴社のEメールに関するあらゆる問題を解決するお手伝いをいたします。私たちの言葉を鵜呑みにする必要はありません:Tutaユーザーがどのように弊社のメールサービスを気に入っているかは、Trustpilotのユーザーレビューをご覧ください。
Tuta Mailのビジネス機能
Tuta Mailには、お客様が必要とする全てのビジネス機能があります:
- 独自ドメインで無制限のメールアドレス
- スパム、フィッシング、追跡からの保護
- 受信トレイルールによるスマートフィルタリング
- 自動応答
- Windows、macOS、Linux用デスクトップクライアント
- アンドロイド＆iPhone用モバイルアプリ
- メールボックス、カレンダー、連絡先へのオフラインアクセス
- パスワードで保護され、暗号化された電子メールのためのカスタマイズされた通知メール
- Eメールテンプレートによる迅速な回答作成
- ウェブサイトからのログイン
- Tutaメールクライアント用のカスタムブランディング
- メールのインポートとエクスポート
- ラベル
- キー認証
ビジネスEメールプロバイダとしてTuta Mailを選択することで、お客様のビジネスに利益をもたらします！
ビジネスのスケーラビリティ
Tuta Mailは大手ハイテクEメールプロバイダではありません！しかし、これは成長企業向けではないということではありません。私たちは、あなたの成長ビジネスに完全なスケーラビリティを提供するメールプロバイダです。
Tutaには様々なビジネスプランがあり、お客様に最適なものを自由にお選びいただけます。ビジネスプランが適切でない場合は、アップグレードまたはダウングレードすることができます。
チームに新しいメンバーが加わりましたか？共有メールボックスを使用するか、ユーザーとして追加するだけです。さらにカスタムドメインの設定やエイリアスの作成が必要ですか？ほとんどの場合、それはすでにプランに含まれています。Tutaは、お客様のビジネスニーズを念頭に置いて構築・設計されており、真のプライバシーとセキュリティの中で自由にコミュニケーションすることができます。
環境に優しい通信ソリューション
企業は持続可能なソリューションをビジネスに使用することが奨励されています。これには、持続可能性に焦点を当てたグリーンEメールソリューションも含まれます。Tutaでは、環境保護に貢献したいと考えています。オフィスとサーバーの電力には再生可能エネルギーのみを使用しています。Tuta Mailのようなサービスを選ぶことで、貴社のコミュニケーションも環境に優しいものになります！
ビジネスメールのプロバイダーとしてTutaを選ぶことは、持続可能で環境に優しいコミュニケーションソリューションを選ぶことでもあるのです。
メールボックス整理のヒントメールがスパムやゴミ箱に送られないようにするには、アドレスをホワイトリストに登録しましょう。
時にはビッグテックに代わる選択肢を
業種や企業規模、所在地にかかわらず、安全なビジネスメールアドレスを持つことは不可欠です。それがなければ、たとえ小さな会社であっても、プロフェッショナルではなく、信頼できない印象を与えてしまいます。
一人用のビジネスEメールアドレスが必要でも、5人、50人、5000人のチーム用のEメールアドレスが必要でも、Tuta Mailはあなたのコミュニケーションがプライベートで安全であることを保証する完璧なEメールプロバイダです。さらに、あらゆる規模のビジネスへの献身的で直接的なサポートにより、あなたの中小企業も既存の顧客と同様にTutaに満足することでしょう。
