メールを簡単にアーカイブする方法

Outlookの場合

1. Outlookアカウントにログインします。
2. メールを選択し、ツールバーの「アーカイブ」をクリックするか、アーカイブフォルダにドラッグ＆ドロップします。
3. 通常の検索バーでアーカイブされたメールを検索します。

Gmailの場合

1. Gmailアカウントにログインします。
2. メールを選択し、その横にある「アーカイブ」と書かれたボックスをクリックするか、メールの横にあるチェックボックスにチェックを入れてから「E」キーを押します。
3. アーカイブされたメールを検索する場合は、「すべてのメール」に移動し、検索バーに_「:archive」と_入力してください。

Tuta Mailの場合

1. Tuta Mail アカウントにログインします。
2. メールを選択し、「その他のオプション（…）」をクリックして、そのメールを「アーカイブ」に_移動するか_、または_「アーカイブ」_フォルダにドラッグ＆ドロップします。
3. 通常の検索バーでアーカイブされたメールを検索します。

メールのアーカイブとは？

受信トレイに「アーカイブ」というフォルダがあるのを見たことがあるでしょう。しかし、メールのアーカイブが具体的にどのような機能なのか、よく分からないという方もいるかもしれません。多くの人は、メールのアーカイブを「メールが消えたように見えるが、実際には削除されていない」という概念と漠然と結びつけているかもしれません。つまり、メールは単に「別の場所」にあるだけなのです。

メールのアーカイブとは、より正確に言えば、メールをコピーするか、またはアクティブなメインの受信トレイから別のアーカイブへ移動させることを意味します。 言い換えれば、メールは別のインデックス化されたシステムに保存され、後で必要になったときに簡単にアクセスできるようになります**。** これにより、メールボックスの保存容量を削減し、受信トレイのパフォーマンスを向上させることができます。

メールをアーカイブすると、ヘッダー、本文、添付ファイル、メタデータを含むメール全体が、送信・受信時の状態そのままに保存されます。前述の通り、アーカイブ時にはメールが別のインデックス付きシステムに移動されるため、検索用にインデックスが作成されます。これにより、アーカイブされたメールは、キーワード、送信者、日付、件名、その他の属性を使って後から検索できるようになります。

削除とアーカイブの違い

メールの受信トレイを整理し、不要なメールを削除したい場合、不要なメールを削除するかアーカイブするかには大きな違いはないと思われがちです。しかし実際には、メールの削除とアーカイブは同じことではありません。 メールを削除すると、受信トレイからそのメールが消えます。メールの設定によっては、削除されたメールは一時的に「ゴミ箱」や「削除済みアイテム」フォルダに保存され、その後完全に削除される場合があります。例えば、Tuta Mailでは、ゴミ箱内のメールは30日後に自動的に削除されます。

一方、アーカイブすると、メールは管理されたストレージに保存され、いつでも検索や復元が可能になります。要するに、メールのアーカイブは、すぐにアクセスする必要はないものの、削除もしたくない重要なメールを保存するのに役立ちます。

注:コンプライアンス上の問題に関しては、アーカイブと削除の違いが極めて重要です。

メールの受信トレイを整理しておくために利用できるもう一つのツールとして、メールテンプレートや自動返信機能などがあります。

バックアップとアーカイブの違い

アーカイブとメールのバックアップには、目的が異なるため違いがあります。アーカイブの目的は、記録保存のためにメールを長期的に保管することです。一方、バックアップは短期間から中期間にわたってデータを保存するだけです。

バックアップの目的は、データ損失に備えてデータを保護することです。つまり、通常、関連データは定期的な間隔でバックアップされるため、古いバックアップは一定期間経過後に上書きされます。一方、アーカイブされたメールは、いつでも復元できる状態で保存されていなければなりません。

注:ここで留意すべき点は、メールアーカイブそのものをバックアップすることも重要であるということです。

メールのアーカイブはなぜ重要なのでしょうか？

受信トレイを整理整頓するのに役立つだけでなく、メールアーカイブには他にもメリットがあります。

前述の通り、メールのアーカイブ化はストレージ容量を削減し、その結果、ストレージコストの削減やITパフォーマンスの向上につながります。また、サイバー攻撃を受けた場合、失われたメールをはるかに容易に復元できるという点も、メールアーカイブの利点の一つです。

アーカイブされたメールは元の形式のまま保存されるため、編集や改ざんが行われていないことが保証されます。

データの保護をさらに確実にするためには、Tutaのような暗号化サービスを利用するようにしてください。ハノーバーに拠点を置くTutaは、エンドツーエンド暗号化と量子耐性を備えたメール、カレンダー、ドライブソリューションを提供する企業であり、お客様のデータが確実に「お客様自身のもの」であり続けることを保証します。そして、それはお客様だけのものです。

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法令遵守

ドイツの企業は、機密情報や重要な情報を含むメールを保存することが法的に義務付けられています。特に、それらのメールが税務上や法的な目的で関連する場合です。ドイツ法およびGDPRに従い、例えば外付けハードドライブにビジネス用メールを保存するだけでは不十分であり、代わりにアーカイブする必要があります。メールアーカイブの保存期間は、業界の規制や組織の方針によって異なります。

さらに、メールは元の形式のままアーカイブされるため、企業は数年前まで遡るメール通信の長期にわたる完全な記録を維持することができます。

Outlookでメールをアーカイブする方法

Outlookでメールをアーカイブする方法。スクリーンショット:Outlookアカウント。

Outlookアカウントでメールをアーカイブするには、まず_アカウントにログイン_する必要があります。次に、アーカイブしたいメール_をクリックして_選択します。ツールバーの_「アーカイブ」_をクリックすると、選択したメールがアーカイブされます。また、メールをアーカイブフォルダにドラッグ＆ドロップするだけでアーカイブすることも可能です。

注:アーカイブフォルダの横には「その他のオプション」（3つのドットで表示）があります。これをクリックすると、アーカイブフォルダ内にサブフォルダを作成したり、フォルダの色を変更したり、フォルダを空にしたりすることができます。

Outlookでアーカイブされたメールを検索する方法

検索ボックスで検索するか、アーカイブフォルダ内を閲覧することで、アーカイブされたメールを簡単に見つけることができます。Outlookの検索ボックスにキーワードを入力すると、デフォルトではメールボックス内のすべてのフォルダが検索対象となります。

Outlookでメールのアーカイブを解除する方法

Outlookアカウントでメールのアーカイブを解除するには、対象のメールを右クリックして選択します。さまざまなオプションを含むメニューが開くので、「移動」をクリックし、アーカイブされたメールを移動したいフォルダを選択します。

Gmailでメールをアーカイブする方法

Gmailアカウントでメールをアーカイブしたり、アーカイブされたメールを検索したりする方法。スクリーンショット:Gmailアカウント。

Gmailには、アーカイブしたいメールをドラッグ＆ドロップできる専用のアーカイブフォルダはありません。代わりに、メールをアーカイブするには、まずGmailアカウントを開いて_ログイン_する必要があります。その後、アーカイブしたい_メッセージの横にあるチェックボックスをクリックし_、_「アーカイブ」_をクリックします。

なお、アーカイブされたメールに誰かが返信すると、そのメールは受信トレイに戻ります。

ヒント:キーボードショートカットを使ってメールをアーカイブすることもできます。その場合は、まずメッセージの横にあるチェックボックスにチェックを入れ、次に「E」キーを押してください。

Gmailでアーカイブされたメールを探す方法

アーカイブされたメールは、「すべてのメール」ラベルの下に引き続き表示されます。したがって、Gmailアカウント内でアーカイブされたメールを検索したい場合は、「すべてのメール」に移動し、検索バーに_「:archive」と_入力してください。

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Tuta Mailでメールをアーカイブする方法

Tuta Mailアカウントでメールをアーカイブする方法。スクリーンショット:Tuta Mailアカウント。

Windows、macOS、Linux用のTuta Mail無料デスクトップクライアント、またはウェブブラウザ版のTuta Mailでメールをアーカイブするには、まず_アカウントにログインします_。 次に、アーカイブしたいメール_をクリックして_選択します。その後、「その他のオプション」（3つのドット）をクリックし、_「移動」を選択してから「アーカイブ」フォルダを選択します。選択したメールを「アーカイブ」フォルダにドラッグ＆ドロップするだけでも 構いません。メールをアーカイブした後、画面下部に表示されるポップアップウィンドウから、この操作を「元に戻す」_こともできます。

AndroidおよびiOS版のTuta Mailモバイルアプリでも、メールのアーカイブは素早く簡単に行えます。メールを1秒間長押しして選択し、_フォルダアイコン_をタップして「アーカイブ」を選択するだけです。

ヒント: モバイル端末でメールの通知を受け取った際、通知を1秒間長押しして「_アーカイブ」を_タップすることで、そのメールをアーカイブすることもできます。

Tuta Mailでアーカイブされたメールを移動・アーカイブ解除する方法

アーカイブされたメールは、再度「その他のオプション」をタップし、「移動」を選択することで、他のフォルダやメインの受信トレイへ簡単に移動できます。もちろん、ドラッグ＆ドロップでアーカイブされたメールを別のフォルダに移動することも可能です。

一般的に、アーカイブされたメールを検索する場合は、通常の検索バーから直接検索できます。

ヒント:特定の送信者からのメールを常に自動的にアーカイブしたい場合は、受信トレイのルールを作成することができます。

まとめ

メールのアーカイブは、ドイツの企業にとって法的要件であるだけでなく、（個人の）ユーザーにとってもいくつかの利点があります。2026年においても、メールは依然として主要なコミュニケーションツールです。メールをアーカイブすることで、データセキュリティの向上や検索性能の向上を図ることができます。