Cómo organizar los correos electrónicos para tener una bandeja de entrada limpia (7 pasos)
La organización del correo electrónico puede ser una tarea agotadora, pero estamos aquí para ayudarle. Descubre los siete pasos del equipo de Tuta para clasificar los correos electrónicos y mantener tu bandeja de entrada ordenada.
Organización del correo electrónico en 7 pasos rápidos
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Paso 1: Empiece de cero: Abrir un buzón con Tuta Mail
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Paso 2: Crear direcciones alias de correo electrónico en Tuta para diferentes propósitos
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Paso 3: Crear carpetas y subcarpetas
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Paso 4: Actualice las direcciones de correo electrónico de sus cuentas e informe a sus contactos de su nueva dirección
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Paso 5: Revise su antiguo buzón y exporte los correos importantes
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Paso 6: Importe sus correos a Tuta Mail
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Paso 7: Configurar las reglas de la bandeja de entrada y mover los correos electrónicos a las carpetas
Organización del correo electrónico paso a paso
Paso 1: Crear un nuevo buzón
La idea de tener que limpiar una cuenta de correo electrónico que has tenido durante un par de años puede ser suficiente para seguir posponiendo la tarea. Esto es comprensible, ya que para muchas personas, la cantidad de correo electrónico, spam y boletines recibidos cada día es a menudo inmanejable. Pero un buzón organizado empieza por hacer borrón y cuenta nueva.
Y aunque los proveedores de correo electrónico más populares, como Gmail y Outlook, ofrecen carpetas, filtros y reglas, que son útiles para organizar el correo electrónico, estos proveedores de correo electrónico están introduciendo ahora funciones de IA en el correo electrónico, lo que supone un gran riesgo para tu privacidad. Además, los grandes servicios de correo electrónico como Yahoo y Gmail suelen estar llenos de anuncios que dificultan la organización y el orden de tu buzón. Y estos grandes proveedores de tecnología no hacen que la creación de direcciones de correo electrónico de alias (que son necesarias para la organización) sea una tarea fácil y rápida.
El primer paso para organizar su buzón de correo es empezar con una pizarra limpia. Tuta Mail es la solución de correo electrónico perfecta para quienes valoran la privacidad y quieren una bandeja de entrada ordenada y organizada. Tuta Mail ofrece una gama de planes personales y empresariales que se adaptan mejor a sus necesidades.
Para organizar realmente tu buzón de correo, te recomendamos que empieces de cero y crees uno nuevo con Tuta Mail, la alternativa cifrada a Gmail. Aunque crear un nuevo buzón pueda parecer un gran esfuerzo, el diseño fácil de usar de Tuta Mail y funciones como la importación de correo electrónico y los alias facilitan las cosas - y lo que es aún mejor, recibirás mucho menos correo basura, boletines y correo promocional, sin tener que darte de baja manualmente de todas esas listas que se han ido acumulando a lo largo de los años.
Tuta Mail ofrece una gama de planes, pero para el propósito de utilizar direcciones de alias de correo electrónico, le recomendaríamos adquirir el plan Revolucionario por 3 euros/mes o el plan Leyenda por 8 euros/mes.
Paso 2: Crear direcciones de alias
A continuación, deberás pensar cuáles son tus cuentas en línea importantes que te gustaría actualizar con tu nueva dirección de correo electrónico, y si te gustaría utilizar tu dirección principal o un alias.
Para mantener la privacidad y la seguridad, te recomendamos que sólo compartas tu dirección de correo electrónico principal con personas que conozcas. Para proteger tu identidad, reducir el spam y mantenerte más organizado, puedes crear alias de direcciones de correo electrónico para distintos fines. Recuerda que no necesitas actualizar todas tus cuentas con tu nueva dirección de correo electrónico, sólo algunas importantes. Por ejemplo, es posible que no quieras actualizar el correo electrónico de una plataforma en línea que ya no utilizas y que muy probablemente sigue enviando correos electrónicos de marketing.
- Cómo añadir una dirección alias en Tuta Mail
- Configuración
- Haga clic en Configuración de correo electrónico
- Desplácese hasta Direcciones de correo electrónico y haga clic en Mostrar
- Haga clic en +.
- Introduzca su nueva dirección alias y elija el dominio
- Introduzca su nombre de remitente
- Haz clic en Aceptar
🎬 Mira cómo añadir alias de correo electrónico en Tuta Mail en YouTube
Ejemplos de direcciones de correo electrónico de alias que podrías crear para diferentes propósitos
- Dirección principal: Guárdala exclusivamente para las personas que conoces
- Una dirección alias para tus cuentas sociales
- Un alias para operaciones bancarias
- Un alias para las compras en línea
- Un alias para boletines informativos
Paso 3: Crear carpetas
El siguiente paso es limpiar su buzón de correo y mantenerlo ordenado y organizado con la ayuda de carpetas. Tuta Mail te permite crear un número ilimitado de carpetas, y puedes crear subcarpetas dentro de ellas. Además de una fácil organización con estas carpetas, Tuta Mail te permite tener buzones compartidos. Por ejemplo, si tiene un buzón Tuta Mail dedicado para su hijo, puede compartir este buzón con su pareja o con los padres del niño y ambos abrir, leer y responder correos.
Cómo organizar los correos en carpetas
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Carpeta principal para banca - subcarpetas para cada banco en el que tengas cuentas
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Carpeta de viajes - subcarpetas para cada viaje o lugar que visites
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Cómo crear carpetas en Tuta Mail
- Haga clic en el símbolo del bolígrafo junto a Sus carpetas
- Haga clic en el símbolo +.
- Introduzca el nombre de la carpeta
- En Carpeta principal, seleccione Ninguno
- Cómo crear subcarpetas dentro de carpetas
- Haga clic en el menú de tres puntos de la carpeta principal
- Haga clic en el símbolo + para añadir una carpeta
- Introduzca el nombre
- Haga clic en Aceptar
Puede configurar reglas de bandeja de entrada para que los mensajes entrantes se clasifiquen automáticamente en la carpeta correspondiente. Esto asegura que tu bandeja de entrada no se llene demasiado y que los correos importantes acaben en sus carpetas dedicadas, donde podrás abrirlos, verlos y gestionarlos rápidamente.
Paso 4: Actualice su dirección de correo electrónico
Antes de exportar tus correos electrónicos desde tu antigua cuenta deberías:
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Comunicar a tus contactos de correo electrónico importantes el cambio de tu dirección de correo electrónico y pedirles que actualicen tu contacto.
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Revisa los perfiles y cuentas importantes que tengas en Internet y actualiza tu dirección de correo electrónico.
Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico a tus amigos íntimos y familiares informándoles de tu nueva dirección principal. Pero cuando actualices tu dirección de correo electrónico en tus plataformas de redes sociales o cuentas de compras online, puedes utilizar una de tus direcciones alias.
Paso 5: Exportar correos electrónicos importantes
A continuación, tendrás que seguir los pasos de tu proveedor de correo electrónico para exportar de forma segura tus mensajes a archivos de correo electrónico individuales (.eml) o a buzones completos (.mbox).
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Usuarios de Gmail: Aprende a exportar tus correos electrónicos de Gmail aquí.
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Usuarios de Outlook: Aprende a exportar tus correos electrónicos de Outlook aquí.
Paso 6: Importar correos electrónicos a Tuta Mail
- Cómo importar correos electrónicos a Tuta Mail
- Abra el cliente de escritorio de Tuta Mail
- Vaya a Configuración
- Haga clic en Importar correo electrónico
- Elija una carpeta a la que importar los correos electrónicos, por ejemplo, “Importados”
- Haga clic en Importar
Nota: Por ahora, la importación de correo electrónico se limita al plan Tuta Legend y Unlimited, pero pronto estará disponible para todos los planes de pago.
Paso 7: Configurar las reglas de la bandeja de entrada y mover los correos electrónicos a las carpetas
Ahora que ha importado sus correos electrónicos y actualizado la dirección de correo electrónico de sus cuentas, deberá configurar las reglas de la bandeja de entrada. Estas reglas te permiten elegir qué ocurre con los correos electrónicos entrantes.
Por ejemplo, puede configurar una regla para que los correos electrónicos de la dirección del remitente que contenga PayPal o Barclays se envíen directamente a su carpeta o subcarpetas “Banco” correspondientes. O puede configurar una regla de bandeja de entrada para que los correos electrónicos del colegio de su hijo se envíen siempre a una carpeta específica.
Al hacer uso de las reglas de bandeja de entrada de Tuta, puede establecer reglas automáticas una vez y mejorar la organización de su correo electrónico al mantener sus correos electrónicos ordenados en carpetas, sin la molestia de moverlos manualmente cada vez.
- Cómo crear reglas de bandeja de entrada en Tuta Mail
- Ir a Configuración
- Haga clic en Correo electrónico
- Haz clic en Mostrar reglas de bandeja de entrada
- Haz clic en + para añadir una nueva regla
- En el campo, elija en qué se basa la regla. Por ejemplo, la dirección del remitente.
- En Valor, introduzca los términos/dirección en los que se basa la regla. Por ejemplo, la dirección del remitente.
- En Carpeta de destino, elija la carpeta o subcarpeta a la que se enviarán los correos electrónicos.
Incluso puede utilizar Regex (expresiones regulares) para crear reglas de bandeja de entrada en Tuta Mail.
🎬 Mira cómo crear reglas de bandeja de entrada en Tuta Mail en YouTube
- Mover correos electrónicos importados a carpetas
Si importaste correos electrónicos de una cuenta de correo antigua, para mejorar la organización de tu correo y limpiar tu bandeja de entrada, también puedes moverlos a sus carpetas específicas utilizando las reglas de bandeja de entrada ya configuradas.
- Vaya a la carpeta que contiene los correos importados
- Selecciona todos haciendo clic en la casilla cuadrada
- Marque todos como no leídos haciendo clic en el símbolo del ojo con la línea
- Haga clic en el icono de la carpeta
- Seleccione Bandeja de entrada
Las reglas de configuración de la bandeja de entrada se aplicarán automáticamente a los correos marcados como no leídos. Esto es así porque las reglas de la bandeja de entrada de Tuta sólo se aplican a los correos no leídos, por ejemplo, al recibirlos o al marcarlos como no leídos.
Funciones adicionales de organización con Tuta Mail
Utilizar etiquetas
En Tuta Mail, tienes total libertad sobre cómo organizar y categorizar tus correos electrónicos. Con las etiquetas de Tuta Mail, puede crear nombres personalizados para cada etiqueta y elegir colores personalizados también. Los correos electrónicos pueden tener más de una etiqueta, y usted puede ver los correos electrónicos de acuerdo a sus etiquetas.
Utilice el calendario de Tuta
Cuando te registras en Tuta Mail, también tendrás acceso al Calendario Tuta que está construido para una fácil organización y planificación sin esfuerzo. Así que al salir de su antiguo buzón de correo, como Gmail, ¿por qué no DeGoogle por completo y hacer el cambio a Tuta Calendar - el calendario privado alternativa a Google - también.
Fácil control del spam
Con las reglas de spam de Tuta Mail tienes el control de cómo se gestionan tus correos electrónicos con las reglas que tú creas. Las reglas de spam te permiten establecer diferentes reglas para los correos electrónicos, ahorrándote tiempo y el esfuerzo de tener que eliminar manualmente los correos electrónicos o moverlos a la Papelera o a Spam. Por ejemplo, puedes elegir a dónde se envían los correos electrónicos de remitentes específicos, dominios o incluso correos electrónicos que contengan palabras específicas en el asunto. Con las reglas de spam puedes marcar los correos como “No spam”, “Siempre spam”, o establecer la regla para “Descartar” completamente correos específicos.
Eliminación automática después de 30 días
La función de borrado automático de Tuta Mail garantiza que tu almacenamiento de correo electrónico tampoco se desperdicie en correo basura, gracias al borrado automático de todos los correos electrónicos contenidos en las carpetas Papelera o Spam después de 30 días de mover los correos electrónicos a estas carpetas. También puedes vaciar manualmente estas carpetas en cualquier momento.
Más allá de la organización, obtienes privacidad
Más que un buzón fácil de usar que te permite organizar tu correo electrónico, Tuta Mail te ofrece privacidad. Con el proveedor alemán de correo electrónico, Tuta Mail, tienes garantizada la mejor privacidad y seguridad gracias a su encriptación post-cuántica, su código fuente abierto y su arquitectura de conocimiento cero.
