Por qué y cómo archivar correos electrónicos en Gmail, Outlook y Tuta Mail en 2026
El archivo de correos electrónicos ofrece varias ventajas y, además, es un requisito legal en Alemania. ¡Descubre en esta guía por qué es importante archivar tus correos electrónicos profesionales y cómo hacerlo en Gmail, Outlook y Tuta Mail!
Cómo archivar correos electrónicos en unos sencillos pasos
En Outlook
- Inicia sesión en tu cuenta de Outlook.
- Selecciona el correo electrónico, haz clic en «Archivar» en la barra de herramientas O arrástralo y suéltalo en la carpeta de archivo.
- Busca el correo archivado en la barra de búsqueda habitual.
En Gmail
- Inicia sesión en tu cuenta de Gmail.
- Selecciona el correo electrónico y haz clic en la casilla situada junto a él que dice «Archivar» O marca la casilla situada junto al correo electrónico y, a continuación, pulsa «E».
- Si buscas un correo archivado, ve a «Todos los correos» y, a continuación, escribe «:archive» en la barra de búsqueda.
En Tuta Mail
- Inicia sesión en tu cuenta de Tuta Mail.
- Selecciona el correo electrónico, haz clic en «Más opciones» (….) y mueve el correo a «Archivo», o bien arrástralo y suéltalo en la carpeta «Archivo ».
- Busca el correo archivado en la barra de búsqueda habitual.
¿Qué es el archivado de correos electrónicos?
Probablemente hayas visto antes la carpeta «Archivo» en tu bandeja de entrada. Pero, ¿no tienes claro qué supone exactamente el archivado de correos electrónicos? La mayoría de la gente suele asociar vagamente el archivado de correos con la idea de que tus correos desaparecen, pero no se borran. Simplemente están «en otro sitio».
Para ser más precisos sobre qué es exactamente el archivado de correos electrónicos: el archivado de correos electrónicos consiste en copiar tu correo electrónico o sacarlo de tu bandeja de entrada principal activa y trasladarlo a un archivo independiente. En otras palabras: tus correos electrónicos se almacenan en un sistema indexado independiente al que podrás acceder fácilmente más adelante cuando lo necesites. Esto puede reducir el volumen de almacenamiento de tu buzón y mejorar el rendimiento de la bandeja de entrada.
Cuando archivas un correo electrónico, se conserva el mensaje completo —incluidos el encabezado, el cuerpo, los archivos adjuntos y los metadatos—. Exactamente tal y como se envió y se recibió. Como se ha mencionado anteriormente, al archivar, los correos electrónicos se trasladan a un sistema indexado independiente, lo que significa que se indexan para poder buscarlos. Posteriormente, podrás encontrar tus correos archivados utilizando palabras clave, el remitente, la fecha, el asunto u otros atributos.
Eliminar frente a archivar
Quieres organizar tu bandeja de entrada y deshacerte de algunos correos electrónicos inútiles. Por lo tanto, da lo mismo borrar o archivar los correos que no quieres, ¿verdad? En realidad, borrar y archivar correos electrónicos no es lo mismo. Al eliminar un correo electrónico, este desaparece de tu bandeja de entrada. Dependiendo de la configuración de tu correo electrónico, el mensaje eliminado puede permanecer en la papelera o en la carpeta de elementos eliminados durante un breve periodo de tiempo antes de ser eliminado de forma permanente; por ejemplo, en Tuta Mail, los correos de la papelera se eliminan automáticamente al cabo de 30 días.
Por el contrario, al archivarlo, el correo electrónico se conserva en un almacenamiento regulado, donde se puede buscar y recuperar cuando quieras. En resumen: archivar correos electrónicos te ayuda a guardar aquellos mensajes importantes a los que no necesitas acceder de inmediato, pero que tampoco quieres eliminar.
Nota: En lo que respecta a cuestiones de cumplimiento normativo, la diferencia entre archivar y eliminar es fundamental.
Otra herramienta que puedes utilizar para mantener organizada tu bandeja de entrada es el uso de plantillas de correo electrónico o respuestas automáticas, por ejemplo.
Copia de seguridad frente a archivado
Existe una diferencia entre archivar y hacer copias de seguridad de los correos electrónicos, ya que tienen objetivos distintos. El objetivo del archivado es almacenar los correos electrónicos a largo plazo con fines de documentación. Las copias de seguridad, por su parte, solo almacenan datos a corto o medio plazo.
El propósito de la copia de seguridad es proteger los datos en caso de pérdida. Esto significa que, por lo general, se realiza una copia de seguridad de los datos relevantes a intervalos regulares, lo que implica que las copias de seguridad más antiguas se sobrescriben tras un determinado periodo de tiempo. Los correos electrónicos archivados, por el contrario, deben poder recuperarse.
Nota: Cabe señalar aquí que también es importante realizar copias de seguridad de los propios archivos de correo electrónico.
¿Por qué es importante el archivado de correos electrónicos?
Además de ayudarte a mantener tu bandeja de entrada organizada, el archivo de correos electrónicos ofrece otras ventajas.
Como se ha mencionado anteriormente, el archivado de correos electrónicos reduce los volúmenes de almacenamiento, lo que a su vez reduce los costes de almacenamiento y puede mejorar el rendimiento de las TI. Otra ventaja del archivado de correos electrónicos es que, en caso de ciberataque, los correos electrónicos perdidos se pueden recuperar con mucha más facilidad.
Dado que los correos electrónicos archivados se almacenan en su formato original, se garantiza que no sean editados ni manipulados.
Si quieres asegurarte aún más de que tus datos permanezcan protegidos, asegúrate de utilizar servicios cifrados, como Tuta, por ejemplo. Tuta, con sede en Hannover, es la empresa responsable de soluciones de correo electrónico, calendario y almacenamiento cifradas de extremo a extremo y seguras frente a ataques cuánticos, que garantizan que tus datos sigan siendo tuyos. Y solo tuyos.
Cumplimiento normativo
Las empresas en Alemania están obligadas por ley a almacenar los correos electrónicos que contengan información sensible e importante, especialmente cuando dichos correos sean relevantes a efectos fiscales y legales. De conformidad con la legislación alemana y el RGPD, no basta con guardar los correos electrónicos empresariales en un disco duro externo, por ejemplo, sino que deben archivarse. El periodo de conservación para el archivo de correos electrónicos depende, por tanto, de la normativa del sector y de la política de la organización.
Además, dado que los correos electrónicos se archivan en su formato original, esto permite a las empresas mantener un registro completo y a largo plazo de su comunicación por correo electrónico, incluso de hace varios años.
Cómo archivar correos electrónicos en Outlook
Cómo archivar correos electrónicos en Outlook. Captura de pantalla: cuenta de Outlook.
Si quieres archivar un correo electrónico en tu cuenta de Outlook, primero debes iniciar sesión en tu cuenta. A continuación, puedes seleccionar el correo electrónico que deseas archivar haciendo clic en él. Ahora puedes hacer clic en «Archivar» en la barra de herramientas y el correo electrónico seleccionado quedará archivado. También puedes archivar tu correo electrónico simplemente arrastrándolo y soltándolo en la carpeta de archivo.
Nota: Junto a la carpeta de archivo encontrarás «Más opciones» (indicadas por los tres puntos). Al hacer clic en ellas, podrás, por ejemplo, crear una subcarpeta dentro de tu carpeta de archivo, cambiar el color de la carpeta o vaciarla.
Cómo encontrar un correo archivado en Outlook
Puedes encontrar fácilmente los correos archivados buscándolos en el cuadro de búsqueda o navegando por la carpeta de archivo. Cuando escribes un término en el cuadro de búsqueda de Outlook, por defecto Outlook busca en todas las carpetas de tu buzón.
Cómo desarchivar correos electrónicos en Outlook
Si quieres desarchivar un correo electrónico de tu cuenta de Outlook, solo tienes que seleccionar el mensaje haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre él. Se abrirá un menú con diferentes opciones; haz clic en «Mover» y, a continuación, elige a qué carpeta quieres mover el correo archivado.
Cómo archivar correos electrónicos en Gmail
Cómo archivar correos electrónicos y encontrar correos archivados en tu cuenta de Gmail. Captura de pantalla: cuenta de Gmail.
Gmail no dispone de una carpeta de archivo específica a la que puedas arrastrar y soltar los correos que quieras archivar. En su lugar, si quieres archivar un correo, primero debes abrir tu cuenta de Gmail e iniciar sesión. A continuación, puedes marcar la casilla situada junto al mensaje que quieras archivar y hacer clic en «Archivar».
Ten en cuenta que, si alguien responde a un correo archivado, este volverá a tu bandeja de entrada.
Consejo: También puedes utilizar un atajo de teclado para archivar un correo electrónico: para ello, primero marca la casilla situada junto al mensaje y, a continuación, pulsa «E».
Cómo encontrar un correo archivado en Gmail
Los correos archivados siguen estando disponibles en la etiqueta «Todos los correos». Por lo tanto, si quieres buscar un correo archivado en tu cuenta de Gmail, ve a «Todos los correos » y, a continuación, escribe «:archive» en la barra de búsqueda.
Cómo archivar correos electrónicos en Tuta Mail
Cómo archivar correos electrónicos en tu cuenta de Tuta Mail. Captura de pantalla: cuenta de Tuta Mail.
Si quieres archivar un correo electrónico en los clientes de escritorio gratuitos de Tuta Mail para Windows, macOS o Linux, o a través de Tuta Mail en el navegador web, primero inicia sesión en tu cuenta. A continuación, puedes seleccionar el correo electrónico que quieras archivar haciendo clic en él. Después, haz clic en «Más opciones» (los tres puntos) y selecciona «Mover» y, a continuación, la carpeta «Archivo ». También puedes simplemente arrastrar y soltar el correo electrónico seleccionado en la carpeta «Archivo». Una vez que hayas archivado tu correo electrónico, también tienes la opción de «Deshacer» esta acción en la ventana emergente que aparece en la parte inferior.
En las aplicaciones móviles de Tuta Mail para Android e iOS, archivar un correo electrónico también es rápido y sencillo. Solo tienes que mantener pulsado el correo electrónico durante un segundo para seleccionarlo, hacer clic en el icono de la carpeta y, a continuación, seleccionar «Archivar».
Consejo: Cuando recibas una notificación de un correo electrónico en tu dispositivo móvil, también puedes archivarlo manteniendo pulsada la notificación durante un segundo y seleccionando «Archivar».
Cómo mover y desarchivar correos archivados en Tuta Mail
En general, los correos archivados también se pueden mover fácilmente a otras carpetas, o a tu bandeja de entrada principal, haciendo clic de nuevo en «Más opciones» y, a continuación, en «Mover». Por supuesto, también puedes mover los correos archivados a otra carpeta simplemente arrastrándolos y soltándolos.
En general, para buscar correos archivados, basta con utilizar la barra de búsqueda habitual.
Consejo: Si tienes correos de un remitente concreto que quieras archivar siempre automáticamente, puedes crear una regla de bandeja de entrada.
Conclusión
El archivo no solo es un requisito legal para las empresas en Alemania, sino que también puede ofrecer varias ventajas a los usuarios (particulares). En 2026, el correo electrónico seguirá siendo la herramienta de comunicación dominante. Al archivar tus correos electrónicos, puedes garantizar una mayor seguridad de los datos o un mejor rendimiento en las búsquedas.
