Digitalisierung in Deutschland? Eine neue forsa-Studie von MeisterTask zeigt wie es um deutsche Kommunen steht
Alle reden von digitaler Souveränität – aber wie sieht die Realität aus? Im Interview mit MeisterTask finden wir heraus, was deutsche Bürgermeister:innen sagen, woran es hapert und was schon richtig gut läuft.
Vivien: Liebes Team von MeisterTask, ihr habt vor Kurzem eine interessante Studie unter dem Titel “Digitalisierung in Deutschlands Kommunen 2026” veröffentlicht. Was ist euer wichtigstes Learning daraus zum Thema digitale Souveränität?
Ich frage deshalb, weil wir bei Tuta immer wieder von Kunden – und auch von der Politik hören – wie wichtig die Unabhängigkeit von amerikanischen Tech-Unternehmen ist, und am Ende nutzen doch die meisten Microsoft. Wie seht ihr das?
MeisterTask: Kurz zum Hintergrund: Für den Bericht hat forsa in unserem Auftrag knapp 1.300 Bürgermeister:innen in ganz Deutschland befragt. Es ist schon die zweite Runde nach 2025, wir können also auch sehen, was sich verändert hat. Beim Thema Souveränität hat uns vor allem die Deutlichkeit der Antworten überrascht. Knapp neun von zehn Bürgermeister:innen halten es für wichtig, dass Anbieter und Server in Deutschland oder in der EU sitzen. Für uns zeigt das vor allem, wie wichtig den Kommunen Transparenz ist: also zu wissen, wo ihre Daten liegen und wer darauf zugreifen kann.
Vivien: Wie ist es euch mit MeisterTask gelungen so viele Kommunen zu erreichen und zu überzeugen, neue Wege mit einem deutschen Anbieter zu gehen?
MeisterTask: Bei MeisterTask geht es eher darum, dass Teams gemeinsam Projekte planen und alle sehen, wer gerade woran arbeitet und bis wann. Inzwischen arbeiten über 2.000 Organisationen aus dem öffentlichen Sektor mit unserem Tool. Zwei Gründe hören wir dabei besonders oft: Wir sind ein deutsches Unternehmen und hosten in Deutschland, damit sind viele Datenschutzfragen schon geklärt. Und der Einstieg ist einfach. Teams brauchen keine langen Schulungen, sondern können direkt loslegen. Die Stadt Gütersloh setzt zum Beispiel bei der Digitalisierung ihrer Verwaltung für die Projektplanung auf MeisterTask.
27 % der befragten Bürgermeister sind mit dem aktuellen Stand der Digitalisierung unzufrieden.
Vivien: Wow, da scheint sich ja im Moment in einigen Organisationen richtig was zu tun, wenn es um digitale Souveränität geht. Aber zurück zu eurer Studie: 97% der Befragten eures Digitalisierungsberichtes halten Digitalisierung für wichtig oder sogar sehr wichtig, und dennoch sind gut ein Viertel der Befragten mit dem aktuellen Digitalisierungsgrad unzufrieden. Dabei liegt das Problem nicht am Willen der Kommunen, sondern die größte Hürde bleiben Regulierungen bzw. von außen gesetzte Rahmenbedingungen.
Was sind konkrete Rahmenbedingungen, die eurer Meinung nach, die Digitalisierung in deutschen Kommunen erschweren? Welche Regulierungen müssten konkret geändert werden?
MeisterTask: Ganz oben stehen tatsächlich die regulatorischen Hürden, das sagen drei von vier Bürgermeister:innen. Danach kommen fehlendes Geld und fehlendes Personal. Beim Datenschutz wären wir aber vorsichtig. Der ist nicht das Problem, sondern die Grundlage dafür, dass Menschen digitalen Angeboten überhaupt vertrauen. Was wir aus der Praxis eher hören, sind langwierige und aufwendige Vergabeverfahren. Gerade kleine Kommunen mit wenig Personal brauchen oft viel Zeit, bis sie ein neues Tool überhaupt einsetzen können. Da würde eine Vereinfachung viel bewirken.
Vivien: Langwierige und aufwendige Vergabeverfahren sind in Deutschland ja ein altbekanntes Problem. Aber ganz grundsätzlich: Wie wichtig ist es eurer Meinung nach, dass deutsche Behörden und Kommunen digital souverän und unabhängig von US-amerikanischen Tech-Unternehmen werden? Welche Risiken bestehen wenn sie es nicht werden? Welche zukünftigen Bedrohungen könnte es geben?
MeisterTask: Sehr wichtig. Souveränität heißt für uns aber nicht, sich abzuschotten, sondern handlungsfähig zu bleiben. Aus unserer Sicht sollte eine Kommune wissen, wo ihre Daten liegen und wer darauf zugreifen kann.
Schwierig wird es, wenn das nicht mehr klar ist. Wer sich stark an einzelne Systeme bindet, hat weniger Spielraum, egal ob bei Preisen, Verträgen oder technischen Änderungen. Deshalb lohnt es sich, schon bei der Auswahl darauf zu achten, wie offen ein System ist und ob es sich gut mit anderen Lösungen verbinden lässt.
Vivien: Wir hören ebenfalls immer wieder von unseren Kunden, dass sie sich für Tuta entscheiden, weil sie dadurch sicherstellen können, dass ihre Daten auf unseren eigenen Servern in Deutschland liegen.
In eurem Bericht steht, dass die Bereitschaft, neue digitale Lösungen einzusetzen in deutschen Kommunen zwar sehr hoch ist, dennoch nennen fast ¾ der Befragten hohe Kosten und Gebühren als größte Herausforderung. Gleichzeitig hören wir von der Regierung, dass überall gespart werden muss. Können sich deutsche Kommunen digitale Souveränität überhaupt leisten? Oder wird es im Gegensatz nicht teurer für uns als Land, wenn wir nicht auf digitale Souveränität setzen?
MeisterTask: Geld ist ein echtes Thema. Wenn es um neue Software geht, nennen die meisten Bürgermeister:innen hohe Kosten und Gebühren als größte Herausforderung. Spannend fanden wir aber: Bei fast der Hälfte ist das Digitalisierungsbudget gestiegen, und trotzdem bleibt die Durchschnittsnote für den Digitalisierungsgrad genau auf dem Niveau des Vorjahres. Mehr Geld allein bringt also noch keinen Fortschritt.
Für uns ist die Frage deshalb weniger, ob sich Kommunen das leisten können, als vielmehr, wie sie anfangen. Oft bringt es am meisten, klein zu starten und ein konkretes Problem aus dem Alltag zu lösen, statt gleich das große Projekt anzugehen. Und langfristig ist es meistens günstiger, flexibel zu bleiben, als später teuer umsteigen zu müssen.
Vivien: Interessant zu hören, dass zwar das Budget für Digitalisierung steigt, aber nicht automatisch auch der Digitalisierungsgrad. Da scheint es also noch eine Menge Nachholbedarf zu geben.
Habt ihr einen konkreten Wunsch an die Politik, der euch und MeisterTask den Weg zu digitaler Souveränität erleichtern würde?
MeisterTask: Ja: einfachere Vergabe. Wenn Kommunen Software schneller und unkomplizierter beschaffen könnten, hätten alle etwas davon, vor allem kleine Kommunen und kleinere europäische Anbieter. Auch gemeinsame Standards für Schnittstellen würden sehr helfen. Viele Kommunen tun sich heute schwer damit, neue Tools in ihre bestehenden Systeme einzubinden.
Vivien: Dem können wir von Tuta nur zustimmen. Wie sieht eure ideale Vorstellung von einer digitalisierten Kommune (in der Zukunft) aus?
MeisterTask: Eine Kommune, in der Wissen nicht in einzelnen Köpfen oder Postfächern steckt, sondern für das ganze Team zugänglich ist. Alle sehen, woran wer arbeitet und was als Nächstes ansteht. Routinearbeit läuft automatisch, und die Mitarbeitenden haben mehr Zeit für die Bürger:innen.
Und das Wichtigste: Digitalisierung fühlt sich nicht wie ein zusätzliches Projekt an, sondern macht den Arbeitsalltag leichter. Wer tiefer einsteigen möchte, findet übrigens alle Ergebnisse der Studie in unserem Digitalisierungsbericht “Digitalisierung in Deutschlands Kommunen 2026” auf unserer Website.
Vivien: Vielen lieben Dank, MeisterTask-Team, für das Interview zu eurer Studie zur Digitalisierung in deutschen Kommunen. Wir von Tuta sind gespannt darauf, wie die Reise bei der digitalen Souveränität weitergeht! Mit Lösungen wie Tuta, der quantensicheren und Ende-zu-Ende-verschlüsselten E-Mail- und Kalender-Lösung, und MeisterTask, der Plattform für Projektmanagement und Teamarbeit, können wir Kommunen und Behörden helfen, digital souverän zu werden.
