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So erstellen und nutzen Sie gemeinsame Postfächer in Tuta Mail

Das Einrichten von gemeinsamen Postfächern ist schnell und einfach und kann vom E-Mail-Administrator Ihres Unternehmens vorgenommen werden. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in Tuta Mail gemeinsame Postfächer für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens erstellen und nutzen können.

Tuta Mail offers shared mailboxes in all business plans. Learn how to add users and create shared mailboxes in Tuta Mail.

Gemeinsame Postfächer in Tuta Mail eignen sich hervorragend für Unternehmen jeder Größe, da sie Teams die gemeinsame Nutzung von Postfächern und eine optimierte Kommunikation ermöglichen – mit dem zusätzlichen Vorteil der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Tuta. Heute zeigen wir Ihnen, wie ein E-Mail-Administrator gemeinsame Postfächer anlegen kann und wie Mitarbeiter diese nutzen können.

Steigern Sie Ihre E-Mail-Produktivität mit den gemeinsamen Postfächern von Tuta

Mit individuellen und gemeinsamen Postfächern können Unternehmen jeder Größe nicht nur vertraulich und sicher, sondern auch bequem und einfach kommunizieren. Gemeinsame Postfächer sind in allen Tuta Mail-Tarifen für Unternehmen enthalten und bieten eine einfache Möglichkeit für mehrere E-Mail-Nutzer, E-Mails aus einem gemeinsamen Postfach heraus zu beantworten.

So funktionieren gemeinsame Postfächer bei Tuta

Wenn Sie einen Tuta Business-Tarif erstellen, hat der Administrator Ihrer Organisation Zugriff auf die Admin-Einstellungen.

Unter den Admin-Einstellungen kann der Administrator Nutzer (für jeden Mitarbeiter) anlegen. Jeder Nutzer erhält sein eigenes Tuta-Postfach und kann Zugriff auf verschiedene gemeinsame Postfächer erhalten. Der E-Mail-Administrator einer Organisation kann außerdem die globalen Einstellungen, das Whitelabel, Abonnements und Zahlungen verwalten.

Sobald Sie ein Tuta-Business-Konto erstellt und Ihre eigene Domain hinzugefügt haben, können Sie mit dem Hinzufügen von Benutzern beginnen.

E-Mail-Verschlüsselung erklärt: Warum Ihr Unternehmen verschlüsselte E-Mails benötigt

So fügen Sie einen Benutzer in Tuta Mail hinzu

How to add a user in Tuta Mail: In Settings, go to Amin settings, click User management, click on the ‘+’ How to add a user in Tuta Mail: In Settings, go to Amin settings, click User management, click on the ‘+’

How to add a user in Tuta Mail: Enter the users name, their email address and select the correct domain, choose a password for them and click ok. How to add a user in Tuta Mail: Enter the users name, their email address and select the correct domain, choose a password for them and click ok.

How to add a user in Tuta Mail: Review the booking summary and click Buy. How to add a user in Tuta Mail: Review the booking summary and click Buy.

Under User management you will then see the new user account you have created. Under User management you will then see the new user account you have created.

Bevor Sie gemeinsam genutzte Postfächer anlegen, müssen Sie Benutzer zu Ihrem Business-Tarif hinzufügen, die jeweils ein eigenes Postfach erhalten.

  1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ → „Benutzerverwaltung“
  2. Klicken Sie auf das „+“, um einen neuen Benutzer hinzuzufügen
  3. Geben Sie den Namen des Benutzers und dessen E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Domain aus
  4. Legen Sie ein Passwort fest (das Ihr Mitarbeiter später ändern kann) und klicken Sie auf „OK“
  5. Überprüfen Sie die Buchungsübersicht und klicken Sie auf „Kaufen“

Sobald Sie einen Benutzer hinzugefügt haben, sehen Sie das neu erstellte Benutzerkonto unter „Benutzerverwaltung“ in den Admin-Einstellungen. Wenn Sie auf den Benutzer klicken, können Sie dessen Kontodaten einsehen und ihm Zugriff auf verschiedene gemeinsam genutzte Postfächer gewähren.

So erstellen Sie ein gemeinsames Postfach

Steps to create a sharable mailbox in Tuta Mail: Under Admin settings go to User management, go to shared mailboxes, click on the ‘+’. Steps to create a sharable mailbox in Tuta Mail: Under Admin settings go to User management, go to shared mailboxes, click on the ‘+’.

Steps to create a sharable mailbox in Tuta Mail: Enter the name of the shared mailbox, an addres and choose the correct domain, click ‘Ok’. Steps to create a sharable mailbox in Tuta Mail: Enter the name of the shared mailbox, an addres and choose the correct domain, click ‘Ok’.

Steps to create a sharable mailbox in Tuta Mail: Review the booking summary and click Buy Steps to create a sharable mailbox in Tuta Mail: Review the booking summary and click Buy

Nachdem Sie Ihre Benutzer hinzugefügt haben, können Sie verschiedene Postfächer erstellen, die von mehreren Benutzern gemeinsam genutzt werden können.

  1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ → „Gemeinsam genutzte Postfächer“
  2. Klicken Sie auf das „+“, um ein neues Postfach hinzuzufügen
  3. Geben Sie den Namen des gemeinsam genutzten Postfachs und eine E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Domain aus
  4. Klicken Sie auf „OK“
  5. Überprüfen Sie die Buchungsübersicht und klicken Sie auf „Kaufen“

Sobald Sie ein freigegebenes Postfach erstellt haben, wird es unter „Freigegebene Postfächer“ in den Admin-Einstellungen angezeigt. Wenn Sie auf das freigegebene Postfach klicken, können Sie dessen Einstellungen verwalten, beispielsweise Benutzern Zugriff gewähren und E-Mail-Aliase erstellen.

So fügen Sie Benutzer zu einem gemeinsam genutzten Postfach hinzu

How to add users to a shared mailbox: Under Admin settings go to User management, click on the mailbox you want to share, under Group members click on the ‘+’ to add a user. How to add users to a shared mailbox: Under Admin settings go to User management, click on the mailbox you want to share, under Group members click on the ‘+’ to add a user.

How to add users to a shared mailbox: Click on the arrow next to user and select the user you want to grant access to the shared mailbox, click ‘Ok’. How to add users to a shared mailbox: Click on the arrow next to user and select the user you want to grant access to the shared mailbox, click ‘Ok’.

Steps to create a sharable mailbox in Tuta Mail: Review the booking summary and click Buy Steps to create a sharable mailbox in Tuta Mail: Review the booking summary and click Buy

You grant access to many users to share a mailbox. You grant access to many users to share a mailbox.

Sie können mehreren Benutzern Zugriff auf gemeinsam genutzte Postfächer gewähren.

  1. Klicken Sie unter „Gemeinsame Postfächer “ auf das Postfach, das der Benutzer gemeinsam nutzen soll
  2. Klicken Sie unter „Gruppenmitglieder“ auf das „+“-Symbol
  3. Wählen Sie den Benutzer aus, dem Sie Zugriff auf das Postfach gewähren möchten
  4. Klicken Sie auf „OK“

Unter „Gruppenmitglieder“ sehen Sie dann eine Liste der Benutzer, die gemeinsamen Zugriff auf das Postfach haben.

Tuta ist für Unternehmen konzipiert

Tuta, das Unternehmen hinter Tuta Mail, Tuta Calendar und Tuta Drive, entwickelt die sichersten Produktivitäts-Tools, die bereits von über 10.000 Unternehmen weltweit genutzt werden. Dank quantensicherer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bleibt Ihre geschäftliche Kommunikation vertraulich und ist nur für Sie zugänglich.

Tuta wird in Deutschland entwickelt und gehostet und ist damit ein digital souveräner E-Mail-Anbieter, der die DSGVO einhält und nicht von außereuropäischen Cloud-Anbietern abhängig ist.

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