Как написать электронное письмо: преуспеть в профессиональном написании писем
Написание электронных писем не обязательно должно быть сложным. В этом пошаговом руководстве вы узнаете, как писать профессиональные электронные письма.
Краткое руководство по написанию электронных писем
Краткое руководство по написанию электронных писем: Перед написанием профессионального электронного письма ознакомьтесь с этими ключевыми моментами.
1. Адрес: Ваш адрес электронной почты должен быть профессиональным.
2. Тема письма: В теме письма должна быть кратко изложена его цель.
3. Приветствие: Приветствие должно быть дружелюбным и уместным.
4. Тело: Излагайте суть письма кратко, лаконично и по существу.
5. Заключительная строка: Заключительная строка является сигналом к завершению письма и должна содержать CTA.
6. Завершающая строка: Завершите письмо соответствующим финалом.
7. Подпись: Подпись ставится последней и должна содержать ваше имя и все необходимые контактные данные.
Примеры быстрых электронных писем: Как написать письмо с благодарностью, последующее письмо и как написать письмо профессору или преподавателю.
1. Отправка электронного письма профессору или преподавателю
При отправке электронного письма профессору или преподавателю не нужно быть слишком профессиональным, достаточно быть вежливым и формальным. Для приветствия подойдет простое “Здравствуйте, имя”, за которым должно следовать четкое и лаконичное сообщение в теле письма, где вы можете подробно описать причину вашего письма. После этого в заключительной строке следует указать профессору или преподавателю, какие действия необходимо предпринять. Например, если вы просите профессора написать рекомендательное письмо при приеме на работу, заключительная фраза может звучать так: “Спасибо, что помогли мне с рекомендацией, если вам нужны какие-либо дополнительные сведения о том, что вы включаете, пожалуйста, дайте мне знать”. После этого следует вежливо и официально подписать письмо, например “С наилучшими пожеланиями, имя”.
3. Как написать благодарственное письмо после собеседования
Когда вы отправляете электронные письма, связанные с работой, всегда стоит сохранять профессионализм и вежливость. Например, если вы хотите отправить письмо после собеседования, чтобы поблагодарить, вы можете начать его со слов “Уважаемый, имя” или, если вы хотите быть менее формальным, “Здравствуйте, имя”. Вторая строка вашего письма должна выражать благодарность: “Спасибо, что нашли время для собеседования со мной”. За ней может последовать заключительная строка: “Если у вас возникнут дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать. С нетерпением жду ответа” и, наконец, формальная подпись “Всего наилучшего, имя”.
1. Начните с профессионального адреса электронной почты
Адрес электронной почты и тема письма - это первое, что видит получатель письма в своих уведомлениях и почтовом ящике, поэтому ваш адрес должен быть профессиональным.
Когда кто-то открывает свой почтовый ящик, он сразу же видит адрес электронной почты отправителя - это значит, что ваш адрес электронной почты имеет значение. Если вы отправляете письмо потенциальному работодателю, учителю или профессору, а они видят, что ваш электронный адрес - sugarplum(@)gmail(.)com или Hollyb64523(@)yahoo(.)com, велика вероятность, что они просто не откроют письмо, решив, что это спам, а если и откроют, то ваш электронный адрес не произведет хорошего первого впечатления. Мы бы посоветовали использовать собственный домен, и, к счастью, с Tuta Mail вы можете легко использовать свой собственный эксклюзивный домен!
Если использование домена не представляется возможным, по крайней мере, используйте свое настоящее имя в качестве адреса в профессиональном контексте. Лучший адрес электронной почты - firstname.lastname@…, за которым следует домен.
Если вы не можете зарегистрировать свое настоящее имя у одного из крупных провайдеров (потому что все имена уже используются), воспользуйтесь сервисом Tuta Mail, чтобы зарегистрировать бесплатную учетную запись электронной почты на свое имя.
2. Тема письма
Тема письма должна быть в тему и давать получателю представление о том, о чем идет речь.
Имя отправителя и тема письма - это первое, что видит получатель в уведомлении о письме и при открытии почтового ящика. Поэтому тема письма является основным решающим фактором для того, чтобы люди либо проигнорировали ваше письмо, либо открыли его.
Фактически, получатели электронной почты оценивают письма по первому впечатлению от темы - независимо от того, что находится в теле письма.
Теперь, когда вы знаете, что тема письма очень важна для того, чтобы задать тон и заставить прочитать ваше письмо, вы, возможно, задаетесь вопросом, что же должно быть в теме письма. Все просто - тема письма должна быть простым и коротким резюме письма. Прочитав тему письма, получатель должен иметь общее представление о теме письма, и она должна привлечь его внимание, чтобы он открыл письмо.
Профессиональные темы для разных сценариев
- Запрос на встречу: Запрос на встречу [задача или проект]
- Напоминание о сроках: Напоминание: Крайний срок подачи заявки на [задание или проект]
- Обновление проекта: [Название проекта] Обновление: Финансирование утверждено
- Приглашение на мероприятие: Приглашение на [Название мероприятия]
- Объявление: Важное объявление: Изменения, внесенные в [Задача / проект / встреча]
3. Используйте правильное приветствие
Приветствие, которое вы используете в электронном письме, должно зависеть от того, кем является получатель письма, от вашего отношения к нему и от цели письма. В целом, когда речь идет о написании профессиональных электронных писем, приветствие всегда должно быть вежливым.
После того как вы написали тему, следующий шаг - начать письмо с приветствия. Приветствие должно быть позитивным и вежливым - выбор приветствия зависит от того, кто является получателем, от вашего отношения к нему и от цели письма.
Если вы пишете незнакомому человеку или генеральному директору компании, всегда лучше придерживаться профессионального и уважительного тона, например, использовать “Уважаемое имя” - формальное и общепризнанное приветствие по электронной почте. По сравнению с простым “Hi name” или “Hello name”, которые уместно использовать, если вы знаете человека и регулярно общаетесь с ним.
А как насчет использования “Кому это может быть интересно”? Хотя это старомодное приветствие может показаться профессиональным, оно часто воспринимается как холодное и безличное - мы бы рекомендовали использовать вместо него “Уважаемое имя”.
Помните, что при отправке первого письма важно использовать дружелюбное и уместное приветствие, а после этого, если письмо превращается в поток сообщений, в большинстве случаев вы можете отказаться от формального приветствия.
Профессиональные и повседневные приветствия по электронной почте
- Формальное: Уважаемый мистер Хаттер,
- Формальное: Дорогая Эшли Уайт,
- Формально: Дорогие коллеги/команда,
- Неформальное: Здравствуйте, мисс Браун,
- Неформальное: Здравствуйте, Ли,
- Непринужденно: Привет команде / всем
Советы по использованию гендерных местоимений: При отправке электронного письма лучше всего использовать “мистер”, “мисс” или “миссис” вместе с фамилией получателя - но это только в том случае, если вы знаете его предпочтительные гендерные местоимения. Если вы не знаете гендерного местоимения получателя, рекомендуем использовать его полное имя, например: “Дорогой Джесс Смит”.
4. Написание основной части письма
Каждое отправленное вами письмо должно быть посвящено только одной теме. При написании основной части письма придерживайтесь краткости и лаконичности - никто не любит, когда его время тратится впустую.
Тело письма - это место, где вы передаете суть сообщения и упоминаете цель письма. Тело письма должно быть кратким, емким и охватывать только одну тему. Это особенно необходимо при написании профессиональных писем. После того как вы написали основную часть письма, сразу после нее необходимо добавить заключительную строку. Ниже мы расскажем о том, как выбрать заключительную строку и как правильно завершить профессиональное письмо.
5. Завершение письма: завершающая строка, подпись, подпись
Завершение письма состоит из заключительной строки, подписи и, наконец, вашей подписи.
Завершение письма всегда должно иметь одинаковую структуру: начинайте с заключительной строки, затем подписывайте и, наконец, ставьте подпись.
Заключительная строка
Добавление заключительной строки связывает письмо воедино и сигнализирует о завершении вашего сообщения. Заключительная строка должна содержать благодарность и призыв к действию (CTA). CTA должен показать получателю, что отправитель ожидает ответа с подробностями или действием.
Примеры профессиональных заключительных строк электронных писем
- Я с нетерпением жду вашего ответа.
- Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
- Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут дополнительные вопросы.
- Спасибо за ваше время и внимание.
Подпись на электронном письме
После того как вы написали основную часть письма и включили призыв к действию в заключительную строку, вы можете выбрать подходящую подпись к письму.
Добавьте подпись
Последний шаг к завершению письма - добавление подписи после подписи. Подпись письма всегда должна содержать ваше имя и, при необходимости, информацию, которая может понадобиться получателю для связи с вами. В профессиональном письме это может быть ваша должность, название компании, веб-сайт компании и/или номер телефона. Ваша подпись должна меняться в зависимости от того, с кем вы связываетесь, и от цели письма.
Помните, что если письмо превращается в длинный разговор, вы можете начать использовать короткую подпись, например “Best, name”. Длинную подпись с соответствующими контактными данными/названием компании важно использовать только для первого письма.
Примеры распространенных подписей и подписей
Подпись и подписи зависят от того, кому вы пишете, и от цели письма. Например, если вы устраиваетесь на работу и хотите продемонстрировать свое онлайн-портфолио, в подписи к письму следует указать ссылку на свой сайт и контактный телефон.
Советы по написанию электронных писем
Избегайте ненужных жаргонизмов
Если вам нужно написать профессиональное письмо, это не значит, что вы должны пытаться казаться умным, используя раздражающий жаргон. Профессиональное письмо должно иметь правильную структуру и быть написано повседневным языком.
Будьте краткими и точными
Всегда лучше писать короткие письма, которые быстро читаются. Если получатель увидит длинные абзацы, он может сразу же пропустить их - не тратьте время читателя.
Вычитайте письмо
Отправка хорошо написанного, профессионального письма без проверки орфографии и грамматики будет пустой тратой всех усилий, которые вы приложили к его написанию. Помните, что орфография и грамматика письма, как и адрес электронной почты и тема письма, придают ему профессионализм и авторитет.
Дважды проверьте поля получателя
Прежде чем нажать кнопку “Отправить”, вернитесь и проверьте поля получателя. Убедитесь, что вы отправляете письмо нужному человеку и что у вас правильный адрес электронной почты. При отправке электронного письма существуют различные поля получателя. Наиболее распространенным является первое, обычно обозначаемое To:____. Здесь вы указываете адрес электронной почты основного получателя, людей или группы, которым будет отправлено ваше письмо.
Форматирование письма
Когда дело доходит до форматирования письма, убедитесь, что вы последовательно используете один и тот же шрифт во всем письме. Кроме того, не стоит слишком часто менять размер шрифта. Мы рекомендуем использовать шрифт размером от 10 до 12 пунктов. Если вы хотите выделить что-то важное, вы можете выделить это жирным шрифтом или подчеркнуть.