Этикет электронной почты: Как написать профессиональное письмо

Краткий обзор того, как лучше составить профессиональное письмо работодателю, коллеге, учителю и другим!

Writing a professional email doesn't need to be a stressful task! Let's learn together.

Если вы не живете под камнем, то написание электронных писем, скорее всего, является для вас стандартной ежедневной практикой. В частности, в бизнесе электронная почта по-прежнему является формой общения номер один. А если вы являетесь частью трудового коллектива, то написание электронных писем, скорее всего, является неотъемлемой частью вашей рабочей рутины. Если для одних составление электронных писем не составляет труда, то для других умение написать письмо может стать утомительной задачей - особенно если вы не знаете, как написать письмо эффективно и профессионально.


В написании электронных писем есть свое искусство, и, к счастью, им может овладеть каждый! Просто нужно немного практики. Не позволяйте написанию электронных писем отнимать у вас много времени и вызывать головную боль - позвольте нам помочь вам! Мы собрали полное руководство по написанию электронных писем, которое покажет вам, как составить письмо на профессиональном уровне. В этом руководстве мы расскажем о написании каждой части письма, использовании языка и этикете электронной почты. И если у вас остались вопросы, почему этикет электронной почты важен и как написать профессиональное письмо? Продолжайте читать! У нас вы найдете ответы на все вопросы, связанные с написанием электронных писем!

Оглавление:

- Этапы написания электронного письма

- Прежде чем нажать кнопку “Отправить

- Как получить собственный домен электронной почты

Как написать электронное письмо

1. Ваш адрес электронной почты имеет значение: Когда кто-то открывает свой почтовый ящик, он сразу же видит адрес электронной почты отправителя - и да, ваш адрес электронной почты имеет значение. Если вы отправляете письмо потенциальному работодателю или преподавателю, а они видят, что ваш адрес электронной почты - sugarplum(@)gmail(.)com или Hollyb64523(@)yahoo(.)com, велика вероятность, что они либо не откроют ваше письмо, а если и откроют, то ваш электронный адрес не произведет хорошего первого впечатления! Мы бы посоветовали использовать собственный домен, и, к счастью, с Tuta Mail вы можете легко использовать свой собственный эксклюзивный домен!

Нужна учетная запись электронной почты с эксклюзивным доменным слотом? Нажмите здесь, чтобы зарегистрировать безопасный и личный аккаунт Tuta Mail за считанные секунды!

Eine professionelle E-Mail schreiben leicht gemacht! Eine professionelle E-Mail schreiben leicht gemacht!

2. Строка темы письма: Имя отправителя и тема письма - это первое, что читает получатель, когда приходит ваше письмо. Поэтому, как и адрес электронной почты, тема письма очень важна. Строка темы письма является основным решающим фактором для людей, которые либо игнорируют письмо, либо открывают его. В любом случае, в большинстве случаев читатель уже оценил ваше письмо по первому впечатлению от строки темы - независимо от того, что находится в тексте письма. Теперь, когда вы знаете, что тема письма очень важна для того, чтобы задать тон и заставить прочитать ваше письмо, вы, возможно, задаетесь вопросом, что же должно быть в теме письма. Все просто - тема письма должна быть простым и коротким резюме письма. Прочитав тему письма, читатель должен иметь представление о том, о чем идет речь в письме, и она должна привлечь достаточно внимания, чтобы получатель нажал и открыл письмо.

Безопасные и профессиональные темы для различных сценариев:

- Запрос на встречу: Запрос на встречу [задача или проект]

- Напоминание о сроках: Напоминание: Приближается срок подачи заявки на [задание или проект]

- Заявка на работу: Заявление на (Должность) - (Ваше имя)

- Обновление проекта: (Название проекта) Обновление: Финансирование утверждено

- Приглашение на мероприятие: Приглашение на [Название мероприятия]

- Объявление: Важное объявление: Изменения, внесенные в [Задание / проект / совещание]

Wie man eine professionelle E-Mail schreibt. Wie man eine professionelle E-Mail schreibt.

3. Используйте правильное приветствие: Знание того, как начать письмо, начинается с приветствия. Мы рекомендуем начинать письмо с позитивного приветствия, которое зависит от того, кто является получателем, от вашего отношения к нему и от цели письма. Если вы пишете незнакомому человеку или, может быть, генеральному директору компании, лучше сохранить профессионализм и безопасность: мы рекомендуем начать письмо с “Дорогой”. Если вы знаете человека и регулярно общаетесь с ним, можно начать письмо с простого “Привет” или “Привет”. Старое доброе “Кому это может быть интересно” может показаться профессиональным, но часто воспринимается как более холодное и безличное. Когда вы отправляете первое письмо, важно использовать дружелюбное и уместное приветствие, а после этого, если письмо превращается в поток писем или отправляется много писем, обычно можно отказаться от приветствия.

Примеры уместных приветствий по электронной почте:

- Уважаемый мистер Хаттер,

- Дорогая Эшли Уайт,

- Здравствуйте, мисс Браун,

- Привет Ли,

- Дорогие коллеги / команда,

Советы по использованию гендерных местоимений: При отправке официального электронного письма лучше всего использовать “мистер”, “мисс” или “миссис” вместе с фамилией получателя - но это только в том случае, если вы знаете его предпочтительные гендерные местоимения. Если вы не знаете гендерного местоимения получателя, мы рекомендуем использовать его полное имя, например: Дорогая Джесс Смит.

4. Написание тела письма: В основной части письма вы сообщаете полное содержание сообщения и упоминаете цель письма. Тело письма должно быть коротким, лаконичным и в самую точку. После того как вы написали основную часть письма, сразу после нее следует добавить заключительную строку. Добавление заключительной строки связывает письмо воедино и сигнализирует о завершении вашего сообщения. Заключительная строка должна содержать благодарность, а также призыв к действию (CTA). CTA должен показать получателю, что отправитель ожидает ответа с подробностями или действием.

Дополнительные советы по написанию основного текста:

- Избегайте ненужного жаргона: Если вам нужно написать профессиональное письмо, это не значит, что вы должны пытаться казаться умным и использовать ненужный жаргон.

- Говорите коротко и по существу: Всегда лучше писать короткие письма, которые быстро читаются. Если получатель увидит длинные абзацы, он может сразу же пропустить их - не тратьте время читателя.

Примеры профессиональных заключительных строк электронных писем:

- Я с нетерпением жду вашего ответа.

- Пожалуйста, дайте мне знать, если вам что-то еще понадобится.

- Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут дополнительные вопросы.

- Спасибо за ваше время и внимание.

Теперь, когда вы написали основную часть письма и включили призыв к действию в заключительную строку, вы можете официально завершить письмо профессиональной подписью.

5. Как завершить электронное письмо: Для многих людей завершение письма является сложным моментом - вы не хотите звучать слишком чопорно и корректно или слишком расслабленно. Нажмите здесь, чтобы получить подробное руководство о том, как завершать свои электронные письма. В конце письма следует указать свое полное имя и контактные данные.

Наиболее распространенные профессиональные способы завершить электронное письмо:

- Искренне

- С наилучшими пожеланиями

- С уважением

- С теплыми пожеланиями

- С наилучшими пожеланиями

- Спасибо

Прежде чем нажать кнопку “Отправить”:

Теперь, когда работа над письмом закончена, необходимо просмотреть некоторые другие моменты, прежде чем нажать кнопку “Отправить”!

1. Вычитка и форматирование письма Отправка хорошо написанного, профессионального письма без проверки орфографии и грамматики будет пустой тратой всех усилий, которые вы приложили к его написанию. Помните, что, как и адрес электронной почты и тема письма, орфография и грамматика письма повышают его профессионализм и авторитет. Вы можете поставить галочки во всех вышеперечисленных пунктах, но если ваше письмо будет изобиловать орфографическими ошибками, оно будет плохо читаться и выглядеть. Когда дело доходит до форматирования письма, убедитесь, что вы используете один и тот же шрифт во всем письме. Кроме того, не стоит слишком часто менять размер шрифта. Мы рекомендуем использовать шрифт размером от 10 до 12 пунктов. Если вы хотите выделить что-то важное, вы можете выделить это жирным шрифтом или подчеркнуть. Если вы используете Tuta Mail, вам не придется беспокоиться об изменении шрифта или его размера, поскольку настройки по умолчанию с самого начала обеспечивают аккуратный и профессиональный вид письма.

2. Дважды проверьте поля получателя Прежде чем нажать кнопку “Отправить”, вернитесь и проверьте поля получателя. Убедитесь, что вы отправляете письмо именно тому человеку и что у вас правильный адрес электронной почты. При отправке электронного письма существуют различные поля получателя. Наиболее распространенным является первое, обычно обозначаемое To:____. Здесь указывается адрес электронной почты основного или главного получателя, людей или группы, которым будет отправлено ваше письмо. Есть еще два дополнительных поля получателя - CC и BCC.

Der Unterschied zwischen CC und BCC in einer E-Mail erklärt. Der Unterschied zwischen CC und BCC in einer E-Mail erklärt.

Чтобы избежать путаницы, мы кратко описали поля получателей CC и BCC: Что означает CC в электронной почте: CC означает “углеродная копия”. Если вы укажете адрес в поле CC, он получит то же самое письмо, которое вы отправили основному получателю. Использование CC - это способ проинформировать других получателей электронной почты о сообщении, которое вы отправили основному адресату, не обращаясь к ним напрямую. Короче говоря, вы можете отправить CC другому контакту, чтобы держать его в курсе ваших сообщений с основным получателем.

Что означает BCC в электронной почте: как и в случае с CC, у вас также есть получатель BCC. BCC означает blind carbon copy (слепое копирование), и его основное отличие от CC заключается в том, что любой получатель в BCC скрыт. Таким образом, основной получатель электронной почты и все люди, включенные в CC, не могут видеть адреса электронной почты получателей в поле BCC. Обратите внимание, что по этикету электронной почты всегда лучше убедиться, что основной получатель электронной почты знает, что вы включили дополнительных получателей в BCC.

Hier finden Sie eine Checkliste für das Schreiben einer professionellen E-Mail. Hier finden Sie eine Checkliste für das Schreiben einer professionellen E-Mail.

Как получить пользовательский почтовый домен:

Теперь, когда вы знаете, как составить профессиональное письмо, вы понимаете, что первый шаг к профессионализму - это наличие хорошего адреса электронной почты! И если вы пользуетесь услугами таких провайдеров электронной почты, как Gmail, Yahoo или Outlook, то вполне вероятно, что выбранный вами адрес уже занят. Не расстраивайтесь! У нас есть решение - Tuta Mail. С помощью Tuta Mail вы можете получить бесплатный адрес электронной почты - и, скорее всего, ваше полное имя все еще доступно на одном из наших бесплатных доменов. Зарегистрируйтесь здесь.

Думаете начать все с чистого листа? Нажмите здесь, чтобы узнать, чем Tuta отличается от Gmail, а если вы готовы удалить свой аккаунт Gmail - следуйте этим шагам для быстрого и легкого выхода из Gmail.

Почему бы вместо этого не завести свой собственный домен? С Tuta Mail это возможно легко и по приемлемым ценам.

Tuta предлагает полностью зашифрованный почтовый ящик, который дает понять вашим получателям, что вы заботитесь об их безопасности и конфиденциальности, благодаря чему ваши письма выглядят еще более профессионально. Выбрав платный тарифный план с опцией пользовательского домена, вы можете установить неограниченное количество адресов электронной почты с собственным доменом и использовать функцию catch-all. Узнайте здесь, почему это важно и как псевдонимы электронной почты могут повысить вашу безопасность и конфиденциальность в Интернете.

Tuta Mail доступна на всех платформах и поставляется с бесплатным настольным клиентом для Linux, MacOS, Windows и бесплатными мобильными приложениями для Android и iOS, что делает написание и отправку электронных писем простыми, удобными и конфиденциальными!

Tuta bietet für jeden den richtigen Plan. Tuta bietet für jeden den richtigen Plan.

Tuta Mail доступна как для личного, так и для бизнес-аккаунта, каждый из которых имеет свои ключевые особенности.

Сделайте это прямо сейчас! Зарегистрируйте аккаунт в Tuta Mail всего за несколько минут!