Этикет электронной почты: Как написать профессиональное письмо

В написании электронных писем есть свое искусство, и, к счастью, им может овладеть каждый! Просто нужно немного практики. Не позволяйте написанию электронных писем отнимать у вас много времени и вызывать головную боль - позвольте нам помочь вам! Мы собрали полное руководство по написанию электронных писем, которое покажет вам, как составить письмо на профессиональном уровне. В этом руководстве мы расскажем о написании каждой части письма, использовании языка и этикете электронной почты. И если у вас остались вопросы, почему этикет электронной почты важен и как написать профессиональное письмо? Продолжайте читать! У нас вы найдете ответы на все вопросы, связанные с написанием электронных писем!

Оглавление:

- Этапы написания электронного письма

- Прежде чем нажать кнопку “Отправить

- Как получить собственный домен электронной почты

Как написать электронное письмо

1. Ваш адрес электронной почты имеет значение: Когда кто-то открывает свой почтовый ящик, он сразу же видит адрес электронной почты отправителя - и да, ваш адрес электронной почты имеет значение. Если вы отправляете письмо потенциальному работодателю или преподавателю, а они видят, что ваш адрес электронной почты - sugarplum(@)gmail(.)com или Hollyb64523(@)yahoo(.)com, велика вероятность, что они либо не откроют ваше письмо, а если и откроют, то ваш электронный адрес не произведет хорошего первого впечатления! Мы бы посоветовали использовать собственный домен, и, к счастью, с Tuta Mail вы можете легко использовать свой собственный эксклюзивный домен!

Нужна учетная запись электронной почты с эксклюзивным доменным слотом? Нажмите здесь, чтобы зарегистрировать безопасный и личный аккаунт Tuta Mail за считанные секунды!

2. Строка темы письма: Имя отправителя и тема письма - это первое, что читает получатель, когда приходит ваше письмо. Поэтому, как и адрес электронной почты, тема письма очень важна. Строка темы письма является основным решающим фактором для людей, которые либо игнорируют письмо, либо открывают его. В любом случае, в большинстве случаев читатель уже оценил ваше письмо по первому впечатлению от строки темы - независимо от того, что находится в тексте письма. Теперь, когда вы знаете, что тема письма очень важна для того, чтобы задать тон и заставить прочитать ваше письмо, вы, возможно, задаетесь вопросом, что же должно быть в теме письма. Все просто - тема письма должна быть простым и коротким резюме письма. Прочитав тему письма, читатель должен иметь представление о том, о чем идет речь в письме, и она должна привлечь достаточно внимания, чтобы получатель нажал и открыл письмо.

Безопасные и профессиональные темы для различных сценариев:

- Запрос на встречу: Запрос на встречу [задача или проект]

- Напоминание о сроках: Напоминание: Приближается срок подачи заявки на [задание или проект]

- Заявка на работу: Заявление на (Должность) - (Ваше имя)

- Обновление проекта: (Название проекта) Обновление: Финансирование утверждено

- Приглашение на мероприятие: Приглашение на [Название мероприятия]

- Объявление: Важное объявление: Изменения, внесенные в [Задание / проект / совещание]

3. Используйте правильное приветствие: Знание того, как начать письмо, начинается с приветствия. Мы рекомендуем начинать письмо с позитивного приветствия, которое зависит от того, кто является получателем, от вашего отношения к нему и от цели письма. Если вы пишете незнакомому человеку или, может быть, генеральному директору компании, лучше сохранить профессионализм и безопасность: мы рекомендуем начать письмо с “Дорогой”. Если вы знаете человека и регулярно общаетесь с ним, можно начать письмо с простого “Привет” или “Привет”. Старое доброе “Кому это может быть интересно” может показаться профессиональным, но часто воспринимается как более холодное и безличное. Когда вы отправляете первое письмо, важно использовать дружелюбное и уместное приветствие, а после этого, если письмо превращается в поток писем или отправляется много писем, обычно можно отказаться от приветствия.

Примеры уместных приветствий по электронной почте:

- Уважаемый мистер Хаттер,

- Дорогая Эшли Уайт,

- Здравствуйте, мисс Браун,

- Привет Ли,

- Дорогие коллеги / команда,

Советы по использованию гендерных местоимений: При отправке официального электронного письма лучше всего использовать “мистер”, “мисс” или “миссис” вместе с фамилией получателя - но это только в том случае, если вы знаете его предпочтительные гендерные местоимения. Если вы не знаете гендерного местоимения получателя, мы рекомендуем использовать его полное имя, например: Дорогая Джесс Смит.

4. Написание тела письма: В основной части письма вы сообщаете полное содержание сообщения и упоминаете цель письма. Тело письма должно быть коротким, лаконичным и в самую точку. После того как вы написали основную часть письма, сразу после нее следует добавить заключительную строку. Добавление заключительной строки связывает письмо воедино и сигнализирует о завершении вашего сообщения. Заключительная строка должна содержать благодарность, а также призыв к действию (CTA). CTA должен показать получателю, что отправитель ожидает ответа с подробностями или действием.

Дополнительные советы по написанию основного текста:

- Избегайте ненужного жаргона: Если вам нужно написать профессиональное письмо, это не значит, что вы должны пытаться казаться умным и использовать ненужный жаргон.

- Говорите коротко и по существу: Всегда лучше писать короткие письма, которые быстро читаются. Если получатель увидит длинные абзацы, он может сразу же пропустить их - не тратьте время читателя.

Примеры профессиональных заключительных строк электронных писем:

- Я с нетерпением жду вашего ответа.

- Пожалуйста, дайте мне знать, если вам что-то еще понадобится.

- Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут дополнительные вопросы.

- Спасибо за ваше время и внимание.

Теперь, когда вы написали основную часть письма и включили призыв к действию в заключительную строку, вы можете официально завершить письмо профессиональной подписью.

5. Как завершить электронное письмо: Для многих людей завершение письма является сложным моментом - вы не хотите звучать слишком чопорно и корректно или слишком расслабленно. Нажмите здесь, чтобы получить подробное руководство о том, как завершать свои электронные письма. В конце письма следует указать свое полное имя и контактные данные.

Наиболее распространенные профессиональные способы завершить электронное письмо:

- Искренне

- С наилучшими пожеланиями

- С уважением

- С теплыми пожеланиями

- С наилучшими пожеланиями

- Спасибо

Прежде чем нажать кнопку “Отправить”:

Теперь, когда работа над письмом закончена, необходимо просмотреть некоторые другие моменты, прежде чем нажать кнопку “Отправить”!

1. Вычитка и форматирование письма Отправка хорошо написанного, профессионального письма без проверки орфографии и грамматики будет пустой тратой всех усилий, которые вы приложили к его написанию. Помните, что, как и адрес электронной почты и тема письма, орфография и грамматика письма повышают его профессионализм и авторитет. Вы можете поставить галочки во всех вышеперечисленных пунктах, но если ваше письмо будет изобиловать орфографическими ошибками, оно будет плохо читаться и выглядеть. Когда дело доходит до форматирования письма, убедитесь, что вы используете один и тот же шрифт во всем письме. Кроме того, не стоит слишком часто менять размер шрифта. Мы рекомендуем использовать шрифт размером от 10 до 12 пунктов. Если вы хотите выделить что-то важное, вы можете выделить это жирным шрифтом или подчеркнуть. Если вы используете Tuta Mail, вам не придется беспокоиться об изменении шрифта или его размера, поскольку настройки по умолчанию с самого начала обеспечивают аккуратный и профессиональный вид письма.

2. Дважды проверьте поля получателя Прежде чем нажать кнопку “Отправить”, вернитесь и проверьте поля получателя. Убедитесь, что вы отправляете письмо именно тому человеку и что у вас правильный адрес электронной почты. При отправке электронного письма существуют различные поля получателя. Наиболее распространенным является первое, обычно обозначаемое To:____. Здесь указывается адрес электронной почты основного или главного получателя, людей или группы, которым будет отправлено ваше письмо. Есть еще два дополнительных поля получателя - CC и BCC.

Чтобы избежать путаницы, мы кратко описали поля получателей CC и BCC: Что означает CC в электронной почте: CC означает “углеродная копия”. Если вы укажете адрес в поле CC, он получит то же самое письмо, которое вы отправили основному получателю. Использование CC - это способ проинформировать других получателей электронной почты о сообщении, которое вы отправили основному адресату, не обращаясь к ним напрямую. Короче говоря, вы можете отправить CC другому контакту, чтобы держать его в курсе ваших сообщений с основным получателем.

Что означает BCC в электронной почте: как и в случае с CC, у вас также есть получатель BCC. BCC означает blind carbon copy (слепое копирование), и его основное отличие от CC заключается в том, что любой получатель в BCC скрыт. Таким образом, основной получатель электронной почты и все люди, включенные в CC, не могут видеть адреса электронной почты получателей в поле BCC. Обратите внимание, что по этикету электронной почты всегда лучше убедиться, что основной получатель электронной почты знает, что вы включили дополнительных получателей в BCC.

Как получить пользовательский почтовый домен:

Теперь, когда вы знаете, как составить профессиональное письмо, вы понимаете, что первый шаг к профессионализму - это наличие хорошего адреса электронной почты! И если вы пользуетесь услугами таких провайдеров электронной почты, как Gmail, Yahoo или Outlook, то вполне вероятно, что выбранный вами адрес уже занят. Не расстраивайтесь! У нас есть решение - Tuta Mail. С помощью Tuta Mail вы можете получить бесплатный адрес электронной почты - и, скорее всего, ваше полное имя все еще доступно на одном из наших бесплатных доменов. Зарегистрируйтесь здесь.

Думаете начать все с чистого листа? Нажмите здесь, чтобы узнать, чем Tuta отличается от Gmail, а если вы готовы удалить свой аккаунт Gmail - следуйте этим шагам для быстрого и легкого выхода из Gmail.

Почему бы вместо этого не завести свой собственный домен? С Tuta Mail это возможно легко и по приемлемым ценам.

Tuta предлагает полностью зашифрованный почтовый ящик, который дает понять вашим получателям, что вы заботитесь об их безопасности и конфиденциальности, благодаря чему ваши письма выглядят еще более профессионально. Выбрав платный тарифный план с опцией пользовательского домена, вы можете установить неограниченное количество адресов электронной почты с собственным доменом и использовать функцию catch-all. Узнайте здесь, почему это важно и как псевдонимы электронной почты могут повысить вашу безопасность и конфиденциальность в Интернете.

Tuta Mail доступна на всех платформах и поставляется с бесплатным настольным клиентом для Linux, MacOS, Windows и бесплатными мобильными приложениями для Android и iOS, что делает написание и отправку электронных писем простыми, удобными и конфиденциальными!

Tuta Mail доступна как для личного, так и для бизнес-аккаунта, каждый из которых имеет свои ключевые особенности.

Сделайте это прямо сейчас! Зарегистрируйте аккаунт в Tuta Mail всего за несколько минут!