Etiqueta no correio eletrónico - 6 regras mais importantes
Escrever uma mensagem de correio eletrónico utilizando a etiqueta de correio eletrónico faz com que pareça educado e profissional e pode ajudá-lo a evitar mal-entendidos embaraçosos. Neste guia, aprenderá seis regras essenciais de etiqueta de correio eletrónico para melhorar rapidamente as suas capacidades de escrita de correio eletrónico.
Resumo rápido
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Utilize um endereço de correio eletrónico profissional: O seu endereço de correio eletrónico deve ser o seu nome completo e, se quiser subir um nível, pode até utilizar o seu próprio domínio personalizado.
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Linha de assunto clara: A sua linha de assunto deve resumir o objetivo do seu e-mail.
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Saudação e final adequados: Certifique-se de que escolhe uma saudação e um final de e-mail adequados.
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Escolha o estilo correto para o público: Considere a pessoa a quem está a enviar a mensagem de correio eletrónico para garantir que o tom da mensagem é o correto. Em caso de dúvida, é mais seguro ter um tom mais formal do que ser demasiado informal.
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Reveja antes de enviar: Verifique novamente a ortografia e a gramática e certifique-se de que a sua mensagem de correio eletrónico é compreensível.
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Verifique o endereço de correio eletrónico do destinatário: Antes de enviar a mensagem de correio eletrónico, certifique-se sempre de que está a enviar a mensagem ao destinatário correto e não se esqueça de adicionar os destinatários CC ou BCC.
Siga estas seis regras de etiqueta de correio eletrónico para que as suas mensagens soem claras e educadas e para evitar cometer erros comuns de correio eletrónico.
O que é etiqueta de correio eletrónico?
A etiqueta de correio eletrónico é um conjunto de regras comummente conhecidas sobre como escrever uma mensagem de correio eletrónico adequada. A etiqueta de correio eletrónico pode variar consoante o sector em que trabalha, a pessoa a quem está a enviar a mensagem e o objetivo da mensagem, mas existem seis regras gerais de etiqueta que deve ter sempre em consideração sempre que escrever uma mensagem de correio eletrónico. Um exemplo de boa etiqueta de correio eletrónico é escolher uma saudação de correio eletrónico que seja apropriada. Ao enviar um e-mail ao seu chefe, por exemplo, deve escolher uma saudação formal e educada como “Olá xx” em vez da informal “Olá!“.
Tal como escrever um CV, também há uma habilidade para escrever e-mails. Ao seguir as seis regras de etiqueta de correio eletrónico, garante que as suas mensagens são adequadas e profissionais e evita mal-entendidos.
6 regras de etiqueta do correio eletrónico
1. Utilizar um endereço de correio eletrónico profissional
O seu endereço de correio eletrónico e a linha de assunto definem a primeira impressão do seu correio eletrónico, uma vez que são normalmente o que o destinatário vê em primeiro lugar. Por este motivo, é importante utilizar um endereço de correio eletrónico profissional. Se enviar uma mensagem de correio eletrónico a alguém a partir do endereço Lol@gmail.com ou HeyJoe@Yahoo.com, o destinatário pode pensar que a mensagem é spam e pode acabar por não a ler.
Se ainda estiver a utilizar um endereço de correio eletrónico pouco profissional, recomendamos que crie um novo endereço de correio eletrónico utilizando o seu nome e apelido completos. Se quiser parecer ainda mais profissional, pode utilizar o seu próprio nome de domínio ou utilizar um dos domínios exclusivos do Tuta Mail.
2. Linha de assunto clara
A linha de assunto de um e-mail é onde deve escrever uma frase curta e concisa que resuma o assunto do e-mail ou o seu objetivo. Recomendamos manter a linha de assunto entre seis e dez palavras. Quando um destinatário de correio eletrónico recebe a notificação de correio eletrónico, deve saber de quem é o correio eletrónico, porque tem o seu nome completo no endereço, e deve ter uma ideia sobre o tópico do correio eletrónico a partir da linha de assunto.
Se a linha de assunto da mensagem for demasiado vaga ou se a mensagem não tiver linha de assunto, é provável que a mensagem não seja aberta.
3. Saudação e final adequados
Se o seu e-mail começar com o tipo errado de saudação, por exemplo, sendo demasiado casual num ambiente formal, parecerá pouco profissional e poderá definir o tom errado para a interpretação do resto do seu e-mail. Por este motivo, procure sempre iniciar o seu e-mail com uma saudação adequada.
Tal como a saudação da mensagem de correio eletrónico, se o final da mensagem for demasiado formal ou informal para o contexto, pode ser interpretado de forma negativa. Regra geral, antes de escrever a mensagem de correio eletrónico, deve considerar quem é o destinatário, a sua relação com ele e o objetivo da mensagem. Estas considerações simples ajudá-lo-ão a decidir se deve começar e terminar a mensagem de correio eletrónico com um formal “Caro XX” e “Cumprimentos, nome completo”, ou um mais informal “Olá XX” e “Cumprimentos, nome”.
4. Escolha o estilo correto para o público
Ao escrever o corpo da mensagem de correio eletrónico, tenha em atenção o tom da mensagem. Se estiver a enviar um e-mail ao seu chefe ou a candidatar-se a um emprego, recomendamos que escreva sempre um e-mail profissional, ao passo que se estiver a enviar um e-mail a um amigo ou a um colega que conhece bem, pode ser mais informal.
Em todos os casos, ao escrever mensagens de correio eletrónico, deve evitar utilizar uma linguagem demasiado local ou calão e, em caso de dúvida sobre o tom e o estilo da mensagem, recomendamos que seja formal em vez de informal.
5. Reveja sempre antes de enviar
Antes de se apressar a carregar no botão enviar, certifique-se sempre de que revê a mensagem de correio eletrónico. Quando revê, deve corrigir todos os erros ortográficos e gramaticais e certificar-se de que o corpo da mensagem está bem escrito e é compreensível. Embora possa sentir-se tentado a utilizar um escritor de e-mails com IA para escrever o e-mail por si, sugerimos que o evite, porque é fácil ver quando algo é escrito com IA, e isso pode ser visto como preguiçoso e pouco profissional pelo destinatário do e-mail.
6. Verificar o endereço de correio eletrónico do destinatário
Muitas pessoas já cometeram o erro de enviar uma mensagem de correio eletrónico para o destinatário errado ou esqueceram-se de adicionar os destinatários CC e BCC. Uma forma rápida e fácil de garantir que está a enviar uma mensagem de correio eletrónico para o destinatário correto é verificar novamente o endereço do remetente e, se a mensagem tiver destinatários CC ou BCC, verificar também se os adicionou nos campos corretos.
Escrever um e-mail não precisa de ser uma tarefa difícil e, ao seguir estas seis regras de etiqueta de e-mail, pode melhorar bastante o tom e o profissionalismo do seu e-mail e evitar erros comuns de e-mail, como má ortografia ou enviar um e-mail ao destinatário errado.
Feliz correio eletrónico, feliz encriptação!