Etiqueta de correio eletrónico: Como escrever um e-mail profissional

A escrita de e-mails é uma arte e, felizmente, qualquer pessoa pode adquiri-la! Só é preciso alguma prática. Não deixe que escrever e-mails lhe tome muito tempo ou cause dores de cabeça - deixe-nos ajudá-lo! Elaborámos um guia completo de escrita de e-mails que lhe mostrará como escrever um e-mail profissional. Neste guia de correio eletrónico, abordamos a escrita de cada parte do correio eletrónico, a utilização da linguagem e a etiqueta do correio eletrónico. E se tiver perguntas sem resposta como, porque é que a etiqueta do e-mail é importante e como escrever um e-mail profissional? Continue a ler! Temos todas as suas preocupações com a escrita de correio eletrónico cobertas!

Índice:

- Passos para escrever uma mensagem de correio eletrónico

- Antes de carregar em enviar

- Como obter um domínio de correio eletrónico personalizado

Como escrever uma mensagem de correio eletrónico

1. O seu endereço de correio eletrónico é importante: Quando alguém abre a sua caixa de correio eletrónico, vê imediatamente o endereço de correio eletrónico do remetente - e sim, o seu endereço de correio eletrónico é importante. Se enviar uma mensagem de correio eletrónico para um potencial empregador ou para o seu professor ou professora e eles virem que o seu endereço de correio eletrónico é sugarplum(@)gmail(.)com ou Hollyb64523(@)yahoo(.)com, é muito provável que não abram a sua mensagem de correio eletrónico e, se o fizerem, o seu endereço de correio eletrónico não terá causado uma boa primeira impressão! Sugerimos a utilização de um domínio personalizado e, felizmente, com o Tuta Mail, pode utilizar facilmente o seu próprio domínio exclusivo!

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2. A linha de assunto: O nome do remetente e a linha de assunto do e-mail são a primeira coisa que o destinatário lê quando o e-mail chega. Tal como o seu endereço de correio eletrónico, a linha de assunto é muito importante. A linha de assunto é um fator decisivo para as pessoas ignorarem o e-mail ou abrirem-no. De qualquer forma, na maioria das vezes, o leitor já julgou o seu correio eletrónico a partir da primeira impressão com a linha de assunto - independentemente do que está no corpo do correio eletrónico. Agora que sabe que a linha de assunto é muito importante para definir o tom e fazer com que o seu e-mail seja lido, deve estar a perguntar-se o que deve constar na linha de assunto do e-mail. Bem, é fácil - a linha de assunto deve ser um resumo simples e curto do email. Depois de ler a linha de assunto do e-mail, o leitor deve ter uma ideia básica do assunto do e-mail e deve chamar a atenção suficiente para que o destinatário clique e o abra.

Linhas de assunto seguras e profissionais para diferentes cenários:

- Pedido de reunião: Pedido de reunião [tarefa ou projeto

- Lembrete de prazo: Lembrete: Prazo de envio de [tarefa ou projeto] aproxima-se

- Candidatura a emprego: Candidatura para (Cargo) - (Seu nome)

- Atualização do projeto: (Nome do projeto) Atualização: Financiamento aprovado

- Convite para evento: Convite para [Nome do evento]

- Anúncio: Anúncio importante: Alterações efectuadas em [Tarefa / projeto / reunião]

3. Utilizar uma saudação correcta: Saber como começar uma mensagem de correio eletrónico começa com a saudação. Sugerimos que inicie a mensagem de correio eletrónico com uma saudação positiva, que depende de quem é o destinatário, da sua relação com ele e da intenção da mensagem de correio eletrónico. Se está a escrever a alguém que nunca conheceu ou talvez ao CEO da empresa, é sempre melhor manter o profissionalismo e a segurança: recomendamos que comece com “Caro”. Se conhece a pessoa e tem comunicações regulares com ela, pode começar o e-mail com um simples “Olá” ou “Oi”. O antiquado “A quem possa interessar” pode parecer profissional, mas é frequentemente visto como mais frio e impessoal. Quando envia a primeira mensagem de correio eletrónico, é importante utilizar uma saudação amigável e adequada e, depois disso, se se transformar numa linha de correio eletrónico ou no envio de muitas mensagens de correio eletrónico, normalmente não há problema em deixar a saudação.

Exemplos de saudações de correio eletrónico adequadas:

- Caro Sr. Hutter,

- Cara Ashley Whyte,

- Olá Sra. Brown,

- Olá, Leigh,

- Caros colegas / equipa,

Sugestões de pronomes de género: Ao enviar uma mensagem de correio eletrónico formal, é preferível utilizar “Sr.”, “Sra.” ou “Sr.ª” juntamente com o apelido do destinatário, mas apenas se conhecer os pronomes de género preferidos. Se não souber o pronome do género do destinatário, recomendamos que utilize o nome completo, por exemplo: Querida Jess Smith.

4. Escrever o corpo da mensagem de correio eletrónico: O corpo da mensagem de correio eletrónico é onde partilha a mensagem completa e menciona o objetivo da mensagem. O corpo da mensagem deve ser curto, conciso e direto. Depois de escrever o corpo da mensagem, deve acrescentar uma linha de encerramento imediatamente a seguir. A adição de uma linha de fecho une o e-mail e assinala o fim da sua mensagem. A linha de encerramento deve mostrar agradecimento e também ter um apelo à ação (CTA). O CTA deve mostrar ao destinatário que o remetente está à espera de uma resposta com detalhes ou uma ação.

Outras dicas para escrever o corpo da mensagem:

- Evite o jargão indesejado: Só porque precisa de escrever uma mensagem de correio eletrónico profissional, não significa que tenha de tentar parecer inteligente e utilizar jargão indesejado.

- Seja breve e direto: É sempre melhor escrever mensagens de correio eletrónico mais curtas, que sejam rápidas de ler. Se o destinatário vir parágrafos longos, pode passar imediatamente à frente - não desperdice o tempo do leitor.

Exemplos de linhas de encerramento de correio eletrónico profissional:

- Estou ansioso por ter notícias suas.

- Se precisar de mais alguma coisa, diga-me.

- Por favor, diga-me se tem mais alguma questão.

- Obrigado pelo seu tempo e consideração.

Agora que escreveu o corpo do e-mail e incluiu um apelo à ação na linha de encerramento, pode terminar oficialmente o e-mail com uma assinatura profissional.

5. Como terminar uma mensagem de correio eletrónico: Para muitas pessoas, a conclusão de uma mensagem de correio eletrónico é complicada - não se quer parecer demasiado primário e adequado nem demasiado frio. Clique aqui para obter um guia pormenorizado sobre como terminar as suas mensagens de correio eletrónico. Depois de terminar a mensagem de correio eletrónico, deve incluir o seu nome completo e os dados de contacto.

As formas profissionais mais comuns de terminar uma mensagem de correio eletrónico:

- Atenciosamente

- Com os melhores cumprimentos

- Com todo o respeito

- Cumprimentos calorosos

- Melhores cumprimentos

- Agradecimentos

Antes de carregar em enviar:

Agora que a redação da mensagem de correio eletrónico está concluída, há mais alguns aspectos a rever antes de clicar no botão enviar!

1. Rever e formatar a mensagem de correio eletrónico Enviar uma mensagem de correio eletrónico bem escrita e profissional sem verificar a ortografia e a gramática seria um desperdício total de todo o esforço que dedicou à sua redação. Lembre-se: tal como o endereço de correio eletrónico e a linha de assunto, a ortografia e a gramática de uma mensagem de correio eletrónico contribuem para o seu profissionalismo e autoridade. Pode marcar todas as caixas mencionadas acima, mas se o seu e-mail estiver cheio de erros ortográficos, será lido e parecerá mau. No que diz respeito à formatação da mensagem de correio eletrónico, certifique-se de que utiliza consistentemente o mesmo tipo de letra em toda a mensagem. Além disso, não brinque demasiado com o tamanho do tipo de letra. Recomendamos a utilização de um tipo de letra entre 10 e 12 pontos. Se quiser destacar algo importante, pode colocá-lo a negrito ou sublinhá-lo. Se utilizar o Tuta Mail, não precisa de se preocupar em alterar o tipo de letra ou o seu tamanho, uma vez que as definições predefinidas lhe proporcionarão um e-mail com um aspeto limpo e profissional desde o início.

2. Verifique novamente os campos do destinatário Antes de clicar em enviar, volte atrás e verifique os campos do destinatário. Certifique-se de que está a enviar a mensagem de correio eletrónico para a pessoa certa e que tem o endereço de correio eletrónico correto. Ao enviar uma mensagem de correio eletrónico, existem diferentes campos de destinatário. O mais comum é o primeiro, normalmente denominado Para:____. É aqui que coloca o endereço de correio eletrónico do destinatário principal ou primário, da pessoa ou do grupo para quem a mensagem será enviada. Existem dois outros campos de destinatário adicionais que são CC e BCC.

Para evitar confusões, resumimos o campo de destinatário CC e BCC para si: O que significa CC no correio eletrónico? CC significa cópia a papel químico. Se incluir um endereço no campo CC, ele receberá o mesmo e-mail que enviou para o destinatário principal do e-mail. Utilizar o CC é uma forma de manter outros destinatários de correio eletrónico informados sobre a mensagem que enviou ao destinatário principal sem se dirigir diretamente a eles. Em suma, pode colocar outro contacto em CC para o manter informado e atualizado sobre as suas comunicações com o destinatário principal.

O que significa BCC no correio eletrónico: à semelhança do CC, também tem um destinatário BCC. BCC significa cópia cega de carbono e a principal diferença em relação a CC é que qualquer destinatário no BCC está oculto. Assim, o destinatário principal do correio eletrónico e todas as pessoas incluídas no CC não podem ver o endereço de correio eletrónico dos destinatários no campo BCC. Note que é sempre melhor etiqueta de correio eletrónico garantir que o destinatário principal do correio eletrónico sabe que incluiu destinatários adicionais no BCC.

Como obter um domínio de correio eletrónico personalizado:

Agora que já sabe como escrever um e-mail profissional, sabe que o primeiro passo para ser profissional é ter um bom endereço de e-mail! E se utiliza um fornecedor de correio eletrónico como o Gmail, Yahoo ou Outlook, é muito provável que o endereço de correio eletrónico que escolheu já esteja ocupado. Não se preocupe! Nós temos uma solução - Tuta Mail. Com o Tuta Mail pode obter um endereço de e-mail gratuito - e muito provavelmente o seu nome completo ainda está disponível com um dos nossos domínios gratuitos. Registe-se aqui.

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