Como escrever uma mensagem de correio eletrónico: ter sucesso na escrita profissional de mensagens de correio eletrónico
Escrever uma mensagem de correio eletrónico não precisa de ser difícil. Neste guia passo-a-passo, aprenda a escrever e-mails profissionais.
Guia rápido de escrita de correio eletrónico
_Guia rápido de escrita de correio eletrónico: Reveja estes pontos-chave antes de escrever o seu e-mail profissional.
1. Endereço: O seu endereço de correio eletrónico deve ser profissional.
2. Linha de assunto: A linha de assunto deve resumir o objetivo da mensagem de correio eletrónico.
3. Saudação: A saudação da mensagem de correio eletrónico deve ser amigável e adequada.
4. Corpo da mensagem: O corpo da mensagem deve ser curto, conciso e direto.
5. Linha de encerramento: A linha de fecho assinala o fim de uma mensagem de correio eletrónico e deve ter um CTA.
6. Finalização: Finalize a mensagem com um final de correio eletrónico adequado.
7. Assinatura: A assinatura vem em último lugar e deve conter o seu nome e quaisquer dados de contacto necessários.
Exemplos rápidos de correio eletrónico: Como escrever um e-mail de agradecimento, um e-mail de acompanhamento e como enviar um e-mail a um professor ou professor.
1. Enviar uma mensagem de correio eletrónico a um professor ou docente
Ao enviar uma mensagem de correio eletrónico a um professor ou docente, não é necessário ser demasiado profissional, mas sim educado e formal. Um simples “Olá, Nome” é adequado para a saudação, que deve ser seguida de uma mensagem clara e concisa no corpo da mensagem, na qual pode detalhar o motivo da sua mensagem. Depois disso, a linha de encerramento deve indicar ao seu professor ou professora que ação é necessária. Por exemplo, se estiver a pedir uma carta de recomendação a um professor para se candidatar a um emprego, a linha de encerramento pode ser: “Obrigado por me ajudar com a recomendação. Se precisar de mais pormenores sobre o que inclui, diga-me”. Esta frase deve ser seguida de uma mensagem de correio eletrónico educada e formal, como “Best Wishes, name”
3. Como escrever um e-mail de agradecimento após uma entrevista
Quando envia mensagens de correio eletrónico relacionadas com o local de trabalho, é sempre bom manter-se profissional e educado. Por exemplo, se quiser enviar um e-mail de seguimento após uma entrevista de emprego para agradecer, pode começar o e-mail com “Caro, nome” ou, se quiser ser um pouco menos formal, “Olá, nome”. A segunda linha da mensagem de correio eletrónico deve expressar gratidão: “Obrigado por ter dispensado o seu tempo para me entrevistar”. A seguir, pode ser feita uma frase de encerramento: “Se tiver mais perguntas, não hesite em fazê-las. Aguardo o seu contacto em breve” e, por fim, uma assinatura formal: “Com os melhores cumprimentos, nome”
1. Começar com um endereço de correio eletrónico profissional
O endereço de correio eletrónico e a linha de assunto são a primeira coisa que o destinatário do correio eletrónico vê nas suas notificações e na sua caixa de correio, pelo que o seu endereço tem de ser profissional.
Quando alguém abre a sua caixa de correio eletrónico, vê imediatamente o endereço de correio eletrónico do remetente. Se enviar uma mensagem de correio eletrónico a um potencial empregador, a um professor ou a um docente e eles virem que o seu endereço de correio eletrónico é sugarplum(@)gmail(.)com ou Hollyb64523(@)yahoo(.)com, é muito provável que não abram a mensagem por pensarem que se trata de spam e, se o fizerem, o seu endereço de correio eletrónico não causará uma boa primeira impressão. Sugerimos a utilização de um domínio personalizado e, felizmente, com o Tuta Mail, pode utilizar facilmente o seu próprio domínio exclusivo!
Se obter um domínio personalizado não for uma opção, deve pelo menos usar o seu nome verdadeiro como endereço num contexto profissional. O melhor endereço de e-mail é firstname.lastname@… seguido do domínio.
Se não conseguir registar o seu nome verdadeiro num dos principais fornecedores (porque todos os nomes já são utilizados), utilize o Tuta Mail para se inscrever numa conta de correio eletrónico gratuita com o seu nome.
2. A linha de assunto
O assunto da mensagem de correio eletrónico deve ser direto e dar ao destinatário uma ideia do que se trata.
O nome do remetente e a linha de assunto do correio eletrónico são a primeira coisa que o destinatário vê na notificação do correio eletrónico e quando abre a sua caixa de correio. Por este motivo, a linha de assunto é um fator decisivo para as pessoas ignorarem ou abrirem o seu e-mail.
De facto, os destinatários de correio eletrónico avaliam as mensagens a partir da primeira impressão que têm do assunto, independentemente do conteúdo do corpo da mensagem.
Agora que sabe que a linha de assunto é muito importante para definir o tom e fazer com que o seu e-mail seja lido, pode estar a perguntar-se o que deve constar na linha de assunto do e-mail. Bem, é fácil - a linha de assunto deve ser um resumo simples e curto do email. Depois de ler a linha de assunto do e-mail, o destinatário deve ter uma ideia básica do tópico do e-mail e deve criar atenção suficiente para que o destinatário o abra.
Linhas de assunto profissionais para diferentes cenários
- Pedido de reunião: Pedido de reunião [tarefa ou projeto
- Lembrete de prazo: Lembrete: Prazo de apresentação de [tarefa ou projeto]
- Atualização do projeto: [Nome do projeto] Atualização: Financiamento aprovado
- Convite para evento: Convite para [Nome do evento]
- Anúncio: Anúncio importante: Alterações efectuadas em [Tarefa / projeto / reunião]
3. Usar uma saudação correta
A saudação que utiliza deve depender de quem é o destinatário da mensagem, da sua relação com ele e do objetivo da mensagem. Em geral, quando se trata de escrever e-mails profissionais, a saudação deve ser sempre educada.
Depois de escrever o assunto, o passo seguinte é começar o e-mail com uma saudação. As saudações de e-mail devem ser positivas e educadas - a escolha da saudação depende de quem é o destinatário, da sua relação com ele e do objetivo do e-mail.
Se estiver a escrever a alguém que nunca conheceu ou ao CEO da empresa, é sempre melhor mantê-lo profissional e respeitoso, por exemplo, usar “Caro nome” é formal e uma saudação de e-mail amplamente reconhecida. Por exemplo, utilizar “Caro nome” é formal e é uma saudação de correio eletrónico amplamente reconhecida. Isto compara-se a um simples “Olá nome” ou “Olá nome”, que é adequado utilizar se conhecer a pessoa e tiver comunicações regulares com ela.
E que tal utilizar “A quem possa interessar”? Embora esta saudação antiquada possa parecer profissional, é frequentemente vista como fria e impessoal - recomendamos a utilização de “Caro nome”.
Lembre-se de que, quando envia a primeira mensagem de correio eletrónico, é importante utilizar uma saudação amigável e adequada e, depois disso, se se tornar uma conversa de correio eletrónico, na maioria dos casos, pode deixar de utilizar a saudação formal.
Cumprimentos profissionais e casuais por correio eletrónico
- Formal: Caro Sr. Hutter,
- Formal: Querida Ashley Whyte,
- Formal: Caros Colegas / Equipa,
- Casual: Olá Sra. Brown,
- Casual: Olá Leigh,
- Casual: Olá equipa / todos
Sugestões de pronomes de género: Ao enviar uma mensagem de correio eletrónico, é preferível utilizar “Sr.”, “Sra.” ou “Sr.ª” juntamente com o apelido do destinatário, mas apenas se conhecer os pronomes de género preferidos. Se não souber o pronome do género do destinatário, recomendamos a utilização do nome completo, por exemplo: “Caro Jess Smith”.
4. Escrever o corpo da mensagem de correio eletrónico
Cada mensagem de correio eletrónico enviada deve focar apenas um tópico. Ao escrever o corpo da mensagem, mantenha a mensagem direta e concisa - ninguém gosta de perder tempo.
O corpo do seu e-mail é onde transmite a mensagem e menciona o objetivo do e-mail. O corpo do e-mail deve ser conciso, direto e abranger apenas um tópico. Isto é especialmente necessário na escrita de correio eletrónico profissional. Depois de escrever o corpo do e-mail, deve adicionar uma linha de encerramento imediatamente a seguir. Abaixo, abordamos a escolha de uma linha de encerramento e como terminar corretamente um e-mail profissional.
5. Terminar a mensagem de correio eletrónico: linha de fecho, assinatura
O final da mensagem de correio eletrónico é composto pela linha de encerramento, a assinatura e, por último, a sua assinatura.
O final de uma mensagem de correio eletrónico deve seguir sempre a mesma estrutura: começar com a frase final, depois a assinatura e, por fim, a sua assinatura.
A linha de fecho
A adição de uma linha de fecho liga o e-mail e assinala o fim da sua mensagem. A linha de encerramento deve mostrar agradecimento e ter um apelo à ação (CTA). O CTA deve mostrar ao destinatário que o remetente está à espera de uma resposta com detalhes ou uma ação.
Exemplos de linhas de encerramento de correio eletrónico profissional
- Aguardo ansiosamente o seu contacto.
- Se precisar de mais alguma coisa, diga-me.
- Se tiver mais alguma questão, diga-me.
- Obrigado pelo vosso tempo e consideração.
A assinatura do correio eletrónico
Depois de escrever o corpo da mensagem e de incluir um apelo à ação na linha de encerramento, pode escolher um sinal de conclusão adequado para a mensagem.
Adicionar a sua assinatura
O último passo para terminar a mensagem de correio eletrónico é adicionar a sua assinatura após o fecho da mensagem. A assinatura da mensagem de correio eletrónico deve conter sempre o seu nome e, se necessário, qualquer informação que o destinatário possa necessitar para o contactar. Numa mensagem de correio eletrónico profissional, isto pode incluir o seu título, o nome da empresa, o sítio Web da empresa e/ou o número de telefone. A sua assinatura de correio eletrónico deve mudar consoante a pessoa que está a contactar e a finalidade da mensagem.
Lembre-se de que, se o e-mail se transformar numa conversa mais longa, pode começar a utilizar uma assinatura curta, como “Best, name”. Só é importante utilizar uma assinatura longa com detalhes de contacto relevantes/nome da empresa para a mensagem de correio eletrónico inicial.
Exemplos de assinaturas comuns
A assinatura e a conclusão da mensagem de correio eletrónico dependem de quem envia a mensagem e da finalidade da mesma. Por exemplo, se estiver a candidatar-se a um emprego e quiser mostrar o seu portfólio online, deve incluir uma ligação para o seu sítio Web e o número de contacto na assinatura da mensagem.
Dicas de escrita de e-mail
Evitar jargão indesejado
Só porque precisa de escrever uma mensagem de correio eletrónico profissional, não significa que tenha de tentar parecer inteligente utilizando jargão irritante. Uma mensagem de correio eletrónico profissional deve ter a estrutura correta e ser escrita utilizando linguagem corrente.
Seja breve e direto
É sempre melhor escrever mensagens de correio eletrónico mais curtas, que sejam de leitura rápida. Se o destinatário vir parágrafos longos, pode passar imediatamente à frente - não desperdice o tempo do leitor.
Reveja a mensagem de correio eletrónico
Enviar uma mensagem de correio eletrónico bem escrita e profissional sem verificar a ortografia e a gramática seria um desperdício total de todo o esforço que dedicou à sua redação. Lembre-se: tal como o endereço de correio eletrónico e a linha de assunto, a ortografia e a gramática de uma mensagem de correio eletrónico contribuem para o profissionalismo e a autoridade da mensagem.
Verifique novamente os campos do destinatário
Antes de clicar em enviar, volte atrás e verifique os campos do destinatário. Certifique-se de que está a enviar a mensagem de correio eletrónico para a pessoa certa e que tem o endereço de correio eletrónico correto. Ao enviar uma mensagem de correio eletrónico, existem diferentes campos de destinatário. O mais comum é o primeiro, normalmente denominado Para:____. É aqui que coloca o endereço de correio eletrónico do destinatário principal ou primário, da pessoa ou do grupo para quem a mensagem será enviada.
Formatar a mensagem de correio eletrónico
No que diz respeito à formatação da mensagem de correio eletrónico, certifique-se de que utiliza consistentemente o mesmo tipo de letra em toda a mensagem. Além disso, não brinque demasiado com o tamanho do tipo de letra. Recomendamos a utilização de um tipo de letra entre 10 e 12 pontos. Se quiser destacar algo importante, pode colocá-lo a negrito ou sublinhá-lo.