Como iniciar um guia rápido de correio eletrónico

_Guia rápido sobre como iniciar uma mensagem de correio eletrónico: Reveja estes pontos-chave antes de iniciar a mensagem de correio eletrónico.

Antes de começar, pense sempre:

• Aquem estou a enviar o e-mail?

• Qual é o pronome preferido da pessoa?

• Porque estou a enviar esta mensagem de correio eletrónico?

Obter a estrutura correta

1. Saudação: Ao iniciar uma mensagem de correio eletrónico, o primeiro passo é escolher uma saudação. A saudação da mensagem de correio eletrónico pode ser formal ou informal, dependendo de quem é o destinatário e do objetivo da mensagem.

2. Linha de abertura: Logo a seguir à saudação vem a linha de abertura da mensagem de correio eletrónico que, tal como a saudação, depende do motivo da mensagem.

A saudação

• Saudaçãoformal de correio eletrónico para qualquer situação: Caro(a)

• Saudaçãocasual e amigável por correio eletrónico: Olá / Hi

A linha de abertura

• Profissional: Espero que este e-mail o encontre bem

• Casual e amigável: Espero que tudo esteja bem do seu lado

• Direto ao assunto: Estou a contactá-lo porque…

• Para expressar gratidão: Obrigado por…

O que evitar

• Não cumprimentar ou nomear o correio eletrónico
• Não ser informal num contexto formal ou profissional
• Pronomes incorrectos e erros ortográficos

Uma vez que a escrita por correio eletrónico continua a tornar-se uma parte integrante da nossa vida quotidiana e uma das formas mais comuns de comunicação escrita, é vital começar a sua mensagem com uma saudação de correio eletrónico e uma linha de abertura adequadas. O início da mensagem de correio eletrónico define o tom, demonstra profissionalismo e incentiva o destinatário a continuar a ler. Talvez esteja a pensar como começar um e-mail para um professor, como começar um e-mail para um professor, ou talvez esteja à procura das saudações de e-mail profissionais mais comuns. Neste guia rápido e detalhado, analisamos como iniciar o e-mail, exemplos de saudações e linhas de abertura e o que evitar ao iniciar um e-mail.

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O que considerar antes de começar a escrever uma mensagem de correio eletrónico

Faça a si próprio estas três perguntas antes de iniciar a mensagem de correio eletrónico para facilitar o processo de escrita.

Antes de começar a escrever a mensagem de correio eletrónico, tenha em conta estes três aspectos para garantir que a redação da mensagem de correio eletrónico decorre sem problemas e sem erros evitáveis.

1. A quem estou a enviar o e-mail / quem é o meu público?

A saudação da mensagem de correio eletrónico deve ser escolhida de acordo com o seu público. Se estiver a enviar uma mensagem de correio eletrónico a um colega que conhece há muito tempo, pode utilizar uma saudação mais descontraída. Isto é diferente de uma mensagem de correio eletrónico para uma candidatura de emprego ou de uma mensagem de correio eletrónico para um professor, em que a saudação deve ser profissional e formal.

Lembre-se de que a saudação muda consoante esteja a saudar uma única pessoa, algumas ou um grupo de pessoas.

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2. Qual é o pronome preferido?

Ao dirigir-se ao destinatário, é importante escrever corretamente o seu nome e utilizar o pronome de género correto. Quando se trata de escrever uma mensagem de correio eletrónico formal, normalmente utilizamos “Sr.”, “Sra.” ou “Sr.ª” juntamente com o apelido, mas apenas se conhecer os pronomes preferidos.

Se não conhecer os pronomes do género do destinatário, é melhor dirigir-se a ele utilizando o seu nome completo. Por exemplo, “Cara Lora Huges.” Isto evita erros desnecessários, demonstra respeito e atenção aos pormenores.

3. Porque estou a enviar o e-mail / Qual é o motivo?

A última consideração que facilita todo o processo de escrita do e-mail é perguntar a si próprio porque está a enviar o e-mail, por outras palavras, qual é o motivo do e-mail. Ao perceber isto antes de começar o processo de escrita, terá uma ideia melhor do que gostaria de dizer e se precisa de usar um tom mais profissional ou casual.

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Como começar uma mensagem de correio eletrónico de forma profissional

Ao enviar uma mensagem de correio eletrónico profissional, pode utilizar “Caro” seguido do nome preferido do destinatário.

Se quiser começar o seu e-mail de forma profissional, uma opção segura é utilizar “Caro” como saudação. É uma saudação de correio eletrónico bem conhecida, utilizada em todo o mundo quando se pretende parecer profissional e formal. “Caro” é uma saudação de correio eletrónico segura para uma carta de apresentação, uma carta comercial ou qualquer situação que exija profissionalismo.

- Caro Sr. Hutter,

- Cara Ashley Whyte,

Saudações casuais e amigáveis por correio eletrónico

Quando a sua mensagem de correio eletrónico não precisa de ser demasiado formal, um “Olá” ou “Olá” casual e amigável é suficiente.

”Hello” e “Hi” são duas saudações comuns de correio eletrónico que variam em termos de formalidade. Cumprimentar um destinatário com “Olá” é informal e muito utilizado entre colegas ou pessoas que se conhecem. “Olá”, por outro lado, é um pouco mais formal. Embora “Olá” não seja extremamente formal, é considerada uma saudação de correio eletrónico amplamente aceite, que é amigável e direta. Se estiver a pensar em como começar um e-mail para um professor ou uma professora, um “Olá” amigável e direto, juntamente com o seu nome, seria adequado.

- Olá, Sra. Brown,

- Olá Prof. Huges,

Recomendado para leitura adicional: O nosso guia sobre como terminar uma mensagem de correio eletrónico.

Saudações de correio eletrónico para se dirigir a uma equipa ou grupo de mais de dois destinatários

Quando precisar de enviar uma mensagem de correio eletrónico a um grupo ou equipa, também pode utilizar “Caro”, “Olá” ou “Olá” seguido do nome de todos, dos colegas ou da equipa.

Ao iniciar uma mensagem de correio eletrónico destinada a mais de duas pessoas, uma equipa ou um grupo, pode escolher uma saudação de correio eletrónico profissional ou mais informal. Existem algumas saudações de correio eletrónico que são informais, mas amplamente utilizadas e aceites para mensagens de correio eletrónico com vários destinatários. Por exemplo, um “Olá” ou “Olá” amigável seguido de “equipa”, “todos” ou a utilização do nome do departamento num contexto de trabalho é amplamente aceite. Por outro lado, se pretender ser mais formal quando se dirige a mais de duas pessoas ou a um grande grupo numa mensagem de correio eletrónico, é adequado um simples “Caro nome da equipa/departamento”.

- Caros colegas / equipa,

- Olá equipa / todos,

- Olá equipa / todos,

Dica extra: Quando se dirige a um grupo de pessoas que não conhece bem, evite dirigir-se a pessoas de géneros específicos como Ladies, Guys ou Gentlemen.

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Exemplos de como iniciar uma mensagem de correio eletrónico

Como começar uma mensagem de correio eletrónico para um professor

Ao enviar uma mensagem de correio eletrónico a um professor, a sua saudação deve ser mais formal, o que demonstra não só profissionalismo mas também respeito. Uma forma adequada de iniciar uma mensagem de correio eletrónico para um professor é usar Caro seguido do seu nome preferido. Se o seu professor lhe disse para se dirigir a ele pelo primeiro nome, deve utilizá-lo também quando lhe enviar uma mensagem de correio eletrónico. Se costuma dirigir-se ao seu professor por Sr. ou Sra., juntamente com o apelido, deve utilizá-lo na saudação da mensagem de correio eletrónico.

Como começar uma mensagem de correio eletrónico para uma empresa

Ao enviar uma mensagem de correio eletrónico a uma empresa, a opção mais segura é manter um tom profissional e formal. Há muitas situações em que pode enviar um e-mail a uma empresa - pode ser para se candidatar a um emprego, para se informar sobre uma vaga de emprego aberta ou para outro assunto. Se conhecer a pessoa a quem está a enviar a mensagem de correio eletrónico na empresa, pode utilizar Caro seguido do seu nome. Se não souber o nome da pessoa a quem está a escrever, pode utilizar o nome do departamento.

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A linha de abertura

Há muitos tipos de frases de abertura que pode utilizar. “Espero que esteja bem” é muito utilizado e profissional, se quiser uma frase de abertura mais informal e amigável pode utilizar “Espero que a sua semana esteja a correr bem”.

Depois de ter escolhido a saudação adequada, tem de escrever a sua frase de abertura. Esta também é designada por frase de abertura ou frase de abertura. A frase de abertura define o tom e deve também captar a atenção do destinatário. Tal como a saudação, ao escolher a melhor linha de abertura, deve ter em conta quem é o destinatário, a sua relação com ele e a intenção do e-mail.

Agora que já tem a saudação de correio eletrónico perfeita, dê uma vista de olhos aos exemplos de frases de abertura de correio eletrónico abaixo.

Linhas de abertura profissionais

- Espero que este e-mail o encontre bem

Esta é possivelmente a linha de abertura mais utilizada quando se enviam mensagens de correio eletrónico formais. Esta é uma linha de abertura antiquada e formal que era muito utilizada no passado e que já não é muito comum. Não há nada de errado em utilizar esta linha de abertura, mas muitos preferem utilizar outras como “Espero que esteja bem”.

Outras linhas de abertura profissionais e educadas incluem:

- I hope your week is going well / smoothly.

- I hope you are doing well.

Linhas de abertura diretas

- Estou a contactá-lo porque…

Esta linha de abertura é direta e sem rodeios. Começar o e-mail com “Estou a contactá-lo porque” esclarece rapidamente o objetivo do e-mail sem perder tempo. Ao declarar a sua intenção na linha de abertura, evita a confusão ao informar o destinatário do objetivo do correio eletrónico.

Outras linhas de abertura diretas que pode utilizar são:

- Estou a entrar em contacto por causa de / para o informar…

- Estou a escrever para o informar / informar que…

- Estou a enviar-lhe um e-mail para…

Linhas de abertura para expressar gratidão

- Queria agradecer-vos por…

Outra excelente linha de abertura é expressar gratidão. Se estiver a escrever uma mensagem de correio eletrónico em resposta às acções ou aos actos do destinatário, começar a mensagem com um educado “obrigado” é sempre muito útil.

Outras formas comuns de expressar gratidão ao iniciar um e-mail incluem:

- Obrigado por…

- Agradeço a sua ajuda / a atualização.

- Obrigado pela resposta rápida.

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O que evitar ao iniciar uma mensagem de correio eletrónico

Quando inicia uma mensagem de correio eletrónico, há saudações e frases de abertura que deve evitar utilizar. Por exemplo, a saudação “A quem possa interessar” e as frases de abertura “Sei que está ocupado, mas…” ou “Por favor, pode fazer-me um favor?”

Agora que já falou sobre como iniciar uma mensagem de correio eletrónico e analisou as saudações e linhas de abertura adequadas, é importante saber o que deve evitar ao iniciar uma mensagem de correio eletrónico.

Saudações a evitar

Recomendamos que evite a utilização de “A quem possa interessar” e “Caro senhor ou senhora”. Estes são dois exemplos de saudações demasiado impessoais, que mostram ao destinatário que não tem a certeza de quem está a contactar. Se não conseguir encontrar o nome do destinatário, faça sempre alguma pesquisa e tente, pelo menos, obter o seu cargo. Por exemplo, “Caro Diretor de Marketing” seria melhor do que “Caro Senhor”.

- A quem possa interessar

- Caro Senhor ou Senhora

- Sem qualquer saudação

Linhas de abertura que devem ser evitadas

A frase de abertura deve ser eficaz, captar a atenção do destinatário e incentivá-lo a continuar a ler. A frase de abertura também define o tom para o resto da mensagem de correio eletrónico, pelo que é importante escolher uma que seja adequada e relevante para o objetivo da mensagem.

Linhas de abertura que deve evitar:

- Sei que está ocupado, mas…

- Deixa-me apresentar-me…

- Por favor, podes fazer-me um favor?

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