Como iniciar uma mensagem de correio eletrónico (com exemplos)

Índice:

- Antes de iniciar a mensagem de correio eletrónico

- Como iniciar uma mensagem de correio eletrónico

- O que evitar ao iniciar uma mensagem de correio eletrónico

- A melhor solução para o correio eletrónico

Como a escrita de correio eletrónico continua a tornar-se uma parte integrante da nossa vida quotidiana e uma das formas mais comuns de comunicação escrita, é vital começar a sua mensagem com uma saudação de correio eletrónico e uma linha de abertura adequadas. O início da mensagem de correio eletrónico define o tom, mostra profissionalismo e incentiva o destinatário a continuar a ler. Talvez esteja a pensar como começar um e-mail para um professor, como começar um e-mail para um professor ou talvez esteja à procura das saudações de e-mail profissionais mais comuns. Neste guia, veremos como iniciar a mensagem de correio eletrónico, exemplos de saudações e linhas de abertura e o que evitar ao iniciar uma mensagem de correio eletrónico.

Antes de iniciar a mensagem de correio eletrónico

1. O público é importante

A sua saudação de correio eletrónico deve ser escolhida de acordo com o seu público. Se estiver a enviar uma mensagem de correio eletrónico a um colega que conhece há muito tempo, pode utilizar uma saudação mais descontraída. Isto é diferente de uma mensagem de correio eletrónico para uma candidatura a um emprego, em que a saudação deve ser profissional e formal. Lembre-se de que a saudação muda consoante esteja a saudar uma única pessoa, algumas ou um grupo de pessoas.

2. Verificar nomes e pronomes

Ao dirigir-se ao destinatário, é importante escrever corretamente o seu nome. Para além de escrever corretamente o nome, é igualmente importante utilizar os pronomes de género adequados. Quando se trata de escrever uma mensagem de correio eletrónico formal, normalmente utilizamos “Sr.”, “Sra.” ou “Sr.ª” juntamente com o apelido, mas apenas se conhecer os pronomes preferidos. Se não conhecer os pronomes do género do destinatário, é melhor dirigir-se a ele utilizando o seu nome completo. Por exemplo: Cara Lora Huges. Isto evita erros desnecessários, demonstra respeito e atenção aos pormenores.

Consulte também o guia da Tuta para escrever mensagens de correio eletrónico profissionais.

Como começar uma mensagem de correio eletrónico

O início de cada mensagem de correio eletrónico deve conter sempre:

A saudação / saudação

A saudação ou saudação deve ser a primeira linha do correio eletrónico. A saudação do e-mail depende da pessoa a quem está a escrever, da vossa relação e do motivo pelo qual está a escrever. Continue a ler para ver a nossa lista de exemplos de saudações de correio eletrónico - elaborámos uma lista das saudações de correio eletrónico mais comuns e seguras para diferentes cenários.

Exemplos de saudações por correio eletrónico

Saudações por correio eletrónico quando se escreve a um ou dois destinatários:

1. Caro nome,

Utilizar “Caro” como saudação de correio eletrónico é uma opção segura, especialmente quando pretende parecer profissional e formal. “Caro” é uma saudação formal de correio eletrónico que demonstra respeito e formalidade. É uma saudação de correio eletrónico segura para uma carta de apresentação, uma carta comercial ou qualquer situação que exija profissionalismo.

- Caro Sr. Hutter,

- Cara Ashley Whyte,

2. Olá nome, ou Olá nome,

“Hello” e “Hi” são duas saudações comuns de correio eletrónico que variam em termos de formalidade. Cumprimentar um destinatário com “Olá” é informal e muito utilizado entre colegas ou pessoas que se conhecem. “Olá”, por outro lado, é um pouco mais formal. Embora “Olá” não seja extremamente formal, é considerada uma saudação de e-mail amplamente aceite, que é amigável e direta. Se está a pensar como começar um e-mail para um professor ou professora, um “Olá ____” amigável e direto, juntamente com o seu nome, seria apropriado.

- Olá, Sra. Brown,

- Olá, Leigh,

Recomendado para leitura adicional: O nosso guia sobre como terminar uma mensagem de correio eletrónico.

Saudações de correio eletrónico para se dirigir a uma equipa ou grupo de mais de dois destinatários:

3. Olá equipa, Olá a todos, Caros colegas,

Ao iniciar uma mensagem de correio eletrónico destinada a mais de duas pessoas, uma equipa ou um grupo, existem algumas saudações de correio eletrónico que são informais, mas amplamente utilizadas e aceites para mensagens de correio eletrónico com vários destinatários. Um “Olá” ou “Olá” amigável seguido de “equipa”, “todos” ou utilizando o nome do departamento é suficiente. Se quiser ser mais formal quando se dirige aos seus colegas de trabalho, um simples “Caros colegas” é adequado.

- Caros colegas / equipa,

- Olá equipa / todos,

- Olá equipa / todos,

Dica: Quando se dirigir a um grupo de pessoas que não conhece bem, evite dirigir-se a pessoas de um género específico - Senhoras, Rapazes ou Senhores.

A frase de abertura

Depois de ter escolhido a saudação adequada, tem de escrever a frase de abertura. Esta também é designada por frase de abertura ou frase de abertura. A frase de abertura define o tom e deve também captar a atenção do destinatário. Tal como a saudação, ao escolher a melhor linha de abertura deve ter em conta quem é o destinatário, a sua relação com ele e a intenção do e-mail.

Agora que já tem a saudação de correio eletrónico perfeita, dê uma vista de olhos aos exemplos de frases de abertura de correio eletrónico abaixo.

Exemplos de frases de abertura de correio eletrónico

1. Espero que este e-mail o encontre bem

Esta é possivelmente a frase de abertura mais utilizada quando se enviam e-mails formais. Trata-se de uma frase de abertura antiquada e formal que é muito utilizada. Pode jogar pelo seguro e utilizá-la se quiser ser formal e profissional.

Outras linhas de abertura profissionais e educadas incluem:

- I hope your week is going well / smoothly.

- Espero que esteja a ir bem.

2. Estou a contactá-lo porque…

A linha de abertura também pode ser direta e ir ao ponto. Começar o e-mail com “Estou a contactá-lo porque” é direto e esclarece o objetivo do seu e-mail. Quando declara a sua intenção na linha de abertura, evita confusões ao informar o destinatário da intenção do correio eletrónico.

Outras linhas de abertura directas incluem:

- Estou a contactar-vos por causa de / para vos informar…

- Estou a escrever para o informar / informar que…

- Estou a enviar-lhe um e-mail para…

3. Obrigado por…

Outra linha de abertura excelente é expressar gratidão. Se estiver a escrever uma mensagem de correio eletrónico em resposta às acções ou aos actos do destinatário, começar a mensagem com um educado “obrigado” é sempre muito útil.

Outras formas comuns de expressar gratidão nas linhas de abertura incluem:

- Obrigado por…

- Agradeço a sua ajuda / a atualização.

- Obrigado pela resposta rápida.

O que evitar ao iniciar uma mensagem de correio eletrónico:

Agora que já falou sobre como iniciar uma mensagem de correio eletrónico e analisou as saudações e linhas de abertura adequadas, é importante saber o que deve evitar ao iniciar uma mensagem de correio eletrónico.

Saudações a evitar:

- A quem possa interessar

- Caro senhor ou senhora

- Nenhuma saudação

Recomendamos que evite a utilização de “A quem possa interessar” e “Caro Senhor ou Senhora”. Estes são dois exemplos de saudações demasiado impessoais, que mostram ao destinatário que não tem a certeza de quem está a contactar. Se não conseguir encontrar o nome do destinatário, faça sempre alguma pesquisa e tente, pelo menos, obter o seu cargo. Por exemplo, “Caro Diretor de Marketing” seria melhor do que “Caro Senhor”.

A menos que esteja a ter uma conversa com um colega, o seu e-mail deve ter sempre uma saudação.

Lembre-se: O final da mensagem de correio eletrónico é tão importante como a saudação.

Linhas de abertura que deve evitar:

A linha de abertura deve ser eficaz, captar a atenção dos destinatários e incentivá-los a continuar a ler. A linha de abertura também define o tom para o resto do e-mail, por isso é muito importante utilizar uma linha de abertura adequada, relevante para o objetivo do e-mail.

Aqui está uma lista de linhas de abertura que deve evitar:

- Sei que está ocupado, mas…

- Deixe-me apresentar-me…

- Por favor, pode fazer-me um favor?

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