快速归档电子邮件的步骤

在 Outlook 中

1. 登录您的 Outlook 账户。
2. 选中邮件，点击工具栏中的_“归档_”按钮，或将其拖拽至归档文件夹。
3. 在常规搜索栏中搜索已归档的邮件。

在 Gmail 中

1. 登录您的 Gmail 账户。
2. 选中邮件，点击其旁_标有“归档”字样的_框，或者勾选邮件旁边的复选框，然后按“E”键。
3. 若要搜索已归档的邮件，请转到_“所有邮件_”，然后在搜索栏_中_输入_:archive。_

在 Tuta Mail 中

1. 登录 Tuta Mail 账户。
2. 选中邮件，点击_更多选项_（…），将_邮件_移至 “归档”文件夹，或者将其拖拽到_“归档”_文件夹中。
3. 在常规搜索栏中搜索已归档的邮件。

什么是邮件归档？

在您的收件箱中，您可能之前就见过“归档”文件夹。但您是否不确定邮件归档究竟起什么作用？大多数人可能模糊地将邮件归档与“邮件消失但未被删除”的概念联系起来。它们只是“被移到了别处”。

更准确地说，邮件归档是指将邮件复制或从您正在使用的主收件箱中移出，存入一个独立的归档系统。 换言之**:** 您的邮件会被存储在一个独立的索引系统中，日后需要时可轻松访问。这可以减少邮箱的存储空间，并提升收件箱的运行效率。

当您归档一封邮件时，整封邮件——包括其标题、正文、附件和元数据——都将被完整保留，完全保持其发送和接收时的原始状态。如前所述，归档时邮件会被移至一个独立的索引系统，这意味着它们会被建立索引以便搜索。之后，您可以通过关键词、发件人、日期、主题或其他属性来查找已归档的邮件。

删除与归档

您希望整理收件箱并清除一些无用的邮件。因此，无论是删除还是归档不需要的邮件，似乎并没有太大区别，对吗？实际上，删除和归档邮件并非同一回事。 删除邮件会将其从收件箱中移除。根据您的邮件设置不同，已删除的邮件可能会在“垃圾箱”或“已删除邮件”文件夹中保留一段时间，之后才会被永久删除——例如，在 Tuta Mail 中，垃圾箱中的邮件会在 30 天后自动删除。

而归档则会将邮件保存在受管存储中，您随时都可以搜索和检索这些邮件。简而言之:归档邮件有助于您存储那些不需要立即访问、但也不想删除的重要邮件。

注意:就合规性问题而言，归档与删除之间的区别至关重要。

若想保持收件箱井然有序，还可以使用电子邮件模板或自动回复等功能。

备份与归档

归档与备份邮件之间存在差异，因为它们的目标不同。归档的目的是为存档目的长期存储邮件。而备份仅在短期至中期内存储数据。

备份的目的是在发生数据丢失时保障数据安全。这意味着通常会定期备份相关数据，即较早的备份会在一定时间后被覆盖。而归档的电子邮件则必须能够被检索。

注:需要指出的是，对电子邮件归档本身进行备份同样重要。

为什么电子邮件归档很重要？

除了帮助您保持收件箱井然有序外，电子邮件归档还具有其他优势。

如前所述，邮件归档可减少存储空间，从而降低存储成本并提升 IT 性能。邮件归档的另一个优势在于，一旦发生网络攻击，丢失的邮件可以更轻松地恢复。

由于归档邮件以原始形式存储，因此可以确保它们不会被编辑或篡改。

如果您希望进一步确保数据安全，请务必使用加密服务，例如Tuta。总部位于汉诺威的 Tuta 是一家提供端到端加密且具备量子安全性的电子邮件、日历和云盘解决方案的公司，可确保您的数据始终属于您。而且只属于您。

一键开启隐私保护。

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法律合规

德国的公司依法必须存储包含敏感和重要信息的电子邮件，尤其是当这些邮件涉及税务和法律事务时。根据德国法律和《通用数据保护条例》（GDPR）的规定，仅将商务邮件保存在外部硬盘等存储设备上是不够的，必须进行归档。电子邮件归档的保留期限取决于行业法规和组织政策。

此外，由于电子邮件以原始格式归档，企业能够完整保留长期的电子邮件通信记录，甚至可追溯至数年前。

如何在 Outlook 中归档电子邮件

如何在 Outlook 中归档电子邮件。截图:Outlook 账户。

若要在 Outlook 账户中归档一封邮件，您需要先_登录账户_。然后，点击_您想要归档的邮件进行选择。接着，点击工具栏中的“归档”按钮_，所选邮件即会被归档。您也可以通过将邮件直接拖拽到归档文件夹中来完成归档。

注意:归档文件夹旁边有“更多选项”（以三个点表示）。点击该选项后，您可以创建归档文件夹内的子文件夹、更改文件夹颜色或清空文件夹等。

如何在 Outlook 中查找已归档的邮件

您可以通过在搜索框中输入关键词，或直接浏览归档文件夹，轻松找到已归档的邮件。当您在 Outlook 的搜索框中输入关键词时，默认情况下 Outlook 会搜索您邮箱中的所有文件夹。

如何在 Outlook 中取消归档邮件

若要在 Outlook 账户中取消归档某封邮件，只需右键单击该邮件进行选择。此时将弹出包含多种选项的菜单，您可以点击_“移动_”，然后选择要将归档邮件移动到的目标文件夹。

如何在 Gmail 中归档邮件

如何在 Gmail 账户中归档邮件以及查找已归档邮件。截图:Gmail 账户。

Gmail 没有专门的归档文件夹供您将需要归档的邮件拖放进去。相反，如果您想归档一封邮件，需要先打开 Gmail_账户并登录_。然后，您可以_勾选_要归档_的邮件旁边的复选框_，并点击_“归档”_。

请注意，如果有人回复已归档的邮件，该邮件将返回您的收件箱。

小贴士:您也可以使用键盘快捷键将邮件归档:首先勾选邮件旁边的复选框，然后按下“E”键。

如何在 Gmail 中查找已归档的邮件

归档的邮件仍可在_“所有邮件_”标签下找到。因此，若要在 Gmail 账户中搜索已归档的邮件，请转至_“所有邮件_”，然后在搜索栏_中_输入_:archive。_

一键开启隐私保护。

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如何在 Tuta Mail 中归档邮件

如何在 Tuta Mail 账户中归档邮件。截图:Tuta Mail 账户。

若要在 Windows、macOS、Linux 系统的Tuta Mail 免费桌面客户端中，或通过网页浏览器中的 Tuta Mail 将邮件归档，请先登录您的账户。 随后，点击_您想要归档的邮件进行选中。接着点击“更多选项”（三个点），选择“移动_”，然后_选择“归档”文件夹。您也可以直接将选中的邮件拖拽到“归档”文件夹中 。邮件归档后，在底部弹出的窗口中，您还可以选择“撤销”_此操作。

在 Android 和 iOS 版的 Tuta Mail 移动应用中，归档邮件同样快速简便。只需长按邮件一秒钟进行选中，点击_“文件夹”图标_，然后选择_“归档”_即可。

提示: 当您在移动设备上收到邮件通知时，也可以长按通知一秒钟，然后点击_“归档_”来归档该邮件。

如何在 Tuta Mail 中移动和恢复已归档的邮件

总体而言，您还可以通过再次点击“更多选项”，然后选择“移动”，将归档邮件轻松移至其他文件夹或主收件箱。当然，您也可以通过简单地拖放操作，将归档邮件移动到另一个文件夹。

通常，搜索已归档邮件时，只需在常规搜索栏中进行搜索即可。

提示:如果您希望将来自特定发件人的邮件始终自动归档，可以创建一个收件箱规则。

总结

归档不仅是德国企业必须遵守的法律要求，对（个人）用户而言也具有多重优势。到了2026年，电子邮件仍将是主要的沟通工具。通过归档邮件，您可以确保更高的数据安全性，并获得更佳的搜索体验。