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Organização do e-mail: Como organizar a sua caixa de entrada

Organizar a sua caixa de entrada e manter os seus e-mails em ordem pode ser uma tarefa cansativa, mas estamos aqui para ajudar. Descubra os cinco passos da Equipa Tuta para classificar os e-mails e manter a sua caixa de entrada organizada.

Learn how to set up and organize emails and your mailbox in Tuta Mail with this easy guide.

A maioria das caixas de correio está sobrecarregada, uma vez que uma pessoa recebe, em média, cerca de 121 e-mails por dia. Mas não tem de ser assim! Hoje, a equipa da Tuta apresenta-lhe sete passos para organizar os e-mails e partilha as melhores formas de limpar a sua caixa de entrada. Finalmente, manter a sua caixa de correio arrumada e organizada será fácil.

Passos rápidos para organizar o e-mail

  1. Utilizar pastas e subpastas
  2. Utilizar regras da caixa de entrada e mover e-mails para pastas
  3. Utilizar aliases
  4. Atribuir etiquetas aos seus e-mails
  5. Apague e arquive e-mails regularmente

Passo 1: Utilize pastas e subpastas

A melhor forma de organizar os seus e-mails e manter uma caixa de entrada organizada é guardá-los em pastas. Ao utilizar pastas, pode mover manualmente os e-mails para as respetivas pastas ou definir regras para garantir que determinados e-mails vão sempre para a pasta definida. O Tuta Mail permite-lhe criar pastas ilimitadas e pode criar subpastas dentro destas.

Create folders in Tuta Mail: Click on the + to add a new folder or subfolder. Create folders in Tuta Mail: Click on the + to add a new folder or subfolder.

Create folders in Tuta Mail: Enter the folder name and click ok. Create folders in Tuta Mail: Enter the folder name and click ok.

Create subfolder in Tuta Mail: Enter the folder name, choose a parent folder and click ok. Create subfolder in Tuta Mail: Enter the folder name, choose a parent folder and click ok.

A utilização de pastas e subpastas é a melhor forma de organizar e gerir a sua caixa de correio. Com as regras da caixa de entrada, também pode encaminhar os e-mails recebidos para as respetivas pastas dedicadas, poupando-lhe tempo e esforço na organização manual de novos e-mails.

Como organizar e-mails em pastas

Crie pastas de acordo com categorias ou funções diferentes. Alguns exemplos podem ser

Uma pasta principal para operações bancárias — subpastas para cada banco onde tem contas Uma pasta de viagens — subpastas para cada viagem ou local que visitar Uma pasta para faturas e contas — subpastas para faturas pagas e pendentes

  • Como criar pastas no Tuta Mail
  1. Clique no símbolo da caneta ao lado de «As suas pastas»
  2. Clique no símbolo «+»
  3. Introduza o nome da pasta
  4. Em «Pasta principal», escolha «Nenhuma»
  • Como criar subpastas dentro de pastas
  1. Clique no menu com os três pontos na pasta principal
  2. Clique no + para adicionar uma pasta
  3. Introduza o nome
  4. Clique em «OK»

Acione a Privacidade em um clique.

Pode configurar regras na caixa de entrada para que os e-mails recebidos sejam automaticamente organizados na pasta dedicada. Isto garante que a sua caixa de entrada não fique demasiado cheia e que os e-mails importantes acabem nas respetivas pastas dedicadas, onde pode abri-los, visualizá-los e geri-los rapidamente.

Saiba como configurar e utilizar o Tuta Mail

Passo 2: Utilizar regras da caixa de entrada e mover e-mails para pastas

Set up inbox rules in Tuta Mail: Go to settings, email settings, under Inbox rules click on the + symbol to add a new inbox rule. Set up inbox rules in Tuta Mail: Go to settings, email settings, under Inbox rules click on the + symbol to add a new inbox rule.

Set up inbox rules in Tuta Mail: Under Field select what the rule applies to. Set up inbox rules in Tuta Mail: Under Field select what the rule applies to.

Set up inbox rules in Tuta Mai: Under value enter he value for the rule, then choose the target folder of the rule. Set up inbox rules in Tuta Mai: Under value enter he value for the rule, then choose the target folder of the rule.

Set up inbox rules in Tuta Mai: Once you have the field, value and target folder selected then click ok to apply the inbox rule. Set up inbox rules in Tuta Mai: Once you have the field, value and target folder selected then click ok to apply the inbox rule.

As regras da caixa de entrada permitem que todos os seus e-mails importados sejam arquivados em pastas de acordo com as regras definidas. As regras da caixa de entrada também garantem que os e-mails recebidos sejam automaticamente enviados para a pasta especificada.

As regras da caixa de entrada permitem-lhe escolher o que acontece com os e-mails que chegam à sua caixa de correio. No Tuta Mail, pode configurar regras para que os e-mails de remetentes cujo endereço contenha «PayPal» ou «Barclays» sejam enviados diretamente para a pasta ou subpastas correspondentes intituladas «Banco». Ou pode configurar uma regra da caixa de entrada para que os e-mails da escola do seu filho sejam sempre enviados para uma pasta específica.

Ao utilizar as regras da caixa de entrada do Tuta, pode configurar regras automáticas uma única vez e melhorar a organização do seu e-mail, mantendo os seus e-mails ordenados de forma organizada em pastas, sem o incómodo de os mover manualmente de cada vez.

  • Como criar regras de caixa de entrada no Tuta Mail
  1. Vá a «Definições»
  2. Clique em «E-mail»
  3. Clique em «Mostrar regras da caixa de entrada»
  4. Clique no + para adicionar uma nova regra
  5. No campo «Base», escolha em que se baseia a regra. Por exemplo, o remetente ou o destinatário
  6. No campo «Valor», introduza os termos ou endereço em que a regra se baseia.
  7. Em «Pasta de destino», escolha para que pasta ou subpasta serão enviados os e-mails que correspondam aos critérios

Podes até utilizar Regex (expressões regulares) para criar regras de caixa de entrada no Tuta Mail.

🎬 Veja no YouTube como criar facilmente regras de caixa de entrada no Tuta Mail

Passo 3: Utilizar aliases

Create alias addresses in Tuta Mail: AGo to settings, email settings, under Email addresses click +. Create alias addresses in Tuta Mail: AGo to settings, email settings, under Email addresses click +.

Create alias addresses in Tuta Mail. Adding email addresses to remain anonymous, private and secure is easy in Tuta Mail. Create alias addresses in Tuta Mail. Adding email addresses to remain anonymous, private and secure is easy in Tuta Mail.

Criar endereços de e-mail alias é rápido e fácil no Tuta Mail. Os endereços alias não só ajudam a reforçar a segurança e a privacidade, como também são uma verdadeira revolução na organização da sua caixa de correio.

Para manter a privacidade e a segurança, recomendamos que partilhe o seu endereço de e-mail principal apenas com pessoas que conheça. Para proteger a sua identidade, reduzir o spam e manter-se mais organizado, pode criar endereços de e-mail alias para diferentes finalidades.

  • Como adicionar um endereço de alias no Tuta Mail
  1. Definições
  2. Clique em «E-mail»
  3. Deslize até «Endereços de e-mail» e clique em «Mostrar»
  4. Clique no +
  5. Introduza o seu novo endereço de alias e escolha o domínio
  6. Introduza o seu nome de remetente
  7. Clique em «OK»

Também pode alterar o seu endereço de e-mail principal clicando no ícone dos três pontos ao lado do seu endereço de e-mail alias recém-criado e, em seguida, selecionando «Definir como endereço principal».

🎬 Veja no YouTube como criar aliases de e-mail no Tuta Mail

Exemplos de endereços de e-mail alias que pode criar para diferentes finalidades

  • Endereço principal: reserve-o exclusivamente para pessoas que conhece
  • Um endereço de alias para as suas contas nas redes sociais
  • Um endereço de e-mail alias para operações bancárias
  • Um endereço de alias para compras online
  • Um endereço de alias para newsletters

Para saber como os endereços de e-mail alternativos protegem a sua privacidade e como obter esses endereços, consulte o nosso guia detalhado aqui.

Acione a Privacidade em um clique.

Passo 4: Atribua etiquetas aos seus e-mails

Label your emails for better email organization. Label your emails for better email organization.

As etiquetas são uma excelente ferramenta de organização de e-mails que ajuda a categorizar ou distinguir diferentes e-mails.

Tal como as pastas, as etiquetas também são excelentes para organizar e-mails. Pode criar nomes personalizados para cada etiqueta e escolher cores personalizadas também. Os e-mails podem ter mais do que uma etiqueta e pode visualizar os e-mails de acordo com as suas etiquetas.

Dica: Ao partilhar uma caixa de correio, os rótulos são uma excelente forma de distinguir quem responde a cada e-mail.

🎬 Veja como criar e utilizar etiquetas no YouTube

Passo 5: Apague e arquive e-mails regularmente

Quando receber um e-mail que queira guardar, mova-o para uma pasta ou arquive-o. Cancele a subscrição de e-mails de marketing irritantes e indesejados e apague simplesmente qualquer outro e-mail irrelevante que receber, pois estes podem encher rapidamente a sua caixa de entrada.

Organização fácil com eliminação automática após 30 dias

A funcionalidade de eliminação automática do Tuta Mail garante que o teu espaço de armazenamento de e-mail também não seja desperdiçado com e-mails indesejados, graças à eliminação automática de todos os e-mails contidos nas pastas «Lixeira» ou «Spam» 30 dias após a sua transferência para essas pastas. Também podes esvaziar manualmente estas pastas a qualquer momento.

Para além da organização, ganha privacidade

Mais do que uma caixa de correio intuitiva que lhe proporciona uma excelente organização do correio eletrónico, o Tuta Mail oferece-lhe privacidade. Com o fornecedor de correio eletrónico alemão Tuta Mail, tem garantida a melhor privacidade e segurança, graças à sua encriptação pós-quântica, código aberto e arquitetura de conhecimento zero.

Saiba mais sobre o motivo pelo qual o Tuta Mail é considerado o fornecedor de e-mail mais seguro e focado na privacidade!

Ilustração de um telefone com o logo da Tuta em sua tela, ao lado do telefone é uma alargada escudo com uma marca de verificação, simbolizando o alto nível de segurança devido a Tuta de criptografia.