Perché e come archiviare le e-mail su Gmail, Outlook e Tuta Mail nel 2026
L'archiviazione delle e-mail offre numerosi vantaggi ed è addirittura un obbligo di legge in Germania. Scopri in questa guida perché è importante archiviare le tue e-mail aziendali e come farlo su Gmail, Outlook e Tuta Mail!
Come archiviare le e-mail in pochi semplici passaggi
In Outlook
- Accedi al tuo account Outlook.
- Seleziona l’e-mail, clicca su ” Archivia ” nella barra degli strumenti OPPURE trascinala nella cartella di archiviazione.
- Cerca l’e-mail archiviata nella barra di ricerca standard.
In Gmail
- Accedi al tuo account Gmail.
- Seleziona l’e-mail e clicca sulla casella accanto ad essa con la scritta ” Archivia ” OPPURE seleziona la casella di controllo accanto all’e-mail e poi premi “E”.
- Se cerchi un’e-mail archiviata, vai su ” Tutti i messaggi ” e poi digita nella barra di ricerca : “archive”.
In Tuta Mail
- Accedi al tuo account Tuta Mail.
- Seleziona l’e-mail e clicca su ” Altre opzioni” (…) per spostarla nell’Archivio oppure trascinala nella cartella ” Archivio”.
- Cerca l’e-mail archiviata nella barra di ricerca normale.
Che cos’è l’archiviazione delle email?
Probabilmente hai già visto la cartella “Archivio” nella tua casella di posta in arrivo. Ma non sei sicuro di cosa comporti esattamente l’archiviazione delle email? La maggior parte delle persone associa vagamente l’archiviazione delle email al concetto che le email siano sparite ma non cancellate. Si trovano semplicemente “da qualche altra parte”.
Per spiegare con maggiore precisione in cosa consiste esattamente l’archiviazione delle email: l’archiviazione delle email significa copiare le tue email o spostarle dalla tua casella di posta principale attiva in un archivio separato. In altre parole: le tue email vengono conservate in un sistema separato e indicizzato a cui potrai accedere facilmente in un secondo momento, quando necessario. Ciò può ridurre il volume di spazio occupato nella tua casella di posta e migliorare le prestazioni della posta in arrivo.
Quando si archivia un’e-mail, l’intero messaggio – comprensivo di intestazione, corpo, allegati e metadati – viene conservato esattamente come è stato inviato e ricevuto. Come accennato in precedenza, durante l’archiviazione le e-mail vengono spostate in un sistema separato e indicizzato, il che significa che saranno indicizzate per la ricerca. Le e-mail archiviate potranno quindi essere ritrovate in un secondo momento utilizzando parole chiave, mittente, data, oggetto o altri attributi.
Eliminazione vs. archiviazione
Vuoi organizzare la tua casella di posta e sbarazzarti di alcune email inutili. Quindi, che tu elimini o archivi le email indesiderate, non fa una grande differenza, giusto? In realtà, eliminare e archiviare le email non sono la stessa cosa. L’eliminazione di un’e-mail la rimuove dalla tua casella di posta in arrivo. A seconda della configurazione del tuo account di posta, l’e-mail eliminata potrebbe rimanere nel cestino o in una cartella degli elementi eliminati per un breve periodo prima di essere eliminata definitivamente – ad esempio, in Tuta Mail le e-mail nel cestino vengono eliminate automaticamente dopo 30 giorni.
L’archiviazione, invece, conserva l’e-mail in un archivio regolamentato dove rimane ricercabile e recuperabile ogni volta che lo desideri. In breve: l’archiviazione delle e-mail ti aiuta a conservare le e-mail essenziali a cui non hai bisogno di accedere immediatamente, ma che non vuoi nemmeno eliminare.
Nota: per quanto riguarda le questioni di conformità, la differenza tra archiviazione ed eliminazione è fondamentale.
Un altro strumento da utilizzare quando si desidera mantenere organizzata la propria casella di posta elettronica è l’uso di modelli di email o di risposte automatiche, ad esempio.
Backup vs. archiviazione
C’è una differenza tra l’archiviazione e il backup delle e-mail, poiché hanno obiettivi diversi. L’obiettivo dell’archiviazione è conservare le e-mail a lungo termine a fini di documentazione. I backup, invece, conservano i dati solo a breve o medio termine.
Lo scopo del backup è proteggere i dati in caso di perdita. Ciò significa che solitamente i dati rilevanti vengono sottoposti a backup a intervalli regolari, il che implica che i backup più vecchi vengono sovrascritti dopo un certo periodo di tempo. Le e-mail archiviate, invece, devono essere recuperabili.
Nota: va sottolineato che è importante anche eseguire il backup degli archivi delle e-mail stessi.
Perché l’archiviazione delle e-mail è importante?
Oltre ad aiutarti a mantenere organizzata la tua casella di posta in arrivo, l’archiviazione delle e-mail offre altri vantaggi.
Come accennato in precedenza, l’archiviazione delle e-mail riduce i volumi di archiviazione, il che a sua volta riduce i costi di archiviazione e può migliorare le prestazioni IT. Un altro vantaggio dell’archiviazione delle e-mail è che, in caso di attacco informatico, le e-mail perse possono essere ripristinate molto più facilmente.
Poiché le e-mail archiviate vengono conservate nella loro forma originale, è possibile garantire che non vengano modificate o manomesse.
Se vuoi assicurarti ulteriormente che i tuoi dati rimangano protetti, assicurati di utilizzare servizi crittografati, come ad esempio Tuta. Tuta, con sede ad Hannover, è l’azienda che offre soluzioni di posta elettronica, calendario e archiviazione con crittografia Ende-zu-Ende e protezione quantistica, che garantiscono che i tuoi dati rimangano tuoi. E solo tuoi.
Conformità legale
In Germania, le aziende sono tenute per legge a conservare le e-mail contenenti informazioni sensibili e importanti, specialmente quando sono rilevanti ai fini fiscali e legali. In conformità con la legislazione tedesca e il GDPR, non è sufficiente, ad esempio, proteggere le e-mail aziendali su un disco rigido esterno, ma è necessario che vengano archiviate. Il periodo di conservazione per l’archiviazione delle e-mail dipende quindi dalle normative di settore e dalla politica aziendale.
Inoltre, poiché le e-mail vengono archiviate nel loro formato originale, ciò consente alle aziende di conservare una documentazione completa e a lungo termine della propria comunicazione via e-mail, anche risalente a diversi anni fa.
Come archiviare le e-mail in Outlook
Come archiviare le e-mail in Outlook. Screenshot: account Outlook.
Se desideri archiviare un’e-mail nel tuo account Outlook, devi prima accedere al tuo account. Successivamente, puoi selezionare l’e-mail che desideri archiviare cliccandoci sopra. Ora puoi cliccare sulla voce “Archivia” nella barra degli strumenti e l’e-mail selezionata verrà archiviata. Puoi anche archiviare la tua e-mail semplicemente trascinandola nella cartella di archiviazione.
Nota: accanto alla cartella “Archivio” è presente l’opzione “Altre opzioni” (indicata dai tre puntini). Cliccandoci sopra, è possibile, ad esempio, creare una sottocartella all’interno della cartella “Archivio”, modificare il colore della cartella o svuotarla.
Come trovare un’e-mail archiviata in Outlook
Puoi trovare facilmente le e-mail archiviate effettuando una ricerca nella casella di ricerca o navigando nella cartella di archiviazione. Quando digiti un termine nella casella di ricerca di Outlook, per impostazione predefinita Outlook effettua la ricerca in tutte le cartelle della tua casella di posta.
Come ripristinare le e-mail da archivio in Outlook
Se desideri ripristinare un’e-mail nel tuo account Outlook, ti basta selezionare il messaggio desiderato facendo clic con il tasto destro del mouse. Si aprirà un menu con diverse opzioni: clicca su “Sposta” e scegli la cartella in cui desideri spostare l’e-mail archiviata.
Come archiviare le email in Gmail
Come archiviare le email e trovare quelle archiviate nel proprio account Gmail. Screenshot: account Gmail.
Gmail non dispone di una cartella di archiviazione dedicata in cui è possibile trascinare le email che si desidera archiviare. Se si desidera archiviare un’email, è invece necessario aprire prima il proprio account Gmail ed effettuare l’accesso. Successivamente, è possibile selezionare la casella accanto al messaggio che si desidera archiviare e fare clic su “Archivia”.
Tieni presente che se qualcuno risponde a un’e-mail archiviata, questa tornerà nella tua casella di posta in arrivo.
Suggerimento: puoi anche utilizzare una scorciatoia da tastiera per archiviare un’e-mail: per farlo, seleziona prima la casella accanto al messaggio e poi premi il tasto “E”.
Come trovare un’email archiviata in Gmail
Le email archiviate sono comunque reperibili nell’etichetta “Tutte le email”. Pertanto, se desideri cercare un’email archiviata nel tuo account Gmail, vai su “Tutte le email ” e digita nella barra di ricerca: archive.
Come archiviare le email in Tuta Mail
Come archiviare le email nel tuo account Tuta Mail. Screenshot: account Tuta Mail.
Se desideri archiviare un’e-mail nei client desktop gratuiti di Tuta Mail su Windows, macOS, Linux o tramite Tuta Mail nel browser web, accedi innanzitutto al tuo account. Puoi quindi selezionare l’email che desideri archiviare cliccandoci sopra. Successivamente, clicca su “Altre opzioni” (i tre puntini), seleziona “Sposta” e poi la cartella “Archivio ”. Puoi anche semplicemente trascinare l’email selezionata nella cartella “Archivio”. Dopo aver archiviato l’email, hai anche la possibilità di annullare questa azione nella finestra pop-up che appare in basso.
Nelle app mobili di Tuta Mail su Android e iOS, archiviare un’e-mail è altrettanto facile e veloce. Basta tenere premuta l’e-mail per un secondo per selezionarla, cliccare sull ’icona della cartella e poi selezionare “Archivia”.
Suggerimento: quando ricevi una notifica relativa a un’e-mail sul tuo dispositivo mobile, puoi archiviare l’e-mail anche tenendo premuta la notifica per un secondo e selezionando “Archivia”.
Come spostare e ripristinare le email archiviate in Tuta Mail
In generale, le email archiviate possono essere facilmente spostate in altre cartelle, o nella tua casella di posta principale, cliccando nuovamente su “Altre opzioni” e poi su “Sposta”. Naturalmente, puoi anche spostare le email archiviate in un’altra cartella semplicemente trascinandole.
In generale, per cercare le email archiviate, è sufficiente utilizzare la normale barra di ricerca.
Suggerimento: se hai email provenienti da un mittente specifico che desideri archiviare sempre automaticamente, puoi creare una regola per la posta in arrivo.
Conclusioni
L’archiviazione non è solo un requisito legale per le aziende in Germania, ma può offrire numerosi vantaggi anche agli utenti (privati). Nel 2026, l’e-mail rimane lo strumento di comunicazione dominante. Archiviando le tue e-mail puoi garantire una maggiore sicurezza dei dati e una migliore efficienza nella ricerca.
