Pourquoi et comment archiver ses e-mails dans Gmail, Outlook et Tuta Mail en 2026
L'archivage des e-mails présente plusieurs avantages et constitue même une obligation légale en Allemagne. Découvrez dans ce guide pourquoi il est important d'archiver vos e-mails professionnels et comment procéder avec Gmail, Outlook et Tuta Mail !
Comment archiver des e-mails en quelques étapes simples
Dans Outlook
- Connectez-vous à votre compte Outlook.
- Sélectionnez l’e-mail, cliquez sur « Archiver » dans la barre d’outils OU glissez-déposez-le dans le dossier d’archivage.
- Recherchez l’e-mail archivé dans la barre de recherche habituelle.
Dans Gmail
- Connectez-vous à votre compte Gmail.
- Sélectionnez l’e-mail et cliquez sur la case « Archiver » située à côté OU cochez la case à côté de l’e-mail, puis appuyez sur la touche « E ».
- Si vous recherchez un e-mail archivé, rendez-vous dans « Tous les messages », puis saisissez « :archive » dans la barre de recherche.
Dans Tuta Mail
- Connectez-vous à votre compte Tuta Mail.
- Sélectionnez l’e-mail, cliquez sur « Plus d’options » (…), puis déplacez l’e-mail vers le dossier « Archives » OU glissez-déposez-le dans ce dossier.
- Recherchez un e-mail archivé dans la barre de recherche standard.
Qu’est-ce que l’archivage des e-mails ?
Dans votre boîte de réception, vous avez probablement déjà vu le dossier « Archive ». Mais vous ne savez pas exactement à quoi sert l’archivage des e-mails ? La plupart des gens associent vaguement l’archivage des e-mails à l’idée que vos e-mails ont disparu sans pour autant être supprimés. Ils se trouvent simplement « ailleurs ».
Pour être plus précis sur ce qu’est exactement l’archivage des e-mails : l’archivage des e-mails consiste à copier vos e-mails ou à les retirer de votre boîte de réception principale active pour les placer dans une archive distincte. En d’autres termes : vos e-mails sont stockés dans un système indexé séparé auquel vous pouvez facilement accéder plus tard en cas de besoin. Cela permet de réduire le volume de stockage de votre boîte mail et d’améliorer les performances de votre boîte de réception.
Lorsque vous archivez un e-mail, celui-ci est conservé dans son intégralité – ce qui inclut son en-tête, son corps, ses pièces jointes et ses métadonnées –, exactement tel qu’il a été envoyé et reçu. Comme mentionné précédemment, lors de l’archivage, les e-mails sont déplacés vers un système indexé distinct, ce qui signifie qu’ils sont indexés pour faciliter la recherche. Vos e-mails archivés peuvent ensuite être retrouvés à l’aide de mots-clés, de l’expéditeur, de la date, de l’objet ou d’autres attributs.
Suppression ou archivage ?
Vous souhaitez organiser votre boîte de réception et vous débarrasser de certains e-mails inutiles. Par conséquent, que vous supprimiez ou archiviez vos e-mails indésirables, cela ne fait pas une grande différence, n’est-ce pas ? En réalité, la suppression et l’archivage des e-mails ne sont pas la même chose. La suppression d’un e-mail le fait disparaître de votre boîte de réception. Selon la configuration de votre messagerie, votre e-mail supprimé peut rester dans la corbeille ou dans un dossier « Éléments supprimés » pendant une courte période avant d’être définitivement supprimé – par exemple, dans Tuta Mail, les e-mails de la corbeille sont automatiquement supprimés au bout de 30 jours.
L’archivage, en revanche, conserve l’e-mail dans un espace de stockage réglementé où il reste consultable et récupérable quand vous le souhaitez. En bref : l’archivage des e-mails vous aide à conserver les e-mails essentiels auxquels vous n’avez pas besoin d’accéder immédiatement, mais que vous ne souhaitez pas non plus supprimer.
Remarque : en matière de conformité, la distinction entre l’archivage et la suppression est cruciale.
Un autre outil à utiliser lorsque vous souhaitez garder votre boîte de réception bien organisée consiste à recourir, par exemple, à des modèles d’e-mails ou à des réponses automatiques.
Sauvegarde vs archivage
Il existe une différence entre l’archivage et la sauvegarde des e-mails, car leurs objectifs sont différents. L’archivage a pour but de stocker les e-mails à long terme à des fins de documentation. Les sauvegardes, en revanche, ne stockent les données que sur le court ou le moyen terme.
L’objectif de la sauvegarde est de sécuriser les données en cas de perte. Cela signifie que les données pertinentes sont généralement sauvegardées à intervalles réguliers, ce qui implique que les anciennes sauvegardes sont écrasées après un certain temps. Les e-mails archivés doivent, quant à eux, rester accessibles.
Remarque : il convient de noter ici qu’il est également important de sauvegarder les archives d’e-mails elles-mêmes.
Pourquoi l’archivage des e-mails est-il important ?
Outre le fait de vous aider à organiser votre boîte de réception, l’archivage des e-mails présente d’autres avantages.
Comme mentionné précédemment, l’archivage des e-mails réduit les volumes de stockage, ce qui diminue les coûts de stockage et peut améliorer les performances informatiques. Un autre avantage de l’archivage des e-mails est qu’en cas de cyberattaque, les e-mails perdus peuvent être restaurés beaucoup plus facilement.
Les e-mails archivés étant conservés dans leur forme d’origine, il est ainsi garanti qu’ils ne sont ni modifiés ni altérés.
Si vous souhaitez vous assurer davantage que vos données restent protégées, veillez à utiliser des services chiffrés, comme Tuta par exemple. Basée à Hanovre, Tuta est la société à l’origine de solutions de messagerie, d’agenda et de stockage chiffrées de bout en bout et sécurisées contre les attaques quantiques, qui garantissent que vos données restent les vôtres. Et uniquement les vôtres.
Conformité légale
En Allemagne, les entreprises sont légalement tenues de conserver les e-mails contenant des informations sensibles et importantes, en particulier lorsque ces e-mails sont pertinents à des fins fiscales et juridiques. Conformément à la législation allemande et au RGPD, il ne suffit pas de sécuriser les e-mails professionnels sur un disque dur externe, par exemple ; ceux-ci doivent au contraire être archivés. La durée de conservation des e-mails archivés dépend ainsi des réglementations sectorielles et de la politique de l’entreprise.
De plus, comme les e-mails sont archivés dans leur format d’origine, cela permet aux entreprises de conserver un historique complet et à long terme de leurs communications par e-mail, même celles datant de plusieurs années.
Comment archiver des e-mails dans Outlook
Comment archiver des e-mails dans Outlook. Capture d’écran : compte Outlook.
Si vous souhaitez archiver un e-mail dans votre compte Outlook, vous devez d’abord vous connecter à votre compte. Vous pouvez ensuite sélectionner l’e-mail que vous souhaitez archiver en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur « Archiver » dans la barre d’outils : l’e-mail sélectionné sera alors archivé. Vous pouvez également archiver votre e-mail en le glissant-déposant simplement dans le dossier « Archives ».
Remarque : à côté du dossier « Archives », vous trouverez l’option « Plus d’options » (indiquée par les trois points). En cliquant dessus, vous pouvez par exemple créer un sous-dossier au sein de votre dossier « Archives », modifier la couleur du dossier ou le vider.
Comment retrouver un e-mail archivé dans Outlook
Vous pouvez facilement retrouver des e-mails archivés en effectuant une recherche dans le champ de recherche ou en parcourant le dossier d’archivage. Lorsque vous saisissez un terme dans le champ de recherche d’Outlook, celui-ci effectue par défaut une recherche dans tous les dossiers de votre boîte aux lettres.
Comment désarchiver des e-mails dans Outlook
Si vous souhaitez désarchiver un e-mail dans votre compte Outlook, il vous suffit de sélectionner l’e-mail en question en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le message. Un menu proposant différentes options s’ouvrira ; vous pourrez alors cliquer sur « Déplacer », puis choisir le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer votre e-mail archivé.
Comment archiver des e-mails dans Gmail
Comment archiver des e-mails et retrouver des e-mails archivés dans votre compte Gmail. Capture d’écran : compte Gmail.
Gmail ne dispose pas d’un dossier d’archivage dédié dans lequel vous pouvez glisser-déposer les e-mails que vous souhaitez archiver. À la place, si vous souhaitez archiver un e-mail, vous devez d’abord ouvrir votre compte Gmail et vous connecter. Vous pouvez ensuite cocher la case à côté du message que vous souhaitez archiver, puis cliquer sur « Archiver ».
Notez que si quelqu’un répond à un e-mail archivé, celui-ci réapparaîtra dans votre boîte de réception.
Astuce : vous pouvez également utiliser un raccourci clavier pour archiver un e-mail : pour cela, cochez d’abord la case à côté du message, puis appuyez sur la touche « E ».
Comment retrouver un e-mail archivé dans Gmail
Les e-mails archivés se trouvent toujours sous le libellé « Tous les messages ». Ainsi, si vous souhaitez rechercher un e-mail archivé dans votre compte Gmail, rendez-vous dans « Tous les messages », puis saisissez « :archive » dans la barre de recherche.
Comment archiver des e-mails dans Tuta Mail
Comment archiver des e-mails dans votre compte Tuta Mail. Capture d’écran : compte Tuta Mail.
Si vous souhaitez archiver un e-mail dans les clients de bureau gratuits de Tuta Mail sous Windows, macOS ou Linux, ou via Tuta Mail dans un navigateur web, connectez-vous d’abord à votre compte. Vous pouvez ensuite sélectionner l’e-mail que vous souhaitez archiver en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur « Plus d’options » (les trois points), puis sélectionnez « Déplacer » et enfin le dossier « Archive ». Vous pouvez également simplement glisser-déposer l’e-mail sélectionné dans le dossier « Archive ». Une fois votre e-mail archivé, vous avez également la possibilité d’ annuler cette action dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche en bas de l’écran.
Dans les applications mobiles Tuta Mail sur Android et iOS, l’archivage d’un e-mail est également rapide et facile. Il suffit d’appuyer sur l’e-mail pendant une seconde pour le sélectionner, de cliquer sur l’icône « Dossier », puis de sélectionner « Archiver ».
Astuce : lorsque vous recevez une notification d’e-mail sur votre appareil mobile, vous pouvez également archiver l’e-mail en appuyant sur la notification pendant une seconde, puis en cliquant sur « Archiver ».
Comment déplacer et désarchiver des e-mails archivés dans Tuta Mail
De manière générale, les e-mails archivés peuvent également être facilement déplacés vers d’autres dossiers, ou vers votre boîte de réception principale, en cliquant à nouveau sur « Plus d’options », puis sur « Déplacer ». Bien sûr, vous pouvez également déplacer des e-mails archivés vers un autre dossier par simple glisser-déposer.
En général, pour rechercher des e-mails archivés, il vous suffit d’utiliser la barre de recherche habituelle.
Astuce : si vous souhaitez archiver automatiquement tous les e-mails provenant d’un expéditeur spécifique, vous pouvez créer une règle de boîte de réception.
Conclusion
Non seulement l’archivage est une obligation légale pour les entreprises en Allemagne, mais il peut également offrir plusieurs avantages aux utilisateurs (particuliers). En 2026, l’e-mail reste l’outil de communication dominant. En archivant vos e-mails, vous pouvez garantir une meilleure sécurité des données ou une meilleure efficacité de recherche.
