Почему и как архивировать электронные письма в Gmail, Outlook и Tuta Mail в 2026 году
Архивирование электронных писем дает ряд преимуществ и даже является обязательным требованием законодательства Германии. Из этого руководства вы узнаете, почему важно архивировать деловую переписку и как это сделать в Gmail, Outlook и Tuta Mail!
Как быстро заархивировать электронные письма
В Outlook
- Войдите в свою учетную запись Outlook.
- Выберите письмо, нажмите «Архивировать » на панели инструментов ИЛИ перетащите его в папку «Архив».
- Найдите заархивированное письмо с помощью обычной строки поиска.
В Gmail
- Войдите в свою учетную запись Gmail.
- Выберите письмо и нажмите на поле рядом с ним с надписью «Архивировать» ИЛИ установите флажок рядом с письмом, а затем нажмите клавишу «E».
- Если вы ищете заархивированное письмо, перейдите в раздел «Все письма», а затем введите в строку поиска : archive.
В Tuta Mail
- Войдите в аккаунт Tuta Mail.
- Выберите письмо, нажмите «Дополнительные параметры» (…) и переместите письмо в «Архив» ИЛИ перетащите его в папку «Архив ».
- Ищите заархивированное письмо в обычной строке поиска.
Что такое архивирование писем?
В вашем почтовом ящике вы, вероятно, уже видели папку «Архив». Но вы не совсем уверены, для чего именно нужна архивация писем? Большинство людей могут смутно ассоциировать архивацию писем с тем, что ваши письма исчезают, но не удаляются. Они просто находятся «где-то в другом месте».
Чтобы более точно объяснить, что такое архивирование писем: архивирование писем означает копирование письма или его перемещение из вашего активного основного почтового ящика в отдельный архив. Другими словами: ваши письма хранятся в отдельной индексированной системе, к которой вы сможете легко получить доступ позже, когда это понадобится. Это позволяет уменьшить объем хранилища вашего почтового ящика и повысить производительность папки «Входящие».
При архивировании письма сохраняется его полное содержание — включая заголовок, текст, вложения и метаданные — именно в том виде, в каком оно было отправлено и получено. Как упоминалось ранее, при архивировании письма перемещаются в отдельную индексированную систему, что означает их индексацию для поиска. Впоследствии ваши заархивированные письма можно будет найти по ключевым словам, отправителю, дате, теме или другим атрибутам.
Удаление или архивирование
Вы хотите упорядочить свой почтовый ящик и избавиться от некоторых ненужных писем. Следовательно, нет большой разницы, удалите ли вы ненужные письма или заархивируете их, верно? На самом деле удаление и архивирование писем — это не одно и то же. Удаление письма приводит к его исчезновению из вашего почтового ящика. В зависимости от настроек вашей почты удалённое письмо может на короткое время оставаться в корзине или папке «Удалённые», прежде чем будет окончательно удалено — например, в Tuta Mail письма в корзине автоматически удаляются через 30 дней.
Архивирование же позволяет сохранить письмо в контролируемом хранилище, где его можно будет найти и восстановить в любой момент. Одним словом: архивирование писем помогает хранить важные письма, к которым вам не нужен немедленный доступ, но которые вы не хотите удалять.
Примечание: с точки зрения соблюдения нормативных требований разница между архивированием и удалением имеет решающее значение.
Еще один инструмент, который можно использовать для поддержания порядка в почтовом ящике, — это, например, шаблоны писем или автоматические ответы.
Резервное копирование и архивирование
Существует разница между архивированием и резервным копированием электронных писем, поскольку у них разные цели. Цель архивирования — хранить электронные письма в течение длительного времени для целей документирования. Резервное копирование, напротив, обеспечивает хранение данных только в кратко- или среднесрочной перспективе.
Цель резервного копирования — обеспечить сохранность данных на случай их потери. Это означает, что, как правило, резервные копии соответствующих данных создаются через регулярные промежутки времени, а более старые резервные копии перезаписываются по истечении определенного периода. Архивированные электронные письма, напротив, должны быть доступны для восстановления.
Примечание: Здесь следует отметить, что резервное копирование самих архивов электронной почты также имеет большое значение.
Почему архивирование электронной почты важно?
Помимо того, что архивирование электронной почты помогает поддерживать порядок в папке «Входящие», оно предоставляет и другие преимущества.
Как уже упоминалось ранее, архивирование электронной почты сокращает объемы хранения, что, в свою очередь, снижает затраты на хранение и может повысить эффективность работы ИТ-отдела. Еще одним преимуществом архивирования электронной почты является то, что в случае кибератаки утраченные письма можно восстановить гораздо проще.
Поскольку заархивированные письма хранятся в исходном виде, можно гарантировать, что они не будут отредактированы или подделаны.
Если вы хотите дополнительно убедиться в защите своих данных, обязательно используйте зашифрованные сервисы, такие как, например, Tuta. Компания Tuta, расположенная в Ганновере, разрабатывает решения для электронной почты, календаря и хранилища данных со сквозным шифрованием и квантовой защитой, которые гарантируют, что ваши данные останутся вашими. И только вашими.
Соблюдение законодательства
Компании в Германии по закону обязаны хранить электронные письма, содержащие конфиденциальную и важную информацию, особенно если эти письма имеют значение для налоговых и юридических целей. В соответствии с немецким законодательством и Общим регламентом по защите данных (GDPR) недостаточно просто сохранять деловую переписку, например, на внешнем жестком диске — ее необходимо архивировать. Срок хранения архивированных электронных писем зависит от отраслевых норм и политики организации.
Кроме того, поскольку электронные письма архивируются в исходном формате, это позволяет компаниям вести подробный и полный учет своей электронной переписки, даже за несколько лет назад.
Как архивировать электронные письма в Outlook
Как архивировать электронные письма в Outlook. Снимок экрана: учетная запись Outlook.
Если вы хотите заархивировать письмо в своей учетной записи Outlook, вам необходимо сначала войти в систему. Затем выберите письмо, которое хотите заархивировать, щелкнув по нему. Теперь нажмите на панели инструментов кнопку «Архивировать», и выбранное письмо будет заархивировано. Вы также можете заархивировать письмо, просто перетащив его в папку «Архив».
Примечание: Рядом с папкой «Архив» находится пункт «Дополнительные параметры» (обозначен тремя точками). Нажав на него, вы сможете, например, создать подпапку внутри папки «Архив», изменить цвет папки или очистить её.
Как найти заархивированное письмо в Outlook
Вы можете легко найти заархивированные письма, выполнив поиск в поле поиска или перейдя в папку «Архив». Когда вы вводите термин в поле поиска Outlook, по умолчанию Outlook выполняет поиск по всем папкам в вашем почтовом ящике.
Как вернуть письма из архива в Outlook
Если вы хотите вернуть письмо из архива в своей учетной записи Outlook, просто выберите нужное письмо, щелкнув по нему правой кнопкой мыши. Откроется меню с различными опциями, где вы можете нажать «Переместить», а затем выбрать папку, в которую хотите переместить заархивированное письмо.
Как архивировать письма в Gmail
Как архивировать письма и находить заархивированные письма в учетной записи Gmail. Скриншот: учетная запись Gmail.
В Gmail нет специальной папки «Архив», в которую можно перетаскивать письма, которые вы хотите заархивировать. Вместо этого, если вы хотите заархивировать письмо, вам сначала нужно открыть свою учетную запись Gmail и войти в систему. Затем вы можете установить флажок рядом с письмом, которое хотите заархивировать, и нажать «Архивировать».
Обратите внимание: если кто-то ответит на заархивированное письмо, оно вернётся в ваш почтовый ящик.
Совет: вы также можете использовать сочетание клавиш для архивирования письма: для этого сначала установите флажок рядом с письмом, а затем нажмите клавишу «E».
Как найти заархивированное письмо в Gmail
Архивированные письма по-прежнему можно найти в разделе «Все письма». Таким образом, если вы хотите найти архивированное письмо в своей учетной записи Gmail, перейдите в раздел «Все письма » и введите в строку поиска: archive.
Как архивировать письма в Tuta Mail
Как архивировать письма в аккаунте Tuta Mail. Скриншот: аккаунт Tuta Mail.
Если вы хотите заархивировать письмо в бесплатных настольных клиентах Tuta Mail для Windows, macOS, Linux или через веб-версию Tuta Mail в браузере, сначала войдите в свою учетную запись. Затем выберите письмо, которое хотите заархивировать, щелкнув по нему. После этого нажмите «Дополнительные параметры» (три точки), выберите «Переместить», а затем папку «Архив ». Вы также можете просто перетащить выбранное письмо в папку «Архив ». После архивирования письма у вас будет возможность отменить это действие во всплывающем окне, которое появится внизу экрана.
В мобильных приложениях Tuta Mail для Android и iOS архивирование письма также происходит быстро и легко. Просто нажмите и удерживайте письмо в течение секунды, чтобы выбрать его, нажмите на значок «Папка», а затем выберите «Архив».
Совет: когда вы получаете уведомление о новом письме на мобильном устройстве, вы также можете заархивировать его, удерживая уведомление в течение секунды и нажав «Архив».
Как перемещать и извлекать из архива заархивированные письма в Tuta Mail
В целом, заархивированные письма также можно легко переместить в другие папки или в основной почтовый ящик, снова нажав «Дополнительные параметры», а затем «Переместить». Конечно, вы также можете переместить заархивированные письма в другую папку, просто перетащив их мышью.
Как правило, поиск заархивированных писем можно осуществлять прямо в обычной строке поиска.
Совет: если у вас есть письма от конкретного отправителя, которые вы хотите всегда автоматически архивировать, вы можете создать правило для папки «Входящие».
Заключение
Архивирование является не только юридическим требованием для компаний в Германии, но и для (частных) пользователей оно может предложить ряд преимуществ. В 2026 году электронная почта по-прежнему остаётся доминирующим средством коммуникации. Архивируя свои письма, вы можете обеспечить более высокий уровень безопасности данных или повысить эффективность поиска.
