IAGO GmbH se pasó de Exchange a Tuta Mail, ¡y ya no mira atrás!
De su propio servidor Exchange a una alternativa europea segura: Por qué una consultora alemana eligió Tuta Mail frente a las nubes estadounidenses.
Estos dos factores, el cifrado de extremo a extremo y la ubicación en Alemania, fueron decisivos para IAGO GmbH a la hora de buscar una alternativa para su servidor Exchange. IAGO GmbH es una consultoría empresarial especializada en Derecho medioambiental, Derecho de transportes y Derecho de protección de datos. Asesora a empresas en áreas altamente sensibles, forma a sus empleados en cuestiones de protección de datos y ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos legales en materia de conformidad y seguridad.
Hasta principios de 2025, el IAGO gestionaba su propio servidor Exchange y utilizaba Microsoft Outlook. Sin embargo, el esfuerzo necesario para mantener el sistema seguro, actualizado y conforme al GDPR aumentaba constantemente. Esto era especialmente cierto si se tiene en cuenta que Microsoft es fundamentalmente incapaz de cumplir los requisitos más estrictos posibles en materia de protección de datos, ya que, en virtud de la US Cloud Act, los datos en Estados Unidos no están a salvo del acceso gubernamental, aunque pertenezcan a una empresa alemana. “Queríamos una solución que ofreciera cifrado, cumpliera plenamente el Reglamento General de Protección de Datos y nos diera la certeza de que la privacidad de nuestros usuarios se respetaría de verdad, no sólo sobre el papel”, explica Niclas Lahmer, Director General.
Las nubes estadounidenses no son una opción
Durante la evaluación inicial, muchas de las soluciones de correo electrónico líderes del mercado quedaron rápidamente descartadas, simplemente porque tienen su sede en Estados Unidos, lo que resulta problemático desde el punto de vista de la protección de datos.
Según nuestra experiencia, los proveedores estadounidenses ofrecen a menudo funciones que son innovadoras y pueden también permitir un trabajo eficaz, pero al mismo tiempo cobran un precio que no se mide en dólares o euros, sino que se está pagando con nuestros datos. Como consultoría empresarial, no nos interesa revelar los datos de nuestros empleados o clientes de ninguna manera y, naturalmente, queremos que se transfiera la menor cantidad posible de datos a Estados Unidos o incluso a otros países, como Asia. Queremos conservar nuestros datos íntegramente en Alemania, y por eso nos hemos decidido en contra de los proveedores estadounidenses, aunque ofrezcan modelos de precios atractivos o velocidades muy rápidas. Nuestra experiencia nos ha demostrado que Google, así como otros gigantes tecnológicos de Silicon Valley, están principalmente interesados en obtener nuestros datos y a menudo intentan acceder a ellos a través de modelos gratuitos. Los que no pagan en euros o dólares pagan el precio con sus datos. No queríamos hacer negocios de esta manera porque creemos que tanto nuestra propia privacidad y seguridad como la de nuestros clientes deben estar protegidas”, explica el director general de IAGO GmbH.
Como consultora de empresas con clientes de la industria, la logística y el sector público, IAGO GmbH no puede permitirse correr riesgos. “Estamos obligados a proteger los datos de nuestros clientes. No se trata solo del GDPR, sino también de las normas de seguridad específicas del sector que nos imponen nuestros clientes, que pueden ir mucho más allá del GDPR.”
En la decisión también han influido los acontecimientos actuales: El enfoque estratégico de Microsoft de trasladar todos los datos a la nube, por ejemplo, con el “nuevo Outlook” o las capturas de pantalla periódicas de su propio escritorio con Microsoft Recall, que Lahmer ve con ojos críticos: “En mi opinión, lo que Microsoft planea actualmente roza el espionaje. Es claramente lo contrario de la soberanía digital, que necesitamos aquí en Europa. Por eso optamos por una alternativa europea y cifrada”.
Cambiar a Tuta Mail
Utilizamos Tuta Mail desde principios de este año y decidimos abandonar nuestro propio servidor Exchange en favor de un sistema que ofrece cifrado y cumple plenamente el GDPR, en lugar de limitarse a afirmar que lo hace. Queríamos un sistema que garantizara tanto la privacidad como la seguridad de los usuarios y cuyos servidores estuvieran ubicados en Alemania. Al final, teníamos un total de tres proveedores entre los que elegir. Tuvimos que tomar una decisión. Al final, elegimos a Tuta porque consideramos que el cumplimiento de las directrices y normativas de protección de datos, así como su aplicación, es más probable en Alemania que en Suiza, por ejemplo”.
Varios factores fueron decisivos para IAGO GmbH:
- Cifrado completo de extremo a extremo de todos los correos electrónicos, contactos y calendarios
- Ubicación del servidor en Alemania
- Código abierto
- Aplicaciones para Linux, Windows, Android e iOS
- Y: Sin dependencia de empresas estadounidenses
”Nos fijamos en Tuta e inmediatamente nos dimos cuenta: Esto encaja perfectamente en nuestro concepto”, dice Lahmer. “Código abierto, altos estándares de seguridad, sin rastreo, sin publicidad; y al mismo tiempo, apps modernas y fáciles de usar para todos los dispositivos”.
La transición fue como la seda. Todas las cuentas se migraron en pocos días. Gracias a los clientes de Tuta para distintos sistemas operativos, la introducción en el equipo de IAGO, compuesto por nueve empleados, fue sencilla. IAGO utiliza Linux y Windows en paralelo, así como smartphones Android, iPhones e iPads. Tuta funciona de forma estable en todas partes.
”Lo mejor del sistema para nosotros fue que, además de los aspectos de seguridad y privacidad, también ofrecía todas las funciones que necesitábamos. Es decir, además de la función de correo electrónico, contactos y una función de calendario. Para nosotros era perfecto que el cliente de escritorio se ofreciera directamente, tanto en Linux como en Windows, y que pudiéramos instalarlo sin problemas en todos los dispositivos finales con poco esfuerzo.”
Todo en una sola aplicación: correo electrónico, calendario y contactos
Desde entonces, el trabajo diario en IAGO GmbH es mucho más fácil. “Ahora tenemos una aplicación que nos permite gestionar correos electrónicos, calendarios y contactos de forma centralizada, y está totalmente encriptada”, afirma Lahmer.
Las funciones de equipo, en particular, facilitan el día a día. Los calendarios pueden compartirse fácilmente, las listas de contactos están sincronizadas, las citas pueden duplicarse y pueden crearse reuniones periódicas con unos pocos clics.
Con Tuta, tenemos la gran ventaja de evitar la redundancia de datos y no tener que depender de sistemas diferentes todo el tiempo. Exchange está muy basado en Outlook, por ejemplo, y cuando aún lo teníamos, Microsoft siempre intentaba colarse de alguna manera en nuestros procesos de trabajo. Ahora ya no es así. Además de la típica redacción y respuesta de correos electrónicos, esto también incluye el tema de las firmas, por supuesto. Al mismo tiempo, tenemos la posibilidad de detectar mejor el spam y organizar mejor las carpetas. La sensación general de Tuta es significativamente mejor y más clara que con Outlook”.
Durante mucho tiempo, IAGO GmbH creyó lo que muchas empresas siguen creyendo hoy en día: Outlook es un mal necesario del que no te puedes librar. Pero Niclas Lahmer y su equipo están demostrando que hay otra manera.
Etiqueta blanca para un aspecto profesional
IAGO GmbH aprecia especialmente el etiquetado blanco. Esto permite adaptar Tuta al diseño corporativo de la empresa, incluido el logotipo, los colores y un subdominio propio para el inicio de sesión. “Para nosotros ha sido un verdadero hito”, afirma Lahmer. “Nuestros empleados inician sesión a través de nuestro propio dominio y el sistema aparece bajo nuestra marca. Tiene un aspecto muy profesional, sobre todo cuando enviamos a nuestros clientes correos electrónicos cifrados de extremo a extremo”.
Para la comunicación externa, IAGO también utiliza la opción de enviar correos electrónicos cifrados a destinatarios sin cuenta en Tuta. “Esto ha sido bien recibido. Muchos de nuestros clientes están encantados de que les ofrezcamos un medio de comunicación tan seguro.”
Protección de datos, asistencia, desarrollo
A Lahmer le parece incomprensible que la protección de datos siga considerándose una tarea en muchas empresas. “Para nosotros, la protección de datos es una marca de calidad. Nuestros clientes aprecian que nos tomemos en serio la seguridad y la privacidad.”
Lahmer también está satisfecho con el equipo de asistencia de Tuta. “Una vez tuvimos un breve problema con el cliente móvil tras una actualización de Apple. Se solucionó en pocos días porque el equipo de asistencia respondió con rapidez y competencia.”
Le gusta especialmente el hecho de que Tuta esté en constante evolución. Las nuevas funciones, como la duplicación de citas y la mejora de las vistas del calendario, facilitan su trabajo diario. “Se nota que Tuta escucha los comentarios de los usuarios. No es una plataforma anónima de Big Tech, sino un producto realmente construido para gente que valora la privacidad”.
Aunque tiene un deseo: “Si pudiera desear algo, sería ampliar la gestión de contactos con etiquetas o categorías para poder buscar grupos más rápidamente”, sugiere Lahmer.
Cifrado y europeo
En última instancia, para IAGO se trata de algo más que de tecnología. Se trata de soberanía digital. “Queremos que nuestros datos permanezcan en Europa, protegidos por las leyes europeas, y que no acaben en un sistema que no podemos controlar”, resume Lahmer.
Con Tuta, IAGO GmbH ha encontrado una solución que hace precisamente eso: cifrado de extremo a extremo, código abierto y sin concesiones en materia de protección de datos.
El cambio a Tuta Mail no sólo ha aumentado la seguridad de la asesoría empresarial, sino que también ha simplificado el trabajo diario. Una interfaz de usuario moderna, todas las funciones en una sola aplicación y la buena sensación de ser realmente independiente: todo esto hace de Tuta la solución ideal para una empresa que se toma en serio la protección de datos.
